Soyez payé plus rapidement grâce à des flux de travail flexibles de distribution et de vente au détail, de la demande à l'encaissement.
Chaque distributeur en gros et chaque entreprise de vente au détail a un processus de commande légèrement différent. Certaines entreprises, axées sur la gestion des stocks, prévoient la demande, gèrent les commandes et honorent les commandes à partir de leurs stocks. D'autres, en revanche, investissent massivement dans le marketing et les ventes, en externalisant la gestion des stocks et l'exécution des commandes par le biais du dropshipping. La gestion des articles est cruciale lorsque les gammes de produits comprennent des centaines, voire des milliers d'articles ne différant que légèrement par leurs attributs. La traçabilité des lots et des numéros de série, ainsi que l'emballage avec démontage, sont essentiels pour de nombreuses organisations.
Acumatica offre la flexibilité nécessaire pour gérer de nombreux flux de travail, du devis à l'encaissement, grâce à des applications performantes dédiées à la gestion des prospects, des stocks, des achats, de la préparation de commandes, de l'emballage, des expéditions et de la comptabilité. La gestion omnicanale est assurée pour les ventes en magasin, les commandes en ligne et les transactions en point de vente. Des applications étendues prennent en charge le processus du devis à l'encaissement, notamment la gestion des interventions sur place pour l'installation et la réparation, ainsi que la comptabilité des projets de services professionnels incluant la distribution de biens.
Ce guide explique comment Acumatica prend en charge les processus de devis à encaissement, simples et complexes, pour les entreprises qui vendent, installent et entretiennent des produits distribués.
Le processus de devis à encaissement comprend trois phases et 14 étapes uniques, allant de la définition de l'article et de la génération de prospects jusqu'aux activités de rapport et de support.
Étape 1 : Préparer et vendre
La plupart des ventes débutent bien avant l'établissement du devis. Configurez les articles en stock pour les produits et les articles hors stock pour les services. Tirez parti de l'automatisation marketing intégrée pour générer des prospects. Gérez le cycle de vente en attribuant les pistes et en générant des opportunités. Créez et gérez des gammes de produits avec des articles matriciels et envoyez les devis aux clients pour approbation électronique. Transformez les devis en commandes et gérez les détails des commandes pour une transmission fluide à l'entrepôt, aux fournisseurs (livraison directe) ou aux fournisseurs logistiques.
Étape 1 : Définition de l'élément
Les grossistes et les détaillants gèrent les stocks et les articles non inventoriés utilisés dans le cadre des ventes, des projets et des services. Les codes de report garantissent une comptabilisation précise du chiffre d'affaires pour les ventes de services, d'assistance et autres articles non inventoriés. Créez des articles uniques grâce à la fonctionnalité « Articles matriciels » en utilisant des attributs tels que la longueur, la largeur, le style, la couleur, etc. Les articles contractuels sont configurés comme des articles non inventoriés afin de définir les services, avec des politiques de prix et de fourniture pour l'article non inventorié initialement vendu et pour des articles non inventoriés différents lors des renouvellements.
Articles en stock
Il existe six façons de créer des articles en stock dans Acumatica.
- Importer des éléments à partir des fichiers du fournisseur
- Création manuelle d'éléments
- Copier des éléments à partir d'éléments semblables
- Créer des éléments à partir de modèles
- Convertir les articles des demandes d'achat
- Créer des éléments à l'aide d'attributs avec des éléments de matrice
Articles non inventoriés
Conserver les articles non inventoriés tels que :
- Services professionnels et sur le terrain
- Documentation du produit
- Téléchargements numériques
- Frais facturables
- Contrats de soutien
- Autres articles non répertoriés
« Les représentants des ventes n'avaient jamais accès à notre système ERP, mais maintenant ils peuvent se connecter à tout moment. Ils peuvent consulter les données dans la limite des autorisations qui leur ont été accordées. Ils peuvent voir quels clients ont commandé et obtenir des rapports. Grâce à cet accès… » GRC Ils peuvent maintenant consulter les notes et les activités saisies par l'équipe du service client. La communication entre nos représentants et l'équipe interne s'est améliorée, ce qui n'était pas le cas auparavant.
Étape 2 : Génération de prospects
Ensuite, le service de marketing élabore des listes de prospects et met en œuvre des campagnes de génération de leads. Les occasions sont attribuées aux représentants en fonction de la gamme de produits, du secteur géographique ou d'autres critères définis par l'utilisateur. Les activités sont planifiées et les tâches effectuées sont consignées avec des notes pour chaque opportunité. Les prospects non qualifiés peuvent être renvoyés au service de marketing pour des actions complémentaires. Le marketing intégré soutient les activités d'inbound marketing essentielles aux entreprises de commerce électronique, notamment le marketing sur les médias sociaux, le blogage et le référencement naturel.
Gestion des prospects
Les activités marketing génèrent des prospects grâce aux événements, aux courriels, au trafic entrant sur votre site Web, aux salons professionnels, au télémarketing, aux appels à froid, aux recommandations et autres actions. Importez et gérez vos listes de diffusion marketing pour vos courriels, courriels, campagnes de télémarketing et autres types de campagnes. Créez et mettez en œuvre des actions marketing (tâches et événements) pour développer des occasions qualifiées de ventes, de projets et de services et ainsi assurer la croissance de votre entreprise. Exploitez vos données commerciales pour optimiser vos plans de campagne.
Gestion des occasions
L'équipe de vente transforme les prospects qualifiés en nouvelles opportunités commerciales. Configurez les processus de vente, planifiez les tâches, ajoutez des notes et joignez des documents pour gérer efficacement chaque opportunité. Les opportunités permettent aux représentants des ventes de gérer les devis et les commandes, et de créer des ordres de service pour les éléments de chaque opportunité. Suivez votre pipeline grâce à des indicateurs clés de rendement et des flux de travail intégrés pour faire progresser les opportunités tout au long du cycle de vente.
« Comme nous ne savions pas que nous avions déjà certains articles dans un autre entrepôt, nous achetions des choses dont nous n'avions pas besoin et nous nous retrouvions avec des stocks excédentaires… Nous avons vraiment éliminé le facteur humain dans des domaines comme la tarification spéciale et nous nous sommes fiés au système Acumatica, ce qui s'est avéré très rentable. Ça m'a grandement simplifié la vie. »
Étape 3 : Activités préalables à la soumission des soumissions
Les grossistes offrent généralement des devis pour des produits standards en stock. D'autres, en revanche, peuvent établir des devis pour des trousses personnalisées, des nouveautés issues de catalogues de fournisseurs qu'ils n'ont jamais vendues auparavant, ou encore des prestations hors stock. Les entreprises B2B utilisent des plateformes de vente en ligne pour recueillir les renseignements nécessaires à l'établissement de devis clients pour des articles, projets ou services complexes. Les entreprises qui vendent principalement aux consommateurs ont des processus de facturation simplifiés, la plupart des produits étant en stock ou disponibles immédiatement pour une livraison directe par les fournisseurs. Le paiement s'effectue généralement au moment de l'achat, ce qui évite la facturation et l'encaissement. Voici quelques exemples d'étapes que les distributeurs et les détaillants peuvent réaliser avant d'établir un devis client.
Gestion des demandes
Certains processus de commande, du devis à l'encaissement, impliquent de nouveaux articles d'inventaire essentiels à l'établissement des prix des devis clients. Les demandes de nouveaux articles ou services sont créées dans l'application de gestion des commandes. Ces demandes sont envoyées électroniquement aux fournisseurs afin de recueillir leurs offres, avec soumission de devis et des processus configurables pour l'approbation interne des commandes. L'offre retenue est convertie en une fiche article (ou article hors inventaire) lorsque la demande est approuvée et que le client valide formellement le devis.
Préparation des stocks
De nombreux distributeurs et entreprises commerciales configurent des trousses d'inventaire en assemblant des composants pour créer des articles uniques. Ces kits sont parfois préassemblés et entreposés pour répondre aux commandes futures. Ils peuvent également être fabriqués sur commande, au fur et à mesure des commandes reçues. Le démontage des trousses en leurs composants est courant lorsqu'un client a besoin d'une pièce non disponible en stock, mais présente dans un kit existant. Le démontage peut impliquer la destruction de certains composants, dont il faut tenir compte lors de cette procédure.
« Acumatica a déjà démontré son efficacité pour répondre à nos besoins futurs grâce à une intégration simple et claire à notre système de commerce électronique, et nous sommes convaincus qu'il en sera de même pendant de nombreuses années. Je recommande Acumatica à tout distributeur en pleine croissance à la recherche d'un système performant. »
Étape 4 : Création du devis
Acumatica a défini des flux de travail pour les processus opérationnels et d'affaires quotidiens. Ces processus peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences spécifiques de chaque entreprise ou secteur d'activité. Par exemple, certains distributeurs établissent des devis pour la vente de produits, tandis que d'autres offrent des devis pour des projets plus importants, des prestations de services sur place ou des contrats d'assistance. Les soumissions de vente sont transformées en commandes, et les devis de service en rendez-vous d'intervention. Les devis de projet approuvés définissent le projet et les tâches associées. Les devis de contrat sont facilement convertis en nouveaux contrats ou en renouvellements de contrats existants.
Estimation des ventes
Créez des devis à partir de la saisie des commandes clients pour les types de commandes de devis ou à partir de GRC Opportunités. Copiez des devis ou des commandes précédentes et envoyez-les directement par courriel à vos clients à partir de l'application.
Acumatica offre une tarification flexible, incluant des rabais sur quantité et sur volume, exprimés en pourcentage ou en montant. Vous pouvez définir plusieurs règles et séquences de remises ou laisser le système appliquer automatiquement la meilleure combinaison de rabais pour chaque article, groupe d'articles ou document.
Établissez des règles et des politiques de dérogation des prix par entrepôt, quantité vendue ou unité de mesure. Établissez des procédures d'approbation des remises pour les devis ou les commandes nécessitant l'approbation d'un responsable. Les gestionnaires et les gestionnaires peuvent ainsi consulter et approuver les demandes de rabais à partir de leurs appareils mobiles.
Estimation de projets
Les distributeurs qui offrent des services professionnels établissent des devis pour les projets de leurs clients. Des modèles de projet simplifient ce processus. Les devis comprennent les estimations, les tâches, les détails de facturation et les renseignements fiscaux nécessaires au calcul des coûts du projet, du chiffre d'affaires prévisionnel et de la marge brute. Ils peuvent ensuite être facilement transformés en projets, avec la possibilité de remplir les taux horaires de main-d'œuvre, d'activer les tâches, d'ajouter des notes et des fichiers, et de lier les activités.
Estimation du service
Les devis pour les interventions ponctuelles de dépannage ou les contrats de service à long terme sont créés dans Acumatica et convertis en commandes, rendez-vous et contrats.
Citations de soutien
Créez des devis pour des interventions ponctuelles ou des contrats de soutien à long terme en tant que types de devis à partir de la saisie des commandes clients ou GRC Saisissez les opportunités. Transformez rapidement les devis en commandes et en contrats d'assistance.
Signatures électroniques avec DocuSign
Acumatica s'intègre parfaitement à DocuSign pour automatiser l'approbation des devis et des commandes. L'intégration DocuSign fournit un tableau de bord affichant les documents finalisés et en attente. Lorsque le client approuve le devis, la copie signée est synchronisée avec Acumatica et jointe à la fiche de devis. Le flux de travail du système peut être personnalisé pour convertir le type d'enregistrement de devis en commande, avec notification au gestionnaire des ventes.
Citations commerciales interentreprises
Les représentants des ventes internes peuvent ajouter des articles aux paniers et partager le lien avec les clients pour obtenir un devis. Les applications de devis pour places de marché, comme Quote Ninja, s'intègrent à BigCommerce. Ces applications s'intègrent facilement à Acumatica grâce à des API ouvertes, sans code ou avec un faible code.
“The nice part about having a system like this is we can all follow along: if someone’s not in on a certain day, anyone can pick up where the other person left off; you can track orders whether you wrote the order or not.”
Étape 5 : Création de la commande client
Convertissez les prospects en clients lorsque des commandes sont générées à partir des opportunités. Le flux de travail avise le service de comptabilité afin de finaliser la création du compte : vérification de la solvabilité, définition des conditions de crédit, limites de crédit, adresses de livraison, coordonnées du service comptable, etc. Des renseignements supplémentaires, comme la TPS et les barèmes de commissions, peuvent être ajoutés ou modifiés pour finaliser la commande. Réservez le stock nécessaire pour assurer la disponibilité des produits pour l'exécution des commandes des clients.
Les distributeurs et les commerces de détail ayant des entrepôts plus petits et des processus simplifiés peuvent s'affranchir de la préparation de commandes et générer des expéditions directement à partir de la saisie des commandes clients, s'ils disposent d'un stock suffisant. Les devis de projets et les devis de services peuvent être convertis en commandes de services directement depuis la saisie des commandes clients. Générez des commandes clients à partir des transactions en point de vente, des commandes passées en boutique en ligne, des importations de fichiers ou des échanges de données informatisés (EDI) via des applications connectées.
« Nous avons aussi un volume de ventes assez important, ce qui génère beaucoup de transactions. De plus, notre mode de fonctionnement nous amène parfois à conclure des contrats très importants, avec des bons de commande comportant un grand nombre de produits… Chaque mouvement de stock est documenté, ce qui nous permet de mieux contrôler la localisation et la quantité de nos produits en stock, contribuant ainsi à réduire les pertes et à améliorer le contrôle qualité… Grâce à la vente en temps réel, nous pouvons réduire nos stocks de sécurité et écouler nos produits plus rapidement, limitant ainsi le surstockage. »
Étape 2 : Approvisionnement et livraison
Dans de nombreux secteurs de la distribution et du commerce, la planification des stocks commence avant les ventes. Les entreprises achètent des stocks pour maintenir des niveaux adéquats et prévenir les ruptures. Les commandes et le réapprovisionnement des stocks permettent d'équilibrer l'offre et la demande, garantissant ainsi un approvisionnement suffisant tout en évitant le surstockage, ce qui augmente les coûts d'entreposage et le risque d'obsolescence des produits. Les grossistes multisites ou les centres de distribution organisés en plaques tournantes et en rayons mettent en place des règles de réapprovisionnement pour générer des transferts vers les entrepôts lorsque les niveaux de stock descendent en dessous des stocks de sécurité. Par ailleurs, certaines entreprises concluent des contrats à long terme avec leurs fournisseurs, en utilisant des commandes-cadres pour contrôler les achats, avec des livraisons périodiques aux fournisseurs.
Étape 1 : Planification des stocks
Une planification efficace des stocks est essentielle pour optimiser les processus d'affaires, de la demande de soumission à l'encaissement. Cette planification englobe de nombreuses disciplines interreliées, notamment la disposition des emplacements de stockage en entrepôt afin d'optimiser le stockage des articles à volume élevé et les zones de préparation des commandes. Les paramètres d'inventaire, tels que les niveaux de stock minimum et maximum, les quantités économiques de commande (QEC), le stock de sécurité, les délais de livraison des fournisseurs, les quantités et les multiples de commande, et d'autres paramètres, contrôlent l'approvisionnement entre les différents entrepôts. Les transferts d'entrepôt nécessitent la définition des entrepôts sources afin de déclencher les ordres de transfert lorsque le stock descend en dessous du niveau de stock de sécurité dans certains entrepôts.
La prévision de la demande est un autre élément essentiel de la planification des stocks. Certains distributeurs et détaillants établissent manuellement des prévisions pour leurs articles afin d'orienter leurs processus de planification opérationnelle. D'autres entreprises utilisent des données historiques et des modèles statistiques avancés pour anticiper la demande future. Acumatica propose plusieurs méthodes de gestion des prévisions de la demande, ainsi que des options supplémentaires via des applications de places de marché connectées.
Étape 2 : Achat
La gestion des bons de commande d'Acumatica contribue à réduire les coûts et à améliorer les relations avec les fournisseurs en automatisant et en centralisant les processus d'achat internationaux. Optimisez vos processus d'approvisionnement afin d'assurer un approvisionnement constant en matières premières tout en appliquant les politiques et les contrôles de processus. Créez des commandes manuellement ou simplifiez vos achats grâce aux rapports de réapprovisionnement, à la création de commandes directement depuis l'application de gestion des demandes d'achat ou à la génération de bons de commande à partir de commandes-cadres prédéfinies.
Processus flexibles de préparation, d'emballage et d'expédition
Acumatica prend en charge les processus d'entrepôt simples pour les activités de prélèvement, d'emballage et d'expédition en une seule étape ou le traitement avancé des commandes avec prélèvement par vagues et par lots à l'aide de chariots avec des zones de préparation pour l'emballage et l'expédition.
Étape 3 : Sélection
La première étape du processus est la préparation des commandes. Celle-ci peut être manuelle ou automatisée grâce à des méthodes de préparation par vagues ou par lots, avec ou sans chariots. Personnalisez les fiches de préparation en y incluant les renseignements nécessaires à votre équipe d'entrepôt pour optimiser la précision des opérations. Ces fiches peuvent être triées par employé et emplacement de stockage pour les méthodes de préparation classiques, par vagues ou par lots. Le code à barres permet de valider les articles, et les numéros de série ou de lot sont prélevés.
Étape 4 : Emballage
Les entrepôts de petite et moyenne taille peuvent emballer les produits lors de la préparation des commandes. Les distributeurs plus importants peuvent séparer cette étape du processus d'emballage. Les dimensions et les spécifications des colis sont gérées dans Acumatica, et les listes de colisage sont imprimées pour les expéditions. Le code à barres accélère et valide la saisie des données en identifiant chaque article emballé. Acumatica prend en charge les définitions d'emballage personnalisées et les conversions d'unités de mesure, offrant ainsi une grande flexibilité aux grossistes et aux entreprises de commerce.
Étape 5 : Expédition
La dernière étape du processus de traitement des commandes est l'expédition. Celle-ci est préparée dans Acumatica grâce à l'intégration des transporteurs via des applications d'expédition connectées. Ces applications permettent de transmettre les ordres d'expédition et les documents connexes, tels que les connaissements, les bordereaux d'expédition et autres renseignements relatifs à l'envoi. Comparez les options d'expédition afin d'identifier les solutions les plus économiques ou les délais de livraison les plus courts, selon les besoins du client et les politiques d'expédition internes. L'intégration des échelles et les dimensions d'emballage enregistrées dans Acumatica permettent de calculer les frais d'expédition. Les applications connectées prennent en charge les envois de petits colis, de chargements partiels (LTL) et de chargements complets (TL).
Étape 3 : Comptabiliser et analyser
La comptabilité intervient à différentes étapes du processus de facturation, de paiement des fournisseurs et autres activités connexes, de la facturation à l'encaissement. Les factures sont habituellement expédiées après l'expédition de la commande. Cependant, certaines entreprises émettent plusieurs factures pour les commandes importantes ou les ventes incluant des prestations sur place, des contrats ou des projets complexes. Les factures des fournisseurs sont reçues, validées et payées. Le recouvrement des factures impayées est assuré par téléphone et par courriel. Des activités et des rapports complémentaires, y compris les commissions sur les ventes et une analyse détaillée, complètent le processus. De nombreuses autres applications et processus, essentiels à l'optimisation du processus de facturation, ne doivent pas être négligés.
Étape 1 : Comptabilité
Chaque transaction relative aux stocks, aux ventes et aux achats est consignée dans le grand livre pour la production des rapports et des analyses financiers. La comptabilité garantit l'émission des factures, l'encaissement des paiements et le règlement des fournisseurs dans les délais impartis. Les grossistes et les commerces de détail ont des besoins comptables spécifiques supplémentaires, notamment pour la gestion de la paie des employés, les flux bancaires, la gestion des dépenses, la comptabilité de projet, la facturation des contrats, la comptabilité intersociétés, les produits constatés d'avance et récurrents, la gestion multidevises, etc.
Paiements aux fournisseurs
Gagnez du temps sur le traitement des paiements aux fournisseurs grâce à une meilleure précision des données. Synchronisez automatiquement les factures fournisseurs de produits et services, qu'elles proviennent de courriels ou de transactions EDI. L'intelligence artificielle, grâce à l'apprentissage machine, identifie automatiquement le fournisseur, les articles, les prix, les modalités de paiement et autres détails des factures. Gérez les factures récurrentes en configurant des paramètres par défaut pour la fréquence et les échéances. Simplifiez les remboursements des fournisseurs et les formulaires fiscaux 1099. Payez vos fournisseurs en ligne, par carte de crédit ou par virement bancaire ACH. L'automatisation simplifie le processus de facturation, assurant un paiement rapide à vos meilleurs fournisseurs avec un minimum d'efforts. Envoyez des rapports et des documents directement à vos fournisseurs à partir de votre système ERP.
Facturation des clients
Générez automatiquement des factures à partir des envois des clients. Les distributeurs travaillant par projet génèrent des factures pour les travaux réalisés. Des factures sont également générées pour les interventions et les contrats de service à la clientèle récurrents. Créez des factures pour les contrats de service et d'assistance. Acumatica prend en charge les produits constatés d'avance et récurrents, conformément aux normes ASC 606 et IFRS 15. Gérez la TPS et les devises multiples pour la comptabilité internationale et les exigences des clients. Facturez les pénalités de retard et gérez les obligations en matière de TVA. Les entreprises B2B qui vendent à crédit effectuent l'intégralité du processus comptable (facturation et traitement des paiements) directement dans Acumatica.
« Acumatica nous a permis d'améliorer notre performance numérique. Des ventes aux opérations, de l'administration aux dirigeants, Acumatica nous offre une vision claire des données, nous permettant de prendre les bonnes décisions pour une croissance performante. »
Étape 2 : Espèces
Acumatica offre des outils pour aider les entreprises à être payées plus rapidement. Tout commence par des factures précises et faciles à comprendre. Des cycles de facturation flexibles et l'automatisation font en sorte que les clients reçoivent leurs factures rapidement.
Gérez vos activités de crédit et de recouvrement grâce à des tâches intégrées, des tableaux de bord et des rapports de trésorerie, des modèles de lettres de relance et une intégration native avec la messagerie. Le recouvrement proactif et l'accès à l'information via Acumatica permettent aux experts-comptables de réduire le délai moyen de recouvrement (DSO) avec un minimum d'efforts.
Les applications intégrées permettent aux clients d'effectuer des paiements par carte de crédit en ligne, en toute sécurité. Les paiements peuvent également être effectués par virement électronique (EFT) ou par chèque. La synchronisation automatique des flux bancaires assure le suivi des transactions depuis votre banque ou vos établissements de crédit.
Étape 3 : Rapports et analyses
Il est impossible d'optimiser le processus de soumission à encaissement sans un accès à des informations précises et en temps réel. Les tableaux de bord, les requêtes génériques, les rapports financiers, les alertes et notifications, ainsi que les outils d'analyse décisionnelle d'Acumatica garantissent le bon déroulement de vos processus et vous informent en cas d'anomalie.
Grand livre général
La comptabilité générale (CG) centralise vos renseignements financiers, notamment le plan comptable, les périodes comptables, les livres et les affectations. Grâce à son intégration complète avec le système Acumatica, vous pouvez saisir des données dans d'autres modules (stocks, achats, ventes, etc.) et les reporter dans la CG. Combinez les données de plusieurs entités pour des analyses et des rapports consolidés, en tenant compte de différentes devises ou structures comptables.
Rapports financiers
Créez différentes vues des données ou des dimensions à l'aide des sous-comptes Acumatica. Un nombre illimité de dimensions de rapport permet de segmenter les rapports financiers par produit, département ou tout autre segment défini par l'utilisateur. Affichez des données consolidées et synthétisées dans des vues mensuelles, annuelles et trimestrielles.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord ERP permettent d'afficher facilement les données essentielles à la gestion de votre entreprise, en optimisant l'affichage par exception. Accédez en temps réel aux informations financières, opérationnelles et organisationnelles, et analysez les tendances et les indicateurs clés de rendement par rôle. Les tableaux de bord Acumatica offrent une grande flexibilité grâce à des visualisations claires de données complexes, sous forme de graphiques et de tableaux, avec la possibilité d'explorer les transactions sources.
Veille stratégique
Acumatica exploite des outils de veille stratégique performants, tels que Microsoft Power BI, pour vous aider à agréger vos données provenant de sources multiples, à en extraire des informations exploitables pour la prise de décisions stratégiques et tactiques, et à les présenter visuellement aux parties prenantes. La veille stratégique vous permet d'interpréter toutes les données brutes de votre système, par exemple pour identifier vos produits et zones de vente les plus rentables, repérer les points faibles de votre chaîne d'approvisionnement ou évaluer le rendement de vos fournisseurs.
Rapports opérationnels
Acumatica assure le suivi des transactions entre les différentes entités de l'entreprise, notamment les ventes, les stocks, les achats, les projets et les services. La fonction de rapport permet d'accéder aux données brutes et de les présenter sous forme de rapports contenant des données exploitables pour une prise de décision éclairée. Créez des rapports élégants sans aucune connaissance en programmation grâce au Gestionnaire de rapports analytiques intégré et modifiez facilement des centaines de rapports existants.
Alertes et notifications
Automatisez les notifications par texto ou courriel pour les niveaux de stock bas, les commandes en retard, les commandes importantes, les stocks proches de leur date de péremption, les impayés clients et autres situations critiques afin de maîtriser l'intégralité du processus, de la demande de devis à l'encaissement. Gérez votre entreprise par exception grâce à des renseignements en temps réel pour stimuler la croissance et la rentabilité.
Demandes génériques
Les requêtes génériques permettent d'extraire les données spécifiques dont vous avez besoin et de les présenter aux fonctions de rapport pour analyse. L'outil de création de requêtes génériques accède à toutes les données d'Acumatica, y compris celles stockées dans des champs personnalisés ou les données externes synchronisées avec la base de données. Exportez les données vers Excel ou formatez-les pour OData afin de les exposer dans un format ouvert et de les analyser avec des outils de veille économique comme Microsoft Power BI. Les requêtes génériques ne requièrent aucune connaissance en programmation. Sélectionnez les données souhaitées à l'aide d'assistants qui vous guident tout au long du processus. Les requêtes génériques sont réutilisables et modifiables pour diverses applications.
Commissions sur les ventes
Calculez les commissions, y compris le partage des commissions entre plusieurs vendeurs. Liez les commissions à des lignes de facturation spécifiques et payez les employés à l'émission ou au paiement de la facture. Calculez les commissions mensuellement, trimestriellement ou annuellement.
Étape 4 : Processus de soutien
Il est impossible d'optimiser le processus de soumission à encaissement sans un système d'information complet prenant en charge toutes les activités de l'entreprise. Acumatica est un système ERP moderne et intégré, doté d'applications vous permettant de gérer l'ensemble de votre activité. Offrez à vos employés un accès à l'information basé sur leur rôle, la saisie mobile du temps et des notes de frais, ainsi qu'une gestion intégrée de la paie. La gestion documentaire et des tâches, ainsi que l'accès à toutes les fonctions de l'entreprise, sont disponibles sur appareils mobiles, en tout temps et en tout lieu.
Obtenez une visibilité complète de vos immobilisations et des calculs d'amortissement. Ajoutez les immobilisations (équipement de bureau et d'entrepôt) directement des achats fournisseurs, importez-les d'un fichier ou ajoutez-les individuellement. Choisissez parmi des barèmes d'amortissement prédéfinis ou créez des barèmes personnalisés pour une comptabilité et des rapports précis.
Gérez votre production grâce à une suite intégrée d'applications de gestion de la fabrication, incluant la production, la planification, l'approvisionnement, l'ingénierie, l'estimation, la configuration des produits et la collecte de données d'atelier. Surpassez les attentes de vos clients grâce à des fonctionnalités omnicanales adaptables. Gérez les retours pour avoir, les autorisations de retour de marchandise (RMA) ou les échanges.
Les applications Marketplace offrent des fonctionnalités supplémentaires pour l'automatisation avancée des entrepôts, la tarification, la gestion de la qualité, le transport et la logistique, l'échange de données informatisé (EDI), l'optimisation des stocks, la prévision de la demande, le suivi des conteneurs, les applications spécifiques à l'industrie, l'intégration des transporteurs et des services d'expédition, la location, et bien plus encore.
« Acumatica nous a permis d'économiser du temps et de l'argent en traitant plus de 4 500 commandes par jour. Grâce à son architecture infonuagique, Acumatica peut accompagner notre croissance à deux et trois chiffres… L'automatisation avec Acumatica nous a permis de redéployer notre personnel des tâches routinières de gestion des données vers des activités axées sur la croissance. »
Simplifiez les processus de devis à encaissement pour la distribution et la vente au détail avec Acumatica Cloud ERP
Les distributeurs et les entreprises de vente au détail optimisent leur processus de commande et d'encaissement et sont payés plus rapidement grâce à une solution ERP complète et moderne comme Acumatica. Gérez chaque étape efficacement et adaptez le système à votre mode de fonctionnement.
Simplifiez la création d'articles pour les produits en stock et hors inventaire. Optimisez vos opérations d'entrepôt grâce à l'intégration native des expéditions, la préparation avancée de commandes par vagues et par lots et le codage à barres intégré. GRC Inclut l'automatisation du marketing pour la génération de prospects avec des processus de vente configurables et une automatisation pour gérer les cycles de vente complexes des produits.
Constituez des stocks de réserve pour assurer la disponibilité des produits pour les commandes de clients. Harmonisez les stocks avec les prévisions de la demande afin d'améliorer la rotation des stocks tout en réduisant les coûts de stockage. Optimisez les opérations grâce à des activités de comptabilité, des commissions sur les ventes, des modifications techniques, la sous-traitance, le traitement externe, etc.
Avec Acumatica, vous disposez d'une application d'affaires complète et intégrée, dotée d'outils performants pour analyser les données en temps réel. Gérez votre entreprise par exception grâce à des tableaux de bord personnalisés selon les rôles, des rapports et des requêtes en temps réel, ainsi que des analyses d'affaires connectées.
Acumatica est une application ERP infonuagique évolutive, construite sur une plateforme modulaire et adaptable avec des API ouvertes pour une intégration rapide aux systèmes externes, afin d'aider les entreprises à prospérer dans la nouvelle économie numérique.
Acumatica est conçu pour les distributeurs et les commerces de détail de taille moyenne qui peinent à gérer des systèmes disparates et cloisonnés, en fournissant des solutions de gestion d'entreprise de bout en bout accessibles dans le nuage via un navigateur Web standard ou une application mobile.
« Nous avons effectué les changements nécessaires et mis en place le prélèvement automatique pour la quasi-totalité de nos clients, le tout géré par Acumatica. Cela a grandement amélioré notre trésorerie et fonctionne parfaitement. C'était un point qui nous posait problème avant le confinement. Mais là encore, Acumatica nous a permis de surmonter cette difficulté. »
