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Lorsque l’ancien employeur d’Hector et Brenda Pinto a eu de la difficulté à faire face à la masse salariale en 1991, Hector a pris la décision audacieuse que les deux devaient démissionner. Arrivé à la maison ce jour-là, il a installé une table à cartes et a commencé à appeler ses clients. Bien qu’il ne travaillait plus pour l’entreprise, il a dit à ses clients qu’il les aiderait avec tout ce dont ils avaient besoin.
À la fin de la semaine, Hector a décroché un contrat de 16 000 $ qui a été lancé Quality Material Handling Inc. Démarrer sa propre entreprise n’était pas son intention initiale, et il a rapidement recruté Brenda comme deuxième employée. Quiconque connaît Hector et sa solide éthique de travail n’a pas été surpris de la tournure des événements.
Après tout, Hector, qui a émigré d’une petite ville du Honduras à l'14e année, a toujours été un go-getter. Son trait de travailleur a commencé quand il était un petit enfant vendant des fruits et légumes invendus de la famille stand à ses voisins à un rabais afin qu’il ne se gâte pas.
Aujourd’hui, 30 ans plus tard, Quality Material Handling ou QMH rend ses propres opérations plus efficaces. Situé à Rancho Cucamonga, en Californie, QMH s’engage à fournir des solutions de bout en bout aux entreprises ayant des besoins de distribution, de logistique et d’entreposage. De la gestion de l’approbation des permis à l’exécution de services complets à partir de zéro, QMH fournit des solutions uniques offrant une valeur distincte en un temps record
"Quality Material Handling se spécialise dans les solutions de support d’entrepôt », explique Hector. « Nous avons toute une équipe qui s’est occupant des systèmes de gicleurs, des systèmes de rayonnage, des permis, de l’équipement de quai, et notre spécialité est de fournir ce que les autres ne font pas. »
L’entreprise est gérée par la famille: en tant que PDG, Hector dirige les ventes, Brenda, CFO, dirige les finances, et sa fille Julia Pinto Cisneros, COO, supervise les opérations. Son mari Ben Cisneros est le directeur des ventes de l’entreprise. La société a géré la comptabilité sur l’ancien Sage 100 sur site qui n’avait pas été mis à niveau. En dehors de l’ancien système, ils utilisaient des feuilles de calcul papier et Excel pour suivre les stocks, les factures et tout le reste.
« L’inconvénient de Sage, c’est que j’avais l’impression d’avoir affaire à une brique dure », dit Julia. « J’essayais de ciseler une brique pour essayer de la faire faire ce que je voulais. » La plupart des transactions ont été effectuées par e-mail, planification avec Outlook, et plusieurs feuilles de calcul ont suivi tout le reste. « C’était beaucoup de manuel, à double entrée, qui était sujet aux erreurs et perdait beaucoup de temps. »
Le service de comptabilité avait des mois de retard. « Il était très difficile d’obtenir une idée financière de la situation financière dans laquelle nous en étions dans l’entreprise parce que nous n’avions tout simplement pas toute l’information dans le système à la fin du mois, et il m’a fallu tellement de temps pour vérifier que c’était exact », dit Brenda.
De plus, Hector, le vendeur principal, a refusé d’utiliser Sage parce qu’il n’était pas convivial. « Je n’ai jamais trouvé Sage 100 facile à travailler », dit-il. « Je ne suis pas très doué pour les ordinateurs et la technologie. Je préfère utiliser un morceau de papier plutôt que de faire quelque chose dans le système compliqué.
« Il a passé 19 ans sans jamais utiliser le logiciel », ajoute Julia. « Il n’avait même pas de connexion. »
Sans Cloud ERP « Nous étions hors service »
Lorsque l’Internet est tombé en panne pendant une journée entière dans un endroit précédent, Julia a décidé qu’ils avaient besoin d’une meilleure solution logicielle financière. « Nous n’avions pas Internet ou de téléphone parce que nous étions VOIP ou e-mail », dit-elle. « Sans un ERP basé sur le cloud, nous étions hors service. »
« Sage 100 n’était tout simplement pas destiné à notre entreprise », ajoute Julia. « Nous avons eu quelques add-ons, comme Bill of Materials, et nous avons également essayé d’ajouter un module de fabrication et une gestion de projet. Nous avons essayé de les mettre en œuvre, mais c’était tout simplement trop compliqué.
QMH a maximisé ses licences d’utilisateur Sage, et le logiciel hérité a fonctionné très lentement, dit-elle. QMH a acheté 13 licences de sièges, de sorte qu’ils géraient constamment qui pourrait travailler à Sage, dit-elle. Parce qu’il fonctionnait sur un serveur vieillissant interne, personne ne pouvait l’utiliser en dehors du bureau.
« Personne vraiment en dehors de la comptabilité n’en a profité », dit Julia. « Je ne pouvais pas gérer ce qui se passait. Pour organiser une réunion opérationnelle hebdomadaire, il me faudrait quelques heures juste pour exporter des informations, les coder par couleur et déterminer où se trouvaient les commandes. Je ne pouvais pas voir une feuille de choix, juste ouvrir les commandes; Je ne pouvais pas voir si quelque chose était en rupture de stock ou s’il était facturé ou non.
La gestion des stocks a été un cauchemar, ajoute Leilani Hernandez, coordinatrice de l’entrepôt. « Avec Sage, c’était très difficile, je devais écrire des choses pour me souvenir de quelque chose, et quand je ne me souvenais pas, je devais retourner à l’article dans l’entrepôt. L’inventaire n’était pas exact du tout. Nous devions toujours tout revérifier.
