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Technologies et considérations relatives à l'entreposage
Les distributeurs d'aujourd'hui doivent demeurer agiles. Ils doivent s'adapter constamment à l'évolution des demandes des clients, aux exigences strictes des fournisseurs, à l'accélération des chaînes d'approvisionnement et aux stratégies omnicanales de vente, d'échange et de retour.
La gestion des stocks et des opérations d'entrepôt est simple pour les petites structures. Cependant, elle se complexifie à mesure que les distributeurs se développent, ajoutent des points de vente, agrandissent leurs installations, pénètrent de nouveaux marchés, vendent à l'international et diversifient leurs gammes de produits.
Les distributeurs en pleine croissance et ceux qui utilisent des systèmes comptables d'entrée de gamme ou des progiciels de gestion intégrée (ERP) de distribution désuets doivent moderniser leurs opérations d'entrepôt pour rester compétitifs. Ne pas moderniser son entreprise permet à ses concurrents de gagner des parts de marché grâce à des prix plus bas, une offre de produits plus étendue et une meilleure expérience client. De plus, les projets de transformation numérique nécessitent souvent le remplacement du système d'information ou l'acquisition d'un logiciel de gestion d'entrepôt coûteux.
Ce document de synthèse offre aux distributeurs en gros un aperçu des fonctionnalités et technologies des systèmes de gestion d'entrepôt (WMS). Il présente également des stratégies de gestion d'entrepôt et un processus de mise en œuvre des WMS pour moderniser les opérations des entrepôts et des centres de distribution.
Fonctionnalités
Présentation des fonctionnalités WMS
Plusieurs types de fonctionnalités doivent être pris en compte par les distributeurs lors de la modernisation de leurs opérations d'entrepôt. Ces catégories incluent les fonctionnalités générales, la gestion des stocks, la gestion des commandes, l'automatisation et les rapports de conformité.
« Ce qui nous a vraiment convaincus avec Acumatica, c'est qu'il offrait un cycle complet de la demande de devis à l'encaissement et qu'il s'intégrait à un système comptable solide. »
Caractéristiques générales
Les applications d'entrepôt actuelles sont développées à l'aide de langages de programmation et de bases de données modernes. Elles doivent offrir des options de déploiement infonuagique ou sur place, avec une connectivité simplifiée (sans code ou à faible code) aux systèmes externes. Privilégiez les flux de travail personnalisables, les mises à jour d'inventaire en temps réel et la flexibilité des paramètres d'emballage. La conversion des unités de mesure pour les ventes, les achats et l'inventaire est également essentielle.
Gestion des commandes
Certains systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) intègrent la gestion des commandes, tandis que d'autres s'intègrent au module de commandes clients de votre application ERP. Les systèmes doivent prendre en charge les commandes en souffrance, les substitutions d'articles, l'affectation des commandes de stock et les livraisons directes. La flexibilité est essentielle pour les prix, les promotions et les remises. L'intégration avec les systèmes de commerce et de vente au détail peut également s'avérer nécessaire.
Automation
Les entrepôts modernes automatisent les processus grâce à l'utilisation de lecteurs de codes-barres et de la technologie RFID. Parmi les autres technologies d'automatisation, mentionnons l'étiquetage, le réapprovisionnement automatisé, l'intégration de carrousels et de robots, l'EDI et l'intégration de balances.
Conformité et rapports
N'oubliez pas les rapports de conformité. Examinez les exigences d’étiquetage du secteur et des clients, l’assurance qualité, le suivi des lots et des numéros de série, l’évaluation des stocks et les réglementations sectorielles.
Gestion des stocks
Une gestion des stocks performante offre une grande flexibilité pour la configuration de l'entrepôt, notamment en fonction de l'emplacement des bacs, des contenants et des exigences d'agencement. La gestion matricielle des articles simplifie la gestion des produits grâce à leurs attributs et à des outils qui accélèrent les achats et les ventes d'articles similaires. L'inventaire physique tournant assure l'exactitude des stocks, tandis que le système de classement ABC optimise la disposition de l'entrepôt.
Les systèmes de réception d'inventaire doivent permettre le stockage prioritaire des articles et gérer les transferts en plusieurs étapes afin de suivre les expéditions en transit entre les sites. Les distributeurs de produits périssables ont besoin de systèmes pour gérer les lots et la rotation des stocks. La préparation de commandes doit prendre en charge plusieurs méthodes, telles que la préparation par lots, par vagues et par zones, avec une méthode de prélèvement « premier expiré, premier sorti » (PEPS) par date de péremption. Privilégiez les systèmes offrant des options d'emballage flexibles, notamment différentes définitions d'emballage et la gestion des cartons.
Le processus d'expédition doit être entièrement intégré à la gestion des commandes et des stocks. Privilégiez les systèmes prenant en charge nativement les transporteurs de petits colis, de chargements partiels (LTL) ou de chargements complets (TL). La gestion des itinéraires et des livraisons peut également être nécessaire si vous possédez votre propre flotte et gérez les expéditions directes aux clients.
Envisager des fonctionnalités pour le réapprovisionnement des stocks en utilisant les prévisions de la demande, le kitting et le démontage, ainsi que la disponibilité d'applications connectées pour la gestion de la qualité, la gestion des conteneurs et les stocks en consignation.
Technologies
Technologies d'entrepôt
La saisie des données d'entrepôt prend du temps et est sujette aux erreurs. Les documents papier contiennent des informations qui doivent être numérisées rapidement grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les limites des systèmes ERP peuvent nécessiter l'acquisition et l'intégration de systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) plus performants.
« Si le stock d'un article dans l'entrepôt est faible, une procédure d'achat est immédiatement lancée pour passer une nouvelle commande. Nous avons maintenant une visibilité en temps réel sur les données pertinentes. »
Codes à barres et étiquettes RFID
Même les plus petits distributeurs ont des lecteurs de codes-barres filaires et la possibilité d'imprimer des codes-barres. Ces codes à barres doivent être conformes au format standard GS1 (Global Trade Item Number). Les étiquettes RFID offrent les mêmes fonctionnalités de capture automatisée de données que les codes à barres, sans intervention humaine. Le codage à barres est abordable et souvent pris en charge par les progiciels de gestion intégrée (PGI). La technologie RFID est plus complexe et son rendement du capital investi est plus long.
Reconnaissance vocale
La reconnaissance vocale et la gestion d'entrepôt à commande vocale (VDW) sont complexes à mettre en place, mais offrent de nombreux avantages, notamment la préparation et le rangement mains libres et guidés des commandes. Elles peuvent également être utilisées pour la plupart des opérations d'inventaire, y compris l'emballage, l'expédition et les inventaires physiques. La VDW est compatible avec les technologies portables modernes.
Logiciel ERP
Certains systèmes ERP offrent des fonctionnalités WMS de base, comme le réapprovisionnement automatique des stocks. La lecture de codes à barres automatise les opérations de mise en stock, de prélèvement, de transfert, de déplacement, d'emballage et d'expédition à partir d'un seul scan.
Robotique et carrousels
La robotique permet aux distributeurs d'automatiser la gestion des stocks et les opérations d'entrepôt. Les systèmes de stockage à carrousel permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs de préparation des commandes. Les articles sont automatiquement prélevés, triés et acheminés vers les opérations suivantes, comme l'emballage et l'expédition.
Numérisation de papier et OCR
La saisie de données sur support papier demeure pertinente dans de nombreux entrepôts. Elle permet de pallier les lacunes procédurales difficiles à automatiser. De plus, elle constitue une trace physique des transactions et des informations, servant de sauvegarde aux versions numériques des données. Cependant, elle n'est pas en temps réel et est sujette aux erreurs de saisie. La numérisation par reconnaissance optique de caractères (OCR) est utilisée pour numériser les informations contenues dans les documents fournisseurs entrants, tels que les connaissements et les bordereaux d'expédition. La saisie de documents par OCR est compatible avec la plupart des systèmes ERP.
Intelligence artificielle (IA/ML)
L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (AA) optimisent les processus d'entrepôt. L'IA, par exemple, peut comparer les quantités saisies manuellement sur les bons de réception avec le bon de commande initial afin de vérifier leur concordance. L'apprentissage machine permet de déterminer le lot de produits le plus ancien à prélever pour une commande en fonction des dates de péremption. Il peut également servir à choisir le transporteur le mieux adapté à une commande client, selon les tarifs et les délais de livraison.
Systèmes WMS
Les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) regroupent plusieurs technologies sur une plateforme unique. Parmi celles-ci figurent souvent les codes à barres, la RFID, la reconnaissance vocale et la connectivité avec les systèmes robotisés et les carrousels. Les WMS offrent des fonctionnalités généralement absentes des progiciels de gestion intégrée (ERP) destinés aux PME, telles que le cross-docking, la gestion des plaques d'immatriculation, l'intégration avec les fournisseurs logistiques tiers (3PL), l'optimisation des itinéraires, etc. Un WMS peut s'avérer coûteux, notamment en raison des frais importants liés aux services de conseil.
Stratégie
Étapes vers la réussite d'un WMS
Moderniser les opérations d'entrepôt est complexe sans plan global. Avez-vous des technologies, mais sont-elles adaptées ? Votre système ERP a des fonctionnalités, mais sont-elles correctement configurées ? Établissez des bases solides en étudiant les différentes options, en priorisant les actions et en élaborant un plan détaillé.
« Grâce à Acumatica, MiiR a donné à l'équipe des ventes l'assurance que les informations contenues dans Acumatica sont exactes, ce qui leur permet de consacrer moins de temps à la gestion des stocks et plus de temps à la relation client. »
Étape 1 : Fondation
Moderniser les opérations d'entrepôt est plus simple avec un système ERP moderne. Les projets d'amélioration seront complexes si vous utilisez une comptabilité de base ou un ancien système ERP offrant peu d'options d'intégration et des fonctionnalités de gestion d'entrepôt limitées. Analysez attentivement vos applications actuelles. Offrent-elles une plateforme moderne dotée d'une architecture ouverte permettant l'intégration de technologies modernes ? Des modules sont-ils disponibles pour optimiser les opérations ? Envisagez une mise à niveau, voire un remplacement, de votre logiciel ERP actuel avant tout projet de modernisation. Vous pourriez être surpris de constater que les nouvelles versions offrent des fonctionnalités qui améliorent les processus. À l'inverse, vous pourriez découvrir des solutions plus performantes.
Étape 2 : Recherche
Il est essentiel d'étudier et de documenter les technologies d'entrepôt afin de prioriser les actions de modernisation. Faites une évaluation détaillée de votre entrepôt pour identifier les lacunes fonctionnelles. Documentez les fonctionnalités de votre système ERP actuel ou de son éventuel remplaçant. Comment ces fonctionnalités sont-elles utilisées aujourd'hui ? Peuvent-elles être améliorées ou doivent-elles être remplacées ? Contactez votre partenaire ERP pour en savoir plus sur les modules, fonctionnalités ou applications tierces disponibles pour optimiser vos opérations.
Étape 3 : Prioriser
Identifier les lacunes fonctionnelles et les classer par ordre de priorité en fonction de leur coût et de leurs avantages potentiels. Cherchez d'abord à optimiser vos applications actuelles. Par exemple, il est plus simple et moins coûteux de déployer un système de codes-barres dans tout votre entrepôt que de le remplacer complètement par la RFID. De plus, de nombreuses fonctionnalités avancées peuvent vous obliger à opter pour des systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) onéreux. Finalement, analysez les projets de modernisation que vous avez déjà menés. Souvent, il est possible d'améliorer les processus en ajustant la configuration.
Étape 4 : Élaborer un plan
Établissez l'objectif visé, les technologies de soutien, ainsi qu'un échéancier et un processus de mise en œuvre. Il est essentiel de bien définir les résultats attendus. Documentez l'état actuel afin d'établir un point de référence pour mesurer votre réussite. Identifiez les technologies, les points d'intégration avec les autres systèmes et les personnes-ressources pour l'assistance. Élaborez des phases et des échéanciers détaillés pour chaque étape du processus, en prévoyant un plan de contingence en cas de conflits empêchant la réalisation du projet.
Exécution
Création d'un entrepôt moderne
Une fois votre plan établi, il est temps de mettre en œuvre le projet de modernisation. N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'automatiser tous les processus simultanément. La mise en œuvre se déroule en quatre phases : préparation, déploiement, évaluation et amélioration continue. Chaque phase est essentielle à la réussite du déploiement des nouvelles stratégies d'entrepôt.
« Le gain de temps le plus important pour nous, c'est de ne plus avoir à parcourir nos entrepôts pour vérifier nos stocks. Avoir un inventaire en temps réel de nos produits répartis sur sept sites différents représente un gain de temps considérable pour nos équipes. »
Étape 1 : Préparation
Le temps de préparation dépendra de la complexité du projet, notamment des technologies utilisées et de l'ampleur des modifications apportées aux systèmes et aux processus. La préparation doit débuter bien avant la date de mise en service souhaitée. Elle doit inclure un examen du plan de projet avec les gestionnaires de projet, les équipes internes, les utilisateurs, les fournisseurs de technologies et les consultants. Informez les participants des délais, de leurs rôles et de leurs responsabilités. Un projet pilote en salle de conférence (CRP) améliore considérablement les chances de réussite.
Deuxième phase : Jour de mise en service
Pour réussir un lancement, il est essentiel de bien l'organiser. Nommer un gestionnaire de projet. Ce dernier orchestre chaque étape du projet, délègue les tâches et encadre le processus. Documentez les modifications et les idées de dernière minute pour un examen ultérieur.
Troisième phase : Examen
Ça va prendre du temps avant que tout se mette en place après la finalisation du projet. Par conséquent, laissez aux utilisateurs le temps de s'adapter aux nouveaux processus pendant la collecte des données. Consultez les notes de lancement pour prendre connaissance des modifications de dernière minute apportées au plan de projet. Identifier les actions de suivi nécessaires pour optimiser le processus. Discutez avec les utilisateurs des nouveaux processus et technologies. Qu'est-ce qu'ils aiment ? Qu'est-ce qui leur déplaît ? Vous constaterez que les utilisateurs ont souvent d'excellentes idées si vous prenez le temps de les interroger. Analysez les premiers résultats. Avez-vous atteint, voire dépassé, vos objectifs ? Sinon, pourquoi ? Comment améliorer le processus ?
Phase quatre : Amélioration continue
Les mises à jour d'applications et autres problèmes ont une incidence sur le projet initial. Assurez-vous de rester à jour concernant les dernières mises à jour de votre progiciel de gestion intégré (PGI) et des technologies associées. Configurez un environnement de test pour les mises à jour. Consultez les feuilles de route des produits et comprenez les cycles de vie des technologies. Cherchez des façons d'utiliser les fonctionnalités et technologies existantes pour améliorer davantage les processus et l'automatisation. Explorez de nouvelles façons d'étendre vos projets de modernisation à d'autres transactions ou processus métier. Engagez-vous dans des projets plus complexes et envisagez des technologies plus avancées à terme.
Gestion moderne d'entrepôt avec Acumatica Édition Distribution
Un entrepôt moderne est essentiel au succès des grossistes dans l'économie numérique actuelle. Malheureusement, les applications d'affaires d'entrée de gamme et les progiciels de gestion intégrée (PGI) désuets constituent des obstacles à la modernisation, obligeant de nombreux distributeurs à investir dans des personnalisations coûteuses ou des systèmes de gestion d'entrepôt complexes et onéreux.
Les distributeurs doivent maîtriser les technologies de gestion des stocks et d'entrepôt afin d'optimiser et d'automatiser leurs processus métier. Ils doivent savoir harmoniser efficacement les systèmes ERP et WMS et leurs fonctionnalités pour la gestion des stocks, le traitement des commandes, les transactions d'inventaire, l'automatisation de l'entrepôt et la production de rapports de conformité.
Une stratégie rigoureuse est essentielle à la réussite de la modernisation d'un entrepôt. La technologie, les applications modernes et un accompagnement professionnel permettent aux distributeurs de bénéficier d'une base solide, de nouvelles perspectives et de priorités claires pour leurs plans de modernisation. De plus, une approche d'exécution en quatre phases garantit que les distributeurs sont préparés aux mises en œuvre grâce à un processus d'évaluation et d'amélioration continue.
Acumatica Édition Distribution offre une plateforme moderne permettant aux grossistes de moderniser leurs opérations d'entrepôt grâce à des outils de gestion de projets, de soutien et d'installations/mises à niveau. Grâce à une technologie infonuagique de pointe, Acumatica Distribution Edition apporte une valeur ajoutée inégalée aux distributeurs de petite et moyenne taille. Ses flux de travail intégrés couvrent l'ensemble des applications de gestion d'entreprise, avec des fonctionnalités natives de gestion d'entrepôt et de codes-barres.
« On voit des résultats tangibles et intangibles. Concrètement, on observe une meilleure gestion des stocks, ce qui a un impact direct sur nos résultats financiers. Intangiblement, nous constatons une augmentation de la satisfaction client. On obtient des réponses beaucoup plus rapidement qu'avec notre ancien système. »
