Modernisez votre clôture de fin de mois

Vue d’ensemble

Les symptômes

Symptôme n° 1

Travail manuel et saisie de données en double

Les entreprises qui dépendent de systèmes supplémentaires déconnectés (comme les points de vente, GRC Les entreprises (commerce électronique, production, gestion des cultures, facturation et paie) doivent intégrer des renseignements essentiels provenant de tous ces systèmes dans leur système comptable. Cela implique souvent de ressaisir des données récapitulatives dans l'application comptable, puis de procéder à d'innombrables rapprochements pour garantir la concordance des deux systèmes.

Personne ne connaît le niveau réel des stocks avant l'inventaire de fin de mois. À cela s'ajoutent les feuilles de calcul nécessaires au suivi des rapprochements et le volume d'écritures comptables requises pour corriger les erreurs de transfert de données. Ce gaspillage de temps et d'énergie n'ajoute aucune valeur ajoutée à l'expérience client ni aux résultats financiers. Dans la terminologie Kaizen (système de production allégée de Toyota), cet effort est qualifié de « Muda », ou gaspillage, l'un des trois problèmes à l'origine de l'inefficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Symptôme n° 2

Retard dans les états financiers

Combien de temps après la fin du mois les états financiers de l'entreprise sont-ils établis ? Avec des systèmes non connectés et des saisies manuelles, il est impossible d'obtenir une image précise des résultats financiers de l'entreprise avant la clôture mensuelle. Les équipes sont donc contraintes de créer leurs propres feuilles de calcul pour suivre leurs résultats tout au long du mois.

Avec cette approche, une fois le mois terminé, personne ne comprend pourquoi les chiffres ne correspondent pas à la comptabilité, ce qui engendre un cycle de rapprochements interminables entre le comptable et les gestionnaires de service, source de frustration pour les deux parties. Encore une fois, l'organisation se retrouve incapable de prendre des décisions à temps et chacun est obligé de travailler de longues heures sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Symptôme n° 3

Saisies de transactions incomplètes ou erronées

Combien d'erreurs de codage, de saisie ou d'approbation doivent être corrigées chaque mois ? Imaginons que le système de paiement des factures fournisseurs d'une entreprise implique la circulation d'un document papier d'une personne à l'autre pour codage et approbation avant son intégration dans le logiciel comptable. Dans ce cas, le risque d'erreurs est élevé. Les comptables doivent non seulement se fier à la capacité de l'approbateur à choisir le bon code comptable, à l'inscrire correctement sur le document et à y apposer ses initiales (le tout de manière lisible), mais aussi à la transmission du document au service comptable par le relecteur.

Que se passe-t-il si le document est perdu ou détruit ? Il n’existe aucun contrôle sur sa circulation au sein de l’organisation. À la fin du mois, le comptable doit d'abord se transformer en chasseur de trésors, fouillant les bureaux à la recherche de factures non enregistrées, puis en cryptologue, tentant de déchiffrer des notes manuscrites sur des documents codés.

Symptôme n° 4

Ajustements manuels, régularisations et affectations

Il est maintenant temps pour le comptable de se conformer à toutes les obligations de rapports nécessaires au respect des normes comptables généralement admises (PCGR) et à la présentation fidèle des résultats des différents services. À la fin du mois, les comptables doivent veiller à la bonne clôture des comptes, ce qui implique souvent de nombreuses écritures manuelles de régularisation et de produits constatés d'avance.

D'autres entreprises répartissent leurs frais généraux entre plusieurs départements au moyen d'écritures comptables manuelles fastidieuses. Les frais d'amortissement doivent être suivis et consignés manuellement. Le comptable a besoin d'une feuille de calcul complexe pour centraliser toutes les données nécessaires à la réalisation des ajustements requis.

Symptôme n° 5

Absence de processus normalisés

Chaque mois apporte son lot de défis en matière de clôture. Les unités opérationnelles doivent être ajustées et consolidées. Les transactions intersociétés doivent être enregistrées. Et à mesure que de nouveaux comptes sont ajoutés, que de nouveaux systèmes sont mis en place et que de nouvelles problématiques réglementaires apparaissent, le comptable doit créer des systèmes pour les gérer. Si la procédure de clôture mensuelle est documentée, elle est conservée dans une feuille de calcul ou un document, et personne ne sait où trouver la version la plus récente. Il en résulte une frustration générale.

Symptôme n° 6

Rapprochements manuels

Les données relatives aux soldes bancaires et de cartes de crédit sont rapprochées manuellement à l'aide des relevés bancaires mensuels. Les virements électroniques doivent être comptabilisés et souvent saisis à partir du relevé bancaire, ce qui entraîne d'importantes variations de trésorerie à la fin du mois. Les transactions doivent être vérifiées et ajustées, et il est impossible de retrouver les pièces justificatives ou de faire correspondre les dépôts bancaires aux reçus correspondants. C'est pourquoi des feuilles de calcul supplémentaires sont créées pour simplifier le processus de rapprochement de fin de mois.

Symptôme n° 7

Connaissances de gestion limitées

Si l'entreprise s'appuie sur des outils de rapports externes ou des tableurs mensuels pour l'établissement de ses états financiers, c'est probablement dû aux limites de sa structure comptable. De nombreux systèmes génèrent leurs états financiers à partir de la structure rigide de leur plan comptable. Ces systèmes répondent aux exigences de base des normes comptables généralement admises (PCGR). Toutefois, ils ne répondent en rien aux besoins de gestion et de prise de décision des dirigeants, ce qui explique pourquoi l'entreprise se tourne vers des tableurs externes. Plus la feuille de calcul externe a d'onglets, moins la solution financière actuelle convient aux besoins de l'entreprise.

The Cure

Remède n° 1

Les données circulent librement d'un système à l'autre.

Grâce à sa conception intelligente, son architecture ouverte et ses options de déploiement flexibles, Acumatica s'intègre facilement à d'autres systèmes, quel que soit leur emplacement. Les données financières et opérationnelles peuvent être intégrées et analysées quotidiennement. Avec les fonctionnalités intégrées d'Acumatica, GRC Les services des capacités, des ventes et de la comptabilité s'appuient sur un ensemble de données unique. Chaque jour du mois, les informations sont exactes et accessibles aux dirigeants qui doivent prendre des décisions éclairées. Les données importées suivent la même logique d'affaires que les données saisies à l'écran, assurant ainsi leur cohérence en temps réel.

Remède n° 2

Les résultats financiers en temps réel permettent à tous d'être sur la même longueur d'onde.

Une fois les systèmes opérationnels et financiers pleinement intégrés, les dirigeants peuvent s'appuyer sur des rapports financiers quotidiens pour gérer et suivre leurs résultats. L'ajout d'utilisateurs est gratuit grâce au modèle de tarification unique d'Acumatica. Si la gestion des droits d'accès est une préoccupation, la sécurité granulaire et basée sur les rôles d'Acumatica garantit qu'aucun utilisateur n'a accès aux informations sensibles. Les utilisateurs ont un accès permanent aux informations dont ils ont besoin, et il n'y a plus de course contre la montre à la fin du mois ni de temps perdu à essayer de comprendre pourquoi certains rapports ne correspondent pas aux résultats comptables officiels.

Remède n° 3

Les transactions sont numérisées et acheminées pour une précision accrue.

Grâce à l'intelligence artificielle (IA) et à l'apprentissage machine (AA), Acumatica crée automatiquement les documents fournisseurs à partir des factures numérisées et identifie les éléments des justificatifs de dépenses à coder. Une fois saisis et codés, les documents sources peuvent être joints à chaque transaction (à partir d'un téléphone mobile ou d'un ordinateur), puis acheminés via des flux de travail automatisés pour vérification et approbation. Le codage automatisé et les flux de travail personnalisables réduisent considérablement le risque de corrections ou d'ajustements à la fin du mois.

Remède n° 4

Les ajustements automatisés éliminent les entrées manuelles

La saisie automatisée des transactions remplace le suivi, l'enregistrement et la comptabilisation manuels :

• Grâce aux codes de report, il est possible de configurer différents scénarios de comptabilisation automatique des produits et des charges. Le produit ou la charge reportée est ensuite calculé automatiquement à partir de ces codes, qui peuvent être générés et affectés à chaque poste.
• Les données relatives aux immobilisations sont conservées dans Acumatica (et mises à jour à partir des transactions AP et AR au besoin) afin que les frais d'amortissement puissent être automatiquement calculés et enregistrés à chaque période.
• Les transactions intersociétés sont automatiquement enregistrées dans les entreprises concernées au sein d'une base de données unique, ce qui élimine les efforts redondants et les ajustements de fin de mois.
• Allocations configurables créer des entrées automatisées basé sur l'une des règles suivantes dans Acumatica :
  • répartir les montants en fonction des coefficients (pondération) définis par l'utilisateur
  • répartir les montants en fonction des pourcentages
  • répartir les montants selon un ratio dynamique des soldes cumulés des comptes depuis le début de la période
  • répartir les montants en fonction des données budgétaires

Remède n° 5

Les processus configurables permettent d'appliquer des procédures de manière cohérente dans tous les domaines de l'entreprise.

Des flux de travail personnalisés permettent de créer des affectations automatiques, réduisant ainsi le temps nécessaire à l'attribution et à l'acheminement des documents pour toutes les approbations requises, quel que soit leur type. Des alertes et des notifications automatisées informent tous les utilisateurs des actions à entreprendre, depuis n'importe quel appareil, y compris un téléphone mobile pour les télétravailleurs. Les réviseurs peuvent ensuite accéder à tous les types de documents à examiner au moyen d'un formulaire unique.

Pour les entreprises fonctionnant par projets, les règles de facturation peuvent être utilisées pour automatiser le calcul des montants facturés aux clients pour un projet donné.

Remède n° 6

Les flux bancaires automatisés et les pièces jointes permettent d'effectuer des rapprochements quotidiens.

Les flux de transactions quotidiennes peuvent être importés des banques qui fournissent des données dans l'un des formats suivants : Open Financial Exchange (OFX), QuickBooks Online (QBO), QFX ou Excel. Ainsi, les utilisateurs peuvent effectuer des rapprochements bancaires quotidiens et accéder en temps réel aux soldes de trésorerie réels. Plus besoin d'attendre la fin du mois pour fermer les comptes.

Remède n° 7

Les états financiers multidimensionnels répondent aux besoins en temps réel des dirigeants d'entreprise.

Pour une flexibilité optimale, Acumatica utilise des clés segmentées afin de définir les différents éléments du plan comptable, ainsi que leur finalité et leur longueur. Une fois les numéros de compte attribués, les paramètres de lignes et de colonnes permettent de créer des états financiers personnalisés, incluant, le cas échéant, des comparaisons entre le budget et les réalisations, répondant ainsi aux besoins de chaque utilisateur de l'organisation.

La fin du mois devrait être une journée comme les autres.

Il est temps d'exploiter la puissance de l'automatisation. Plutôt que de s'enliser dans la fastidieuse et archaïque clôture mensuelle basée sur le calendrier, les organisations modernes peuvent désormais fermer leurs comptes au fur et à mesure, de manière continue.

Grâce à un système comme Acumatica, le personnel comptable peut se libérer du stress lié à la clôture mensuelle précipitée, tout en permettant au reste de l'équipe de direction d'accéder rapidement aux données financières essentielles. La plupart des tâches répétitives et fastidieuses peuvent être automatisées, et le service comptable est ainsi en mesure de planifier, d'établir des prévisions et des scénarios, et même de former ses collaborateurs.

À mesure que les entreprises évoluent vers le numérique, l'impact des gains d'efficacité sur les résultats financiers sera considérable, mais les avantages pour les membres de l'organisation moderne – amélioration du moral, communication renforcée et collaboration régulière – seront encore plus importants.