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Comment les logiciels ERP modernes préparent les fabricants et les distributeurs aux réglementations en matière de qualité et de conformité
La gestion des opérations quotidiennes n'est pas chose aisée, et elle se complexifie avec les réglementations fédérales et sectorielles en matière de conformité. En fait, la National Association of Manufacturers (NAM) estime que le secteur manufacturier est assujetti à près de 300 000 réglementations et restrictions. 1 À cela s'ajoutent des centaines de milliers d'exigences tout aussi contraignantes pour le secteur de la distribution en gros.
Les règlements en matière de conformité qualité obligent les fabricants et les distributeurs à complexifier des processus qui seraient autrement simples afin de verrouiller les systèmes, d'auditer les processus, de documenter les changements et de réaliser des investissements importants dans la formation et les systèmes pour simplifier le processus d'audit.
Toute entreprise est assujettie à des réglementations générales, allant de la conformité aux normes PCI des cartes de crédit aux exigences de déclaration financière de la loi Sarbanes-Oxley (SOX), en passant par les principes comptables IFRS/GAAP, les normes de sécurité de l'OSHA, et bien d'autres. Ces règlements s'ajoutent aux exigences fédérales appliquées par des agences gouvernementales telles que la FDA et l'EPA, ainsi qu'aux réglementations sectorielles en vigueur dans chaque maillon de la chaîne d'approvisionnement.
Ce document de synthèse d'Acumatica et d'eWorkplace Apps offre aux grossistes et aux fabricants un aperçu des fonctionnalités ERP modernes favorisant les initiatives de qualité et de conformité. Il présente également un résumé des exigences de qualité standard par secteur d'activité, ainsi que des stratégies pour la mise en œuvre de systèmes qualité et les étapes à suivre pour le déploiement de logiciels qualité.
Aperçu de la conformité
Règlements de qualité et de conformité
Les chaînes d'approvisionnement mondiales sont soumises à six catégories de réglementation : le droit des affaires et des finances, les technologies de l'information, la conformité sectorielle, le droit du travail, les exigences des partenaires commerciaux et la réglementation gouvernementale. Cette dernière concerne de nombreux secteurs, notamment l'aérospatiale et la défense, l'électronique, l'agroalimentaire et la chimie.
« Sans le cadre Acumatica, le développement et les tests de Pedigree [conformément à la loi FDA sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments] prendraient deux fois plus de temps ; la plateforme est extrêmement puissante. »
Affaires et finances
Les normes comptables Sarbanes-Oxley (SOX) en matière de rapports financiers, de conformité fiscale, de normes IFRS et de PCGR sont communes à toutes les entreprises.
Acumatica prend en charge les normes GAAP et IFRS et offre une gestion fiscale optimisée par Avalara. Acumatica a obtenu les certifications SOC 1 et SOC 2 et a fait l'objet d'audits annuels.
Restrictions sectorielles
L'ISO est la principale norme de qualité tous secteurs confondus. D'autres réglementations sectorielles sont élaborées par des organismes indépendants tels que l'Automotive Industry Action Group (AIAG), l'American National Standards Institute (ANSI), l'ASTM pour les matériaux et la SAE pour l'automobile et l'aérospatiale.
Acumatica fournit un cadre pour prendre en charge de nombreuses réglementations sectorielles grâce à des wikis intégrés, des flux de travail définis par l'utilisateur et des applications connectées.
Conformité des partenaires commerciaux
Les restrictions de qualité des clients et des fournisseurs comprennent l'EDI pour la transmission électronique de documents, les spécifications d'étiquetage et d'emballage, les normes de qualité des produits et autres exigences de qualité et de conformité.
Les applications EDI connectées, l'étiquetage et l'emballage natifs, ainsi que d'autres fonctionnalités, simplifient la conformité des partenaires.
Informatique
La conformité informatique inclut les normes PCI relatives aux cartes de crédit, la loi américaine CAN-SPAM, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les normes SOC, SSAE et ISAE de l'American Institute of Certified Public Accountants. Elle inclut également les normes FEDRAMP et ISO 27001.
Acumatica et la plateforme Amazon Web Services (AWS) sont accréditées ISO 27001.
Lois du travail
Les lois du travail comprennent les règlements de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), la Loi sur les normes équitables du travail, l'indemnisation des travailleurs, la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA), et plus encore.
Connectez-vous aux applications HCM pour la gestion des compétences et la formation, et utilisez Acumatica Payroll pour la gestion des indemnités d'accident du travail et des cotisations syndicales. La confidentialité HIPAA est également assurée.
Réglementations gouvernementales
Les agences fédérales comme l'EPA, la FDA et d'autres gèrent la lutte contre la pollution, le marketing et la publicité équitables, ainsi que la sécurité des produits.
Exploitez la puissance des applications connectées et des personnalisations à faible code et sans code pour créer des solutions répondant à pratiquement tous les besoins gouvernementaux.
Applications de gestion de la qualité
Connecter les données et les processus de qualité
Peu de systèmes ERP prennent en charge l'ensemble des exigences de qualité et de conformité. Les applications ERP traditionnelles peuvent offrir des fonctionnalités spécifiques pour certaines réglementations. Cependant, ces logiciels sont souvent rigides et difficiles à adapter aux changements réglementaires. Les applications modernes comme Acumatica offrent une plateforme flexible permettant de personnaliser les flux de travail, de sécuriser les données et de connecter des applications hétérogènes pour répondre aux exigences réglementaires en constante évolution.
« Sans la suite Acumatica, nous n’aurions certainement pas obtenu la certification ISO… Nous avons bâti l’intégralité de notre cadre de gestion de la qualité autour d’Acumatica… »
Documentation
Les wikis Acumatica permettent aux entreprises de documenter les procédures opérationnelles standard, les instructions de travail, les protocoles de sécurité et de gérer les exigences en matière de documentation qualité grâce à une gestion documentaire intégrée et une sécurité basée sur les rôles avec des journaux d'audit système.
Gérez une documentation de qualité grâce aux wikis Acumatica et à la gestion documentaire intégrée.
Précision
Le codage à barres, l'intelligence artificielle avec apprentissage machine et d'autres technologies éliminent les erreurs humaines, améliorant ainsi la précision. Des applications connectées permettent de recueillir des résultats de tests de qualité.
Automatisez la collecte de données et la saisie des résultats de tests pour une meilleure précision des données.
Sécurité
Plusieurs niveaux de sécurité protègent l'intégrité de vos données. Évitez les cyberattaques grâce à la plateforme ultra-sécurisée Acumatica. La sécurité intégrée basée sur les rôles offre des contrôles internes pour limiter l'accès à l'information.
Protégez vos systèmes et vos données grâce à la sécurité basée sur les rôles d'Acumatica.
Formation
Le fichier employé d'Acumatica offre des attributs personnalisés pour gérer les compétences et les certifications. Utilisez les fonctionnalités intégrées. GRC Créer des tâches de recertification et de formation. Des applications connectées sont disponibles pour la gestion du capital humain.
Gérer la formation avec des outils intégrés GRC et les applications connexes.
Signalement
Connectez les données ERP et les données externes grâce à des requêtes flexibles et des tableaux de bord en temps réel pour évaluer les performances des fournisseurs, les temps d'arrêt machine, etc. Les outils de BI présentent les données de manière visuelle avec des notifications.
Connectez les données entre les plateformes pour obtenir des rapports de qualité et de conformité en temps réel.
Contrôle des processus
Automatisez vos processus d'affaires et éliminez les erreurs de saisie. Les applications de gestion des modifications techniques et du cycle de vie des produits permettent de suivre les demandes de modification grâce à des journaux d'audit. Utilisez le configurateur de produits basé sur des règles pour définir des normes pour les produits configurés.
Gérer les modifications techniques, définir les configurations des produits et assurer la traçabilité de la qualité.
« Pour toute entreprise en pleine croissance comme la nôtre, il est essentiel de disposer d'un système de gestion de la qualité robuste, efficace pour l'ensemble de nos références, centralisé et fournissant des rapports de rappel de lots extrêmement utiles. La suite de gestion de la qualité eWorkplace App pour Acumatica constituera la pierre angulaire de notre programme qualité… Une intégration parfaite est indispensable. Elle permet de suivre tous les mouvements de stock, d'assurer la traçabilité des contrôles de qualité à chaque étape du processus et de les documenter. Impossible d'y parvenir avec de simples feuilles de calcul et le suivi des stocks. »
Fonctionnalités de gestion de la qualité de pointe
L'association des ressources humaines, des processus et des logiciels assure la qualité et la conformité au sein de chaque organisation. Un système de gestion de la qualité (SGQ) performant constitue la base d'un environnement SGQ qui répond aux attentes et aux exigences, voire les dépasse. Les applications SGQ d'entreprise comprennent notamment les neuf éléments suivants.
Sécurité et contrôle
Le système doit avoir plusieurs niveaux d'autorité permettant de contrôler qui peut créer, exécuter et approuver des fonctions, modifier des enregistrements et accéder à des données de qualité.
AQL / Échantillonnage
L'application QMS offre aux utilisateurs un système flexible pour définir les niveaux d'échantillonnage, tels que les limites d'acceptation de la qualité (AQL). De plus, les résultats d'évaluation sont basés sur le niveau de gravité (majeur, moyen, mineur) et les critères de résultat (rigoureux, modéré, flexible), l'objectif final étant de prendre en charge les normes ISO 2859 / ANSI/ASQ Z1.4 et les normes similaires.
Formation et éducation
Le système QMS fournit un cadre pour gérer les exigences de formation et de certification des employés, avec des contrôles permettant de restreindre l'accès à des tâches spécifiques en fonction des niveaux de formation.
Outillage et équipement
Les utilisateurs définissent les outils utilisés dans le processus de contrôle de la qualité en précisant les détails relatifs à l'état des outils, tels que les dates et certificats d'étalonnage, ainsi que l'état des équipements.
Journaux d'audit
Le système de gestion de la qualité (SGQ) permet aux utilisateurs de définir et de contrôler de multiples audits, tant sur les données que sur les processus, afin d'assurer la conformité aux normes de qualité. Les audits doivent être suffisamment souples pour s'adapter aux processus systématiques et manuels.
NC et CAPA
Les fonctionnalités du SMQ prennent en charge les procédures internes, clients et fournisseurs relatives aux non-conformités (NC) et aux mesures correctives et préventives (CAPA) afin de documenter les étapes en cas d'échec des tests de qualité et de disposition des produits.
Santé et sécurité
L'application QMS fournit des outils pour gérer les incidents liés à la santé et à la sécurité des employés, avec des mesures pour atténuer, corriger et prévenir les problèmes futurs.
Plans d'inspection
L'application QMS fournit un cadre flexible pour élaborer des plans d'inspection et des listes de contrôle pour toutes les transactions d'inventaire ou de fabrication, telles que la réception des marchandises des fournisseurs, les transferts d'entrepôt, les sorties de matériel pour la production et les activités d'inventaire physique.
Plans de test
Les applications QMS permettent aux utilisateurs de créer des plans de test avec des critères d'évaluation flexibles utilisant des méthodes d'évaluation booléennes, alphanumériques, numériques, des listes validées et d'autres méthodes d'évaluation par rapport à un résultat attendu prédéfini afin d'assurer l'adéquation et le bon fonctionnement des produits.
Stratégie
Stratégies pour une meilleure conformité
Étape 1 : Fondation
Établissez des bases solides pour garantir la qualité grâce à une application ERP moderne, conçue dès le départ avec une connectivité ouverte et des outils natifs pour l'automatisation et le contrôle des processus. Quelles fonctionnalités de qualité votre application ERP actuelle intègre-t-elle ? Existe-t-il un module pour étendre ses capacités de conformité ? Envisagez une mise à niveau ou un remplacement de votre logiciel ERP existant avant tout projet lié à la qualité ou à la conformité. Vous serez peut-être surpris de constater que les nouvelles versions offrent des fonctionnalités qui simplifient la gestion des règlements de qualité.
« L'un des principaux avantages d'Acumatica est sa grande personnalisation… Nous avons également mis en place différents ensembles de contrôle de la qualité et créé des tableaux de bord. »
Étape 2 : Recherche
Faites des recherches et documentez les technologies de qualité et de conformité afin de prioriser vos actions. Commencez par identifier les problèmes de qualité et de conformité. Ensuite, effectuez une analyse approfondie de vos processus d'affaires pour repérer ceux qui peuvent être améliorés. Documentez les fonctionnalités de qualité et de conformité de votre système ERP actuel (ou de son remplaçant éventuel). Comment ces fonctionnalités sont-elles utilisées aujourd'hui ? Procédez par étapes et concentrez-vous d'abord sur les activités de qualité et de conformité les plus prioritaires. Finalement, contactez votre partenaire ERP pour en savoir plus sur les modules, fonctionnalités ou applications tierces disponibles.
Étape 3 : Prioriser
Dressez une liste des problèmes de qualité et classez-les par ordre de priorité en fonction de leur coût et de leurs avantages potentiels. Cherchez d'abord à optimiser vos applications actuelles. Tenez compte des coûts. Par ailleurs, de nombreuses exigences réglementaires avancées peuvent vous obliger à adopter des systèmes de gestion de la qualité coûteux et superflus, ou à effectuer des personnalisations intrusives. Analysez les projets qualité précédemment réalisés afin d'identifier des pistes d'amélioration des processus, notamment par l'ajustement des configurations. Enfin, assurez-vous de rester à jour : les nouvelles versions peuvent offrir des fonctionnalités qui peuvent améliorer les processus existants ou ouvrir de nouvelles perspectives pour une gestion de la qualité et de la conformité optimisée.
Étape 4 : Élaborer un plan
Élaborez un plan définissant l'objectif visé, les technologies de soutien, ainsi qu'un calendrier et un processus pour la mise en œuvre du système qualité, du début à la fin. Documentez à l'avance l'état actuel des projets et initiatives qualité et conformité afin d'avoir un point de référence pour mesurer votre réussite. Même si vous n'avez pas de date de début pour le projet qualité, vous pouvez définir les phases et les échéances détaillées de chaque étape. Prévoyez des solutions de rechange en cas de problèmes techniques.
Exécution
Mise en œuvre de systèmes de qualité
Il est temps de mettre en œuvre le projet qualité et conformité. N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de tout adresser d'un seul coup ; c'est plus facile de commencer par les exigences les plus simples.
Étape 1 : Préparation
Le temps de préparation dépend de la complexité du projet, des technologies utilisées et de l'ampleur des modifications. La préparation doit débuter bien avant la date de mise en service souhaitée. Elle doit inclure un examen du plan de projet avec toutes les personnes impliquées. Fixez la date de début du projet et attribuez des dates à chaque étape. Prévoyez un plan d'urgence afin d'assurer une procédure en cas d'imprévu. Informez les participants des délais, de leurs rôles et de leurs responsabilités. Un test pilote en salle de conférence (TPC) améliore considérablement les chances de réussite.
« On peut télécharger tous nos certificats d'analyse, nos tests microbiologiques et nos tests de qualité. En cas d'audit, si quelqu'un veut connaître les résultats des tests d'avril, on peut fournir un fichier PDF. Le service qualité me dit toujours à quel point c'est plus simple maintenant. »
Deuxième phase : Jour de mise en service
Désignez un gestionnaire de projet chargé de déléguer les tâches aux membres de l'équipe et de piloter l'ensemble du projet. Les changements de dernière minute sont inévitables. Documentez ces changements afin de pouvoir analyser ultérieurement les écarts par rapport au plan de mise en production.
Troisième phase : Examen
Laissez aux utilisateurs le temps de s'adapter aux nouveaux processus et de recueillir les données. Consultez les notes de mise en production pour être au courant des modifications de dernière minute. Discutez avec les utilisateurs des nouvelles techniques et technologies. Qu'est-ce qu'ils aiment ? Qu'est-ce qui leur déplaît ? Les jugent-ils utiles ? Vous constaterez que les utilisateurs ont souvent d'excellentes idées si vous prenez le temps de les interroger. Analysez les premiers résultats. Avez-vous atteint, voire dépassé, vos objectifs ? Poursuivez le suivi des résultats et créez des tableaux de bord et des rapports pour améliorer la qualité et la conformité des données en vue d'une analyse continue.
Phase quatre : Amélioration continue
Restez au courant des dernières mises à jour de vos logiciels ERP et QMS. Configurez un environnement de test pour les mises à niveau. Consultez les feuilles de route des produits et comprenez les cycles de vie technologiques. Cherchez des façons d'utiliser les fonctionnalités existantes pour améliorer davantage les processus et l'automatisation. Restez à l'affût des changements en matière de qualité et de conformité. Prévoyez les changements et élaborez des plans pour y faire face et demeurer conforme.
Simplifiez la conformité à la qualité avec Acumatica et les applications eWorkplace
Des centaines de milliers de réglementations en matière de qualité et de conformité ont un impact sur les grossistes et les fabricants. Les entreprises qui utilisent des progiciels de gestion intégrée (PGI) traditionnels installés sur place ou des logiciels comptables d'entrée de gamme sont confrontées à des processus déconnectés et à des solutions manuelles complexes. À l'inverse, les entreprises dotées de PGI modernes basés sur le nuage disposent des outils nécessaires pour anticiper l'évolution constante des règles et réglementations.
Acumatica, associé au système de gestion de la qualité (SGQ) des applications eWorkplace, offre un cadre d'entreprise moderne pour se conformer aux réglementations les plus strictes. Donnez aux employés les moyens de documenter les initiatives de qualité, de gérer leur formation, d'améliorer la précision des données et de contrôler la sécurité des systèmes et des données. Personnalisez les contrôles des processus et élaborez des rapports de qualité et de conformité pertinents, intégrant des indicateurs clés de performance, sur des tableaux de bord en temps réel, accessibles via la mobilité et permettant d'explorer l'historique des transactions.
À propos des applications eWorkplace
Spécialisée exclusivement dans la plateforme Acumatica, eWorkplace Apps propose des produits, intégrations, extensions, services de conseil et formations adaptés aux besoins spécifiques des fabricants et distributeurs de produits discrets et de procédés. Parmi nos produits phares figurent la gestion de la qualité et la production de procédés pour Acumatica. eWorkplace Apps est une filiale de BatchMaster Software, chef de file mondial des logiciels de fabrication depuis 30 ans. Basée à Irvine, en Californie, eWorkplace Apps réunit plus de 30 développeurs, consultants en implémentation et analystes Acumatica possédant une expertise sectorielle pointue pour vous aider à optimiser votre activité sur la plateforme Acumatica. Pour en savoir plus, visitez www.eworkplaceapps.com .
« Nous avons choisi Acumatica parce que nous voulions avoir un partenaire capable de comprendre la complexité du secteur du cannabis. »
