Il est temps de remplacer votre système ERP hérité?

Votre logiciel de gestion d'entreprise est-il adapté aux défis actuels du monde des affaires ?

EST-CE COMPLET, CONNECTÉ, INTÉGRÉ ET AGILE ?

Pour ceux qui doutaient encore de la valeur du nuage, de l'automatisation et de la transformation numérique au début de 2020, il ne fait désormais plus aucun doute que c'est la voie à suivre. L'infonuagique et les technologies avancées qui favorisent la connectivité, la collaboration, l'automatisation et l'agilité ne sont plus de simples options, mais des prérequis. Toutefois, la technologie seule ne suffit pas. Il est essentiel de repenser les processus d'affaires et de trouver de nouvelles façons d'acquérir un avantage concurrentiel.

Qu'on l'appelle transformation numérique ou transformation d'entreprise (ou les deux), la plupart des entreprises savaient depuis des années qu'il s'agissait d'un passage obligé pour survivre et prospérer dans l'économie numérique mondiale actuelle. Pourtant, les changements significatifs et les progrès se sont avérés, au mieux, très lents. Les opérations quotidiennes ont tout simplement freiné la mise en œuvre de ces premières étapes cruciales.

Les entreprises savaient qu'elles devaient migrer vers le nuage, se doter d'une solution plus complète, intégrée et agile, ainsi que d'une connectivité accrue, tout en répondant aux nouvelles exigences réglementaires et à l'évolution des modèles économiques. Toutefois… soucieuses de ne pas perturber davantage leurs activités, elles ont continué à se contenter de solutions logicielles de gestion d'entreprise peu performantes.

Puis l'impensable s'est produit : une pandémie mondiale. Toutes les entreprises du monde entier ont été touchées, chacune à sa manière. Certains secteurs ont dû s'arrêter complètement, tandis que d'autres ont pu fermer leurs bureaux tout en restant productifs. Les fabricants ont été confrontés à une multitude de défis, selon les produits fabriqués. Ceux qui produisaient, livraient et assuraient le service après-vente de biens essentiels ont dû augmenter leur production tout en assurant la sécurité. D'autres ont dû se reconvertir rapidement, passant d'une production non essentielle à une production essentielle. Les frontières ont été fermées et les chaînes d'approvisionnement perturbées. L'industrie de la construction a connu un ralentissement de l'approvisionnement en matériaux et les projets non essentiels ont été suspendus. L'annulation d'événements a perturbé les collectes de fonds des organismes sans but lucratif. Les services administratifs et administratifs ont fermé leurs portes et les employés de bureau sont passés massivement au télétravail, du jour au lendemain.

Si vous utilisez encore un système ERP (Enterprise Resource Planning) désuet qui limite votre capacité d'adaptation et de réactivité, son remplacement s'impose. Si vous avez ajouté des solutions au compte-gouttes, avec la promesse d'une intégration complexe et loin d'être fluide, il est temps de rectifier le tir et de viser…

• Une solution infonuagique pour faciliter le télétravail, améliorer la visibilité, la productivité et l'efficacité.
• Une solution « complète » et parfaitement intégrée
• … mais une qui vous permet d’avancer graduellement selon votre propre conception

PAR OÙ COMMENCER : CHOISIR UNE PLATEFORME SOLIDE

Le parcours de chaque entreprise est unique et dépend de son secteur d'activité, de ses solutions existantes, de ses difficultés actuelles et de ses priorités. Cependant, même si les objectifs finaux peuvent différer, ils doivent partager certaines caractéristiques communes : les applications d'entreprise, notamment les ERP, doivent être modernes, hébergées dans le nuage, riches en fonctionnalités, complètes et parfaitement intégrées.

Par conséquent, la première étape de la transformation de votre entreprise devrait être le choix d'une plateforme performante. Par « plateforme », on entend l'architecture et les outils et technologies sous-jacents utilisés pour développer et exploiter la solution. Il est évident que les développeurs bénéficient des services fournis par une plateforme, ce qui accélère le processus de développement. Mais comment cela se traduit-il en avantages concrets pour l'entreprise ? La réponse est simple : offrir plus de fonctionnalités et d'innovations, permettant ainsi aux entreprises de suivre le rythme effréné du changement, avec un minimum de perturbations. Toutefois, toutes les plateformes ne se valent pas. Certaines offrent simplement plus de valeur grâce à un plus grand nombre de services, offerts de manière plus diversifiée… ce qui rend le choix de la plateforme d'autant plus crucial.

Il s'agit de la plateforme qui rend la solution accessible sur le Web (ou non) et qui permet son exécution dans le nuage (ou non). C'est elle qui la rend extensible et configurable, vous permettant de la personnaliser et de l'adapter sans modifications invasives du code. C'est elle qui facilite l'intégration avec d'autres solutions (les vôtres et celles de vos partenaires commerciaux). C'est elle qui permet l'échange autonome de données (pensez à l'Internet des objets ou aux paiements automatisés), prend en charge les mégadonnées, la connectivité, la collaboration et même l'intelligence artificielle (IA). C'est elle qui détermine la facilité d'utilisation et l'expérience utilisateur globale.

VOTRE PROPRE CHEMIN, À VOTRE PROPRE RYTHME

Les plateformes sont importantes, peu importe le chemin que vous empruntez. Même si vous utilisez une solution ERP traditionnelle, la manière et le rythme de son remplacement peuvent varier considérablement. Opterez-vous pour un remplacement complet, en adoptant une approche radicale, ou mettrez-vous en œuvre une nouvelle solution de manière plus progressive ? Si vous choisissez une approche progressive, par où commencer ? Faut-il d'abord remplacer votre système actuel, en établissant une base solide, moderne, basée sur le nuage et plus agile, avant de songer à répondre à de nouveaux besoins ? Où faut-il commencer par la périphérie, en renforçant par exemple votre service à la clientèle avec un système de gestion de la relation client (CRM) ? GRC Ou peut-être que la priorité d'une entreprise de construction est la gestion de projet. Peut-être que le commerce électronique est devenu essentiel à votre activité. Répondre à des besoins actuellement insuffisamment comblés est peut-être votre besoin le plus immédiat.

Quel que soit votre point de départ, vous devez garder votre objectif final en tête. Cet objectif doit être une solution complète et intégrée, capable de s'adapter et d'évoluer avec votre entreprise. Cela ne signifie pas nécessairement que tous les composants, y compris les fonctionnalités propres à votre secteur d'activité, soient développés par votre fournisseur de solutions ERP. Plus l'écosystème qui entoure ce fournisseur est solide, plus votre solution finale a de chances de répondre à tous vos besoins.

Il est essentiel de déterminer les éléments essentiels à votre solution globale. On y reviendra plus tard. Entre-temps, le choix de votre architecture et de votre plateforme déterminera le fonctionnement et l'efficacité de l'ensemble des composants, non seulement en fin de compte, mais aussi pendant la phase de développement de votre solution.

Cela rappelle le débat séculaire entre une suite logicielle entièrement intégrée et une approche « best-of-breed ». De nombreux éditeurs d'ERP vantent les mérites d'une solution complète et intégrée depuis des décennies et s'opposent à la prolifération d'applications disparates.

Traditionnellement, un élément clé de cette décision était d'évaluer les compromis entre l'intégration complète et l'étendue des fonctionnalités. Autrefois, les modules intégrés à une suite ERP offraient généralement des fonctionnalités limitées. Ce n'est plus souvent le cas aujourd'hui. De plus, cela impliquait autrefois de commencer par une implémentation ERP complète. Mais avec une architecture sous-jacente adaptée, ce n'est plus nécessairement nécessaire aujourd'hui. Cela s'explique principalement par le fait que la conception des systèmes ERP a considérablement évolué depuis.

LES COMPOSANTS REMPLACENT LA STRUCTURE MONOLITHIQUE

Auparavant, une suite logicielle était toujours une structure monolithique. Elle se composait généralement de modules (par exemple, comptabilité générale, comptes fournisseurs, gestion des stocks, achats, gestion des commandes, comptes clients). Certains étaient certes facultatifs, mais aucun ne pouvait fonctionner indépendamment. Par conséquent, même si la gestion des interventions sur le terrain ou la gestion de projet constituaient votre besoin le plus immédiat et critique, vous ne pouviez pas commencer par là sans avoir préalablement mis en œuvre un système ERP complet. Aujourd'hui, attendez-vous à plus de flexibilité.
Dans l'économie numérique mondiale actuelle, où le rythme du changement s'accélère, les structures rigides et monolithiques sont les dinosaures du monde des logiciels d'entreprise. Mais contrairement aux dinosaures, elles sont loin d'avoir disparu. Elles persistent dans les solutions existantes – ces mêmes solutions que vous cherchez probablement (et espérons-le !) à remplacer par une solution construite sur une architecture moderne et une plateforme robuste.

Alors que les premières solutions ERP étaient des structures rigides et monolithiques, les solutions modernes sont aujourd'hui davantage axées sur les composants. On parle alors d'architecture de microservices. Tout expert technique parmi vous sait qu'une architecture de microservices est un style architectural qui structure une application comme un ensemble de services faiblement couplés . Pour les lecteurs non techniques, imaginez construire une solution à partir de briques Lego. Les puristes détestent cette analogie, et c'est vrai qu'elle est simpliste. Mais c'est une analogie efficace qui s'adresse à la plupart des utilisateurs métiers qui n'ont ni l'expertise ni l'envie de se plonger dans le jargon technique.

Imaginez bâtir une structure avec des Legos. Chaque brique est faite du même matériau et s'emboîte de la même façon aux autres. Elles sont interchangeables à bien des égards. Vous pouvez commencer petit et agrandir progressivement. En choisissant différentes couleurs et tailles, et en les assemblant selon un motif différent, vous pouvez créer une structure unique. Une fois construite, si vous souhaitez la modifier, il suffit de détacher certaines briques et de les remplacer sans endommager les parties non concernées. C'est beaucoup moins dérangeant que de construire avec un marteau, du bois et des clous.

Il est donc important de rechercher non seulement une solution complète, mais aussi la flexibilité nécessaire pour une mise en œuvre progressive. Le fournisseur a-t-il conçu la solution de manière à vous permettre de procéder dans l'ordre qui répond à vos besoins les plus immédiats, sans compromettre la solution finale ?

Bien sûr, choisir une seule et même solution pour répondre à tous vos besoins n'est pas la seule option. Par définition, un ERP est une suite intégrée de modules qui constitue le système transactionnel et opérationnel de référence de votre entreprise. Cependant, un ERP ne couvre pas nécessairement les besoins des services d'ingénierie, de vente, de service à la clientèle, de gestion de projet ou de marketing. Ces modules peuvent provenir de votre fournisseur d'ERP, mais ce n'est pas systématique. S'ils proviennent de partenaires de l'écosystème de ce fournisseur, ils ont beaucoup plus de chances d'être parfaitement intégrés. Les solutions développées sur la même plateforme que votre ERP sont celles qui offrent le plus facilement ce type d'intégration.

Même si vous n'envisagez pas de remplacer votre ERP dès le départ, il est fortement recommandé d'étudier attentivement une solution complète. Toutefois, si vous optez pour l'approche traditionnelle du « best of breed » et que vous composez votre propre solution à partir de solutions de différents fournisseurs, la capacité de collaborer efficacement avec d'autres acteurs devient encore plus cruciale. Nous encourageons toute entreprise à la recherche d'une solution, quelle qu'elle soit, à privilégier une philosophie d'ouverture. Le faible couplage décrit précédemment, ainsi que les API (interfaces de programmation d'applications) modernes, réduisent considérablement le besoin de développer et de maintenir du code personnalisé pour l'intégration.

À QUEL POINT LE SIGNIFICATION « COMPLET » EST-IL TERMINÉ ?

La recherche d'une nouvelle solution ERP n'est pas une démarche quotidienne. Selon les dernières études Mint Jutras sur les solutions d'entreprise, l'âge moyen des implémentations ERP est d'environ 7,75 ans. Si vous avez implanté une nouvelle solution au cours des cinq dernières années, il est probable que vous n'ayez pas à en chercher une autre si tôt. Par conséquent, on peut affirmer sans risque que (sauf en cas de changement d'emploi récent) toute personne effectuant une recherche aujourd'hui n'a pas entrepris cette démarche au cours des huit à dix dernières années, voire plus. Et beaucoup de choses ont évolué, tant au niveau des logiciels que de votre entreprise.

Alors que l'adéquation et la fonctionnalité étaient autrefois les principaux critères de décision, les caractéristiques et les fonctions, même les plus avancées, sont aujourd'hui des prérequis. Si une adéquation à 80 % était acceptable dans le passé, les solutions flexibles et technologiques actuelles permettent d'atteindre un niveau d'adéquation bien plus proche des 100 %, sans nécessiter de personnalisation intrusive. Bien sûr, il est toujours indispensable de mener une étude approfondie et de vérifier la robustesse des fonctionnalités, notamment celles propres à votre secteur d'activité. Toutefois, si vous n'avez pas comparé les offres depuis un certain temps, vous pourriez être agréablement surpris.

Aucun éditeur de logiciels ne peut prétendre satisfaire tous les besoins de toutes les entreprises. Cependant, il est possible d'obtenir des fonctionnalités de « dernier kilomètre » grâce à une plateforme robuste et aux microservices, ce qui rend l'ERP plus « extensible ». Autrement dit, cela permet à l'éditeur (et possiblement à ses partenaires possédant une expertise pointue du domaine) d'ajouter facilement des fonctionnalités spécialisées à une base de code solide, avec un minimum de perturbations.
C'est là le véritable secret (pas si secret) qui permet à tout fournisseur de solutions d'assurer une fonctionnalité de « dernier kilomètre », non seulement pour les grands secteurs comme la fabrication, la distribution ou les services, mais aussi dans des domaines plus verticaux comme les entreprises d'ingénierie et de construction, les fabricants de procédés ou les fabricants qui fournissent également des services d'installation, de réparation et de maintenance.

Cependant, lorsque vous envisagez d'ajouter cette fonctionnalité de dernier kilomètre, il est important d'examiner attentivement le système. Nous n'avons fait qu'effleurer la technologie des plateformes dans la section précédente. Si vous n'avez pas l'expertise technique nécessaire pour approfondir les aspects techniques sous-jacents, il peut être judicieux de consulter des experts (indépendants). Mais il n'est pas nécessaire d'être un expert en technologie pour repérer les problèmes potentiels. Les solutions les mieux intégrées sont celles où tous les composants ont été développés sur la même plateforme (technologie) et partagent un modèle de données commun. Posez-vous donc la question. Si un fournisseur de solutions a élargi son portefeuille par acquisition, à moins qu'il n'ait racheté un partenaire, le produit complémentaire acquis n'a généralement pas été développé sur la même plateforme et possède son propre modèle de données. Dans ce cas, vous devrez transférer des données entre votre ERP et l'« extension ». Certains fournisseurs gèrent mieux cette situation que d'autres, mais le risque de désynchronisation des données demeure.

PLUS C'EST MOINS

Nous vous encourageons donc à être plus exigeants envers votre fournisseur de solutions et son écosystème. Ne vous limitez pas aux fonctionnalités antérieures de votre ERP et de ses extensions complémentaires. Recherchez des outils de connectivité, de collaboration et d'analyse intégrés au produit de base.

Recherchez une interface utilisateur intuitive et facile à naviguer. Au cours de la dernière décennie, les fournisseurs de solutions ont investi massivement dans l'amélioration de l'expérience utilisateur. Le développement des nouveaux logiciels repose maintenant sur un paradigme radicalement différent de celui des « écrans verts ». Privilégiez une interface familière, semblable à celle de vos applications grand public préférées. Vous devriez pouvoir l'adapter à vos besoins et la personnaliser selon vos préférences et votre rôle au sein de l'organisation.
Non seulement les interfaces utilisateur sont devenues plus intuitives, simplifiant l'utilisation des systèmes, mais certaines ont même appris à « écouter » et à « parler ». Plusieurs fournisseurs de solutions ont lancé des assistants numériques sur le marché, transformant ainsi la façon dont les utilisateurs interagissent avec les solutions. Bien que leurs fonctionnalités varient, ces assistants virtuels ont généralement un point en commun : on peut leur parler, et ils comprennent ce qu'on dit – la plupart du temps. Ils peuvent même répondre. Ces solutions exploitent le traitement automatique du langage naturel (TALN), une forme d'intelligence artificielle (IA). Si, il y a peu, ces technologies semblaient relever de la science-fiction, elles sont désormais omniprésentes dans les technologies grand public. Nous « parlons » régulièrement à nos téléphones intelligents et même à nos téléviseurs. Il est temps de commencer à dialoguer avec vos logiciels d'entreprise.

Pensez aussi à l'automatisation. Parfois, la meilleure interface utilisateur est tout simplement l'absence d'interface. Pouvez-vous consigner les actions répétitives des utilisateurs et les transformer en automatisation robotisée des processus (RPA) ? Faites preuve de créativité et explorez d'autres avenues pour automatiser vos processus.
Plus de technologies embarquées se traduisent par une automatisation accrue, une personnalisation réduite, une maintenance simplifiée et, au final, moins de travail pour vous.

ACCÉDER AU NUAGE

Dans notre introduction, nous avons souligné que les entreprises sont conscientes de la nécessité de migrer vers le cloud. Pour ceux qui doutaient encore de la valeur du nuage au début de 2020, il ne fait désormais plus aucun doute qu'il s'agit de la voie à suivre. L'an dernier, l'informatique en nuage (associée aux technologies de pointe) a allégé la charge de travail de certains, tandis que d'autres ont rencontré des difficultés face aux mesures de confinement qui ont pris de court nombre d'entreprises. Même après la sortie de cette crise, la valeur du nuage et du logiciel en tant que service (SaaS) demeure. Examinons quelques exemples.

LE SAAS FAIT SES PREUVES

Commençons par l'évidence. La capacité d'accéder n'importe quand et n'importe où est inhérente aux solutions logicielles accessibles par le nuage et fournies en tant que service. Mint Jutras vante les mérites de l'informatique en nuage et du logiciel en tant que service (SaaS) depuis des années, mais malgré l'engouement suscité par le nuage et le SaaS, force est de constater que beaucoup ne saisissent toujours pas pleinement la différence entre les deux ni les avantages que le SaaS peut apporter.

Que votre solution soit hébergée sur vos propres serveurs ou dans un nuage privé ou public, la possibilité d'y accéder à tout moment et de n'importe où constitue un atout majeur. L'accès Web vous offre la connectivité indispensable au télétravail. Si la capacité de se connecter est essentielle, la qualité de la connexion l'est tout autant.
Ce problème est apparu lorsque, du jour au lendemain, les employés de bureau sont passés massivement au télétravail. Les employés des entreprises utilisant des solutions SaaS ont pu commencer à travailler de la maison presque immédiatement. Ils pouvaient apporter leurs ordinateurs portables et appareils mobiles, ou simplement s'installer devant leur ordinateur personnel, et accéder instantanément et pleinement aux mêmes données et systèmes qu'au bureau.
Ceux qui utilisaient des solutions sur place ont vécu une expérience bien différente. Il leur a probablement fallu plusieurs jours de travail acharné pour aider les télétravailleurs. L'accès via un VPN était souvent une source de difficultés majeures, surtout pour les employés qui n'avaient jamais reçu d'ordinateur portable (n'en ayant pas besoin).

De nombreuses entreprises se sont empressées d'acquérir de nouveaux appareils portables. Il est beaucoup trop risqué d'ouvrir son réseau d'entreprise à des machines non sécurisées ; il était donc impératif que ces employés utilisent le matériel de l'entreprise.
Ensuite, il y a la question de la performance du réseau. Peu d'entreprises avaient la bande passante nécessaire, et leurs réseaux n'offraient pas la même flexibilité que ceux des fournisseurs de solutions SaaS.
Si cette crise a rendu la migration vers le nuage plus urgente, elle a laissé en suspens la question de la méthode à suivre. Plusieurs options stratégiques ont toujours existé, et cette décision est directement influencée par les choix mentionnés précédemment concernant le point de départ de votre transformation numérique. Toutefois, la transition vers le nuage se résume généralement à trois stratégies principales :

• Soulever et déplacer
• Stratégie d'encerclement
• Stratégie de remplacement

LEVER ET DÉPLACER

Il est possible, en effet, de migrer votre solution actuelle vers le cloud. Dans ce cas, votre solution sera transférée dans son état actuel. Certains fournisseurs, notamment ceux qui ont adapté au nuage des solutions initialement déployées sur place, présentent cette approche comme la stratégie de migration la plus simple. C'est effectivement la plus simple, mais elle n'est pas nécessairement la plus avantageuse. Vous confierez probablement l'entretien de votre solution au fournisseur ou à l'un de ses partenaires, tout en conservant les limites de votre solution actuelle. Il s'agit plutôt d'un transfert numérique qu'une véritable transformation. Si votre solution est relativement récente et que vous avez simplement choisi de l'installer sur votre infrastructure, cela pourrait convenir. D'un autre côté, si c'est une vieille solution, vous ne réglez pas le problème de fond. Au mieux, c'est une solution temporaire.

STRATÉGIE ENVELOPPEMENT

Une « stratégie d'architecture périphérique » consiste à conserver votre solution actuelle et à l'entourer de solutions infonuagiques et/ou SaaS. Vous pouvez tout à fait adopter cette approche même si vous migrez certaines de vos solutions critiques existantes vers le nuage, comme décrit précédemment. Bien que cette approche hybride soit très répandue, elle constitue probablement une solution temporaire, le temps de votre transition graduelle vers le cloud. Assurez-vous simplement que votre solution existante et toute nouvelle solution infonuagique/SaaS ajoutée soient compatibles. Souvent, la solution existante que vous migrez (ou non) représente le facteur limitant. Les meilleures solutions infonuagiques récentes sont conçues pour une interopérabilité et une intégration faciles. Les solutions plus anciennes… probablement pas.

STRATÉGIE DE REMPLACEMENT

Finalement, la décision la plus simple serait peut-être de remplacer votre solution actuelle. Si la décision semble simple en théorie, sa mise en œuvre est loin d'être simple. Toutefois, comme mentionné précédemment, une stratégie de remplacement n'implique pas nécessairement de tout changer d'un coup. Avec une plateforme performante et une architecture modulaire, vous devriez pouvoir parvenir progressivement à une solution complète et intégrée.

Le remplacement complet vous offre également des avantages considérables, car il vous incite (voire vous oblige) à réévaluer vos processus d'affaires actuels. La transformation numérique ne se limite pas à l'utilisation du cloud. Elle implique de transformer votre entreprise pour qu'elle se connecte et collabore au sein de l'économie numérique mondiale. Elle signifie innover et évoluer en permanence pour s'adapter à un environnement commercial en constante mutation.
Chacun adoptera sa propre approche. Certains migreront directement vers le nuage, tandis que d'autres y viendront progressivement. Si votre entreprise repose actuellement sur des solutions désuètes qui limitent votre connectivité et votre interopérabilité, l'ajout de quelques solutions infonuagiques périphériques et complémentaires pourrait vous aider à vous connecter à vos partenaires d'affaires et à vos clients. Toutefois, vous devrez éventuellement remplacer ces anciens logiciels, sous peine de vous retrouver en situation de net désavantage concurrentiel.

RÉSUMÉ ET PRINCIPAUX POINTS À RETENIR

Depuis au moins dix ans, la plupart des entreprises ont compris la nécessité de leur transformation numérique pour rester compétitives dans notre économie mondiale et digitale. Mais les progrès concrets ont été lents. Puis, le monde a été plongé dans une pandémie sans précédent en raison de sa propagation fulgurante et de son impact considérable sur les entreprises à l'échelle mondiale. Pour ceux qui doutaient encore de la valeur du nuage, de l'automatisation et des technologies numériques au début de 2020, l'année écoulée a dissipé tous leurs doutes quant à l'urgence d'adopter cette approche.
L'informatique en nuage et les technologies avancées qui favorisent la connectivité, la collaboration, l'automatisation et l'agilité ne sont plus de simples options, mais des prérequis. Une chose est devenue terriblement claire : les logiciels de gestion d’entreprise traditionnels doivent être modernisés, étendus, rendus accessibles via le Web, voire remplacés par…
• Une solution infonuagique pour faciliter le télétravail, améliorer la visibilité, la productivité et l'efficacité.
• Une solution « complète » et parfaitement intégrée
• … mais une qui vous permet d’avancer progressivement selon votre propre conception
Il est temps de se mettre en mouvement.