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Découvrez une meilleure façon de collaborer avec vos clients et fournisseurs.
L'échange de données informatisé (EDI) est l'échange numérique d'informations commerciales, telles que les commandes, les données d'expédition, les factures et les bons de commande, entre entreprises dans un format standardisé. L'EDI peut s'avérer complexe pour les petites entreprises en raison de l'évolution constante des normes, des formats de documents obscurs et des exigences commerciales variées des clients et des fournisseurs.
Les petites entreprises ont souvent besoin de plus de ressources pour mettre en œuvre l'EDI, une condition sine qua non pour commercer avec les grandes organisations. De plus, les exigences en matière d'EDI évoluent constamment, ce qui nécessite un ajustement permanent des paramètres afin d'éviter toute interruption d'activité et des frais importants liés à la non-conformité. Il est également difficile de suivre le rythme des exigences commerciales des clients et des fournisseurs.
Par exemple, Kroger et 7-Eleven exigent des documents EDI différents. De plus, Kroger n'impose pas de tests EDI et utilise AS2 comme méthode de connexion. À l'inverse, 7-Eleven exige des tests EDI sur les documents EDI spécifiques et se connecte à ses fournisseurs via un réseau à valeur ajoutée (VAN).
Le suivi des exigences des clients et des fournisseurs est déjà complexe sans avoir recours à des systèmes disparates. C'est pourquoi les progiciels de gestion intégrée (ERP) modernes comme Acumatica intègrent des fonctionnalités EDI pour faciliter la collaboration avec les clients et les fournisseurs à partir d'une plateforme centralisée. Grâce à Acumatica et SPS Commerce, les données circulent de manière transparente du système d'information central vers le format approprié pour leur transmission aux clients et aux fournisseurs. De même, les documents EDI entrants sont traités automatiquement dans Acumatica à l'aide de correspondances prédéfinies, avec des notifications en cas d'erreur lors des échanges EDI entrants ou sortants.
Ce LIVRE ÉLECTRONIQUE Ce guide aide les détaillants, les distributeurs et les fabricants à comprendre l'EDI. Il aborde les partenaires commerciaux, les types de transactions, les normes, les logiciels de mappage et de traduction, ainsi que les protocoles de transmission de documents. Les lecteurs découvriront comment les applications ERP modernes simplifient l'EDI grâce à des informations en temps réel, optimisant ainsi la collaboration et améliorant la rentabilité.
Qu’est-ce que l’EDI?
L'échange de données informatisé (EDI) est l'échange numérique d'informations commerciales entre entreprises dans un format standardisé. L'EDI numérise et automatise les processus d'affaires manuels et papier, tels que la facturation des clients et les bons de commande des fournisseurs.
Flux de travail traditionnel sur papier
Un fournisseur crée, imprime et envoie une facture à son client à partir de son système ERP, selon un processus papier. La facture est acheminée par la poste au client qui la reçoit, entre les informations dans son système ERP et établit un chèque qu'il retourne au fournisseur. Ce dernier encaisse le chèque et enregistre le paiement dans son système ERP afin de solder le compte client.
Flux de travail EDI automatisé
Dans un flux de travail EDI automatisé, les fichiers de données sont créés et transmis numériquement entre entreprises. Ces fichiers peuvent être envoyés directement entre systèmes, selon un modèle pair à pair. Certaines entreprises utilisent des boîtes aux lettres sur des réseaux à valeur ajoutée (VAN) où les fichiers de facture EDI 810 sont générés à partir des données ERP, convertis au format EDI et téléchargés par l'expéditeur sur une boîte aux lettres VAN en ligne. Le destinataire peut alors accéder au fichier, associer les données à son système ERP et traiter la transaction de compte fournisseur au sein de son application ERP. Il arrive que le client envoie un avis de paiement EDI 820 pour autoriser le paiement. Ce document 820 ne constitue pas le paiement lui-même. Il contient l'autorisation et les renseignements nécessaires au fournisseur pour compléter le paiement par virement électronique (EFT), prélèvement automatique (ACH) ou carte bancaire.
Avantages de l'EDI
L'utilisation de l'EDI présente de nombreux avantages concrets pour les entreprises. Parmi ceux-ci figurent des gains de temps, une réduction des erreurs de saisie de données et des cycles de traitement plus courts pour les transactions financières, commerciales et logistiques interentreprises. De plus, les petites entreprises qui n'ont pas mis en œuvre l'EDI ne peuvent pas faire affaire avec les grandes entreprises qui l'exigent.
« Toutes les données de notre chaîne d'approvisionnement sont liées, ce qui élimine toute lacune. Nous savons instantanément, depuis l'achat et la facturation jusqu'au transfert d'une référence vers un autre entrepôt, en passant par sa réception, son expédition au client, et même les données d'expédition et de suivi. Tout est centralisé, ce qui garantit l'intégrité des données. »
Possibilités de vente plus importantes
Les grandes entreprises comme Amazon, Walmart, Home Depot, Costco et Kroger exigent que leurs clients et fournisseurs utilisent l'EDI. L'EDI est omniprésent dans la plupart des secteurs, notamment la distribution, la banque et les finances, l'industrie, la santé, les services et le bâtiment. Les entreprises qui ne peuvent pas faire du commerce via l'EDI ne peuvent pas saisir d'importantes opportunités commerciales, ce qui freine leur croissance et les oblige à investir massivement dans les ventes et le marketing.
Temps de cycle plus rapides
Les processus papier, comme la facturation client, peuvent prendre des semaines, voire des mois, entre la création de la facture et la réception du chèque par le client. L'EDI, grâce à sa technologie numérique, permet de réduire ces délais à quelques jours, voire quelques heures. Ces délais s'appliquent à toutes les transactions, y compris les achats, les expéditions, la production et la logistique.
Réduction des erreurs
La saisie manuelle des données entraîne des erreurs. Une fois configurés, les processus EDI automatisent la saisie des données à partir de fichiers numériques et standardisent les procédures de partage de données avec les clients et les fournisseurs.
Amélioration de l'efficacité
La saisie manuelle des données et le traitement des documents papier pour le courrier prennent du temps. Les applications EDI rationalisent les transferts de données numériques, éliminant ainsi la saisie et le traitement papier.
Coûts réduits
L'EDI n'est pas gratuit. Les entreprises investissent considérablement dans les logiciels, les frais de transaction, la mise en œuvre et les services de conseil. Toutefois, elles réalisent d'importantes économies en évitant le papier, les frais d'affranchissement et d'impression, et en réduisant leurs coûts de main-d'œuvre, ce qui améliore sensiblement leur trésorerie et leur accès au fonds de roulement.
Sécurité renforcée
L'impression et l'envoi d'informations entre entreprises comportent des risques. L'EDI offre des contrôles de sécurité importants, notamment pour les données clients sensibles et les informations financières.
Expériences client améliorées
Les clients et les fournisseurs apprécient les partenaires commerciaux qui privilégient les échanges numériques. L'EDI permet aux partenaires de gagner du temps, de réduire les coûts, d'améliorer la sécurité et d'accroître l'efficacité. Les entreprises sont plus susceptibles de développer leurs relations d'affaires avec les partenaires qui utilisent l'EDI.
Durabilité
Les processus EDI réduisent l'utilisation de cartouches d'encre toxiques et le gaspillage de papier et de fournitures d'affranchissement. De plus, la numérisation élimine les émissions de carbone et la pollution liées au transport de documents entre organisations géographiquement dispersées.
Partenaires commerciaux
Chaque transaction EDI implique au moins deux partenaires commerciaux. Il s'agit le plus souvent de clients ou de fournisseurs, mais cela peut également inclure des fournisseurs de transport et de logistique, des institutions financières ou d'autres organisations.
Dans bien des cas, les documents et les fichiers peuvent être entrants ou sortants. Par exemple, une entreprise peut recevoir des bons de commande (formulaire 850) de ses clients et en transmettre d'autres (formulaire 850) à ses fournisseurs. Dans d'autres cas, les partenaires commerciaux peuvent assumer deux rôles différents. Par exemple, une entreprise peut être à la fois cliente et fournisseur. Il est important de comprendre les relations entre les partenaires commerciaux et les types de transactions disponibles pour automatiser les processus d'affaires de votre organisation.
« Avec Acumatica, nous pouvons gérer nos stocks avec une précision extrême. Cela s'est avéré précieux pendant la pandémie, car nous avions accès aux commandes, aux processus, aux arrivages de Chine, aux coûts de transport et aux variations de prix d'achat. C'était crucial, car un produit qui coûtait 8 dollars il y a un an en coûtait désormais 12. Cette situation engendre une érosion des marges, et nous la maîtrisons bien mieux grâce à une visibilité complète sur nos approvisionnements. »
Transactions EDI
Les transactions EDI les plus courantes comprennent les commandes clients, les avis d'expédition anticipés (ASN), les factures, les avis de paiement, les accusés de réception de commandes et les accusés de réception fonctionnels. Il en existe cependant beaucoup d'autres, notamment des transactions propres à certains secteurs d'activité.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des transactions EDI courantes, couvrant divers secteurs d'activité. La prise en charge de chaque transaction varie selon les plateformes EDI et ERP. Il est essentiel de discuter de chaque transaction en détail avec vos fournisseurs de technologies afin de déterminer quelles transactions sont prises en charge nativement ou nécessitent un développement personnalisé. Pour de plus amples renseignements sur les transactions EDI, veuillez consulter le site Web de SPS Commerce.
« Maintenant que tout le monde utilise Acumatica, il n'y a plus qu'un seul endroit où travailler. Avoir toutes ces informations sur une seule plateforme représente une amélioration considérable ; fini les recherches fastidieuses pour vérifier l'exactitude des données. »
Quelles sont les normes EDI ?
La communication humaine repose sur une compréhension mutuelle du langage et de la syntaxe. Chaque partie doit s'entendre sur la langue et le dialecte à utiliser. De même, les normes EDI définissent le format, les codes, les valeurs d'identification, la structure des messages et la syntaxe pour la transmission de fichiers EDI entre organisations. Il existe de nombreuses normes et variantes EDI selon les secteurs d'activité. Cependant, la norme la plus répandue en Amérique du Nord est la norme ANSI.
La chaîne d'approvisionnement automobile dépend beaucoup de l'EDI. Certaines normes, comme EDIFACT, sont utilisées dans le monde entier, tandis que d'autres, comme ODETTE en Europe, VDA en Allemagne ou TRADACOMS au Royaume-Uni, sont plus répandues dans des régions géographiques plus restreintes.
D'autres industries utilisent des normes différentes. Par exemple, HIPAA est utilisé dans le secteur de la santé, RosettaNet dans la chaîne d'approvisionnement électronique, SWIFT dans le secteur bancaire et financier, et VICS dans le commerce de détail.
Il existe différentes versions de chaque norme. Les partenaires commerciaux doivent s'entendre sur la version à utiliser et sur le calendrier de mise en œuvre des nouvelles versions. De plus, certaines entreprises modifient les normes pour répondre à leurs besoins spécifiques. Ces modifications doivent être communiquées entre les partenaires commerciaux. Finalement, tous les fournisseurs EDI ou ERP ne supportent pas toutes les normes. Il est donc conseillé de se renseigner auprès des fournisseurs de technologies afin de connaître les normes disponibles.
« Je recommande fortement Acumatica, mais pas à nos concurrents. Acumatica a transformé notre entreprise, nous a donné accès à des informations boursières en temps réel et nous a permis d'avoir l'assurance de pouvoir poursuivre notre croissance. »
ANSI ASC X12
L'American National Standards Institute (ANSI) est un organisme privé sans but lucratif qui supervise l'élaboration des normes relatives aux produits, services, procédés et systèmes aux États-Unis. L'ANSI représente les États-Unis auprès de l'ISO, de la CEI et de l'IEF. Les documents commerciaux sont souvent désignés par leur code ANSI, par exemple 856 pour l'ASN (avis d'expédition), 810 pour la facture et 850 pour le bon de commande.
UN/EDIFACT
UN/EDIFACT (ou EDIFACT) est la norme internationale d'échange de données informatisées (EDI) développée sous l'égide des Nations Unies. Elle est largement utilisée en Europe dans les secteurs de l'automobile, de la logistique, de la distribution, de la santé et de l'industrie manufacturière.
RosettaNet
RosettaNet, une filiale de GS1 US (anciennement Uniform Code Council), est un consortium à but non lucratif qui établit des normes pour la chaîne d'approvisionnement des ordinateurs, des semi-conducteurs et de l'électronique.
EANCOM
EANCOM est un sous-ensemble des normes UN/EDIFACT gérées par GS1. Il relie les informations relatives aux commandes au flux physique des marchandises tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Très répandu en Europe dans les secteurs de la distribution et des biens de consommation, il est de plus en plus utilisé dans les secteurs de la santé et de la construction.
HIPAA
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) établit des normes pour les transactions électroniques de soins de santé et les identifiants nationaux des fournisseurs, des organismes d'assurance et des employeurs. Ces normes sont basées sur la norme ANSI ASC X12.
RAPIDE
La Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère les normes EDI pour le secteur financier et bancaire. SWIFTNet constitue l'infrastructure utilisée pour l'échange de documents. FIN, InterAct et FileAct servent à encoder les documents SWIFT en vue de leur transmission.
Logiciel de cartographie et de traduction EDI
Les données de la base de données ERP d'une entreprise doivent être converties au format EDI à l'aide d'un logiciel de conversion. Le fichier est ensuite envoyé directement au partenaire commercial destinataire ou via un réseau à valeur ajoutée, où ce dernier utilise un logiciel de mappage pour le déchiffrer et intégrer les données dans son application ERP.
Voici un extrait d'un exemple de fichier EDI. Il comprend des sections définissant la date de la transaction, les numéros de facture et de bon de commande, la devise, le fournisseur, la quantité vendue, le prix et le code article. Ces éléments sont associés aux champs correspondants dans la base de données ERP du partenaire commercial destinataire.
« SPS Commerce Fulfillment pour Acumatica assure l'intégration cloud-à-nuage avec notre ERP, mais surtout, ils sont devenus notre service EDI, prenant en charge le personnel, les meilleures pratiques et le dépannage à notre place. En tant que jeune entreprise, confier notre gestion EDI à SPS nous a libérés des complexités de l'EDI et du besoin d'expertise interne. »
Transmission de documents EDI
Les fichiers EDI sont transmis entre les entreprises dans de nombreux formats. Parfois, la norme choisie détermine les exigences de format. Dans d'autres cas, le réseau EDI ou le partenaire commercial peut choisir le format de fichier. Les fichiers sont généralement formatés en CSV (valeurs séparées par des virgules), XML, JSON, IDOC ou d'autres formats.
Les fichiers sont échangés par différents protocoles de transmission pour des raisons de sécurité et de chiffrement. Parmi les protocoles les plus courants figurent FTP, HTTP, FTPS, SFTP, AS2 et OFTP. Les données peuvent également être échangées au moyen d'une interface de programmation (API) REST pour une intégration plus poussée entre des systèmes hétérogènes.
Connexion de l'EDI à votre application ERP
Les systèmes comptables d'entrée de gamme et les progiciels de gestion intégrée (PGI) traditionnels sont souvent déconnectés des applications EDI. Cette déconnexion oblige les équipes informatiques, déjà surchargées, à perdre un temps précieux à formater manuellement des fichiers et à les transférer entre les applications. Les plateformes ERP infonuagiques modernes, comme Acumatica, intègrent l'EDI pour recevoir et envoyer des données directement depuis l'application ERP, ce qui représente un gain de temps considérable et évite les erreurs de formatage et de saisie. L'EDI intégré offre des avantages significatifs aux PME et aux entreprises en pleine croissance, comme indiqué ci-dessous.
« Je travaille avec SPS et Acumatica depuis plus de deux ans. SPS est un partenaire fiable, toujours prêt à répondre à mes questions et à régler mes problèmes. Un service impeccable ! »
Formation réduite
Les utilisateurs familiers avec le système ERP n'ont besoin que d'une formation minimale pour utiliser les applications EDI intégrées comme SPS Commerce pour Acumatica.
Préparation de documents plus rapide
Les solutions EDI intégrées simplifient la préparation des fichiers sortants et convertissent automatiquement les documents entrants en données ERP, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs.
Services clés en main
Acumatica a choisi SPS Commerce pour la gestion de l'EDI parce que cette société offre des solutions clés en main adaptées aux petites entreprises. SPS Commerce assure le déploiement de l'EDI, met à jour les correspondances de documents pour prendre en charge les milliers de modifications annuelles, effectue des tests complets avec les partenaires commerciaux et assure une surveillance proactive du système grâce à une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Simplifiez les transactions EDI et la conformité avec
SPS Commerce pour Acumatica Cloud ER
À propos de SPS Commerce
SPS Commerce est le premier réseau mondial de distribution, reliant des partenaires commerciaux du monde entier afin d'optimiser leurs opérations logistiques. Nous favorisons les partenariats axés sur les données grâce à une technologie infonuagique innovante, un service axé sur le client et des experts facilement accessibles, permettant ainsi à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier. À ce jour, plus de 120 000 entreprises des secteurs de la distribution, de l'agroalimentaire, de la distribution, de l'approvisionnement et de la logistique ont choisi SPS comme réseau de distribution. SPS affiche 92 trimestres consécutifs de croissance de ses revenus et son siège social est situé à Minneapolis. Pour plus d'informations, contactez SPS au 866-245-8100 ou visitez le site www.spscommerce.com .
Erreurs courantes en matière d'EDI
Les erreurs EDI sont courantes avec la multitude de systèmes et de processus interconnectés. Elles entraînent des pertes d'efficacité, de la confusion et des amendes importantes pour non-conformité. Heureusement, les plateformes ERP modernes intégrant l'EDI simplifient et sécurisent le traitement EDI grâce à des mises à jour régulières conformes aux normes en constante évolution.
Échecs de communication
Pour éviter les erreurs de communication, il est essentiel de mettre en place des tests rigoureux et de définir des processus de surveillance des réseaux de communication, avec des alertes en cas de défaillance. L'envoi d'accusés de réception permet souvent de vérifier la bonne réception des données par les partenaires commerciaux. Planifiez des rencontres régulières avec ces derniers afin d'anticiper les mises à jour ou les modifications du système, comme le passage à de nouvelles normes EDI ou l'évolution des réseaux à valeur ajoutée.
Erreurs de traduction et de mappage de fichiers
Les erreurs de traduction et de mappage des données sont facilement évitables grâce à des tests appropriés. L'interconnexion des systèmes EDI et ERP permet aux entreprises de configurer correctement les fichiers de leurs partenaires commerciaux et les mappages de données. Les tests et le contrôle assurés par des fournisseurs de solutions EDI clés en main comme SPS Commerce garantissent l'inclusion des éléments de données requis dans le bon ordre.
Mises à jour des normes
Élaborez des procédures normalisées pour la mise à niveau vers les nouvelles normes EDI. Même des mises à jour mineures peuvent perturber les processus établis. Collaborez avec vos partenaires commerciaux pour déterminer les normes à mettre à jour et le calendrier de déploiement des changements au sein de chaque organisation. Coordonnez-vous avec votre consultant ERP et votre fournisseur EDI pour reconfigurer les paramètres système afin de prendre en charge les nouvelles normes.
Erreurs des partenaires commerciaux
Même avec une configuration EDI impeccable, vous pourriez avoir besoin d'aide si vos partenaires commerciaux font des erreurs de leur côté. Ils pourraient avoir besoin d'une formation supplémentaire pour bien intégrer les fichiers à leurs systèmes, ou pour transmettre des documents erronés. Collaborer avec vos partenaires d'affaires est essentiel pour assurer des transactions de qualité. Testez les fichiers que vous leur envoyez et avisez-les en cas d'erreur.
Manque de visibilité
Les applications EDI non connectées créent des obstacles à la circulation de l'information, comme des erreurs de transmission ou de formatage de fichiers. Les entreprises ne sont pas certaines que les fichiers ont été transmis, ce qui entraîne des transactions en double et source de frustration pour leurs partenaires commerciaux. Les systèmes connectés comme Acumatica et SPS Commerce offrent une visibilité permettant d'identifier les problèmes grâce à des notifications automatisées et des rapports flexibles permettant d'analyser en détail les transactions EDI directement depuis l'application ERP.
Processus manuels
Les processus manuels EDI sont sujets aux erreurs de saisie et de formatage. Minimisez ces erreurs en automatisant la création des fichiers EDI directement depuis votre système ERP grâce à des mappages prédéfinis qui rationalisent les flux entrants et sortants. L'automatisation permet de gagner en efficacité et d'optimiser les ressources des entreprises tout en améliorant l'expérience de leurs partenaires.
Découvrez pourquoi les chaînes d'approvisionnement modernes s'appuient sur Acumatica pour le commerce numérique
Liste de contrôle des fonctionnalités EDI
Acumatica offre une liste de contrôle des fonctionnalités ERP générales, incluant les exigences comptables standard. Des listes semblables sont disponibles pour les secteurs du commerce de détail , de la distribution , de la construction et de la production . La liste ci-dessous présente un résumé des fonctionnalités que les dirigeants d'entreprise sont en droit d'attendre des plateformes modernes intégrant l'EDI.
📷 Dans le PDF, la colonne Priorité est un choix Faible / Moyen / Élevé pour chaque ligne, la colonne Acumatica (surmontée du logo Acumatica) a une coche sur chaque ligne et deux colonnes bleu marine vierges sont laissées pour comparer d'autres fournisseurs.
Simplifiez vos ventes omnicanales grâce à l'EDI intégré d'Acumatica de SPS Commerce.
Le succès des échanges de données informatisés (EDI) repose sur le choix des bons partenaires. Les petites entreprises ont besoin de plus de ressources pour gérer leur système EDI, intégrer et tester les transactions avec leurs nouveaux partenaires commerciaux, et se tenir au courant de l'évolution des normes. Des systèmes cloisonnés et des processus manuels créent de la confusion, des pénalités pour non-conformité et une insatisfaction des partenaires commerciaux.
Un monde plus dynamique et numérique exige une plateforme de gestion d'entreprise connectée et collaborative avec EDI intégré pour automatiser et rationaliser la communication et la collaboration avec les clients et les fournisseurs.
Depuis plus de dix ans, Acumatica et SPS Commerce collaborent pour fournir des fonctionnalités EDI entièrement intégrées à Acumatica, offrant ainsi aux entreprises l'agilité nécessaire pour tirer parti de la puissance native d'Acumatica et d'une expertise EDI complète.
Avec Acumatica et SPS Commerce, les détaillants, les distributeurs et les fabricants génèrent des revenus plus importants, améliorent leur efficacité, atténuent les erreurs, réduisent leurs coûts et rationalisent leurs processus commerciaux de vente, d'achat, d'expédition, de transport et financiers.
Grâce à l'EDI entièrement intégré d'Acumatica et de SPS Commerce, vous pouvez accéder à une équipe dédiée d'experts qui vous fournira le personnel, l'expertise et le suivi continu nécessaires à votre réussite.
Ensemble, nous sommes animés par la volonté de rechercher sans cesse de meilleures façons de travailler afin de redéfinir les logiciels de gestion d'entreprise et les relations avec les partenaires commerciaux pour tous.
« Nous cherchons également à établir des intégrations directes avec nos fournisseurs, nos fournisseurs et potentiellement des partenaires internationaux… Je recommanderais sans hésiter Acumatica à d'autres entreprises. Il couvre toutes les fonctionnalités d'un ERP, s'intègre parfaitement avec d'autres produits et est rentable. »
