Automatisation de l’approvisionnement au paiement (P2P) : comment commencer

Utilisez l'intelligence artificielle, les demandes d'achat des fournisseurs et les flux de travail configurables pour des processus d'approvisionnement agiles.

Gérer les relations avec les fournisseurs, les appels d'offres, les contrats, les problèmes de qualité, les retours et les processus de comptabilité avec les fournisseurs est complexe sans logiciel de gestion adapté. Même les petits fabricants et distributeurs comptent sur des centaines de fournisseurs pour leurs matières premières et leurs services externalisés. Les processus d'approvisionnement et de paiement comportent de nombreux systèmes et activités cloisonnés, mais aucun n'est aussi crucial que la gestion financière des factures et des paiements fournisseurs. Malgré les progrès technologiques, la plupart des factures fournisseurs sont encore reçues sur papier, avec des procédures manuelles d'approbation et de paiement par chèque.

L'efficacité des processus d'approvisionnement repose sur la connectivité, la collaboration et l'automatisation. Les progiciels de gestion intégrée (PGI) modernes permettent de gérer les articles, les fournisseurs, les sous-traitants et le réapprovisionnement des stocks. La planification des besoins en composants (MRP) et les systèmes connectés de demande d'achat automatisent le processus d'approvisionnement. Le codage à barres et la gestion d'entrepôt simplifient les processus de réception et de rangement. Des processus efficaces réduisent les erreurs de saisie de données et offrent une visibilité en temps réel sur les données, ce qui permet de réduire les coûts, d'optimiser les chaînes d'approvisionnement et d'améliorer la rentabilité.

Ce document de présentation illustre comment l'informatique décisionnelle, l'apprentissage machine et les flux de travail configurables d'Acumatica simplifient l'ensemble du processus d'approvisionnement pour les fabricants et les distributeurs. Prenez le contrôle grâce à une application ERP évolutive, conçue pour les chaînes d'approvisionnement de demain. Améliorez votre productivité grâce à l'automatisation. Le processus d'approvisionnement comprend quatre phases et douze étapes distinctes, de la définition des articles et la gestion des fournisseurs à l'analyse financière et au reporting.

Étape 1 : Préparation

Le processus d'approvisionnement commence avant même la création du premier bon de commande. Les entreprises définissent les articles en stock et hors stock. Elles configurent les fournisseurs et mettent en place des systèmes de gestion des relations avec les fournisseurs. Enfin, elles configurent le réapprovisionnement des stocks et la planification des besoins en composants afin d'automatiser le processus d'achat.

Étape 1 : Définition de l'élément

Les fabricants et les distributeurs en gros gèrent les articles pour leurs achats, leurs ventes, leurs bons de production, leurs projets et leurs services. Il existe neuf méthodes pour créer des articles, notamment l'importation depuis les catalogues fournisseurs ou les applications de gestion du cycle de vie des produits, la conversion des demandes d'achat, les estimations de fabrication, le configurateur de produits et les articles matriciels. Gérez les articles non inventoriés tels que les services, les téléchargements numériques et les fournitures. Suivez les articles par lot ou numéro de série, avec leurs dates de péremption.

Étape 2 : Gestion des fournisseurs

Intégrez les fournisseurs potentiels et gérez les activités des fournisseurs grâce à Acumatica intégré. GRC Application offrant une vue à 360° des relations avec les fournisseurs. Configuration et mise à jour des renseignements sur les fournisseurs et des catalogues d'inventaire. Acumatica prend en charge des contrats fournisseurs flexibles avec des politiques de rabais, des informations fiscales et des ressources pour optimiser la collaboration. De plus, Acumatica prend en charge la déclaration FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), les conversions multidevises, la gestion des coûts d'acquisition, les points FOB (Fret On Board), les livraisons directes pour commandes spéciales et des définitions fiscales flexibles pour la taxe d'utilisation et la TVA. Permet de suivre les relations avec les fournisseurs afin d'identifier le fournisseur qui reçoit le paiement et celui qui fournit les articles, même s'ils sont différents.

Étape 3 : Configuration du réapprovisionnement

Le processus d'approvisionnement diffère entre les distributeurs utilisant le réapprovisionnement et les fabricants qui combinent le réapprovisionnement et la planification des besoins en composants (MRP). Il faudrait ensuite définir les paramètres de réapprovisionnement afin de générer des suggestions basées sur l'emplacement des entrepôts, le stock de sécurité, les niveaux de stock minimum et maximum, les seuils de commande et les entrepôts d'approvisionnement pour les transferts. La gestion des produits périssables, nécessitant un suivi de leur durée de conservation grâce à la traçabilité des lots et des numéros de série, est essentielle. Les fabricants produisant sur commande créent des bons de commande directement à partir des bons de production. Les fabricants produisant pour le stock utilisent une combinaison d'activités de réapprovisionnement et de MRP pour déterminer les articles à acheter en fonction de la demande. L'utilisation de la planification approximative des capacités et des systèmes d'ordonnancement à capacité finie permet d'harmoniser les plans de production avec les contraintes de capacité, optimisant ainsi la planification des bons de commande. Les calculs MRP tiennent compte des paramètres de réapprovisionnement, de la capacité des ressources, de la taille des équipes, etc.

Étape 2 : Approvisionnement

Les demandes d'achat sont essentielles pour s'approvisionner auprès de fournisseurs existants ou potentiels. L'application de gestion des demandes d'achat intégrée à Acumatica automatise les appels d'offres et la conversion des demandes en fiches fournisseurs et articles. La création de bons d'achat s'effectue également grâce à la gestion intégrée des stocks, la planification des besoins en composants (MRP) et la possibilité de créer manuellement des commandes. Acumatica prend en charge les commandes-cadres et les livraisons directes des fournisseurs aux clients. Configurez les flux de réception et de stock pour finaliser le processus d'approvisionnement.

Étape 1 : Demandes d'achat

Créez des demandes d'articles en stock et hors stock grâce à l'application intégrée de gestion des demandes d'Acumatica. Les employés utilisent l'application mobile pour créer des demandes, qui peuvent ensuite être approuvées par les gestionnaires via mobile. Les demandes sont acheminées à l'interne pour approbation selon leur classification et les processus d'approbation. Les responsables consultent et traitent les demandes en cours sur leurs appareils mobiles. Les demandes peuvent être validées par rapport aux budgets définis. Les demandes d'articles sont acheminées aux fournisseurs pour obtenir des devis. Les réponses des fournisseurs sont gérées dans le système, avec une conversion en un clic permettant de générer le bon de commande à partir du devis du fournisseur retenu.

Étape 2 : Bons de commande

Créez des bons de commande à partir de zéro ou générez-les à partir de demandes d'achat approuvées. Les bons de commande peuvent également être créés à partir de la saisie des commandes clients pour les environnements d'achat sur commande ou les livraisons directes du fournisseur aux clients. De plus, Acumatica prend en charge les transactions intersociétés : un bon de commande dans une société peut générer une commande client dans une autre société, avec un flux de travail permettant de créer le bon de livraison dans l'entreprise acheteuse lorsque la société vendeuse traite l'expédition. Les fabricants utilisent l'écran d'affichage de la planification des besoins en composants (MRP) pour générer des bons de commande à partir des commandes suggérées. Les bons de commande peuvent également être créés comme des déblocages à partir de bons de commande-cadres définis.

Étape 3 : Réception et entreposage des marchandises

Les stocks reçus des fournisseurs sont traités par la tâche « Réception des achats ». Le processus de réception comprend les informations relatives au fournisseur, à l'article, à l'unité de mesure, à l'entrepôt, à l'emplacement, aux quantités reçues, aux dates et à d'autres informations. Les informations de lot ou de numéro de série des articles sont consignées lors de la réception des marchandises afin d'identifier le lot fournisseur et les détails de série, comme les dates de péremption. Automatisez la réception grâce à des scanneurs robustes ou des dispositifs de lecture de code-barres sur les documents fournisseurs, ce qui simplifie la saisie des données et réduit les erreurs. La gestion native de l'entrepôt est optimisée pour les téléphones intelligents et autres appareils mobiles courants.

Étape 3 : Paiement

Le paiement des fournisseurs est encore souvent laborieux et manuel. Malgré les progrès technologiques, la plupart des entreprises traitent manuellement les paiements à partir des factures papier reçues par la poste ou des factures électroniques. Les comptables consacrent beaucoup de temps à la saisie de données, au rapprochement des factures et des bons de commande, ainsi qu'au traitement des paiements. Ces processus manuels sont sujets aux erreurs de saisie et aux retards de paiement, entraînant des pénalités qui nuisent aux relations avec les fournisseurs. Les progiciels de gestion intégrée (PGI) modernes, comme Acumatica, intègrent l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour automatiser le traitement des paiements et permettre aux petites entreprises de croître sans embaucher de personnel supplémentaire.

Étape 1 : Automatiser la saisie des factures

Surveillez votre trésorerie en suivant les paiements des factures en attente, les rabais disponibles, les échéances et les besoins de trésorerie. L'automatisation des comptes fournisseurs garantit des paiements ponctuels et précis aux créanciers. Les factures fournisseurs reçues électroniquement peuvent être intégrées au moteur de reconnaissance basé sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique. Les factures papier peuvent être numérisées par reconnaissance optique de caractères (OCR) et ajoutées au moteur de reconnaissance pour traitement. Le processus automatisé des comptes fournisseurs d'Acumatica identifie le fournisseur, les modalités de paiement, la devise, les lignes de paiement, le montant et autres détails de la facture. Ces éléments sont automatiquement intégrés aux comptes fournisseurs à partir du document électronique ou numérisé. Les utilisateurs peuvent apporter des corrections, permettant ainsi à l'application d'apprendre et d'améliorer les processus de reconnaissance futurs.

Étape 2 : Création et rapprochement des factures fournisseurs

Le moteur d'automatisation convertit les documents électroniques ou numérisés en factures fournisseurs. Les utilisateurs peuvent créer des factures manuellement via l'écran « Factures et ajustements ». Acumatica est compatible avec les principales plateformes d'échange de données informatisées (EDI) pour la transmission de documents aux fournisseurs. La comptabilité des fournisseurs prend en charge la création de factures en plusieurs devises et la conversion des factures de devises étrangères vers la devise locale. La création des factures est rapide grâce à la référence aux accusés de réception de commandes, qui ajoutent des lignes de commande et d'autres détails à l'écran « Factures et ajustements » à partir des transactions de commandes précédemment saisies.

Étape 3 : Traitement des factures fournisseurs et des paiements

Configurez des processus d'approbation et de flux de travail en plusieurs étapes avec notifications d'approbation des factures. Les factures reçues sont ajoutées au lot du grand livre ouvert. Payez les factures par chèque ou par virement bancaire ACH. Le paiement par carte de crédit professionnelle est également possible ; les factures sont rapprochées via l'application Gestion avancée des dépenses grâce à des flux bancaires automatisés et à l'intelligence artificielle pour le rapprochement des dépenses par apprentissage automatique. Les crédits disponibles auprès du fournisseur peuvent être utilisés pour le paiement de nouvelles factures. Les paiements peuvent concerner des factures spécifiques ou des groupes de factures adressées au même fournisseur. Les comptables peuvent vérifier les soldes de trésorerie avant de procéder aux paiements.

Phase 4 : Amélioration des processus

Chaque transaction financière est consignée dans le grand livre à des fins d'analyse et de reporting. Des requêtes génériques, des tableaux de bord et des applications de veille stratégique permettent aux utilisateurs de créer des indicateurs clés de performance (KPI) avec une fonction d'exploration des transactions sources. Identifiez les retards de paiement avant qu'ils ne posent problème et analysez le rendement des fournisseurs. Les outils de rapport et d'analyse permettent à la direction d'optimiser les flux de travail afin de simplifier le processus d'achat. Étendez ce processus grâce à des applications connexes pour gérer les documents, l'acquisition d'actifs, les achats de services professionnels et bien plus encore, pour une vue d'ensemble de votre activité.

Étape 1 : Grand livre

Chaque transaction financière est consignée dans le Grand Livre. Définissez le plan comptable et les sous-comptes pour analyser les revenus et les dépenses. Les segments du Grand Livre permettent de comprendre les coûts de production, de services, de matières premières, de sous-traitance et de projets. Créez des vues de données pour analyser les coûts selon plusieurs dimensions. Acumatica prend en charge différentes entités commerciales pour les transactions comptables intersociétés et les consolidations. Les vues de données offrent un accès détaillé aux transactions originales et à leurs pièces jointes.

Étape 2 : Rapports, analyses et rendement des fournisseurs

Créez différentes vues des données ou dimensions à l'aide de sous-comptes. Segmentez les rapports financiers et les requêtes par produit, fournisseur, gamme de produits, service ou sous-compte. Créez des tableaux de bord pour suivre les dépenses, le rendement des fournisseurs, les factures et les paiements en fonction du rôle de l'utilisateur. Visualisez les données avec événements d'affaires Envoyer des alertes et des notifications. Explorez les tableaux et graphiques du tableau de bord pour visualiser les transactions sources en temps réel. Acumatica offre des tableaux croisés dynamiques natifs et une intégration fluide avec Microsoft Power BI pour des analyses multidimensionnelles avancées. Automatisez les notifications par texto ou courriel pour les factures importantes, les dates limites de remise, les retards de paiement et autres informations financières ou opérationnelles. Gérez votre entreprise par exception grâce à des renseignements en temps réel pour stimuler la croissance et la rentabilité.

Étape 3 : Processus connexes

Les entreprises achètent des matières premières, des stocks, des services de sous-traitance ou de processus externes, ainsi que des fournitures pour la production, les projets et les interventions sur site. Elles peuvent acquérir des biens par le biais d'une procédure d'achat officielle ou permettre à leurs employés d'acheter et de comptabiliser les dépenses liées aux matières premières et aux fournitures, les coûts étant ensuite imputés à la production, aux projets ou aux interventions. Les matières premières achetées peuvent être directement affectées aux projets ou aux interventions. La plateforme Acumatica offre une gestion documentaire intégrée permettant de saisir les documents et les fichiers relatifs aux bons de commande et aux transactions fournisseurs. Les bons de commande d'immobilisations peuvent être convertis en une nouvelle fiche d'immobilisation. Il est également possible de constituer de nouvelles immobilisations en achetant des composants assemblés.

Automatisez et rationalisez votre processus d'achat avec Acumatica Cloud ERP

Simplifiez votre processus d'approvisionnement grâce à une application ERP moderne, flexible et sécurisée. Acumatica intègre tous les outils nécessaires aux fabricants et aux distributeurs pour connecter, configurer et automatiser leurs processus d'affaires au sein d'une plateforme unique.

Améliorez vos relations avec les fournisseurs et la communication avec vos fournisseurs grâce à la gestion intégrée de la relation client. Identifiez vos contacts fournisseurs, enregistrez les appels et envoyez des courriels directement à partir de l'application.

Gérez les demandes et les approvisionnements de nouveaux articles grâce à un flux d'approbation configurable et à la gestion intégrée des approvisionnements. Automatisez la réception et le rangement grâce à des lecteurs de codes-barres et à une gestion d'entrepôt native conçue pour les appareils mobiles.

L'intelligence artificielle combinée à l'apprentissage automatique automatise la saisie des données des factures des fournisseurs grâce à une correspondance intelligente des dépenses provenant de plus de 11 000 flux bancaires d'établissements financiers et de crédit.

Acumatica propose des tableaux de bord configurables, des analyses commerciales complètes avec Microsoft Power BI, ainsi que des rapports et des requêtes financiers et opérationnels natifs pour comprendre ce qui se passe dans chaque aspect de votre entreprise en temps réel.

Acumatica automatise et simplifie vos processus d'affaires avec une flexibilité qui s'adapte à votre façon de travailler. Transformez votre entreprise pour prospérer dans la nouvelle économie numérique grâce à une plateforme évolutive, basée sur une architecture ouverte compatible avec les technologies modernes, offrant des intégrations rapides, une grande évolutivité et une facilité d'utilisation optimale. Acumatica offre une expérience utilisateur et client exceptionnelle.