Comment évaluer le coût total de possession (TCO) du logiciel ERP

Découvrez comment calculer le coût total de possession (TCO) d'un progiciel de gestion intégré (ERP).

Déterminer le coût total de possession d'un système ERP est complexe. Les fournisseurs proposent des modèles de tarification variés pour les licences système et utilisateur. Les coûts d'installation du matériel requis, de mise en œuvre du système et de maintenance de l'infrastructure s'ajoutent au coût total. D'autres facteurs, tels que les coûts internes, les spécificités du secteur d'activité, la gestion de projet, l'intégration et les déploiements multi-entreprises, doivent également être pris en compte.

Les applications ERP traditionnelles sont soumises à des licences perpétuelles, ce qui signifie que les entreprises achètent le logiciel et souscrivent à des contrats annuels de maintenance et de soutien leur donnant accès aux correctifs, aux nouvelles versions et au soutien technique. Les applications ERP modernes, hébergées dans le nuage, sont offertes sous licence annuelle. Elles offrent un coût total de possession bien inférieur grâce à l'élimination des coûts d'infrastructure et d'administration système. De plus, logiciel infonuagique ERP Les abonnements incluent l'entretien et le soutien et sont plus faciles à déployer.

Les frais de licence utilisateur varient également d'une plateforme ERP à l'autre. Certains éditeurs facturent le nombre d'utilisateurs simultanés, tandis que d'autres offrent des licences nominatives, et d'autres encore utilisent des stratégies hybrides. Les coûts liés aux utilisateurs contribuent de manière significative au coût total du système.

Il est impératif que les entreprises comprennent le coût total de possession (CTP) de leur système ERP. Le CTP sert à calculer le retour sur investissement (RSI) potentiel de la nouvelle application d'affaires, en se basant sur les économies estimées grâce à une efficacité accrue, à la réduction des coûts de licences technologiques et à d'autres facteurs.

Ce LIVRE ÉLECTRONIQUE aide les dirigeants d'entreprise à calculer le coût total de possession des applications ERP en se basant sur une analyse indépendante réalisée par des analystes sectoriels de premier plan et d'autres sources expertes.

Aperçu du coût total de possession

Chaque éditeur d'ERP propose un modèle de tarification différent et des exigences d'infrastructure et de mise en œuvre variables, ce qui complique la comparaison des systèmes. Certains fournisseurs utilisent des licences perpétuelles, tandis que d'autres offrent des abonnements annuels. La maintenance, le soutien et les licences utilisateur varient également d'un fournisseur à l'autre. Parmi les autres facteurs de coûts à prendre en compte figurent la mise en œuvre, les coûts d'infrastructure pour les déploiements sur place et les coûts internes.

Tarification logicielle

Selon 180 Systems¹, le coût moyen d'une licence perpétuelle pour les progiciels de gestion intégrés (PGI) destinés aux PME est de 3 000 $ par utilisateur simultané (coût du logiciel et frais de licence utilisateur), auxquels s'ajoutent de 15 à 22 % pour la maintenance et le soutien annuels. Avec un modèle de licence perpétuelle, l'entreprise fait l'acquisition du logiciel. Par exemple, une entreprise comptant 20 utilisateurs peut s'attendre à payer 60 000 $ pour le logiciel et les licences utilisateur simultanées. À 20 %, le forfait annuel de maintenance et de soutien représente un coût supplémentaire de 12 000 $ pour accéder aux nouvelles versions, aux correctifs et au soutien technique. En conséquence, le coût initial du logiciel s'élève à 72 000 $, auquel s'ajoutent 12 000 $ les années suivantes.

Les éditeurs d'ERP facturaient traditionnellement les utilisateurs en fonction du nombre d'utilisateurs simultanés, c'est-à-dire du nombre maximal d'utilisateurs autorisés à se connecter à l'application en même temps. Une entreprise peut avoir 100 employés, mais seulement 20 utilisateurs doivent être connectés en même temps au logiciel. À l'inverse, d'autres fournisseurs facturent chaque utilisateur (utilisateur nommé) connecté au logiciel, et certains éditeurs offrent une tarification hybride.

Les progiciels de gestion intégrés (PGI) modernes fonctionnent par abonnement annuel, le prix du logiciel étant déterminé par le nombre d'utilisateurs simultanés ou nommés autorisés. L'entretien et le soutien sont généralement inclus dans le prix de l'abonnement. Ultra Consultants² estime le coût annuel des abonnements SaaS pour les entreprises de taille moyenne à 1 440 $ par utilisateur. Ainsi, le coût d'une configuration PGI de base pour un abonnement SaaS de 20 utilisateurs s'élève à 28 800 $. Contrairement aux systèmes à licence perpétuelle, les applications SaaS modernes sont déployées dans le nuage, ce qui élimine le besoin d'infrastructures coûteuses telles que le matériel, les systèmes d'exploitation serveur, les sauvegardes, les mesures de cybersécurité, l'administration des bases de données et des systèmes, etc.

Considérations sectorielles

Les estimations de coûts générales fournies dans les exemples précédents sont des moyennes sectorielles. Elles reflètent les coûts typiques d'une application ERP pour les secteurs de la distribution en gros et de la vente au détail. Les fabricants devraient prévoir un budget supérieur d'au moins 20 %, tandis que les entreprises de construction et de services professionnels devraient prévoir un budget inférieur de 20 %.

1. Source : 180 Systems : Coût total de possession d'un ERP
2. Source : Ultra Consultants : Comprendre le coût de la mise en œuvre d'un ERP

Attention aux rabais trompeurs

Certains fournisseurs d'ERP offrent des rabais importants pour fidéliser leur clientèle. Cependant, ces remises ne s'appliquent souvent qu'à la première année de licence. De plus, contrairement à Acumatica et sa charte des droits clients unique, de nombreux fournisseurs d'ERP n'offrent pas une tarification transparente et sans surprises.

Coûts de mise en œuvre

Les frais de licence logicielle et utilisateur ne représentent qu'une partie du coût total du système. Les coûts de mise en œuvre ^, incluant l'importation des données, la configuration et la formation, doivent également être pris en compte. Pour les PME, les coûts de mise en œuvre d'un ERP sont généralement équivalents, voire légèrement supérieurs, aux frais initiaux d'une licence perpétuelle. En raison du modèle d'abonnement plus avantageux, la mise en œuvre des systèmes SaaS coûte deux fois plus cher que la première année.

Si une licence ERP perpétuelle pour 20 utilisateurs coûte 60 000 $, le coût de mise en œuvre sera sensiblement le même. Un abonnement ERP cloud comparable coûterait 28 800 $, avec des coûts de mise en œuvre d'environ 57 600 $.

Les coûts de mise en œuvre d'un ERP pour les entreprises de taille moyenne sont semblables, peu importe le modèle de licence. Cependant, les solutions SaaS sont généralement 10 à 20 % moins chères, car elles ne nécessitent ni installation de logiciel ni configuration matérielle, et les consultants peuvent facilement configurer l'application à distance, ce qui élimine les frais de déplacement.

Coûts d'infrastructure pour les déploiements sur place

Les systèmes ERP perpétuels nécessitent des investissements considérables dans les serveurs, les sauvegardes, la sécurité, l'administration des bases de données et les licences des systèmes d'exploitation pour les serveurs. ^En effet, l'infrastructure représente 25 % du coût initial du logiciel.

Par conséquent, une entreprise dépensant 60 000 $ pour un système ERP perpétuel avec 20 utilisateurs doit s'attendre à payer 15 000 $ par année pour maintenir l'infrastructure de support.

Il faut aussi tenir compte des coûts d'administration des systèmes et des bases de données. En effet, le salaire médian d'un administrateur système est de 72 562 $ ^.⁴ Cela représente 36 281 $ si l'on peut se contenter d'un employé à temps partiel travaillant à mi-temps.

Le coût total de l'infrastructure et de l'administration s'élève donc à environ 50 000 $ par an. À l'inverse, les déploiements d'ERP SaaS présentent des coûts d'infrastructure minimes. Le logiciel est accessible depuis la plupart des appareils connectés à Internet. Les fournisseurs offrent des mises à jour automatiques et des correctifs, ainsi qu'une sécurité système intégrée pour prévenir les cyberattaques et les accès non autorisés.

Frais internes et autres

Il est difficile d'estimer les coûts annexes des projets ERP. Les employés doivent faire des heures supplémentaires pour la mise en œuvre du système, en plus de leurs tâches quotidiennes. Cela entraîne souvent des heures supplémentaires, le recours à du personnel temporaire et une perte de productivité. En effet, 180 Systems ³ estime que les coûts internes liés à la mise en œuvre d'un système ERP sont égaux ou légèrement supérieurs au prix de la licence logicielle. Ces coûts augmentent considérablement lorsque les entreprises tentent de mettre en œuvre le logiciel elles-mêmes ou avec une assistance minimale d'un cabinet de conseil spécialisé. Parmi les autres exemples de coûts internes, on peut citer l'intégration des nouveaux employés et la personnalisation des écrans, des rapports, des requêtes, des tableaux de bord et des notifications.

3. Source : 180 Systems : Coût total de possession d'un ERP
4. Source : Salary.com

Plusieurs autres facteurs influencent les coûts d'un système ERP. Parmi ceux-ci :

Comparaison des licences perpétuelles et des licences SaaS

Bien qu'il puisse sembler avantageux d'acquérir le logiciel en pleine propriété dans le cadre d'un modèle de licence perpétuelle, de nombreux autres facteurs, tels que les coûts matériels et l'infrastructure supplémentaire, doivent être pris en compte. Vous trouverez ci-dessous un résumé des différents coûts liés aux progiciels de gestion intégrée (PGI) abordés précédemment.

L'analyse des coûts au fil du temps montre à quel point les applications ERP modernes déployées dans le nuage peuvent être plus abordables que les applications traditionnelles sur site.

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Les systèmes ERP traditionnels freinent la croissance par leurs modèles de tarification restrictifs et leurs contraintes rigides. Acumatica propose une gamme de produits adaptés à différents secteurs d'activité, reposant sur une plateforme unique et optimisée pour une fonctionnalité et des performances optimales, avec une tarification évolutive en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Les entreprises peuvent ainsi passer rapidement d'un produit Acumatica à l'autre et accéder à de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur développement, sans avoir à réimplémenter le système.

Avec Acumatica, les petites entreprises qui utilisent des applications d'entrée de gamme comme QuickBooks peuvent facilement passer à Acumatica Essentials. Ce dernier offre plus de fonctionnalités que les systèmes d'entrée de gamme, avec un ensemble de fonctions simplifié et une tarification avantageuse qui minimise les coûts d'installation pour les petites structures.

Acumatica Select est conçu pour les entreprises en pleine croissance comptant jusqu'à 50 employés. Acumatica Select offre des licences utilisateur illimitées, des fonctionnalités étendues et davantage de ressources informatiques pour des performances optimales.

Acumatica Prime est conçu pour les entreprises de taille moyenne de plus grande taille, comptant jusqu'à 250 employés, offrant des fonctionnalités complètes et des ressources informatiques encore plus importantes.

Acumatica Enterprise est la solution idéale pour les organisations de plus de 250 employés. Elle offre un nombre illimité d'utilisateurs, l'accès à toutes les fonctionnalités du produit et des ressources d'infonuagique de niveau entreprise.

De plus, des ressources réservées sont disponibles pour les utilisateurs des produits Prime et Enterprise afin de leur permettre d'adapter facilement leur entreprise grâce à quatre options de ressources améliorées : Choix, Enhanced, Premium et Ultimate. Ces ressources réservées offrent une puissance de calcul supplémentaire pour prendre en charge des volumes de transactions élevés, un plus grand nombre d'utilisateurs et d'autres scénarios d'utilisation.

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L'évaluation des coûts d'un système peut s'avérer complexe, car il existe différents modèles de tarification pour les applications et les utilisateurs, des coûts cachés (ou des économies) liés à l'infrastructure et d'autres variables, notamment les options de déploiement, les méthodologies de mise en œuvre, etc.

Acumatica est le seul fournisseur d'ERP infonuagiques modernes entièrement dédié aux besoins des PME. Notre modèle de licence unique permet aux petites structures de migrer facilement à partir d'applications d'entrée de gamme comme QuickBooks. Elles peuvent ensuite passer en toute fluidité aux produits Acumatica plus complets, offrant plus de fonctionnalités, des applications avancées et des ressources informatiques accrues, sans avoir à réimplémenter leur système.

L'octroi de licences utilisateur illimitées permet à chaque employé d'utiliser le système sans frais de licence restrictifs, ce qui se traduit par un faible coût total de possession, une meilleure adoption du système et une efficacité accrue dans toute l'organisation.

Les utilisateurs d'Acumatica, tous secteurs confondus, maîtrisent leurs coûts de personnel et de technologie tout en bénéficiant d'améliorations significatives en matière de comptabilité, de ventes et de marketing, ainsi que de rapports et d'analyse décisionnelle. Les éditions sectorielles offrent des avantages supplémentaires aux entreprises de construction, aux sociétés de services professionnels, aux grossistes, aux détaillants et aux fabricants.

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