Entrevue de recherche Nucleus

ANALYSTE
Samuel Hamway

En fin de compte

Nucleus a sondé plusieurs clients Acumatica de taille moyenne dans divers secteurs, révélant d'importantes améliorations de l'efficacité opérationnelle et des économies substantielles. Parmi les principaux avantages, mentionnons la visibilité instantanée des indicateurs clés, la réduction du délai de clôture mensuel de 10 jours à un seul jour et l'élimination de la saisie de données en double grâce aux intégrations. Acumatica prend en charge les flux de travail et les formulaires personnalisés, réduisant considérablement la saisie manuelle de données et les délais de traitement. Les entreprises ont indiqué être capables de gérer plus efficacement l'augmentation du volume de projets et leur répartition géographique. L'une d'elles a même réaffecté des ressources pour se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). Les utilisateurs recommandent une mise en œuvre graduelle afin de minimiser les interruptions et de permettre des ajustements en temps réel.

Vue d’ensemble

Les entreprises de taille moyenne sont confrontées à des défis uniques qui exigent des solutions flexibles et complètes. Le besoin d'un système unifié prenant en charge un large éventail d'applications – de la comptabilité et des ventes à la gestion des stocks et des projets – est plus crucial que jamais. Cette nécessité est encore accentuée par l'essor du travail à distance et l'exigence d'une disponibilité constante, tout en garantissant une sécurité de niveau entreprise. Les solutions ERP infonuagiques, conçues pour répondre à ces besoins, offrent la flexibilité nécessaire pour s'adapter à l'évolution de l'environnement commercial, que ce soit par le biais de déploiements infonuagiques publics ou privés. Ces plateformes sont essentielles pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs opérations dans divers secteurs, notamment la production, la distribution, la construction et la vente au détail, en offrant des fonctionnalités personnalisées et des flux de travail intégrés.

Acumatica

La solution ERP cloud d'Acumatica s'adresse aux entreprises de taille moyenne et propose une gamme complète d'applications couvrant la comptabilité, les ventes, les stocks, la gestion d'entrepôt, la gestion de projet, la gestion de la relation client et les opérations de production. La plateforme repose sur une architecture infonuagique ouverte et sécurisée, garantissant une disponibilité constante, une collaboration à distance et une sécurité de niveau entreprise. Acumatica offre une grande flexibilité de déploiement, permettant aux entreprises de choisir entre nuage public et nuage privé pour s'adapter à l'évolution de leurs besoins. Le modèle de licence unique d'Acumatica, basé sur la consommation, permet un accès illimité à tous les utilisateurs sans frais supplémentaires. Cette approche favorise l'évolutivité et l'inclusion de tous les rôles au sein de l'organisation. La solution utilise une base de code unique pour toutes ses éditions sectorielles.

Principaux avantages

Grâce à une analyse approfondie et à des échanges avec des clients de divers secteurs, nous avons identifié des avantages significatifs découlant de la mise en œuvre d'Acumatica, notamment :

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : Acumatica améliore l'efficacité opérationnelle en intégrant des formulaires personnalisés et en automatisant les processus qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle. Par exemple, la transition vers Acumatica a permis à une entreprise de construction de réduire de moitié le temps nécessaire à l'élaboration des devis, passant de 1 à 2 jours à moins d'une journée. Ce gain d'efficacité est dû à la capacité du système à intégrer directement les formulaires personnalisés dans l'application, éliminant ainsi la saisie de données redondantes et les processus disparates.

Gestion financière optimisée : Acumatica facilite l’accès immédiat aux indicateurs financiers, transformant ainsi la visibilité et la productivité financières. Alors que la compilation des données financières pouvait auparavant prendre plusieurs heures, Acumatica fournit ces informations instantanément. Cet avantage clé favorise une meilleure prise de décisions et permet une gestion financière plus agile. Une entreprise a indiqué que la migration de QuickBooks vers Acumatica avait entraîné des gains de temps considérables et une amélioration du contrôle financier, soulignant ainsi l’impact de la plateforme sur l’efficacité financière.

▪ Attribution optimisée des ressources : Grâce à ses fonctionnalités d’automatisation et d’intégration, Acumatica facilite l’allocation optimale des ressources humaines. La plateforme automatise les processus qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle, libérant ainsi le personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, un fabricant de pièces automobiles a constaté une réduction des tâches manuelles et répétitives, permettant à ses employés de se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que les initiatives ESG. Ce changement a non seulement amélioré l'utilisation des ressources, mais a également contribué à la rétention des employés en renforçant leur satisfaction au travail.

Expérience client

Nucleus a sondé plusieurs clients d'Acumatica afin d'étudier la valeur ajoutée de la plateforme.

Entreprise de construction basée aux États-Unis

Avant la création d'Acumatica, cette entreprise de construction américaine, employant une cinquantaine de personnes et réalisant un chiffre d'affaires de 20 millions de dollars, gérait deux entités distinctes, l'une spécialisée dans la production et l'autre dans la construction. Chaque entité utilisait QuickBooks pour sa gestion financière, la branche production employant également un logiciel de gestion d'atelier. La branche construction, quant à elle, s'appuyait fortement sur des feuilles de calcul pour la gestion de projet. En 2020, l'entreprise a dû relever un défi de taille : réaliser en seulement douze mois l'équivalent de deux ans de projets. Cette période d'activité intense a fait émerger de nouvelles opportunités et a mis en évidence la nécessité d'un système plus performant pour gérer des projets plus vastes et plus complexes, ainsi qu'une activité répartie sur plusieurs sites. L'entreprise a alors pris de l'expansion et compte maintenant quatre sociétés. Elle cherchait un système unifié pour gérer ses différents flux de travail tout en consolidant ses données financières.

Le processus de sélection d'un nouveau système a envisagé Procore, Sage et Innate, mais ces solutions ont finalement été écartées en raison de leurs modèles tarifaires, du manque de soutien pour la production et d'une inadéquation avec la taille de l'organisation. Acumatica a été choisi pour sa plateforme infonuagique capable de gérer les processus de production, de prendre en charge plusieurs entreprises et d'offrir la flexibilité nécessaire aux diverses activités de l'entreprise. La mise en œuvre, facilitée par un revendeur basé à Kansas City, s'est initialement concentrée sur les modules finance et paie, évitant ainsi une mise en service brutale et privilégiant une approche progressive pour l'ajout de fonctionnalités supplémentaires.

La transition vers Acumatica a permis à l'entreprise d'intégrer directement des formulaires personnalisés à l'application, éliminant ainsi la saisie manuelle de données et les processus décousus rencontrés auparavant avec les formulaires Microsoft et Google. Cette intégration a engendré des gains d'efficacité considérables, notamment dans le processus d'élaboration des propositions, où le temps nécessaire, qui prenait auparavant 1 à 2 jours, est maintenant réduit de moitié. Les indicateurs financiers, dont l'obtention nécessitait plusieurs heures avec QuickBooks, sont maintenant disponibles instantanément, améliorant ainsi la visibilité financière et la productivité.

Fournisseur de solutions de sécurité de flotte

Avant la mise en place d'Acumatica, ce fournisseur de solutions de sécurité pour flottes de véhicules, basé aux États-Unis et employant 50 personnes, gérait ses opérations via trois plateformes distinctes : QuickBooks pour la comptabilité, Access pour la saisie des données, des commandes et des stocks, et Act pour le marketing et les ventes. L'entreprise a brièvement envisagé NetSuite, mais s'est heurtée à la difficulté d'adapter des milliers de références au nouveau système, ce qui aurait nécessité des changements importants à son fonctionnement. La transition vers Acumatica a débuté le 1er septembre 2022, suite à l'identification du besoin d'une solution plus intégrée, capable de s'adapter à ses processus existants plutôt que d'en imposer de nouveaux.

La mise en œuvre d'Acumatica a d'abord porté sur les modules de comptabilité, de gestion des stocks et de facturation, et l'équipe a rapidement pris le relais. L'entreprise a apprécié la flexibilité d'Acumatica, qui a permis une adaptation plus facile à ses besoins spécifiques sans qu'il soit nécessaire de remanier ses pratiques opérationnelles. Cette adaptabilité contrastait avec son expérience avec NetSuite, où la nécessité de modifier ses opérations pour s'adapter au système avait constitué un frein important. Le processus de déploiement a révélé que, même si l'équipe aurait pu être opérationnelle plus tôt, prendre le temps nécessaire pour identifier et résoudre les problèmes s'est avéré bénéfique.

Après le déploiement, l'entreprise a constaté des avantages immédiats et significatifs grâce à l'intégration d'Acumatica. L'accès à l'information et la génération de rapports sont devenus beaucoup plus simples, transformant un processus qui nécessitait auparavant l'envoi de courriels et l'attente de réponses en une action simple et immédiate. Ce changement à lui seul a permis à l'entreprise de réaliser un gain de temps considérable et de rationaliser considérablement ses opérations. La facilité avec laquelle on peut demander et recevoir rapidement de nouveaux rapports grâce à la réactivité du soutien d'Acumatica a encore amélioré l'efficacité opérationnelle. L'entreprise n'a signalé aucun problème avec le système Acumatica, ce qui souligne la réactivité de la plateforme à ses besoins. Qu'il s'agisse d'adapter le système à ses processus ou de répondre rapidement aux demandes de nouveaux rapports, l'équipe de soutien d'Acumatica s'est montrée très efficace. Cette réactivité, combinée à l'adaptabilité du système et aux gains de temps importants réalisés grâce à un meilleur accès à l'information et aux fonctionnalités de rapport, a mis en évidence l'impact positif d'Acumatica sur les opérations de l'entreprise.

Fabricant de pièces automobiles

Avant décembre 2022, ce fabricant de pièces automobiles, réalisant un chiffre d'affaires de 18 millions de dollars et employant 60 personnes, était confronté à d'importantes inefficacités opérationnelles. Les commandes étaient entrées à la fois dans Shopify et Salesforce, ce qui engendrait un processus fragmenté. La migration des commandes de Salesforce vers le système désuet Shoptech E2, ainsi que le transfert de certaines données financières vers QuickBooks, nécessitaient une intervention manuelle considérable. Ce système exigeait un employé à temps plein dédié exclusivement à la gestion de l'importation des commandes dans Shoptech E2, et des difficultés de rapprochement des paiements et d'expédition, dues à un manque d'intégration, entraînaient des nomenclatures inexactes et des problèmes croissants à mesure que l'entreprise se développait.

Après une évaluation approfondie de six solutions potentielles (Acumatica, SAP Mid Market, Infor, Epicor, Rootstock et ODU), Acumatica a été sélectionnée à l'unanimité sur la base de quatre critères essentiels : la viabilité pour l'entreprise, les fonctionnalités, la technologie sous-jacente et la mise en œuvre et le support. Les performances supérieures d'Acumatica dans tous les domaines, à l'exception de la mise en œuvre et du soutien où elle était au même niveau que les autres solutions, en ont fait le choix optimal pour relever les défis du fabricant.

Le déploiement d'Acumatica, rendu possible par la solution iPaaS Workato, a considérablement simplifié les opérations. L'employé auparavant chargé de l'importation des commandes a été complètement libéré de cette tâche, ce qui lui permet de consacrer une demi-heure par jour, auparavant consacrée à des processus manuels, à temps plein aux initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). Ce changement a non seulement permis de fidéliser des talents précieux, mais a également renforcé l'engagement de l'entreprise envers le développement durable. Le service d'expédition a vu ses effectifs passer de 2,5 ETP, auparavant affectés à des tâches manuelles, à une seule personne, les autres étant réaffectées aux ressources humaines et à la comptabilité. L'équipe d'ingénierie de production, initialement contrainte de créer manuellement les nomenclatures, a été déchargée de ces tâches répétitives. De plus, le délai de clôture des comptes mensuels a été réduit de 10 à 3 jours, avec l'objectif de le ramener à une seule journée, améliorant ainsi considérablement la visibilité des indicateurs comptables.

Meilleures pratiques

Grâce à une analyse approfondie et aux témoignages des utilisateurs, les meilleures pratiques suivantes ont été identifiées pour les organisations mettant en œuvre la solution ERP cloud d'Acumatica afin d'assurer des résultats optimaux :

▪ Expertise technique interne : Assurez-vous qu’au moins un membre de l’équipe possède une connaissance technique approfondie d’Acumatica. Cette personne jouera un rôle crucial dans la résolution de problèmes complexes et l’exploitation optimale des capacités du système, notamment pour personnaliser et adapter la plateforme aux besoins spécifiques de l’organisation.

▪ Approche de mise en œuvre progressive : Évitez une mise en service brutale. Déployez Acumatica graduellement, en commençant par les fonctionnalités essentielles comme les finances et la paie, avant d’étendre la solution aux autres modules. Cette approche minimise les perturbations et permet des ajustements en fonction des premières rétroactions d’information.

▪ Tirez parti de la flexibilité d'Acumatica : tirez parti de l'adaptabilité d'Acumatica pour l'intégrer à vos processus d'affaires plutôt que de vous conformer aux paramètres par défaut du logiciel. La flexibilité de la plateforme permet la création de formulaires personnalisés et l'intégration aux flux de travail existants, réduisant ainsi considérablement la saisie manuelle de données et améliorant l'efficacité.

▪ Sélection d'un partenaire stratégique : Choisissez un revendeur à valeur ajoutée (VAR) ou un partenaire de mise en œuvre qui comprend votre secteur d'activité et vos besoins spécifiques. Un partenaire ayant fait ses preuves dans votre secteur peut vous apporter un soutien et des conseils précieux, garantissant une transition en douceur et une utilisation efficace d'Acumatica.

En suivant ces pratiques, les organisations peuvent maximiser les avantages d'Acumatica, notamment une efficacité opérationnelle accrue, une meilleure visibilité financière et la capacité d'adapter les processus à la croissance de l'entreprise.