Résumé du balado Acumatica ERP : Trouver le bon ton avec Eastman Music Company

Avec 14 sociétés de production, des usines aux États-Unis, au Canada, en Suisse et en Chine, et un réseau de distribution couvrant les États-Unis, l'Europe et l'Australie, Eastman Music Company a connu un succès mondial dans la fabrication, la vente et la distribution d'instruments de musique artisanaux. Cependant, sa promesse de fournir les meilleurs instruments et un service à la clientèle impeccable a été mise à rude épreuve par sa dépendance de plusieurs décennies à l'égard de la marque Sage 100.

J'ai eu le privilège de parler avec Ralph Torres, vice-président des opérations, pour un épisode récent du balado Acumatica ERP, afin d'évoquer la croissance opérationnelle d'Eastman Music et son utilisation des technologies pour faciliter son expansion. Selon Ralph, Eastman et Sage n'ont pas réussi à créer une synergie efficace.

« Même si Sage affirmait pouvoir fonctionner dans le nuage, les résultats étaient loin d'être concluants. À chaque mise à jour de Microsoft, notamment en matière de sécurité, Sage plantait systématiquement », explique- t-il. « De plus, nos ressources de production étaient limitées. »

Dans l'épisode du balado (épisode 11), Ralph explique également ce qui a fait d'Acumatica un choix idéal, de la mise en œuvre de l'ERP et de la capacité à ajouter facilement de nouvelles entreprises aux tableaux de bord, aux rapports et à la visibilité des données d'Acumatica, en passant par la tarification basée sur l'utilisation.

Un peu d'histoire : le parcours de Ralph et l'introduction d'Acumatica par Eastman Music

Ralph s'est joint à l'équipe d'Eastman Music en 2008, alors que l'entreprise était beaucoup plus petite et s'appelait Eastman Strings. Musicien lui-même, il a trouvé dans le travail au sein d'une entreprise du secteur musical l'alliance parfaite entre sa passion pour la musique et son besoin de gagner sa vie.

Son premier poste fut celui de représentant du service à la clientèle, avant d'accéder à une fonction lui permettant de gérer les nombreux services de l'entreprise en pleine croissance. Fort de son expérience musicale et de ses compétences en constante évolution, il saisit ensuite une occasion passionnante dans le domaine des produits.

« J'ai conçu l'un de nos saxophones les plus vendus, le ^52nd Street, avec un de mes collègues de l'époque », explique-t-il. « Nous l'avons considérablement amélioré et développé depuis, mais à nos débuts dans la fabrication de saxophones, j'étais le seul à m'en occuper, et c'était une expérience formidable et enrichissante pour un musicien. »

Les musiciens, explique Ralph, utilisent à la fois leur hémisphère gauche et leur hémisphère droit, ce qui leur permet d'allier capacités analytiques et créatives d'une manière rare dans d'autres activités humaines. « Je suis convaincu que ma formation musicale contribue à ma capacité à gérer la structure complexe d'Eastman et à analyser et comprendre les corrélations et le fonctionnement des éléments. Je dois être très créatif, mais aussi très rigoureux dans l'analyse des données. »

Cette combinaison de compétences l'a aidé dans son rôle de vice-président des opérations, où il intervient dans presque toutes les entités d'Eastman Music, qui fonctionnent toutes désormais sous Acumatica.

La décision de remplacer Sage par Acumatica est née de leur besoin d'une solution capable de gérer la croissance de leurs ventes et acquisitions sans dysfonctionnement. « Sage 100 était un produit ancien, désuet », explique Ralph.

Outre les efforts déployés par Modern IT, la société de soutien informatique externe d'Eastman Music, pour assurer le bon fonctionnement de Sage, l'équipe d'Eastman Music souhaitait pouvoir gérer l'entreprise à l'échelle mondiale, avec un accès et un soutien 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, grâce à une solution Web sécurisée. Elle avait aussi besoin de données faciles à utiliser et à analyser.

« Acumatica avait coché toutes les cases pour nous sur ce point. »

L'adéquation d'Acumatica et les conseils de Ralph en matière de mise en œuvre d'un ERP

En tant qu'entreprise multidevises et locataires multiples, Eastman Music a apprécié qu'Acumatica fournisse une structure de données complète et uniforme qui sous-tend ses différentes entités. Ralph dit que le fait d'avoir un plan comptable unique malgré des locataires distincts ne les a pas ralentis, même lorsqu'ils ont dû intégrer de nouvelles entreprises au sein du groupe Eastman Music.

« Pour les trois dernières entreprises que nous avons ajoutées, je m'en suis occupé moi-même », explique Ralph. « Notre détaillant à valeur ajoutée n'y a même pas contribué. Bien sûr, il a aidé à mettre en place tout le travail préparatoire dans le passé. Mais il était littéralement en vacances pendant que je créais l'entreprise de hautbois et ses filiales. »

Il ajoute : « Si vous avez quelqu'un de motivé et désireux d'apprendre à connaître le produit et le logiciel, alors vous pouvez faire beaucoup de choses par vous-même. »

Ralph souligne toutefois qu'un important travail de structure interne doit être réalisé au préalable. « C'est ce travail supplémentaire, la mise en place de la structure, qui rend le système dynamique, évolutif et facile à enrichir une fois cette structure sous-jacente établie. »

Bien sûr, avant que tout cela puisse se produire, la mise en œuvre du système ERP doit avoir lieu.

Quel est son conseil pour la mise en œuvre ? Sachez dès le départ que le changement ne sera pas facile, ce qui s'est avéré vrai pour Eastman Music.

« À l'époque, on avait trois compagnies basées aux États-Unis. Lorsque nous avons décidé de la manière dont nous allions procéder, la grande question était de savoir si nous devions simplement transférer Eastman, la société principale, ou si nous devions transférer l'ensemble des trois sociétés. »

Ils ont opté pour la solution à trois entreprises, ce qui, selon Ralph, représentait un véritable défi. Mais il a tiré quelques leçons de cette expérience. Il souligne l'importance pour les entreprises qui passent d'une solution ERP à une autre de :

• Ne pas recréer les processus et les données de la structure existante (c'est d'ailleurs la raison de leur déménagement initial).
• Comprendre leur plan comptable.
• Se familiariser avec les outils et les fonctionnalités de reporting.
• Commencez par des solutions simples et augmentez graduellement leur complexité, en repérant les lacunes et en les corrigeant une fois identifiées.
• Ne créez rien de nouveau (par exemple, des rapports) avant qu'ils n'aient essayé de le trouver dans Acumatica.

Finalement, effectuez la mise en œuvre au moment où elle aura le moins d'impact sur l'activité.

« On l'a fait après la période scolaire parce qu'on a beaucoup d'activités reliées aux écoles. Assurez-vous de le faire quand vous le pouvez », dit-il.

Acumatica : Un ERP multicouche offrant une base solide

Maintenant que la compagnie Eastman Music et toutes ses marques utilisent Acumatica, Ralph explique qu'ils sont en train de familiariser tout le monde avec la nouvelle interface utilisateur moderne, qui est « intuitive » pour tous les utilisateurs.

D'autres avantages d'Acumatica sont mentionnés par Ralph dans l'entrevue ? Ceux d'Acumatica :

• La facilité d'utilisation, qui contribue à faciliter l'adoption par les utilisateurs
• Personnalisation
• Communauté forte
• Université d'Acumatica et autres ressources de formation

Il met en évidence la possibilité d'utiliser Acumatica comme source unique et centralisée de données pour tous les besoins de l'entreprise. « Il y a les données sur lesquelles il faut agir tout de suite, et il y a celles qu'il faut analyser pour prendre des décisions. »

Ralph explique qu'Acumatica leur offre, grâce à des tableaux de bord, la visibilité nécessaire pour gérer leur entreprise, notamment pour savoir quand expédier les produits ou comment faire face à l'évolution constante des tarifs douaniers.

« Du jour au lendemain, les droits de douane représentent une part importante du prix d'achat d'un produit. Nous avons donc intégré le coût total, livraison comprise. Nous avons pu le faire grâce à la gestion des coûts de livraison chez Acumatica », explique-t-il. « Nous avons même pu utiliser des champs personnalisés pour identifier les commandes touchées par une hausse des droits de douane. »

Ralph avait beaucoup plus à dire sur Acumatica, notamment sur le fait que plus de 200 membres de l'équipe d'Eastman Music utilisent Acumatica chaque semaine, et la plupart quotidiennement.

« Nous utilisons Acumatica de manière intensive. On ne pourrait pas gérer notre entreprise sans lui », dit Ralph. « Acumatica est notre principale source de données. Donc, pour chaque fois qu'on a besoin d'une représentation numérique de nos affaires, on utilise Acumatica, parce qu'au bout du compte, tout ça est lié à nos finances, et c'est bien là l'essentiel : rendre compte de nos ventes et de nos bénéfices. »

Écoutez l'épisode 11 pour découvrir plus de détails précieux fournis par Ralph sur la façon dont Eastman Music bénéficie de la solution ERP primée d'Acumatica, ainsi que ses réflexions sur les prix abordables d'Acumatica et ses conseils aux organisations qui évaluent leurs options ERP.

Vous pouvez également vous abonner au balado Acumatica ERP pour ne rien manquer des dernières tendances, outils et stratégies d'affaires qui peuvent vous aider à évoluer plus intelligemment et à bâtir une entreprise résiliente.