Lorsque les entreprises veulent se développer, elles s’efforcent de rechercher de nouveaux clients, de pénétrer de nouveaux marchés, de lancer de nouvelles stratégies publicitaires, de créer de nouveaux partenariats, etc. Lorsque ces mesures sont couronnées de succès, une croissance substantielle passe du rêve à la réalité. Les revenus augmentent et les entreprises sont habilitées à embaucher des talents supplémentaires, à créer une sécurité d’emploi, à ouvrir des cheminements de carrière et à augmenter la masse salariale des employés, ce qui étend le succès à ceux qui le rendent possible.

Une telle croissance est une victoire qui mérite d’être célébrée. Mais il présente également de nouveaux défis et complexités, ou des difficultés de croissance. Ces difficultés de croissance se présentent sous de nombreuses formes, comme faire face à des concurrents plus importants, jongler avec des exigences réglementaires inconnues, gérer plus d’inventaires et maintenir des relations avec plus de clients.

Ainsi, la croissance mène au changement, et le changement crée des défis. L’astuce consiste à transformer ces défis en opportunités, mais comment ?

Maximiser la croissance et créer des opportunités n’a pas de bouton facile. Pour suivre le rythme de la croissance, il faut des changements organisationnels et culturels simultanés. La croissance sera lente lorsque les entreprises continueront de s’appuyer sur des processus décousus ou des technologies désuètes et déconnectées.

Pour stimuler la croissance, les entreprises poursuivent la transformation numérique. Ils investissent dans une technologie de gestion d’entreprise complète, comme les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP) basées sur le cloud, pour mettre de l’ordre dans le chaos et gérer tous les changements apportés par la croissance. Cela nécessite une gestion du changement : passer de processus familiers, confortables (mais limitatifs) à de meilleurs processus (mais inconnus).

À quoi ressemble la gestion du changement pour une implémentation ERP

La gestion du changement signifie exactement ce qu’elle dit : gérer le changement. De nouvelles choses se produisent, et vous en prenez soin.

Le passage à un nouveau système ERP est un changement transformationnel impliquant des changements importants dans la stratégie, la structure, les performances et les processus. Dans de nombreux cas, cela signifie laisser derrière eux des systèmes décousus et des processus manuels, même sur papier, en faveur d’une solution qui peut automatiser les tâches fastidieuses, fournir une source unique d’informations précises et augmenter l’efficacité et la productivité.

La gestion du changement est au centre de chaque transition transformationnelle vers les nouvelles technologies : en guidant les entreprises, en normalisant le processus de transformation numérique et en réconfortant les employés avec de nouveaux rôles et d’autres changements au statu quo.

Après avoir informés les employés des changements à venir et s’être assuré que le changement sera positif pour leurs responsabilités quotidiennes, il est essentiel de créer un plan de gestion du changement. Le plan doit être complet, réaliste et stratégique, décrivant les objectifs organisationnels que le nouveau système ERP moderne aidera l’entreprise à atteindre, comment le succès de la mise en œuvre sera mesuré, quels rôles et responsabilités la mise en œuvre impliquera, et comment le calendrier et la portée de chaque phase du projet seront définis.

Le plan de gestion du changement peut commencer par un examen des activités qui répond à plusieurs questions cruciales :

• Pourquoi les processus existants sont-ils en place ?
• Quel sera l’impact du nouveau système ERP sur les rôles individuels dans l’ensemble de l’organisation ?
• Comment les dirigeants communiqueront-ils les plans, les mises à jour et les raisons (et les répercussions) des changements tout au long du processus de mise en œuvre ?
• Comment le nouveau système atteindra-t-il les objectifs de l’entreprise et fournira-t-il un retour sur investissement (ROI) solide ?

Si cela semble compliqué, c’est parce que cela peut l’être si l’entreprise ne dispose pas du bon support pour chaque étape du parcours de mise en œuvre de l’ERP. Ce soutien doit provenir de personnes ayant une connaissance approfondie, non seulement du logiciel ERP, mais aussi de l’entreprise elle-même, de son industrie et de ses besoins uniques. C’est pourquoi choisir le bon fournisseur d’ERP et le bon partenaire de mise en œuvre est tout aussi important que de choisir le bon logiciel.

Choisir le meilleur soutien pour réussir

Chaque entreprise qui se lance dans un parcours de mise en œuvre ERP doit s’associer au bon fournisseur et aux experts, qui fourniront une méthodologie de gestion du changement structurée et traiteront les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent.

La bonne solution ERP offrira de multiples formes de support, y compris directement du fournisseur, par le biais d’un réseau de partenaires ou de revendeurs à valeur ajoutée (VAR), et par le biais d’une formation en ligne gratuite et d’une communauté d’utilisateurs. Au cours du processus de mise en œuvre, le fournisseur et le partenaire ERP ou VAR doivent :

• Aider l’entreprise à élaborer son plan de gestion du changement.
• Superviser l’examen des activités, en travaillant directement avec l’équipe de direction de l’organisation.
• Expliquez chaque étape du processus en détail.

La gestion du changement n’est pas un événement « one-and-done ». Cela ne s’arrête pas lorsque le système ERP est opérationnel. Au lieu de cela, il entre dans une phase post-mise en service au cours de laquelle le partenaire de mise en œuvre ERP aide l’entreprise à analyser en permanence les processus pour évaluer davantage les changements clés.

Dans certains cas, comme les entreprises qui passent des systèmes papier ou les diplômés QuickBooks qui vont au-delà de leur logiciel de comptabilité de base, le nouveau système ERP apportera des normes et des meilleures pratiques auxquelles l’entreprise n’est pas habituée. Certains employés peuvent préférer les processus hérités, non pas parce qu’ils fonctionnent mieux, mais parce qu’ils sont familiers. Avoir le soutien du bon fournisseur ERP et partenaire de mise en œuvre peut aider ces employés à accepter le changement.

Adopter le changement avec Acumatica Cloud ERP

Lorsqu’une entreprise choisit de passer à Acumatica, nous ne voulons pas simplement copier et coller ses processus métier d’origine dans le nouveau système. Nous voulons les aider à réorganiser leurs processus et à adopter une façon améliorée et rationalisée de fonctionner. Parfois, il peut s’agir d’un processus entièrement nouveau, tandis que d’autres fois, il peut mélanger les anciennes et les nouvelles méthodes dans une configuration hybride parfaitement conforme aux exigences de l’entreprise.

Nous travaillons avec diligence avec nos partenaires pour fournir un niveau d’expertise et des meilleures pratiques de gestion du changement qui facilitent les mises en œuvre en temps opportun, assurent des transitions en douceur et aident les utilisateurs à s’accrocher à l’ancien système tout au long de la ligne d’arrivée de la transformation numérique.

D’autres entreprises récoltent déjà les avantages d’embrasser le changement avec Acumatica. Prenons l’exemple de l’éclairage au soleil.

Sunshine Lighting, une entreprise de 43 ans offrant certaines des solutions d’éclairage les plus avancées au monde, pataugeait avec des processus extrêmement low-tech. Ils utilisaient un ancien système, qui aurait pu être de haute technologie en l’an 2000, complété par des feuilles de calcul et beaucoup de listes imprimées sur papier. Les papiers ne cessaient de se perdre. Les mises à jour n’ont pas pu être communiquées entre les ministères. Les rapports étaient pratiquement impossibles et, selon le vice-président Joel Gross, quelque chose d’aussi simple qu’un enregistrement de licence aurait pu mettre l’entreprise en faillite.

Sunshine Lighting devait apporter des changements transformationnels radicaux dans l’ensemble de l’organisation, en réunissant ses processus disparates sous un système de gestion d’entreprise unique et complet. Et ils devaient le faire immédiatement.

Après avoir examiné SAP Business One, Sage et une version cloud d’Infor, la société a choisi Acumatica en raison de ses rapports robustes, de sa capacité à fournir une efficacité opérationnelle et de sa configurabilité, qui pourrait facilement gérer des processus métier personnalisés.

Avec l’aide d’Acumatica et de son partenaire VAR Appsolute Consulting, Sunshine Lighting a facilement géré les changements qui ont modifié l’entreprise à son cœur. Ils ont revu chaque processus organisationnel et les ont réorganisés pour optimiser les opérations et réduire le travail manuel. Comme le dit Schneur Perl, Sr., chef de projet technique et responsable du développement commercial : « Acumatica nous a donné un cœur à notre entreprise. Maintenant, si nous devons faire quelque chose, nous apprenons comment le système peut le faire, et le faire, ce qui a changé notre culture.

La mise en œuvre a été si fluide que l’entreprise est restée ouverte tout au long du processus. Après la mise en service, les employés se sont rapidement approprié leurs rôles et ont eu des idées pour accomplir encore plus.

Sunshine Lighting redéfinit maintenant sa stratégie de croissance, et ils attribuent à Acumatica la confiance nécessaire pour accélérer et repousser les limites.

Conclusion

Dans chaque entreprise en croissance, le changement est garanti. Que ce changement soit adaptatif ou transformateur, il doit être géré avec soin pour assurer un avancement continu et stable, transformant les défis en opportunités.

Pour en savoir plus sur les pratiques de gestion du changement et sur la transformation numérique avec Acumatica, contactez nos experts dès aujourd’hui.