Succès client avec Acumatica : Hedstrom Fitness

En 2020, Hedstrom Fitness s’est séparée de sa société mère, Hedstrom Entertainment, lorsque l’unité de conditionnement physique a explosé en popularité. L’entreprise basée à Ashland, Ohio, a créé une entreprise entièrement axée sur la vente d’équipements de fitness fonctionnels, devenant le seul licenciant et distributeur des produits BOSU® (principalement utilisés pour améliorer l’équilibre, la force du tronc, la flexibilité et l’entraînement).

La nouvelle marque Hedstrom Fitness était prête à laisser sa marque, et cela incluait de faire les choses différemment de Hedstrom Entertainment. Bien que l’entreprise distribue ses produits à l’échelle mondiale à partir de son site d’Ashland, Ohio, elle a choisi de gérer sa gestion croissante de la gestion des commandes en ligne en interne plutôt que de dépendre d’un partenaire logistique tiers.

Cependant, il y avait quelques défis à surmonter d’abord, le plus important étant sa dépendance à Macola, un système de gestion financière ancien et obsolète pour les fabricants. Les lacunes de Macola allaient du manque de visibilité et d’accès aux données, ce qui menait à des processus manuels entraînant des erreurs et des rapports médiocres.

« Macola était comme un dinosaure, ou peut-être comme utiliser une disquette pour moi », dit Jillian Williams, gestionnaire du service à la clientèle.

Sans surprise, l’équipe Hedstrom Fitness a décidé de remplacer Macola par une solution nouvelle et plus moderne. La solution qu’ils ont choisie? Acumatica.

Pourquoi Hedstrom a choisi Acumatica

Pendant la transition de Hedstrom Fitness depuis Hedstrom Entertainment, l’équipe s’est appuyée sur les compétences de Parallel Solutions LLC, des consultants ERP pour les fabricants et distributeurs. Alors, quand est venu le temps de trouver un remplaçant pour Macola, Hedstrom Fitness s’est de nouveau tourné vers Parallel Solutions pour obtenir de l’aide.

Hedstrom Fitness voulait — et avait besoin — d’une solution infonuagique capable de simplifier leurs processus, de les aider à réduire leur dépendance au papier, et d’améliorer la gestion des stocks et l’expédition en apportant la distribution et l’entreposage à l’interne. Parallel Solutions savait qu’Acumatica Distribution était le bon choix pour l’entreprise en pleine croissance, et a conseillé à Hedstrom Fitness d’y jeter un œil — ce qu’ils ont fait.

« Quand nous avons fait une démonstration d’Acumatica, cela semblait très intuitif, ce qui m’a beaucoup enthousiasmé », explique Seth McArdle, président de Hedstrom Fitness. « Je ne suis pas une personne en technologie; Je ne fonctionne tout simplement pas bien dans certains systèmes de type Macola où il y a trop de couches d’information différentes auxquelles il faut savoir comment accéder. »

Les API ouvertes d’Acumatica (qui facilitent l’intégration avec des applications tierces), sa simplicité d’utilisation et sa capacité à permettre à Hedstrom Fitness de « repartir à zéro » en ce qui concerne leurs données ont scellé l’affaire.

« Nous avons pu extraire d’Acumatica les données que nous voulions, que nous estimions propres et précises », explique McArdle. « Nous étions sur le point de faire 20 ans de données avec Macola que je sentais surcorrigées pour essayer de compenser les erreurs du système. »

Les nombreux avantages du choix de l’acumatica

Avec Parallel Solutions à ses côtés, Hedstrom Fitness a mis en place Acumatica et a commencé à profiter des avantages d’une solution ERP basée sur le cloud. Deux des nombreux avantages incluent une visibilité complète de l’ensemble de ses opérations et un accès instantané aux données.

« Acumatica me permet vraiment d’avoir une vue très générale, et c’est très intuitif si je veux essayer d’approfondir certains détails détaillés », dit McArdle. « Avant, il fallait que beaucoup de personnes différentes extraient des données, créent un rapport et me l’envoient. Maintenant, je peux surveiller 95% de ce dont j’ai besoin au quotidien sans mettre de fardeau sur les autres. »

En tant que solution ERP simplifiée et conviviale qui agit comme la base de données centralisée de l’entreprise, Acumatica a permis à Hedstrom Fitness de réduire le nombre d’employés financiers pour gérer les opérations. Plus précisément, l’entreprise est passée d’environ huit à dix personnes soutenant la finance de leur plus grande entreprise à une personne qui s’occupe des comptes clients et fournisseurs, puis à un comptable à temps partiel qui aide à clôturer les comptes chaque mois.

McArdle explique : « Je peux superviser la partie financière tout au long du mois selon ce qui arrive et ce qui sort. Je ne crois pas que quelqu’un soit surmené ou stressé comme avant de faire autant de travail que nous avions. »

De plus :

• Les employés peuvent travailler de la maison au besoin.
• La saisie manuelle des données appartient au passé.
• La commande ne nécessite pas plusieurs systèmes, juste Acumatica.
• Rechercher et vérifier les commandes est rapide et efficace, passant de cinq minutes à moins de 2 minutes, soit un gain de temps de 66%.
• Entrer des billets d’inventaire est simple et rapide.
• Compter l’inventaire est une tâche automatisée, aidant l’entreprise à faire l’inventaire en 2,5 jours avec moins de personnel et réduisant leurs scénarios de rupture de stock.

Hedstrom Fitness a aussi pris en charge ses propres processus de livraison, éliminant le besoin d’un partenaire 3PL — ce qu’ils voulaient faire dès le départ. L’expédition et la logistique, qui nécessitaient auparavant neuf personnes, ne nécessitent maintenant que deux personnes dans son entrepôt et une personne pour s’occuper du routage et de l’impression des étiquettes. L’équipe peut honorer les commandes le même jour au lieu des quatre jours qu’a pris le partenaire 3PL, et toute sa paperasse est stockée numériquement dans Acumatica, ce qui rend les coûts d’impression et de papier négligeables.

De plus, Williams dit qu’avec Acumatica, la plupart des commandes passent maintenant par EDI. « Je peux juste regarder et examiner les commandes, ce qui m’a beaucoup aidé. Une fois que je vois que tout est en ordre, j’appuie sur le processus et deux minutes plus tard, j’ai 200 commandes envoyées à l’entrepôt et avec la confiance qu’on a tout ce qu’il faut pour les honorer. »

McArdle ajoute : « Acumatica a joué un rôle clé dans notre passage d’une entreprise logistique tierce qui gérait nos processus d’entreposage et d’expédition à l’intégration de cette fonction en interne. Cela nous a aidés à développer nos ventes web, car nous pouvons communiquer efficacement les promotions et offrir la livraison le jour même. »

Travailler plus intelligemment, pas plus dur avec Acumatica

Grâce à l’aide d’Acumatica pour améliorer son efficacité, Hedstrom Fitness est en croissance. « Nous avons plus de temps pour aller voir et servir les clients plutôt que d’être enliés par des processus fastidieux qui ne génèrent pas de ventes. »

Et selon Williams, d’autres compagnies de distribution auraient bien intérêt à considérer Acumatica comme leur solution ERP de prédilection. « L’acumatica est la meilleure option si tu veux travailler plus intelligemment, pas plus fort. »

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