En 2012, le Massachusetts a légalisé le cannabis médical et, en 2016, le Commonwealth a légalisé le cannabis récréatif par le biais d’un projet de vote. Un groupe d’investisseurs avisés a décidé que c’était le moment idéal pour ouvrir Happy Valley, une entreprise de cannabis haut de gamme à service complet.

Happy Valley cultive et extrait des cannabinoïdes et fabrique, distribue et vend des biens de consommation emballés à base de cannabis, tels que des concentrés, des produits comestibles, de l’huile de vapotage, etc. L’entreprise de cannabis a commencé comme une installation de 45 000 pieds carrés à Gloucester avant de s’agrandir avec un dispensaire de détail à l’usine de Gloucester en 2020, d’ouvrir un autre dispensaire à East Boston en 2021 et de vendre ses produits en gros à d’autres détaillants de cannabis du Massachusetts, le tout dans le même délai.

Pendant cette période pour Happy Valley, selon Kai Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, exploiter une entreprise en pleine croissance sur QuickBooks ainsi que sur des feuilles de calcul Excel – dans un secteur très compliqué, rien de moins – a été très difficile.

« En 2020 et 2021, nous n’avions pas d’informations », explique Earthsong. « Nous essayions simplement de garder le navire en marche, de suivre l’essentiel et de nous assurer que nos livres étaient réconciliés. Les aspects plus sophistiqués et ambitieux du suivi et de l’analyse de l’information, comme le suivi des coûts réels ou l’analyse des pistes, n’étaient que des étincelles dans nos yeux.

Les défis et les frustrations liés à une solution financière de base et à des feuilles de calcul sujettes aux erreurs étaient nombreux, c’est pourquoi à la mi-2020, l’équipe de Happy Valley a envisagé de passer à une solution ERP complète.

Tableur Mayhem

Lorsque Happy Valley a commencé à fonctionner, les dirigeants ont créé des feuilles de calcul Excel pour gérer ses processus complexes, y compris la gestion des stocks, la planification de la production, la gestion et le suivi des consommables, l’approvisionnement et le catalogage des données de test provenant de laboratoires tiers indépendants. Sean Corrigan, vice-président des opérations, dit qu’ils ont utilisé au moins 50 feuilles de calcul Excel différentes pour rester à flot.

« Le défi, dit-il, était qu’aucun d’entre eux ne se parlait. »

Traiter des informations cloisonnées ainsi que rapprocher manuellement les données financières, résoudre les factures, suivre les coûts des marchandises vendues, gérer les stocks et suivre les achats tout en étant obligé de se connecter et de quitter QuickBooks était une situation difficile et chronophage qui fournissait des informations opérationnelles limitées. Le besoin d’une solution ERP complète capable d’automatiser les opérations et de fournir des données détaillées n’a jamais été aussi évident.

« Nous avions une idée, une sorte de calcul au dos de la serviette sur nos coûts », dit Corrigan, « mais vraiment comprendre et enregistrer notre travail et aller au sou sur tout ce que nous faisons est vraiment ce qui nous aidera à faire avancer notre entreprise vers l’avenir. »

Transformer le chaos en ordre avec Acumatica

La recherche d’une solution ERP capable de répondre aux besoins uniques d’un cultivateur, d’un fabricant, d’un grossiste et d’un détaillant de cannabis les a menés à quelques systèmes centrés sur le cannabis, comme MJ Freeway et Trellis. Malheureusement, ce qu’ils ont trouvé n’était pas ce dont ils avaient besoin.

« Rien n’était un véritable système ERP à 360 degrés qui avait la capacité d’être personnalisé », explique Earthsong.

Au fur et à mesure que la recherche d’ERP se poursuivait, le cabinet CPA de Happy Valley a découvert une solution qui semblait prometteuse : QuantumLeaf, un VAR et un ISV d’Acumatica qui fournit une application spécifique au cannabis. L’expertise de QuantumLeaf en matière de cannabis, combinée à la plateforme infonuagique d’Acumatica, aux capacités de personnalisation, aux rapports financiers robustes, aux flux de travail automatisés, à la tarification basée sur la consommation et à la capacité d’automatiser la collecte de données pour METRC, une application logicielle de conformité de suivi et de traçabilité mandatée par l’État, a scellé l’affaire pour Happy Valley.

« J’ai essayé beaucoup de systèmes différents. Acumatica est le premier qui, selon nous, englobe l’ensemble de notre entreprise. Il nous donne les outils dont nous avons vraiment besoin pour mener à bien notre
et dans un marché et une industrie qui se compriment », explique M. Corrigan.

Happy Valley a choisi de déployer Acumatica Manufacturing, ils ont pu vivre département par département, et les avantages ont commencé à affluer.

Travailler avec et sur une base de données unique qui relie les données à l’échelle de l’organisation a permis d’obtenir des informations sur l’ensemble de l’opération. Les grands livres, les bons de commande, les expéditions et la facturation se produisent tous dans Acumatica, ce qui permet à l’équipe de Happy Valley de fournir les informations dont elle a besoin pour répondre à ses besoins en matière de ventes, de comptabilité et de finances, sans procédures manuelles qui font perdre du temps.

« La solution Acumatica/QuantumLeaf fait maintenant partie de notre ADN », explique Earthsong. « Nous comptons sur lui jour après jour pour l’accès à l’information, la planification des ordres de production,
l’approvisionnement et le suivi de ce que nous produisons, le contrôle des stocks, les comptages ponctuels, les comptages cycliques, la connaissance des stocks, etc.

Cet accès à l’information a mené à :

• • Comprendre leurs coûts réels d’affaires, saisir les frais généraux, la main-d’œuvre et les coûts des matériaux à l’aide de tableaux de bord individualisés.
  • Accroître l’efficacité du suivi des souches et des lots, qui doivent avoir des numéros de lot uniques et leurs attributs enregistrés et gérés, ainsi que conformes aux mandats de conformité au METRC.
  • Automatisation de la déclaration des transactions pour tous les systèmes de conformité.
  • Rationaliser la gestion de la chaîne d’approvisionnement, mettre fin à leur dépendance à l’égard d’Excel.
  • Une conscience approfondie des coûts, ce qui mène à une meilleure prise de décision.

En fin de compte, Happy Valley croit que la mise en œuvre d’Acumatica était la bonne voie à suivre et exhorte d’autres entreprises à suivre son exemple.

« Il y a beaucoup d’exploitants qui font faillite. Ils ne comprennent pas vraiment quels sont leurs coûts », dit Corrigan. « Comprenez comment votre entreprise est gérée. C’est peut-être un peu effrayant de changer les choses, mais [le déploiement d’Acumatica] est l’une des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu’entreprise.

Pour plus de détails sur Happy Valley, lisez l’histoire complète de sa réussite client et contactez nos experts dès aujourd’hui pour savoir comment Acumatica peut vous aider à prospérer dans l’économie incertaine d’aujourd’hui.