Des systèmes hérités à l’ERP moderne : Leçons tirées de la Caisse populaire fédérale de l’Arkansas

En tant que plus grande coopérative de crédit et l’une des plus grandes institutions financières de l’État, Arkansas Federal Credit Union (AFCU) est fière d’offrir des produits et services dont ses membres ont besoin et qu’ils trouveront utiles. Selon Jonathan Adams, vice-président/contrôleur, AFCU possède aussi une liste de 10 valeurs fondamentales qui déterminent la façon dont ils se traitent mutuellement, ainsi que leurs membres, fournisseurs et communauté, et ces valeurs font la différence qui les aident à attirer de nouveaux clients et à soutenir leur croissance.

« Nous célébrons la réalisation de toutes ces différentes valeurs fondamentales », dit-il. « Une des valeurs fondamentales est de penser différemment, ce qui implique de trouver de nouvelles façons de faire quelque chose. Cela peut signifier ne pas avoir peur de prendre des risques. »

Parfois, ces risques peuvent mener à l’échec, dit-il, mais à d’autres moments, penser différemment peut mener au succès. Pour l’équipe de l’AFCU, l’un des risques réussis a été de décider de mettre à niveau leur système de gestion d’entreprise vieillissant vers la solution plus moderne et adaptable d’Acumatica.

Dit Jonathan. « Passer de Dynamics Great Plains, sur lequel nous avions travaillé si longtemps, à Acumatica, nous donnait l’impression d’arriver 25 ans dans le futur en un seul saut. »

Sauter vers l’avenir avec Acumatica

L’AFCU a été fondée en 1956 par sept aviateurs militaires américains. Elle a commencé sous le nom de Little Rock Air Force Base Federal Credit Union (LRAFB FCU), qui répondait aux besoins financiers du personnel militaire local. La caisse populaire a finalement élargi sa base de membres pour inclure les communautés environnantes, raccourcissant son nom pour refléter la croissance. Aujourd’hui, AFCU approche les 3 milliards de dollars d’actifs totaux, compte 23 succursales à travers l’Arkansas (avec plus de 400 employés) et sert plus de 167 000 membres.

Le succès de l’AFCU, cependant, n’est pas venu sans défis. L’une des plus grandes était sa dépendance à Microsoft Dynamics – Great Plains (GP), une plateforme sur site basée sur Windows, qui était dépassée, devenant rapidement non prise en charge et créatrice de goulots d’étranglement au sein de l’entreprise.

« Dynamics GP manquait de beaucoup de fonctionnalités, et beaucoup de rapports étaient très manuels », explique Jonathan. « La fonctionnalité n’était tout simplement pas là pour nous. Par exemple, nous utilisions plusieurs systèmes pour traiter les comptes fournisseurs. »

Jonathan et l’équipe de direction savaient qu’il était temps de laisser partir GP et de trouver une solution moderne, sécuritaire et basée sur le cloud qui pourrait :

• Éliminer leurs goulets d’étranglement
• Automatiser les contrôles clés pour la conformité
• Donner du pouvoir à la prise de décision

De plus, l’AFCU savait que le nouveau système devait s’intégrer harmonieusement entre les fonctions tout en offrant efficacité, flexibilité et évolutivité. Ainsi, sur les conseils et avec l’aide de leur conseiller de confiance et de longue date, Bartlett, Pringle & Wolf (BPW), ils ont choisi Acumatica.

« Acumatica nous offre un guichet unique pour tellement de tâches différentes. »

Comment s’est déroulée la mise en œuvre de l’AFCU et les avantages qui en ont découlé

L’un des nombreux facteurs qui font une mise en œuvre ERP réussie est la gestion du changement vers un système moderne — et la direction de l’AFCU était totalement engagée.

« La première chose qu’on a faite, c’est qu’on s’est tous engagés dans le changement », dit Jonathan. « Toute mise en œuvre importante du système va demander du travail, et vous allez faire des choses en plus de vos tâches quotidiennes, alors j’étais vraiment fier de mon équipe de s’être engagée à faire ça. »

L’étape suivante a été de travailler en étroite collaboration avec BPW pour élaborer des plans de test, que BPW a développés en flux de travail et processus que l’AFCU pourrait utiliser à l’avenir. Mais la mise en œuvre de l’AFCU n’était pas complètement traditionnelle. Jonathan dit qu’après avoir eu des données en temps réel dans le système de test, ils ont organisé une « chasse au trésor », où l’équipe a exploré les capacités du système, encourageant la familiarité et la maîtrise dès le départ.

Une fois que l’AFCU a été opérationnelle sur Acumatica, qui unifiait ses comptes fournisseurs, l’amortissement des immobilisations, les reports de dépenses et les rapports de cartes de crédit corporatives sur une seule plateforme, les avantages ont commencé à affluer. Ils comprenaient :

• Transparence et supervision accrues (par exemple, gestion des dépenses de cartes de crédit d’entreprise) pour assurer la conformité et la reddition de comptes.
• Une efficacité accrue en accélérant le processus d’approbation des factures, permettant à l’équipe des comptes fournisseurs de doubler la fréquence des paiements des factures.
• Amélioration des rapports, offrant à la direction une visibilité plus claire sur la performance financière.
• Élimination des silos de données et meilleure précision.

Et avec le modèle d’utilisateurs illimités d’Acumatica, AFCU donne accès à chaque membre de l’équipe et croît sans pénalité.

La base flexible d’Acumatica offre à l’AFCU une plus grande efficacité et un meilleur contrôle

AFCU embrasse l’avenir avec Acumatica facile à utiliser et intuitif comme fondation, et Jonathan est enthousiaste à l’idée de profiter de sa nouvelle flexibilité. « S’il y a quelque chose que je veux rendre plus rapide, plus rapide, plus fort, plus grand, meilleur, je sens que je peux y arriver grâce à Acumatica. Je vais peut-être devoir rentrer BPW pour faire tourner ou changer de vitesse, mais on a eu tellement de succès... juste pouvoir modifier et faire des mises à jour selon les besoins. »

Il ajoute : « Nous savons simplement, à mesure que les circonstances changent et que de nouveaux besoins surgissent, nous pouvons accomplir beaucoup grâce à Acumatica. »

AFCU a fait un bond vers l’avenir en mettant en œuvre Acumatica, et elle est prête à exploiter pleinement les outils avancés et en croissance des entreprises d’Acumatica pour continuer à s’étendre et offrir un service exceptionnel à sa communauté.

Pour en savoir plus sur la solution ERP innovante et axée sur l’IA d’Acumatica, contactez notre équipe et demandez une démonstration dès aujourd’hui.