Sheoga Hardwood Flooring franchit une nouvelle étape dans son développement grâce à Acumatica.

Depuis 1982, Sheoga Hardwood Flooring fournit à ses clients des planchers massifs et contrecollés de qualité, qu'elle fabrique, termine et contrôle en interne. Cette entreprise familiale de fabrication, située en Ohio, emploie une équipe d'artisans locaux hautement qualifiés pour produire ses parquets sur mesure et préfinis, fabriqués aux États-Unis.

Bien que Sheoga ait réussi à fabriquer un produit esthétique et durable pendant plus de vingt ans, sa croissance a été freinée par sa dépendance à Macola Technologies (rachetée par Exact Software en 2001). Cette solution désuète et cloisonnée engendrait de nombreux problèmes de gestion des stocks, des ventes et de la comptabilité, notamment une absence totale de visibilité opérationnelle. Frustrés par Macola et ses inefficacités, les dirigeants de Sheoga ont cherché une nouvelle solution.

Avec l'aide d'un consultant, ils ont évalué plusieurs progiciels de gestion intégrée (PGI), dont Sage One, Oracle NetSuite et Acumatica. Le choix était évident : devenir client d'Acumatica.

« Nous apprécions la facilité d'utilisation d'Acumatica, sa flexibilité, sa configuration et la possibilité de modifier le système », déclare Larry Yoder, directeur de l'exploitation. « C'était bien au-delà de nos attentes. »

Défis avant le succès d'Acumatica

Sheoga sèche à l'air libre son bois d'œuvre haut de gamme, destiné à la fabrication de meubles et provenant des Appalaches, pendant plusieurs mois avant de le sécher en séchoir, de l'homogénéiser et de le conditionner à un taux d'humidité précis. Une fois le processus terminé, le bois est entreposé dans son entrepôt à température contrôlée. Sheoga vérifie ensuite l'absence de défauts, puis transforme et finit le bois pour en faire ses revêtements de sol et lambris reconnus dans le secteur.

Malheureusement, la supériorité de ses procédés de fabrication ne se retrouvait pas dans la gestion des stocks, les ventes et la distribution chez Sheoga. La plupart, sinon la totalité, des problèmes opérationnels de Sheoga provenaient de Macola, notamment son incapacité à fournir des inventaires en temps réel.

« Ce n’était pas précis et c’était toujours obsolète. Nous ne consommions pas de matériel avant sa facturation et nous nous basions essentiellement sur les inventaires physiques », explique Yoder.

Il va sans dire que travailler avec des stocks désuets a engendré de nombreuses inefficacités.

« Ce qui me frustrait le plus avec le système Macola, c'était notre tendance à toujours être en retard sur les commandes, faute de visibilité et de suivi », explique Yoder. « Du jour au lendemain, une commande arrivait à échéance et il n'y avait aucun moyen de la suivre ou de prévoir la prochaine échéance. Tout était basé sur des documents papier, ce qui était extrêmement frustrant. »

Ces enregistrements manuels sur papier ont engendré des listes d'inventaire inexactes, empêchant ainsi l'équipe de vente de fournir aux clients des renseignements sur l'état de leurs commandes et causant des retards. Charmaine Kepes, responsable de la comptabilité clients et administratrice système, explique que les représentants ont vendu des produits déjà réservés, car les matières premières n'étaient prélevées de l'inventaire disponible qu'au moment de la facturation.

Mais les difficultés ne s'arrêtaient pas là. Kepes avait du mal à trouver ou à exporter des données dans Macola, qui fonctionne sur des serveurs locaux. Les représentants ne pouvaient pas accéder au système à distance et appelaient donc Kepes, qui passait des heures au téléphone à leur transmettre les maigres informations dont elle disposait. Elle consacrait également de nombreuses heures à la création de nouveaux articles dans Macola, qui servaient ensuite à établir les devis, eux-mêmes transformés en commandes manuscrites remises à l'atelier.

Il n'était pas rare de perdre des ordres de production, et l'atelier devait informer le personnel administratif de la finalisation d'une commande. Outre ces difficultés constantes, Nic Farrant, directeur financier, explique que les rapports de l'entreprise étaient établis manuellement à partir de multiples exportations.

« Macola a été de loin le dossier le plus difficile sur lequel j'ai travaillé pour extraire des informations des rapports, et chaque fois que j'avais besoin de quelque chose de différent, je devais m'adresser à Charmaine ou même faire appel à une source externe pour nous aider à formuler une nouvelle requête. »

De la frustration à la satisfaction avec Acumatica

Le choix d'Acumatica Manufacturing Management Edition a marqué le début d'une nouvelle ère pour l'entreprise. Sheoga a implanté Acumatica avec l'aide de son partenaire technologique, Parallel Solutions, partenaire certifié Acumatica Gold.

« Jeff et Laura connaissaient bien Macola, ils ont donc pu utiliser nos bases de données et importer une grande quantité d'informations. Nous n'avons pas eu à tout recommencer à zéro pour la saisie des données ; ils ont pu extraire ces informations », explique Kepes.

La mise en œuvre par des experts a permis d'obtenir des avantages considérables, notamment l'accès à des données précises. Yoder explique : « Avec Macola, personne ne faisait confiance au système. Le passage de Macola à Acumatica a nécessité une période de transition où la confiance a dû être gagnée. Il a fallu que les utilisateurs s'y engagent et, au fil du temps, ils ont constaté l'exactitude des chiffres ; on peut leur faire confiance. »

Outre l'acquisition de données fiables, l'équipe Sheoga a aussi :

• Obtenir une visibilité en temps réel sur les stocks, élimination des comptages physiques manuels et possibilité de suivi des matières premières.
• Amélioration de la gestion des stocks, fournissant des données sur les stocks disponibles et les réapprovisionnements tout en réduisant les niveaux de stocks de 40 %.
• Nous avons remplacé la nomenclature complexe de Macola par la nomenclature en temps réel, facile à utiliser et personnalisable d'Acumatica, ce qui a permis d'améliorer les opérations et de fournir des données KPI essentielles.
• Opérations d'atelier simplifiées, formalisées et automatisées.
• Acquisition du configurateur de produits d'Acumatica qui fournit des renseignements sur les meilleurs produits par type de bois, taille et couleur de teinture ; une tarification correcte pour toutes les options et toutes les références ; et un transfert automatique vers une nomenclature, garantissant ainsi la mise à jour des stocks pour chaque commande.

La mise en place du progiciel de gestion intégrée (ERP) de production d'Acumatica a radicalement transformé le fonctionnement de Sheoga. Non seulement l'entreprise est passée au zéro papier, mais la clôture mensuelle et la facturation sont maintenant beaucoup plus rapides.

« Si un client appelle et demande une copie d'une facture, c'est très facile de la lui envoyer », explique Kepes. « Je peux simplement accéder à la facture et cliquer sur "Transférer" ou "Envoyer". Avec notre ancien logiciel, je devais sortir la facture du tiroir, la numériser, l'enregistrer, puis la transférer depuis ma messagerie personnelle plutôt que depuis le logiciel. C'est donc un gain de temps considérable. »

Elle ajoute : « Lorsqu’un client appelle et demande : « Combien dois-je ? », je peux afficher le détail de sa dette en deux clics. Avant, il me fallait quelques minutes pour trouver le bon écran et accéder à l’information. Maintenant, deux clics suffisent. »

Kepes a aussi réduit ses tâches liées à l'ancienneté des comptes clients de plusieurs jours à quelques minutes.

« Macola n'offrait pas de fonction de relevé de compte », explique-t-elle. « Auparavant, au milieu du mois, je consacrais une demi-journée, voire plus, à analyser l'ancienneté des comptes clients, à identifier les clients en retard de paiement, à rechercher leur fiche, à imprimer le relevé, à le numériser et à l'envoyer par courriel. Ça m'arrivait que ça me prenne deux jours. Maintenant, grâce à la fonction de relevé d'Acumatica, la préparation, l'envoi et l'impression ne me prennent que cinq minutes. »

Pour Yoder, la gestion des stocks représente l'une des plus grandes améliorations, depuis la visualisation des niveaux de stock réels (ce qui inclut le fait de ne plus avoir à saisir manuellement les stocks dans Macola, ni à attendre de le faire après le processus de séchage au four) et la création de leurs propres tableaux de bord d'expédition jusqu'à l'accès mobile pour tous les membres de l'équipe.

« Grâce à Acumatica, je peux travailler littéralement de n'importe où. La semaine dernière encore, le proprio m'a téléphoné pour me poser une question. J'étais sur le terrain de golf, et j'ai pu sortir mon téléphone et lui donner l'information qu'il cherchait », explique Farrant.

Un avenir prometteur avec Acumatica

Grâce à la solution ERP cloud conviviale d'Acumatica qui sert de base à ses opérations, Sheoga a amélioré son service à la clientèle grâce à des données en temps réel et à un système de recherche de données intuitif et facile à utiliser (qui permet aux employés de gagner du temps), tout en réduisant le nombre d'employés de bureau nécessaires au traitement des données, en réduisant les coûts de main-d'œuvre et en améliorant la gestion des stocks.

Finalement, la production est en hausse, les améliorations se poursuivent (par exemple, Sheoga travaille avec Parallel Solutions pour mettre en œuvre l'application GRC d'Acumatica), et les avantages d'Acumatica contribuent à un avenir solide pour Sheoga.

Selon Yoder, « Nous avons des plans de croissance ambitieux que nous ne pourrions pas réaliser sans Acumatica. »

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