Soutenir l’avenir des organismes sans but lucratif : une entrevue avec Teri Carpenter

Les organismes sans but lucratif comblent essentiellement les lacunes. Ils répondent aux besoins non satisfaits, renforcent les communautés et défendent le bien-être aux niveaux individuel, familial et social. Mais ils peuvent être freinés dans ce travail axé sur la mission par les mêmes défis organisationnels auxquels font face les entreprises à but lucratif.

Aujourd’hui, Teri Carpenter, d’Acumatica Partner Carpenter Associates, partage ses analyses d’experte sur le secteur à but non lucratif et comment Acumatica Cloud ERP aide les organismes à surmonter les obstacles opérationnels pour accomplir leurs missions.

Parlez-nous un peu de Carpenter Associates et de ce que vous faites pour les organismes sans but lucratif.

J’ai fondé Carpenter Associates en 2004. Nous sommes une organisation entièrement à distance et avons des consultants et des employés techniques allant de Washington, D.C., à la Californie. Donc, nous couvrons beaucoup de territoires et d’entreprises à travers le pays. Nous offrons de nombreux services différents, incluant la mise en œuvre de logiciels ERP, le soutien et la formation. Notre chef du conseil et des opérations est un Green Belt Lean Six Sigma (un professionnel certifié en résolution de problèmes axée sur les données et en amélioration des processus), donc nous aidons aussi les organisations à améliorer leurs processus opérationnels.

Je travaille dans le secteur des organismes sans but lucratif depuis la fin des années 1990, et je dirais qu’environ 60% à 70% de nos clients sont des organismes sans but lucratif. Pour ces organisations, nous sommes devenus des experts en intégrations. La plupart des organismes sans but lucratif utilisent d’autres systèmes critiques en plus de leurs systèmes financiers — comme des logiciels de gestion d’associations ou des logiciels de facturation Medicare. Ces outils doivent être intégrés au principal système de gestion et de comptabilité de l’organisme à but non lucratif, et Carpenter Associates se spécialise dans ces personnalisations et intégrations.

Comment les organismes à but non lucratif modernes optimisent-ils leurs opérations — ou comment devraient-ils le faire?

Les organismes sans but lucratif répondent à des besoins différents, mais ils font vraiment face aux mêmes défis que les entreprises à but lucratif. Beaucoup utilisent encore des systèmes hérités avec un accès limité à l’information. Les rapports sont limités. La disponibilité des personnes au sein de l’organisation est limitée. Donc, ils cherchent tous quelque chose de plus moderne qui fournira de l’information en temps réel et leur permettra d’accéder au système à plus de personnes dans l’organisation.

Nous sommes en 2026. Il fut un temps où, si on voulait chercher quelque chose, il fallait avoir l’Encyclopédie Britannica sur l’étagère ou descendre à la bibliothèque. Maintenant, tu prends ton téléphone et tu demandes à Siri ou Google. Boom. Tu as la réponse. Nous attendons tous de l’information au bout des doigts, et nous voulons que cela soit retiré de nos systèmes de gestion d’entreprise également.

Quelles tendances et innovations clés façonnent la transformation organisationnelle des organismes à but non lucratif?

Encore une fois, accès immédiat aux données. Nous fournissons des logiciels aux organisations qui servent les personnes âgées, handicapées et en situation d’itinérance. Ils gèrent des foyers de groupe, des travailleurs sociaux et des personnes sur le terrain. Ces personnes sur le terrain ont besoin d’accéder à l’information des clients. Ils doivent entrer leurs propres rapports, données de temps et de déplacement, et fournir des dossiers d’utilisation dans le système de gestion à but non lucratif. Les systèmes ERP modernes comme Acumatica sont un outil formidable parce que tout cela peut se faire à partir d’une tablette ou d’un téléphone. Vous êtes connecté immédiatement. Et quand vous rentrez chez vous à la fin de la journée, votre travail administratif est terminé. Vous n’avez pas besoin de vous asseoir pour rédiger vos rapports et les soumettre. Tu l’as déjà fait. Et vous pouvez vous concentrer sur ce vers quoi votre organisme à but non lucratif travaille réellement, au lieu de simplement faire de la paperasse. Des technologies comme Acumatica, qui donnent aux gens accès à l’information et la liberté d’entrer des données de n’importe où, est vraiment révolutionnaire. Les organismes sans but lucratif peuvent réagir rapidement aux circonstances changeantes, prendre de bonnes décisions basées sur des données et répondre aux besoins plus rapidement. Ça aide à faire avancer leurs missions.

Quels sont les plus grands défis opérationnels en gestion organisationnelle pour les organismes sans but lucratif? Comment leur conseilleriez-vous de relever ces défis?

Cela revient aux systèmes hérités. Comme je l’ai dit, les organismes sans but lucratif ont besoin de données rapidement. Ils ont besoin que ces données soient exploitables. Ils doivent se connecter à des applications critiques que l’ancienne technologie client-serveur ne peut pas gérer. Ils doivent pouvoir avoir plusieurs personnes qui utilisent le système. Une chose que j’adore d’Acumatica, c’est l’accès illimité aux utilisateurs. Si j’embauche cinq personnes de plus, je peux me permettre de leur donner accès à Acumatica parce qu’il n’y a pas de prix par utilisateur. Les systèmes hérités qui facturent par utilisateur peuvent limiter la portée des organismes sans but lucratif, mais si vous économisez ces frais par utilisateur, vous pouvez les appliquer à votre mission à la place.

D’après votre expérience, quelles stratégies de gestion se sont avérées les plus efficaces pour les organismes à but non lucratif? Comment les solutions ERP infonuagiques, comme Acumatica, peuvent-elles soutenir ces stratégies?

Beaucoup d’organismes à but non lucratif fonctionnent de la même façon depuis de nombreuses années, et ils ont l’habitude de ne faire les choses que de cette façon précise. Donc, la stratégie principale est de leur ouvrir les yeux sur ce qui est possible grâce à la technologie. Vous n’avez pas besoin de créer des rapports manuellement, de les envoyer aux parties prenantes, puis de répondre aux questions à leur sujet. Maintenant, vous pouvez simplement donner à vos parties prenantes l’accès à votre logiciel de gestion d’organismes sans but lucratif. Avec Acumatica, ils peuvent aller chercher leurs propres rapports et répondre à leurs propres questions grâce à des tableaux de bord conçus spécialement pour eux. Et tout est fait en toute sécurité. Les gens peuvent voir ce qu’ils ont besoin de voir sans rien voir qu’ils ne devraient pas. Donc, une stratégie organisationnelle majeure pour les organismes sans but lucratif est simplement de prendre conscience des avantages qu’un système de gestion moderne des organismes à but non lucratif peut leur apporter.

Quelles fonctionnalités une organisation devrait-elle rechercher dans les logiciels ERP de gestion des organismes à but non lucratif?

Il y en a tellement! Les intégrations sont absolument essentielles. La gestion des adhésions, la gestion des subventions, la surveillance d’études de cas, les vitrines — toutes ces tâches se font dans différentes applications, et le logiciel ERP d’un organisme sans but lucratif doit pouvoir s’y connecter parfaitement. Acumatica s’intègre à presque tout.

Une structure de sous-compte vraiment flexible est aussi importante. Si vous commencez un nouveau programme ou projet, vous devriez pouvoir aller dans votre système, ajouter ce programme ou projet à votre plan comptable et en faire un rapport immédiatement. Un reporting flexible est tellement essentiel.

L’accès illimité aux utilisateurs permet aussi d’économiser du temps, des efforts et des revenus perdus. Nous avons un client qui travaille avec des personnes ayant une déficience intellectuelle, et un groupe de gars qui offrent des services de tonte de pelouse. Ils sont payés pour ça. Ils distribuaient des reçus papier une fois les travaux terminés en espérant juste que le paiement arrivait et soit enregistré quelque part. Maintenant, depuis le terrain, ils peuvent simplement entrer les données depuis leur téléphone cellulaire. Le système enverra la facture. Il enregistre les revenus, et si le paiement n’est pas effectué, ils peuvent envoyer un avis de dénoncement. Ça fait juste économiser tellement d’efforts et d’argent.

Selon vous, à quoi ressemble l’avenir des organismes sans but lucratif? Comment pensez-vous que la technologie d’affaires, comme Acumatica, peut soutenir cet avenir?

L’avenir des organismes sans but lucratif est incertain en ce moment, car les fonds fédéraux s’épuisent. Pour aller de l’avant, il faut vraiment être conscient de ce qui se passe et du type de financement dont on a besoin. La suite de comptabilité NonProfit+ est intégrée à Acumatica pour la gestion des subventions, des programmes et des fonds. Il élargit la fonctionnalité de base d’Acumatica pour la comptabilité et la production de rapports. Avec cela, vous pouvez gérer des fonds restreints et non restreints. Vous pouvez aussi gérer les subventions, couvrir toutes les dépenses par subventions, allouer des dépenses indirectes et générer des retraits à temps. Vous pouvez rapidement décider quand chercher de nouvelles subventions, quand chercher un financement privé, et ainsi de suite. Cela peut être géré par département ou par programme. Vous pouvez avoir toutes sortes de segmentations et pouvoir rapporter les données à n’importe quel niveau nécessaire. Ça peut littéralement faire gagner des semaines de temps chaque mois. Combiné à Acumatica, il regroupe toutes vos informations au même endroit et vous donne la possibilité de continuer à orienter votre navire dans la bonne direction.