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Simplifiez le traitement des factures grâce à un logiciel de comptabilité aux fournisseurs et à l'automatisation des comptes fournisseurs. Entrez les factures fournisseurs, suivez les approbations, préparez les paiements et contrôlez les besoins de trésorerie dans un système de gestion financière intégré.
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AcumatiCares
Produit
Logiciel de comptes fournisseurs
Automatisez la comptabilité des fournisseurs dans votre ERP cloud.
Acumatica Accounts Payable aide les entreprises en pleine croissance et de taille moyenne à simplifier la saisie, l'approbation, le paiement et le rapport des factures. Connecté aux achats, aux stocks, aux projets, à la gestion de trésorerie, aux taxes et au grand livre, il réduit les tâches manuelles et fournit aux équipes financières les informations nécessaires pour prendre des décisions de paiement éclairées.
- Acheminer les factures au moyen de flux d'approbation configurables
- Traiter les paiements aux fournisseurs individuellement ou par lots
- Surveillez les soldes impayés, les échéances, les rabais et les besoins de trésorerie.
- Prise en charge de la comptabilité dans plusieurs devises et entités
- Conserver les documents sources, la sécurité basée sur les rôles et l'historique d'audit
Avantages des solutions de comptabilité des fournisseurs
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Automatisation de la saisie et du traitement des factures
Entrez les informations des factures PDF et des pièces jointes des courriels grâce à la saisie de factures assistée par l'IA. Réduisez la saisie répétitive de données et conservez les documents sources associés aux transactions fournisseurs afin que les vérificateurs puissent contrôler les détails des factures.
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Vérifier les détails et les exceptions de la facture
Avant l'approbation ou le paiement, vérifiez les informations de la facture saisie en les comparant au document original. Appliquez les paramètres par défaut des fournisseurs et les contrôles d'achat configurés afin d'aider les équipes à identifier les anomalies nécessitant une attention particulière.
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Automatisez l'approbation des factures et le contrôle des paiements
Gérez les factures et les paiements au moyen de flux d'approbation configurables. Appliquez des modalités de paiement, des échéances, des rabais et des tolérances d'achat pour assurer des vérifications cohérentes et une préparation des paiements optimale.
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Renforcer les vérifications des comptes fournisseurs et la préparation aux vérifications
Contrôlez l'accès aux informations sensibles des fournisseurs grâce à un système d'autorisations basé sur les rôles. Conservez les pièces justificatives et l'historique des transactions à la disposition des équipes financières afin de faciliter l'analyse des changements et la préparation aux audits.
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Surveiller le rendement des comptes fournisseurs et les besoins de trésorerie
Examinez les factures impayées, les soldes échelonnés, les paiements à venir et les rabais disponibles. Utilisez les rapports et les tableaux de bord pour comprendre vos obligations de paiement et planifier vos sorties de trésorerie.
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Connecter les comptes fournisseurs aux services des achats et de la comptabilité financière
Assurez la cohérence des factures fournisseurs avec les processus d'achat, d'inventaire, de projets, de fiscalité, de gestion de trésorerie et de comptabilité générale. Donnez aux équipes financières un accès aux données pertinentes sans qu'elles aient à dépendre de feuilles de calcul et d'applications disparates.
Fonctionnalités du logiciel de comptabilité des fournisseurs
Saisie automatisée des factures
Utilisez la reconnaissance optique de caractères et le traitement assisté par l'IA pour extraire les informations des factures PDF et des pièces jointes des courriels et créer des documents fournisseurs. Vérifiez les renseignements extraits avant de poursuivre le processus d'approbation et de comptabilisation.
Examen des factures et des pièces justificatives
Consultez les factures sources et les documents PDF connexes, ainsi que les registres des comptes fournisseurs. Permettez aux vérificateurs de contrôler les montants, les coordonnées des fournisseurs et les informations justificatives sans avoir à jongler entre plusieurs écrans ou fichiers.
Flux de travail d'approbation des factures
Configurez les flux d'approbation pour acheminer les factures vers les réviseurs appropriés. Assurez une vérification systématique des factures avant leur transmission pour préparation au paiement.
Préparation et traitement des paiements aux fournisseurs
Préparez les paiements individuellement ou par lots en utilisant les modes de paiement configurés. Vérifiez les dates d'échéance, les rabais, les soldes impayés et les rajustements applicables lors de la sélection des factures à payer.
Rapports sur l'ancienneté des comptes fournisseurs et les besoins de trésorerie
Faites le suivi des soldes fournisseurs impayés et en retard à l'aide de catégories d'ancienneté configurables. Analysez les besoins de trésorerie et l'activité des fournisseurs pour faciliter la planification des paiements et l'analyse financière.
Plusieurs comptes AP dans GL
Lier des groupes de fournisseurs à des comptes AP spécifiques dans le GL. Les comptes par défaut peuvent être remplacés pendant le traitement des factures ou des paiements. Acumatica compense automatiquement le bon compte lorsque le paiement est appliqué.
Piste de vérification
Conservez un historique complet des transactions avec les fournisseurs, y compris les activités des utilisateurs et les pièces justificatives. Corrigez les transactions au moyen d'ajustements, d'annulations ou de procédures de rétractation, selon le type et le statut du document.
Prise en charge de plusieurs devises
Gérez les factures et les paiements fournisseurs en devises étrangères. Appliquez les taux de change configurés, calculez les gains et les pertes de change réalisés et réévaluez les soldes ouverts pour déterminer les gains et les pertes latents.
Remboursements aux fournisseurs
Traiter les remboursements des fournisseurs qui débitent un compte de trésorerie et créditent un compte fournisseur, et imputer les remboursements aux rajustements de débit ou aux paiements anticipés.
Comptabilité de caisse
Adoptez la comptabilité de trésorerie en enregistrant les produits et les charges au moment des paiements reçus ou effectués, plutôt qu'au moment de l'enregistrement des transactions.
La TVA sur les factures de remboursement anticipé
Calculez et suivez la TPS sur les factures d'acompte du fournisseur lorsque la fonctionnalité correspondante est activée. Conservez les montants de taxe ainsi que les soldes d'acompte pour faciliter la comptabilité et le reporting de la TVA.
Calcul et déclaration automatisés des impôts
Calculez les taxes applicables selon les règles fiscales configurées et intégrez la déclaration fiscale à vos processus financiers. Vérifiez les zones fiscales par adresse et gérez les lignes imposables et non imposables dans les documents fournisseurs.
Écart de prix d’achat (TVC)
Surveillez de manière proactive les coûts en définissant des tolérances avec des notifications d’approbation automatisées lorsque le prix d’achat réel sur les factures du fournisseur s’écarte du prix attendu sur la transaction de reçu d’achat.
1099 Rapports
Suivi des activités liées aux formulaires 1099 pour les fournisseurs désignés et production des rapports requis. Prise en charge de la déclaration et du dépôt électronique des formulaires 1099-NEC et 1099-MISC, et possibilité pour plusieurs succursales de clôturer leurs périodes fiscales indépendamment.
Canadien T5018
Produire des feuillets T5018 pour se conformer à l’exigence de l’Administration du revenu du Canada (ARC) de déclarer le total des paiements contractuels versés aux sous-traitants au cours d’une année civile ou d’un exercice.
Sécurité du compte fournisseur
Contrôlez l’accès dans vos logiciels de comptes fournisseurs en spécifiant quelles personnes et quels rôles peuvent afficher et modifier les informations et les soldes des comptes fournisseur. Restreindre les informations sensibles sur les fournisseurs.
Aperçu de la facture dans les volets latéraux
Prévisualisez les factures et les documents PDF associés dans les panneaux latéraux lors de la consultation ou de la saisie des transactions fournisseurs, afin que les utilisateurs puissent valider les détails sans quitter l'écran actuel.
Logiciel de comptabilité des fournisseurs Acumatica – FAQ
Qu’est-ce que le logiciel comptes fournisseurs?
Le logiciel de gestion des comptes fournisseurs aide les entreprises à enregistrer les factures des fournisseurs, à gérer les approbations, à suivre les montants dus, à préparer les paiements et à tenir leur comptabilité. Acumatica intègre ces activités aux achats, à la gestion de trésorerie, aux rapports et au grand livre au sein de son système ERP cloud.
Qui a besoin de l'automatisation des comptes fournisseurs ?
L'automatisation des comptes fournisseurs est utile aux entreprises confrontées à une augmentation du volume de factures, à la multiplication des approbateurs, à la saisie manuelle récurrente ou à une visibilité limitée sur leurs obligations de paiement. Acumatica accompagne les entreprises en pleine croissance et de taille moyenne qui doivent coordonner leurs activités de comptabilité avec les fournisseurs auprès de différents fournisseurs, entités, devises et processus d'achat.
Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs ?
L'automatisation des comptes fournisseurs utilise la saisie de documents, des règles configurées et des flux de travail pour réduire le traitement manuel des factures. Dans Acumatica, les équipes peuvent extraire des informations des factures PDF et des pièces jointes des courriels, examiner les documents fournisseurs, acheminer les approbations, préparer les paiements et suivre les comptes clients en cours.
Comment fonctionne la comptabilité des fournisseurs au sein d'un système ERP ?
Un progiciel de gestion intégrée (PGI) relie la comptabilité des fournisseurs aux données d'achat, d'exploitation et de comptabilité générales. Acumatica relie les activités de la comptabilité des fournisseurs aux achats, aux stocks, aux projets, à la gestion de trésorerie, aux taxes et au grand livre, permettant ainsi aux équipes financières d'examiner les renseignements justificatives et de tenir à jour des registres financiers cohérents.
Quels contrôles permettent de réduire les erreurs de facturation et de paiement ?
Les contrôles utiles comprennent les paramètres par défaut des fournisseurs, les flux d'approbation, les tolérances d'achat, l'accès restreint aux renseignements des fournisseurs et la vérification des factures sources. Acumatica prend en charge ces contrôles, ainsi que l'historique des transactions et les pièces justificatives, afin d'aider les équipes à identifier les anomalies et à analyser les modifications.
Quelle est la différence entre un logiciel de comptabilité des fournisseurs et l'automatisation des paiements aux fournisseurs ?
Le logiciel de gestion des comptes fournisseurs gère les factures des fournisseurs, les approbations, les engagements et les écritures comptables. L'automatisation des paiements fournisseurs se concentre sur l'exécution des paiements et le suivi de leur statut. Acumatica Accounts Payable prend en charge le flux de travail comptable, tandis que des solutions connectées telles que AP Payments propulsée par BILL offrent des fonctionnalités de paiement supplémentaires.
Voyez ce que disent les clients d’Acumatica
