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Capturez les factures fournisseurs, automatisez les approbations, contrôlez les paiements sortants et conservez une piste d'audit complète grâce à Acumatica Cloud ERP. Acumatica Accounts Payable relie le traitement des factures aux achats, à la gestion de trésorerie, aux taxes, aux rapports et à la comptabilité générale, permettant ainsi aux équipes financières de réduire les tâches manuelles et de prendre des décisions de paiement plus éclairées.
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AcumatiCares
Produit
Logiciel de comptes fournisseurs
Comment les logiciels de comptes fournisseurs peuvent fonctionner pour vous
Acumatica Accounts Payable est conçu pour les entreprises en pleine croissance et de taille moyenne qui doivent gérer des volumes de factures croissants, de multiples niveaux d'approbation, des processus d'achat complexes, des fournisseurs internationaux, plusieurs entités ou des exigences comptables propres à leur secteur d'activité. Il est conçu pour :
- Capturez les factures à partir de fichiers PDF et de pièces jointes aux e-mails.
- Acheminer les factures au moyen de flux d'approbation configurables
- Traiter les paiements aux fournisseurs individuellement ou par lots
- Suivi des échéances, des remises, des besoins de trésorerie et de l'ancienneté des produits.
- Prise en charge de plusieurs devises, entités, exigences fiscales et formats de paiement
- Conserver les documents sources, la sécurité basée sur les rôles et l'historique d'audit
Principaux avantages des solutions de comptes fournisseurs pour votre entreprise
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Réduire le traitement manuel des factures
Entrez les factures fournisseurs à partir de fichiers PDF et de pièces jointes de courriels, puis utilisez la saisie de factures assistée par IA pour créer des documents de comptes fournisseurs en réduisant la saisie manuelle. Conservez la facture source associée à la transaction afin que les vérificateurs puissent centraliser les informations.
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Utiliser l'IA pour améliorer la précision et identifier les exceptions
Utilisez l'IA et l'apprentissage machine pour extraire les informations des factures et détecter les montants, les coûts ou les schémas de transactions inhabituels qui pourraient nécessiter un examen. Les équipes financières peuvent ainsi comparer la facture source avec le document fournisseur avant approbation ou paiement.
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Accélérer les approbations et améliorer le contrôle des paiements
Gérez les factures et les paiements via des flux d'approbation configurables, en appliquant de manière cohérente les paramètres par défaut des fournisseurs, les modalités de paiement, les règles fiscales, les paramètres de compte et les tolérances de prix d'achat. Priorisez les paiements en fonction des échéances, des rabais disponibles, des soldes impayés et des besoins de trésorerie.
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Renforcer les contrôles financiers et la préparation aux vérifications
Protégez les informations sensibles des fournisseurs grâce à un système d'autorisations basé sur les rôles et conservez un historique complet des factures, des approbations et des paiements. Joignez les documents sources et les pièces justificatives directement aux transactions pour faciliter leur examen et la préparation des audits.
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Obtenez une meilleure visibilité sur vos passifs et vos flux de trésorerie.
Faites le suivi des soldes impayés, de l'ancienneté des créances, des paiements à venir, des remises disponibles et des besoins de trésorerie grâce à des rapports et des tableaux de bord. Les gestionnaires financiers bénéficient ainsi d'une vision plus claire des sorties de trésorerie et peuvent prendre des décisions de paiement plus éclairées.
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Reliez la comptabilité des fournisseurs au reste de l'entreprise.
Intégrez les factures fournisseurs et les paiements aux processus d'achat, d'inventaire, de projets, de taxes, de trésorerie et au grand livre. Cela réduit les processus cloisonnés et assure la cohérence des données opérationnelles et financières.
Caractéristiques importantes du logiciel de comptes fournisseurs
Traitement des paiements des fournisseurs
Évitez de payer trop cher aux fournisseurs avec un flux de processus qui rend les ajustements de débit ouverts disponibles en option à sélectionner pendant le traitement des paiements. Exportez automatiquement les paiements AP sur le réseau ACH via les formats de fichier NACHA ou CPA-005 (canadien). Activez les utilisateurs à spécifier des comptes pour chaque fournisseur. Préparez les paiements fournisseur en vrac plutôt qu’individuellement. Les organisations du Royaume-Uni peuvent utiliser des plug-ins de fichiers pour créer des fichiers d’exportation de paiement pour les institutions bancaires BACS HSBC et Lloyds.
Plusieurs comptes AP dans GL
Lier des groupes de fournisseurs à des comptes AP spécifiques dans le GL. Les comptes par défaut peuvent être remplacés pendant le traitement des factures ou des paiements. Acumatica compense automatiquement le bon compte lorsque le paiement est appliqué.
Prise en charge de plusieurs devises
Émettre ou accepter des factures dans une devise étrangère. Utilisez l’automatisation des comptes fournisseurs pour appliquer le taux de change effectif et effectuer la traduction sans aucun travail pour votre personnel. La triangulation des devises et les calculs des gains/pertes réalisés sont automatiques. Les gains et les pertes non réalisés peuvent être calculés au moyen d’un processus de réévaluation du solde. Prendre en charge plusieurs devises de base et consolide les rapports entre les entreprises avec des devises de base différentes.
Documents ap récurrents
Créez des factures récurrentes en définissant la fréquence et le délai de paiement. Les factures récurrentes apparaîtront dans l’écran de traitement des transactions récurrentes pour examen, modification et publication.
Remboursements aux fournisseurs
Traiter les remboursements des fournisseurs qui débitent un compte de trésorerie et créditent un compte fournisseur, et imputer les remboursements aux rajustements de débit ou aux paiements anticipés.
Comptabilité de caisse
Adoptez la comptabilité de trésorerie en enregistrant les produits et les charges au moment des paiements reçus ou effectués, plutôt qu'au moment de l'enregistrement des transactions.
La TVA sur les factures de remboursement anticipé
Automatisez le calcul et la déclaration des taxes, y compris la vérification de la zone fiscale par adresse, afin de réduire la saisie manuelle des données. Gérez les lignes mixtes, telles que les lignes entièrement taxables et non taxables (ou à 100 % de taxe) sur un même document, le cas échéant.
Déclaration fiscale automatisée
Calculez automatiquement les taxes et vérifiez les zones fiscales par adresse pour empêcher la création de plusieurs zones fiscales. Permettre aux utilisateurs d’ajouter des lignes de taxe à 100% et des lignes imposables sous la même forme.
Écart de prix d’achat (TVC)
Surveillez de manière proactive les coûts en définissant des tolérances avec des notifications d’approbation automatisées lorsque le prix d’achat réel sur les factures du fournisseur s’écarte du prix attendu sur la transaction de reçu d’achat.
Rapports de vieillissement AP
Personnalisez vos catégories de vieillissement AP et créez un ensemble complet de rapports de vieillissement, y compris le total en souffrance, le retard, les besoins de trésorerie et les performances du fournisseur.
1099 Rapports
Suivi des activités liées aux formulaires 1099 pour les fournisseurs désignés et production des rapports requis. Prise en charge de la déclaration et du dépôt électronique des formulaires 1099-NEC et 1099-MISC, et possibilité pour plusieurs succursales de clôturer leurs périodes fiscales indépendamment.
Canadien T5018
Produire des feuillets T5018 pour se conformer à l’exigence de l’Administration du revenu du Canada (ARC) de déclarer le total des paiements contractuels versés aux sous-traitants au cours d’une année civile ou d’un exercice.
Piste de vérification
Maintenir une piste de vérification complète de toutes les transactions. Les documents ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Corrigez les erreurs en corrigeant ou en inversant des entrées. Les solutions de comptes fournisseurs D’Acumatica capturent l’ID de l’utilisateur qui a entré la transaction et de l’utilisateur qui a modifié l’enregistrement. Les notes et les documents électroniques à l’appui peuvent être joints directement aux opérations.
Sécurité du compte fournisseur
Contrôlez l’accès dans vos logiciels de comptes fournisseurs en spécifiant quelles personnes et quels rôles peuvent afficher et modifier les informations et les soldes des comptes fournisseur. Restreindre les informations sensibles sur les fournisseurs.
Saisie automatisée des factures AP
Utilisez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs pour numériser les factures à partir de fichiers PDF ou de pièces jointes de courriels et les convertir en documents fournisseurs. La saisie des données de facturation s'effectue par reconnaissance optique de caractères (OCR) et intelligence artificielle/apprentissage automatique (IA/ML) afin de réduire la saisie manuelle. Configurez l'appariement automatique aux fournisseurs (par exemple, par adresse courriel) pour accélérer le traitement et limiter les corrections.
Aperçu de la facture dans les volets latéraux
Prévisualisez les factures et les documents PDF associés dans les panneaux latéraux lors de la consultation ou de la saisie des transactions fournisseurs, afin que les utilisateurs puissent valider les détails sans quitter l'écran actuel.
Acumatica Comptes créditeurs – FAQ
Qu’est-ce que les comptes fournisseurs?
Acumatica Accounts Payable est une application de gestion financière intégrée à Acumatica Cloud ERP. Elle permet aux entreprises de saisir et de traiter les factures fournisseurs, d'automatiser les approbations, de suivre les obligations de paiement, de gérer les paiements, de contrôler les échéances et les remises, et de tenir une comptabilité complète et des registres d'audit.
À qui s'adresse Acumatica Accounts Payable ?
Acumatica Accounts Payable est conçu pour les entreprises en pleine croissance et de taille moyenne qui gèrent d'importants volumes de factures, de nombreux fournisseurs, des exigences d'approbation, des paiements internationaux, plusieurs entités ou des processus d'achat complexes. Il est particulièrement utile aux équipes de comptabilité des fournisseurs, aux contrôleurs de gestion, aux comptables et aux gestionnaires financiers qui souhaitent intégrer directement l'activité de facturation et de paiement à leur système ERP.
Comment Acumatica automatise-t-il la comptabilité des fournisseurs ?
Acumatica permet d'importer les factures fournisseurs à partir de fichiers PDF et de pièces jointes de courriels, de créer des documents de comptabilité fournisseurs grâce à la saisie de factures assistée par l'IA et l'apprentissage automatique, de joindre les pièces justificatives à la transaction, d'acheminer les factures par les flux d'approbation et de préparer les paiements fournisseurs individuellement ou par lots. Les équipes financières peuvent ensuite suivre les soldes impayés, les échéances, les rabais et les besoins de trésorerie.
Acumatica peut-il aider à prévenir les erreurs de facturation et de paiement ?
Acumatica aide à améliorer la précision en appliquant les paramètres par défaut des fournisseurs, les règles d'approbation, les paramètres des comptes et sous-comptes, les conditions de paiement, les règles fiscales et les tolérances de prix d'achat. Les utilisateurs peuvent consulter les factures et les enregistrements fournisseurs correspondants, identifier les valeurs inhabituelles grâce à la détection d'anomalies et conserver un historique complet des modifications de transactions.
Comment le module Comptabilité fournisseurs d'Acumatica s'intègre-t-il au reste du progiciel de gestion intégré (ERP) ?
Acumatica Accounts Payable centralise les factures fournisseurs et les paiements avec les achats, les stocks, la gestion de trésorerie, les taxes, les devises multiples, les rapports et le grand livre. Les équipes financières accèdent ainsi aux renseignements opérationnels et comptables dans un seul système, évitant de transférer les données de facturation entre différentes applications.
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