AcumatiCaresNotre logiciel comptes fournisseurs vous aide à surveiller vos flux de trésorerie en suivant tous vos paiements de factures impayés, ainsi que les remises disponibles, les dates d’échéance et les besoins de trésorerie. Et parce que notre solution Comptes fournisseurs fonctionne dans le cloud, vous pouvez accéder à vos rapports à tout moment, n’importe où, simplement en ouvrant un navigateur Web.
Produit
Logiciel de comptes fournisseurs
Comment les logiciels de comptes fournisseurs peuvent fonctionner pour vous
Comment les logiciels de comptes fournisseurs peuvent-ils fonctionner pour vous?
Le logiciel comptes fournisseurs d’Acumatica est conçu pour rationaliser vos processus de comptes fournisseurs et garder vos flux de trésorerie sortants en temps opportun et précis. Le module Comptes fournisseurs automatise les étapes de réception des factures de vos fournisseurs : fournisseurs, sous-traitants, etc. Il garde également une trace des obligations de paiement, de sorte que vous paierez toujours vos fournisseurs à temps, ce qui améliorera finalement votre relation de travail avec eux.
En savoir plus sur l’automatisation des comptes fournisseurs.
Principaux avantages des solutions de comptes fournisseurs pour votre entreprise
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Joindre les documents sources aux factures
Rationalisez les approbations de factures et facilitez la résolution des problèmes à l’avenir. Lorsque vous recevez des documents sources par e-mail ou par numérisation, ils sont joints à la facture pour un accès facile. Une fois que les fichiers ont été joints à un document dans le système, le fichier peut simplement être lié à des documents ou des enregistrements supplémentaires sans télécharger à nouveau le fichier.
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Accepter les paiements anticipés des fournisseurs
Entrez des demandes de remboursement anticipé, émettez des paiements anticipés et appliquez des paiements anticipés aux factures au fur et à mesure qu’elles sont reçues. Les soldes de remboursement anticipé sont conservés séparément du compte AP régulier. Faites correspondre les paiements anticipés avec les frais et affichez le solde restant après les frais bancaires.
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Comptabiliser les charges payées d’avance
Attribuez un barème de dépenses différées par poste AP. Fractionner automatiquement les paiements entre le compte prépayé et les comptes de dépenses.
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Calculer les taxes automatiquement
Calculez automatiquement les retenues à la source, l’utilisation et les taxes sur la valeur ajoutée (TVA) et préparez une ou plusieurs versions de chaque déclaration de revenus. Attribuez une zone fiscale par défaut à chaque fournisseur et vérifiez les zones fiscales par adresse pour empêcher la création de plusieurs zones fiscales. La valeur par défaut peut être remplacée lors de la saisie de la facture. Les calculs de taxe peuvent inclure plusieurs éléments de taxe par ligne de document, la déduction du montant de la taxe du prix et la taxe sur le calcul de la taxe.
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Détection des anomalies dans les demandes de renseignements
Améliorez la conformité et la précision des données grâce à une meilleure détection des anomalies d’apprentissage automatique pour identifier les irrégularités de données et promouvoir des décisions commerciales efficaces. Isolez rapidement les enregistrements qui s’écartent des modèles de données normaux en montants, totaux, coûts et autres valeurs telles que les marges de commande client, les achats et les coûts de point d’accès.
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Rationaliser l’approbation et le paiement des factures
Gagnez du temps avec des solutions de comptes fournisseurs. Configurez le processus pour approuver automatiquement les paiements ou suivez un processus d’approbation pour hiérarchiser ou retarder le paiement avant que ces documents ne soient traités dans les systèmes comptables et payés. Désignez un compte à partir de laquelle payer ou sélectionnez un mode de paiement. Consultez les factures, effectuez les paiements et stockez les cartes de crédit sur le portail libre-service Acumatica.
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Optimiser les paiements
Évitez les frais de retard et profitez des remises des fournisseurs en alignant les paiements sur les flux de trésorerie.
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Livraison plus rapide, moins d’erreurs
Entrez les données plus efficacement avec une saisie prédictive et des mises en page d’écran flexibles. Réduisez les erreurs en définissant des comptes par défaut, des sous-comptes, des conditions de paiement et des remises par fournisseur.
Caractéristiques importantes du logiciel de comptes fournisseurs
Traitement des paiements des fournisseurs
Évitez de payer trop cher aux fournisseurs avec un flux de processus qui rend les ajustements de débit ouverts disponibles en option à sélectionner pendant le traitement des paiements. Exportez automatiquement les paiements AP sur le réseau ACH via les formats de fichier NACHA ou CPA-005 (canadien). Activez les utilisateurs à spécifier des comptes pour chaque fournisseur. Préparez les paiements fournisseur en vrac plutôt qu’individuellement. Les organisations du Royaume-Uni peuvent utiliser des plug-ins de fichiers pour créer des fichiers d’exportation de paiement pour les institutions bancaires BACS HSBC et Lloyds.
Plusieurs comptes AP dans GL
Lier des groupes de fournisseurs à des comptes AP spécifiques dans le GL. Les comptes par défaut peuvent être remplacés pendant le traitement des factures ou des paiements. Acumatica compense automatiquement le bon compte lorsque le paiement est appliqué.
Prise en charge de plusieurs devises
Émettre ou accepter des factures dans une devise étrangère. Utilisez l’automatisation des comptes fournisseurs pour appliquer le taux de change effectif et effectuer la traduction sans aucun travail pour votre personnel. La triangulation des devises et les calculs des gains/pertes réalisés sont automatiques. Les gains et les pertes non réalisés peuvent être calculés au moyen d’un processus de réévaluation du solde. Prendre en charge plusieurs devises de base et consolide les rapports entre les entreprises avec des devises de base différentes.
Documents ap récurrents
Créez des factures récurrentes en définissant la fréquence et le délai de paiement. Les factures récurrentes apparaîtront dans l’écran de traitement des transactions récurrentes pour examen, modification et publication.
Remboursements aux fournisseurs
Les documents de remboursement fournisseur débitent un compte de caisse et créditent un compte AP. Appliquez un remboursement à un rajustement de débit ou à un remboursement anticipé.
Comptabilité de caisse
Comptabiliser les revenus et les dépenses lorsque les paiements sont reçus ou déboursés plutôt que lorsque les opérations ont lieu.
Déclaration fiscale automatisée
Calculez automatiquement les taxes et vérifiez les zones fiscales par adresse pour empêcher la création de plusieurs zones fiscales. Permettre aux utilisateurs d’ajouter des lignes de taxe à 100% et des lignes imposables sous la même forme.
Écart de prix d’achat (TVC)
Surveillez de manière proactive les coûts en définissant des tolérances avec des notifications d’approbation automatisées lorsque le prix d’achat réel sur les factures du fournisseur s’écarte du prix attendu sur la transaction de reçu d’achat.
Rapports de vieillissement AP
Personnalisez vos catégories de vieillissement AP et créez un ensemble complet de rapports de vieillissement, y compris le total en souffrance, le retard, les besoins de trésorerie et les performances du fournisseur.
1099 Rapports
Accumulez 1099 informations pour tout fournisseur désigné. Suivez les paiements 1099 et produisez les 1099 rapports appropriés. Plusieurs succursales peuvent fermer des livres (périodes d’imposition) indépendamment les unes des autres.
Générez automatiquement le formulaire 1099-NEC pour la rémunération des non-employés sans affecter les défauts du fournisseur et les processus actuels. Le dépôt électronique du rapport 1099-NEC et le rapport 1099-MISC sont tous deux pris en charge.
Piste de vérification
Maintenir une piste de vérification complète de toutes les transactions. Les documents ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Corrigez les erreurs en corrigeant ou en inversant des entrées. Les solutions de comptes fournisseurs D’Acumatica capturent l’ID de l’utilisateur qui a entré la transaction et de l’utilisateur qui a modifié l’enregistrement. Les notes et les documents électroniques à l’appui peuvent être joints directement aux opérations.
Sécurité du compte fournisseur
Contrôlez l’accès dans vos logiciels de comptes fournisseurs en spécifiant quelles personnes et quels rôles peuvent afficher et modifier les informations et les soldes des comptes fournisseur. Restreindre les informations sensibles sur les fournisseurs.
Saisie automatisée des factures AP
Appliquez la technologie AI/ML pour importer des documents PDF à partir de fichiers ou directement à partir de pièces jointes et transformez-les en documents AP. Configurez le système pour rechercher automatiquement les fournisseurs par adresse e-mail.
Aperçu de la facture dans les volets latéraux
Accédez aux volets latéraux sur les documents entrants pour afficher les factures et les documents PDF associés sur le panneau latéral.
Acumatica Comptes créditeurs – FAQ
Qu’est-ce que les comptes fournisseurs?
Les comptes créditeurs, ou AP, sont un registre de la dette qu’une entreprise doit aux fournisseurs et aux créanciers pour les articles et / ou services achetés ou l’argent dû. Considérée comme un passif à court terme, cette dette apparaît comme une dépense dans le grand livre général (GL) de l’entreprise jusqu’à ce que le service AP de l’entreprise paie le montant impayé dû. Effectuer des paiements à temps et avec précision améliore les flux de trésorerie de l’entreprise ainsi que sa relation et sa réputation avec les fournisseurs et les créanciers.
Qu’est-ce que le logiciel comptes fournisseurs?
Le logiciel comptes fournisseurs automatise les tâches manuelles de gestion des points d’accès en fonction des besoins spécifiques d’une entreprise. En règle générale, le logiciel AP fournit les fonctionnalités suivantes :
- Reçoit et suit les factures.
- Traite les paiements.
- Stocke des informations à jour sur les fournisseurs.
- Surveille les remises, les dates d’échéance et les besoins de trésorerie.
- Identifie les conditions prédéfinies.
- Rationalise les approbations et les paiements des factures.
- Calcule les taxes.
Le logiciel AP simplifie ces tâches et d’autres tâches de gestion AP, éliminant le besoin de saisie de données et de traces papier qui conduisent souvent à des erreurs et des retards coûteux.
Qu’est-ce que l’ERP dans les comptes fournisseurs?
Le logiciel AP en tant qu’application autonome est un outil spécialisé d’économie de temps et d’argent. Lorsqu’il est intégré dans une solution complète de planification des ressources d’entreprise (ERP), il devient un atout inestimable qui contribue à améliorer la productivité et les résultats d’une entreprise.
Une solution ERP stocke, synchronise et connecte les données de chaque service au sein d’une entreprise, fournissant aux membres de l’équipe les mêmes informations mises à jour. Si la solution ERP est basée sur le cloud, ils peuvent accéder aux informations où qu’elles se trouvent , 24/7, 365 jours par an.
Le fait d’avoir un module AP intégré dans la solution ERP ouvre la porte à des fonctionnalités accrues, telles que l’accès à des rapports d’exploration (y compris les rapports de vieillissement ap) et à des tableaux de bord personnalisés pour afficher les informations passées qui fournissent des informations sur les performances actuelles et futures; définir les comptes par défaut, les sous-comptes, les conditions de paiement et les remises par fournisseur; et la prise en charge de plusieurs comptes AP dans le GL.
La bonne solution ERP offre des fonctionnalités et des capacités supplémentaires. Il peut s’agir de la prise en charge de plusieurs devises, de la possibilité de créer des paiements récurrents et de la fonctionnalité d’audit complète, de la correction des erreurs sans supprimer ou annuler des documents à la capture de l’identification de l’utilisateur. Et parce que la sécurité des fournisseurs est cruciale, la bonne solution ERP aidera à contrôler l’accès grâce à des autorisations basées sur les rôles.
Avec une solution AP et ERP intégrée, un traitement intelligent des paiements et une visibilité complète sur toutes les données financières sont possibles en un clic.
« Avec tout ce qui est intégré [à Acumatica], nos factures sont désormais directement intégrées à nos revenus et à notre P &L, et les dirigeants peuvent extraire des informations à tout moment. Ils peuvent voir à quel point nous sommes rentables ce mois-ci. Ils peuvent voir ce que nous achetons. Ils peuvent avoir de nombreuses réponses à de nombreuses questions à tout moment. – Amanda Datte, directrice financière, Clive Coffee
Voyez ce que disent les clients d’Acumatica
