Plate-forme unique centralisée
Acumatica centralisé Additive-Xen une seule solution de gestion d’entreprise éliminant la dépendance de l’entreprise à l’égard des feuilles de calcul. Acumatica Manufacturing Edition a considérablement amélioré les opérations quotidiennes avec des flux de travail intégrés fournissant aux dirigeants un outil de prévision puissant, un meilleur accès aux données et de nouvelles façons de réduire les coûts.
La stratégie d’API ouverte d’Acumatica facilite la connectivité des applications tierces, ce qui permet à Arcus Universe de relier facilement Ship Theory au système d’entreprise principal. « La victoire la plus rapide a été l’intégration de Ship Theory », dit Young. « Dès le premier jour, nous avons commencé à imprimer des étiquettes afin que personne n’ait à saisir les adresses. Cela a permis de gagner du temps tout de suite. Ensuite, nous avons pu gérer automatiquement les factures douanières lorsque les exigences du Brexit ont été mises en œuvre.
L’interface utilisateur intuitive d’Acumatica a permis aux employés d’être plus efficaces avec moins de formation, dit Young. « Ils trouvent instantanément des informations sur les clients, des factures, l’historique des paiements et d’autres données sans parcourir plusieurs programmes et passer beaucoup de temps à chercher. Maintenant, ils peuvent facilement explorer pour trouver plus d’informations en cas de besoin », dit-elle. Les tableaux de bord d’Acumatica sont facilement configurables pour les rôles individuels avec des préférences de KPI et des informations en temps réel et exploitables.
Les flux de travail automatisés permettent de gagner du temps
Acumatica propose des flux de travail automatisés pour le rapprochement des relevés bancaires, le stockage natif de documents pour les pièces jointes de garantie client et l’impression transparente pour les étiquettes et les documents douaniers. Young estime que ces caractéristiques compenseront l’équivalent de quatre membres de l’équipe, dont un dans les opérations d’entrepôt de l’entreprise.
Le stockage de documents numériques et les sauvegardes externalisés par Arcus Universe ont éliminé les coûts de classement manuel et de stockage physique et le temps pour jusqu’à 18 boîtes de documents bancaires par an. « Nous sommes pratiquement sans papier. »
La possibilité d’ajouter des notes aux factures et autres documents « était énorme, dit Young. » Je ne peux pas vous dire à quel point mon personnel est enthousiasmé par les notes qu’il peut mettre dans le système partout. Ils peuvent mettre des notes sur les produits, les clients et les transactions et tout le monde peut les voir. Nous n’avons plus à comprendre pourquoi quelque chose n’a pas été expédié parce que nous pouvons mettre une note dessus, et tout le monde sait ce qui se passe.
Dans l’ensemble, elle estime que l’équipe financière a constaté une augmentation de 10 à 15% de la productivité en raison de l’automatisation d’Acumatica. Additive-X ont également rasé environ 25 pour cent du temps qu’il fallait auparavant pour se préparer à un audit parce que les informations sont hébergées dans une seule solution et qu’ils ne passent plus de temps à importer et à exporter des informations.
Il est également plus facile de passer par un audit parce que « les auditeurs ont accès au système et peuvent faire les recherches dont ils ont besoin par eux-mêmes plutôt que de nous remettre une longue liste des données dont ils ont besoin », ajoute-t-elle. « Ils peuvent simplement accéder à Acumatica et explorer directement dans le système pour voir le document ou le fichier dont ils ont besoin. »
Amélioration de la gestion des stocks
Amélioration de l’édition Acumatica Distribution Additive-X, ce qui donne à l’entreprise une transparence instantanée. Lorsqu’un étranger a approché l’entreprise au sujet de la location d’espace d’entrepôt, par exemple, Young a pu instantanément tirer un rapport de stock vieilli de pièces âgées de 40 mois ou plus, trouver l’emplacement du stock, a parlé au directeur de l’entrepôt et l’a autorisé à le nettoyer pour faire de la place au locataire potentiel - le tout en quelques minutes. « J’ai ensuite créé le problème d’inventaire, j’ai fait un ajustement de 3 300 pièces, je l’ai nettoyé, je l’ai mis au rebut, je l’ai libéré, et cela a été fait », dit-elle.
Auparavant, cette tâche aurait pris plusieurs jours et beaucoup de travail manuel.
« Acumatica est également très bon pour maintenir les niveaux de réapprovisionnement. Les nouveaux niveaux de réapprovisionnement sont téléchargés automatiquement, et nous les examinons plus fréquemment que jamais », explique Young. « Il y a beaucoup moins de dévaluation des actions parce que nous ajustons les profils d’achat en temps réel, afin de ne pas rester coincés avec les articles restants, éliminant ainsi le gaspillage. »
Lorsqu’un fournisseur a envoyé un avis indiquant qu’il fermait un entrepôt pour les Fêtes, Additive-X rapidement « examiné les niveaux d’inventaire, extrait l’historique des comptes, estimé les besoins, créé un bon de commande et, en une heure, avait le bon stock sur commande à temps pour respecter les délais cruciaux », explique Young. L’agilité commerciale d’Acumatica les a également aidés à optimiser les niveaux de stock, même lors des défis de la chaîne d’approvisionnement mondiale.
Amélioration du service à la clientèle
Acumatica Cloud ERP a aidé Additive-X améliorer le service à la clientèle avec moins de ruptures de stock et des taux d’utilisation des commandes considérablement améliorés, ce qui a contribué à élever la marque de l’entreprise et la fidélité de la clientèle.
« Je peux maintenant dire oui aux choses que les clients demandent en lien avec leur entreprise unique », dit Young. « Je peux rapidement trouver les informations qu’ils veulent directement au sein d’Acumatica ou contacter notre excellente ressource partenaire dans Arcus Universe pour répondre aux demandes si c’est quelque chose que je ne peux pas trouver par moi-même. »
« J’avais l’habitude de grincer des dents lorsque l’ancien système est tombé en panne », ajoute-t-elle. « C’était tellement peu professionnel. Maintenant, nous projetons une bien meilleure image à nos clients. Nous avons établi un lien avec notre boutique en ligne Magento qui alimente automatiquement les commandes à Acumatica, rationalisant ainsi le processus de commande et l’exécution des commandes du client.
Les employés passent plus de temps à répondre aux besoins des clients grâce à l’automatisation du flux de travail et aux options de libre-service dans Acumatica. Le client actualise lui-même les rapports plutôt que d’attendre un rapport planifié, ce qu’il a dû faire auparavant. « Nous sommes prompts à répondre aux questions parce que nous obtenons des renseignements opportuns et exacts plus rapidement que jamais », dit Young.
Amélioration de la précision et de la vitesse des données Additive-X avec un avantage concurrentiel avec les clients et les fournisseurs.
Renforcement de l’engagement du personnel
L’interface utilisateur intuitive et facile à utiliser d’Acumatica, associée à une transparence accrue des données, a accru l’engagement du personnel. Les employés comprennent maintenant comment leurs emplois s’intègrent et s’intègrent à l’ensemble du processus, de la vente d’une imprimante 3D à la fabrication et à l’exécution de la commande en passant par le support après-vente du service client. « Nous sommes maintenant en mesure d’avoir des gens qui travaillent dans plusieurs domaines, parfois dans l’entrepôt, d’autres dans la finance parce qu’Acumatica est si familier à tout notre personnel », a expliqué Young.
Dans le passé, tout le monde était cloisonné et tenu dans l’ignorance de ce que faisaient les autres ministères. « Les gens ont grandi dans leurs rôles depuis que nous sommes allés de l’avant avec Acumatica », dit-elle. « Acumatica est à l’épreuve du temps et le système est fiable, de sorte que les gens ont confiance en lui, ce qui est important. »
Développez facilement dans l’avenir
Additive-X prévoit d’ajouter des Acumatica GRC, Service sur le terrain, et d’autres modules et créer des flux de travail avancés à l’avenir. « Nous pouvons grandir avec la solution en mettant continuellement en œuvre les fonctionnalités existantes et en utilisant de nouvelles améliorations du système », explique Young. « Je serai surpris si jamais il arrive un moment dans 5 à 10 ans où je dirai : « Oh mon Dieu, Acumatica ne peut pas faire ça. »
Additive-X a « juste gratté la surface avec Acumatica », dit Young. « Je sais que si nous voulons nous développer avec plus d’entrepôts, je peux facilement le faire ; si nous voulons nous étendre à de nouveaux pays, je peux le faire facilement avec Acumatica.
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