Spécialiste de l’imprimante 3D au Royaume-Uni Additive-X Transforme les affaires avec Acumatica
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Additive-X
Administration centrale
Siège social: Ripon, Royaume-Uni avec des bureaux en France et en Belgique
Secteurs d’activité
Distribution, Services, Fabrication, Commerce de détail
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

Additive-X

  • Consolidation de processus hérités disparates en une solution de gestion d’entreprise unique et connectée pour la finance, la fabrication, les stocks et les services sur le terrain, devenant ainsi plus efficace
  • Fonctionnalité multi-entreprise et multidevises intégrée établie, accélérant les transactions
  • Des niveaux d’inventaire optimisés tout au long des défis de la chaîne d’approvisionnement mondiale tout en maintenant une satisfaction client supérieure
  • Élimination des feuilles de calcul avec des tableaux de bord fournissant des données en temps réel et des opérations financières rationalisées
  • Évite d’embaucher quatre experts en saisie de données, d’automatiser les rapprochements bancaires, les mises à jour des listes de prix, les mises à jour des devises et les formulaires douaniers Brexit
  • Élimination de la saisie de commande en double en connectant sa vitrine en ligne Magento
  • Rasé 25 pour cent du temps de préparation de l’audit annuel, réduisant ainsi la frustration et le stress
Jo Young
« Si vous voulez un ERP moderne avant-gardiste, facile à mettre en œuvre, flexible et un plaisir à utiliser, mettez Acumatica sur votre liste restreinte d’évaluation. »
Jo Young, Directrice Générale
Additive-X
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Depuis 30 ans, Additive-X (anciennement Express Group Ltd.) a réparé des imprimantes et a fourni des pièces de rechange pour HP, OKI, Brother, Lexmark et autres. Avec plus de 35 000 pièces d’imprimante en stock, la société prend toujours en charge la réparation d’imprimantes au Royaume-Uni et en Europe tout en détenant des stocks pour le compte de fabricants spécifiques, fournissant un soutien logistique pour leurs réparations sous garantie.

Depuis un certain nombre d’années, la demande de pièces de rechange et de réparation d’imprimantes a diminué, car les imprimantes sont devenues moins chères à l’achat et les entreprises du monde entier ont adopté le courrier électronique et le partage de documents en ligne. Additive-X les dirigeants ont anticipé le déclin et ont fait pivoter leurs activités pour se concentrer sur les imprimantes 3D et les services de fabrication additive. La pandémie s’est accélérée Additive-X.

« Tout le monde a commencé à travailler à domicile et l’impression au bureau est mort un autre décès; les entreprises ont cessé d’imprimer des documents », explique Jo Young, directrice générale.  « La transition vers le bureau sans papier s’est accélérée pendant Covid. »

Logiciel hérité sur le matériel hérité

Additive-X a utilisé un système UNIX hérité appelé One Office pour ses finances, le traitement des commandes client, les commandes fournisseur, les stocks, les retours et les réparations. Pour faire fonctionner ses processus internes, ils ont utilisé un GRC et de nombreuses feuilles de calcul, a déclaré Young. « Notre principal problème était que nous exécutions des logiciels hérités sur du vieux matériel. »

Quand Additive-Xest parti seul technicien en matériel informatique, l’entreprise a externalisé le support informatique, mais l’entreprise n’a pas pu aider avec le serveur vieillissant et l’infrastructure héritée. « Lorsque le serveur est tombé en panne, c’était incroyablement effrayant », dit Young. « Il a fallu plus d’une journée pour le remettre en place. J’avais l’impression que nous avions une bombe à retardement. Je connaissais les risques de passer à un nouvel ERP, mais je sentais que nous avions un risque encore plus grand si tout était en panne, et nous pourrions être complètement coincés.

La saisie manuelle de données dans l’ancien logiciel a été un gros casse-tête, dit-elle. Les nouveaux produits d’imprimante et les mises à jour des prix devaient être entrés manuellement un à la fois. L’ancien logiciel n’était intégré à aucune boutique en ligne, et il avait un portail Web qui était « horrible de travailler avec ».

Aucune intégration de boutique en ligne

Lorsqu’ils avaient besoin de pièces pour réparer les imprimantes, les employés devaient saisir manuellement les commandes. L’équipe des finances n’était pas contente; principalement parce que l’obtention de données à partir du logiciel hérité et dans Excel n’a pas été facile. Une grande partie de leur temps a été perdue à créer manuellement des feuilles de calcul ou à taper manuellement des commandes en ligne dans l’ancien système financier.

« Nous avons eu d’énormes défis opérationnels et avons dû nous transformer plus rapidement pour nous concentrer davantage sur le côté 3D de l’entreprise », explique Young. « Nous avons commencé à magasiner pour un nouvel ERP, puis Covid a frappé. »

Young s’est concentré sur quelques options ERP à la recherche de fonctionnalités clés et à la lecture des critiques des utilisateurs. Elle a rencontré son entreprise informatique et a partagé ses principales exigences. Le nouvel ERP devait gérer plusieurs entreprises et plusieurs devises, et ceux qui ne le faisaient pas ont été immédiatement exclus.

« Je voulais une application d’entreprise moderne basée sur le cloud parce que j’exécutais un serveur ici et des tunnels VPN vers des bureaux en Belgique et en France, et nous avions beaucoup de problèmes de connectivité », explique Young.

« Je savais que SAP était un excellent outil, mais ridiculement coûteux », ajoute-t-elle. « J’ai regardé Sage parce que notre employé des finances a mentionné qu’il avait reçu les meilleures notes de sa catégorie pour la comptabilité, mais j’étais sceptique quant à savoir si cela conviendrait au reste de l’entreprise. »

ERP Solution

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Flexible et à l’épreuve du temps

Acumatica a fait la liste et a été recommandée par sa société informatique. Il a également reçu des notes élevées de la part des clients existants, dit Young. Obtenir des données dans et hors de l’application ERP cloud était facile. De plus, la solution de gestion d’entreprise et la suite de fabrication native étaient à l’épreuve du temps et faciles à utiliser. Enfin, elle avait le choix entre plusieurs partenaires locaux, en sélectionnant Arcus Universe, partenaire britannique certifié Acumatica Gold.

« L’un des plus grands éléments qui ont cimenté notre choix sur Acumatica a été l’intégration avec Ship Theory, offrant à notre équipe de multiples options de transporteurs », explique Young. « De plus, nous avions l’impression que la gestion robuste des stocks et la fonctionnalité avancée de la chaîne d’approvisionnement étaient très solides. »

Résultats

Résultats

Plate-forme unique centralisée

Acumatica centralisé Additive-Xen une seule solution de gestion d’entreprise éliminant la dépendance de l’entreprise à l’égard des feuilles de calcul. Acumatica Manufacturing Edition a considérablement amélioré les opérations quotidiennes avec des flux de travail intégrés fournissant aux dirigeants un outil de prévision puissant, un meilleur accès aux données et de nouvelles façons de réduire les coûts.

La stratégie d’API ouverte d’Acumatica facilite la connectivité des applications tierces, ce qui permet à Arcus Universe de relier facilement Ship Theory au système d’entreprise principal.  « La victoire la plus rapide a été l’intégration de Ship Theory », dit Young. « Dès le premier jour, nous avons commencé à imprimer des étiquettes afin que personne n’ait à saisir les adresses. Cela a permis de gagner du temps tout de suite. Ensuite, nous avons pu gérer automatiquement les factures douanières lorsque les exigences du Brexit ont été mises en œuvre.

L’interface utilisateur intuitive d’Acumatica a permis aux employés d’être plus efficaces avec moins de formation, dit Young. « Ils trouvent instantanément des informations sur les clients, des factures, l’historique des paiements et d’autres données sans parcourir plusieurs programmes et passer beaucoup de temps à chercher. Maintenant, ils peuvent facilement explorer pour trouver plus d’informations en cas de besoin », dit-elle. Les tableaux de bord d’Acumatica sont facilement configurables pour les rôles individuels avec des préférences de KPI et des informations en temps réel et exploitables.

Les flux de travail automatisés permettent de gagner du temps

Acumatica propose des flux de travail automatisés pour le rapprochement des relevés bancaires, le stockage natif de documents pour les pièces jointes de garantie client et l’impression transparente pour les étiquettes et les documents douaniers. Young estime que ces caractéristiques compenseront l’équivalent de quatre membres de l’équipe, dont un dans les opérations d’entrepôt de l’entreprise.

Le stockage de documents numériques et les sauvegardes externalisés par Arcus Universe ont éliminé les coûts de classement manuel et de stockage physique et le temps pour jusqu’à 18 boîtes de documents bancaires par an. « Nous sommes pratiquement sans papier. »

La possibilité d’ajouter des notes aux factures et autres documents « était énorme, dit Young. » Je ne peux pas vous dire à quel point mon personnel est enthousiasmé par les notes qu’il peut mettre dans le système partout. Ils peuvent mettre des notes sur les produits, les clients et les transactions et tout le monde peut les voir. Nous n’avons plus à comprendre pourquoi quelque chose n’a pas été expédié parce que nous pouvons mettre une note dessus, et tout le monde sait ce qui se passe.

Dans l’ensemble, elle estime que l’équipe financière a constaté une augmentation de 10 à 15% de la productivité en raison de l’automatisation d’Acumatica. Additive-X ont également rasé environ 25 pour cent du temps qu’il fallait auparavant pour se préparer à un audit parce que les informations sont hébergées dans une seule solution et qu’ils ne passent plus de temps à importer et à exporter des informations.

Il est également plus facile de passer par un audit parce que « les auditeurs ont accès au système et peuvent faire les recherches dont ils ont besoin par eux-mêmes plutôt que de nous remettre une longue liste des données dont ils ont besoin », ajoute-t-elle. « Ils peuvent simplement accéder à Acumatica et explorer directement dans le système pour voir le document ou le fichier dont ils ont besoin. »

Amélioration de la gestion des stocks

Amélioration de l’édition Acumatica Distribution Additive-X, ce qui donne à l’entreprise une transparence instantanée.  Lorsqu’un étranger a approché l’entreprise au sujet de la location d’espace d’entrepôt, par exemple, Young a pu instantanément tirer un rapport de stock vieilli de pièces âgées de 40 mois ou plus, trouver l’emplacement du stock, a parlé au directeur de l’entrepôt et l’a autorisé à le nettoyer pour faire de la place au locataire potentiel - le tout en quelques minutes. « J’ai ensuite créé le problème d’inventaire, j’ai fait un ajustement de 3 300 pièces, je l’ai nettoyé, je l’ai mis au rebut, je l’ai libéré, et cela a été fait », dit-elle.

Auparavant, cette tâche aurait pris plusieurs jours et beaucoup de travail manuel.

« Acumatica est également très bon pour maintenir les niveaux de réapprovisionnement.  Les nouveaux niveaux de réapprovisionnement sont téléchargés automatiquement, et nous les examinons plus fréquemment que jamais », explique Young.  « Il y a beaucoup moins de dévaluation des actions parce que nous ajustons les profils d’achat en temps réel, afin de ne pas rester coincés avec les articles restants, éliminant ainsi le gaspillage. »

Lorsqu’un fournisseur a envoyé un avis indiquant qu’il fermait un entrepôt pour les Fêtes, Additive-X rapidement « examiné les niveaux d’inventaire, extrait l’historique des comptes, estimé les besoins, créé un bon de commande et, en une heure, avait le bon stock sur commande à temps pour respecter les délais cruciaux », explique Young. L’agilité commerciale d’Acumatica les a également aidés à optimiser les niveaux de stock, même lors des défis de la chaîne d’approvisionnement mondiale.

Amélioration du service à la clientèle

Acumatica Cloud ERP a aidé Additive-X améliorer le service à la clientèle avec moins de ruptures de stock et des taux d’utilisation des commandes considérablement améliorés, ce qui a contribué à élever la marque de l’entreprise et la fidélité de la clientèle.

« Je peux maintenant dire oui aux choses que les clients demandent en lien avec leur entreprise unique », dit Young. « Je peux rapidement trouver les informations qu’ils veulent directement au sein d’Acumatica ou contacter notre excellente ressource partenaire dans Arcus Universe pour répondre aux demandes si c’est quelque chose que je ne peux pas trouver par moi-même. »

« J’avais l’habitude de grincer des dents lorsque l’ancien système est tombé en panne », ajoute-t-elle. « C’était tellement peu professionnel. Maintenant, nous projetons une bien meilleure image à nos clients. Nous avons établi un lien avec notre boutique en ligne Magento qui alimente automatiquement les commandes à Acumatica, rationalisant ainsi le processus de commande et l’exécution des commandes du client.

Les employés passent plus de temps à répondre aux besoins des clients grâce à l’automatisation du flux de travail et aux options de libre-service dans Acumatica. Le client actualise lui-même les rapports plutôt que d’attendre un rapport planifié, ce qu’il a dû faire auparavant.  « Nous sommes prompts à répondre aux questions parce que nous obtenons des renseignements opportuns et exacts plus rapidement que jamais », dit Young.

Amélioration de la précision et de la vitesse des données Additive-X avec un avantage concurrentiel avec les clients et les fournisseurs.

Renforcement de l’engagement du personnel

L’interface utilisateur intuitive et facile à utiliser d’Acumatica, associée à une transparence accrue des données, a accru l’engagement du personnel. Les employés comprennent maintenant comment leurs emplois s’intègrent et s’intègrent à l’ensemble du processus, de la vente d’une imprimante 3D à la fabrication et à l’exécution de la commande en passant par le support après-vente du service client. « Nous sommes maintenant en mesure d’avoir des gens qui travaillent dans plusieurs domaines, parfois dans l’entrepôt, d’autres dans la finance parce qu’Acumatica est si familier à tout notre personnel », a expliqué Young.

Dans le passé, tout le monde était cloisonné et tenu dans l’ignorance de ce que faisaient les autres ministères. « Les gens ont grandi dans leurs rôles depuis que nous sommes allés de l’avant avec Acumatica », dit-elle. « Acumatica est à l’épreuve du temps et le système est fiable, de sorte que les gens ont confiance en lui, ce qui est important. »

Développez facilement dans l’avenir

 Additive-X prévoit d’ajouter des Acumatica GRC, Service sur le terrain, et d’autres modules et créer des flux de travail avancés à l’avenir. « Nous pouvons grandir avec la solution en mettant continuellement en œuvre les fonctionnalités existantes et en utilisant de nouvelles améliorations du système », explique Young. « Je serai surpris si jamais il arrive un moment dans 5 à 10 ans où je dirai : « Oh mon Dieu, Acumatica ne peut pas faire ça. »

Additive-X a « juste gratté la surface avec Acumatica », dit Young. « Je sais que si nous voulons nous développer avec plus d’entrepôts, je peux facilement le faire ; si nous voulons nous étendre à de nouveaux pays, je peux le faire facilement avec Acumatica.

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