Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Design Studio
Les robes de créateurs de vêtements de mode leaders de l’industrie pour le succès avec Acumatica Manufacturing Edition
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Design Studio
Administration centrale
Sri Lanka
L’industrie
Fabrication
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

Design Studio

  • Consolidation de systèmes locaux disparates en une solution de gestion d’entreprise unique et connectée pour la finance, la fabrication et les stocks, augmentant ainsi l’efficacité
  • Acquis en temps réel, système de gestion des stocks entièrement transparent offrant une vue à 360 degrés de la production aux ventes et à l’expédition, accélérant la réactivité aux besoins des clients
  • Amélioration de l’expérience client, de la confiance et de la satisfaction avec un inventaire rationalisé tout en atténuant les perturbations de la chaîne d’approvisionnement mondiale
  • Élimination des feuilles de calcul et des rapports manuels avec des tableaux de bord fournissant des données et des informations en temps réel, rationalisant les opérations
  • Maintien des coûts et réduction des effectifs, réduisant ainsi les erreurs grâce à des processus opérationnels automatisés
  • Augmentation de la productivité des employés, ce qui a permis d’atténuer la demande de personnel supplémentaire pour la saisie de données malgré l’augmentation du volume de transactions
  • Acquisition et déploiement d’une plate-forme cloud sécurisée et évolutive pour une croissance en seulement six mois
Devin Samayamanthri
« Contrairement aux autres applications ERP, Acumatica est super intuitif et centré sur l'utilisateur, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’une équipe gigantesque d’experts ERP en interne pour faire le travail. »
Devin Samayamanthri, Chef d’état-major
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Défis à relever

Fondée en 2007, Design Studio produit et exporte des vêtements pour femmes de qualité, innovants et avant-pédants du Sri Lanka pour le Royaume-Uni et les marchés européens.  Ils conçoivent et fabriquent un vaste portefeuille de chemisiers, de robes, de jupes, de pantalons et de vêtements d’extérieur.

La société a commencé ses opérations de fabrication en 2008 avec son usine de production phare à Ethawa, Kurunegala, Sri Lanka, employant 750 travailleurs. Cinq ans plus tard, ils ont lancé D2 Clothing, augmentant le personnel de 1 500 employés supplémentaires.  En 2021, la société a lancé une nouvelle installation de production appelée Mila Fashion à Welioya, qui a attiré 800 employés supplémentaires. Plus tard dans l’année, Design Studio a ouvert deux unités de production supplémentaires avec 400 employés supplémentaires et se déplacent maintenant vers la production au Maroc ainsi.

Design Studioles cinq sites de fabrication du Sri Lanka produisent plus de 7 millions de vêtements par an. Ses vêtements de mode sont vendus chez des détaillants à volume élevé bien connus tels que Primark et Sainsbury, et en ligne via Next, ASOS et sa division Top Shop.

La mission de l’entreprise est de « construire un portefeuille unique de vêtements, en s’efforçant de surpasser nos concurrents en matière de qualité, d’innovation et de valeur, en élevant notre image dans l’industrie, dans le monde entier ».

Lorsque Covid a frappé, la réduction de la demande des clients a permis Design Studio de prendre le temps de mettre à niveau son logiciel RH et de remplacer son ERP local. Le système local n’a pas pu être mis à niveau et a entravé les opérations avec des fonctions de production, d’inventaire et de reporting déconnectées.

« Nous avons eu des problèmes dans les flux de travail de fabrication qui ont ralenti le cycle de vie de la production. Nous manquions également d’une bonne solution de reporting pour prendre des décisions importantes pour l’entreprise », explique Devin Samayamanthri, chef de cabinet.

Parce que son logiciel local avait cloisonné l’information, Design Studio s’appuyait sur des feuilles de calcul. Au fur et à mesure que l’entreprise se développait, l’équipe des finances ajoutait continuellement du personnel pour importer et exporter manuellement les données, ce qui entraînait des retards dans les informations et les erreurs de saisie des données. Toutes les communications ont eu lieu par courriel, ce qui rend difficile le suivi et la gestion efficaces de l’information.

« Dans le système précédent, nous n’avions pas du tout de rapports d’inventaire ou de processus d’inventaire appropriés », dit M. Devin. « Chaque rapport a été créé manuellement, et cela nous a donné beaucoup d’erreurs humaines. L’entreprise n’a pas été en mesure de suivre les stocks en temps réel, en particulier en tenant compte des calendriers de production, des commandes et des marchandises expédiées.

Design Studio n’avait pas de système pour suivre avec précision les commandes tout au long du processus de fabrication, ce qui rendait difficile la communication et la mise à jour des clients sur l’état des commandes, car les dénombrements des stocks étaient effectués manuellement. Le module financier était déconnecté et nécessitait de nombreuses étapes pour effectuer même les tâches les plus simples.

Au fur et à mesure que l’entreprise continuait de se développer et que le volume de transactions augmentait, « l’information devenait encore plus difficile à gérer, nous avons donc dû continuellement ajouter plus d’employés », explique M. Devin. « Parfois, il fallait une semaine ou plusieurs jours pour mettre à jour les états financiers, les factures étaient en retard et les expéditions étaient retardées, ce qui rendait la vie difficile. »

En outre, « D’un point de vue informatique, le système précédent avait pas mal de points négatifs parce qu’il était difficile à maintenir. En outre, il y avait de nombreux problèmes de sécurité associés à l’ancien produit », explique Harini Perera, responsable de l’analyse informatique et commerciale.

Besoin clé : Solution de fabrication robuste

L’industrie du vêtement est en constante évolution, confrontée à des tendances de la mode en constante évolution et aux attentes croissantes des détaillants omnicanaux. Remplir sa mission en tant que fabricant de pointe et leader de l’industrie, Design Studio savait qu’il avait besoin d’une solution de gestion d’entreprise SaaS robuste et intégrée pour connecter des systèmes et des processus métier disparates. Connu à l’interne sous le nom de Projet Nova, Design Studio s’est lancé dans un important projet de numérisation pour mettre à niveau ses applications informatiques, de fabrication et de ressources humaines.

« Un facteur clé pour nous est que le nouveau système devait être une solution respectueuse de l’écosystème Microsoft puisque nous sommes un magasin Microsoft en informatique », explique Harini.

Devin ajoute: « Il devait également être basé sur le cloud afin qu’il soit accessible à tous nos utilisateurs. Étant donné que le nombre d’utilisateurs change régulièrement dans notre industrie en fonction de la demande, nous avions également besoin d’une solution avec un modèle de tarification des utilisateurs illimités au lieu de facturer des frais de licence individuels.

L' Design Studio a examiné Microsoft Dynamics, SAP et Oracle NetSuite, et a choisi Acumatica en raison de sa plate-forme intégrée unique et de son modèle de tarification utilisateur illimité. Le modèle de tarification d’Acumatica a permis à l’entreprise de poursuivre son expansion rapide sans le casse-tête de la croissance des coûts technologiques.

ERP Solution

ERP Solution

Pour Design Studio, son choix d’un ERP était « essentiel à la mission », dit Devin. « Alors que le monde est passé de solutions sur mesure sur site qui sont maladroites, monolithiques et ne s’intègrent pas bien, aux systèmes ERP basés sur le cloud, Acumatica avait tout ce que nous recherchions », dit-il. « Il est entièrement géré avec un support continu, il est modulaire et s’intègre facilement à notre système HR & Payroll, et les téléphones mobiles et les tablettes peuvent être utilisés dans l’usine. »

Il a également coché une liste de raisons Design Studio a choisi Acumatica, y compris :

  • Acumatica est une solution entièrement gérée avec plusieurs niveaux de support
  • L’Université ouverte d’Acumatica fournit du matériel de formation gratuit au personnel pour tirer le meilleur parti de la mise en œuvre et de leur utilisation continue de l’application
  • Le modèle de tarification utilisateur illimitée est idéal pour les moyennes entreprises car il est basé sur le volume des transactions plutôt que sur des licences d’utilisateur nommées ou perpétuelles
  • Contrairement aux autres applications ERP, Acumatica est super intuitif et centré sur l'utilisateur, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’une équipe gigantesque d’experts ERP en interne pour faire le travail.

Harini a fait l’éloge des API ouvertes d’Acumatica, qui permettent à l’entreprise de s’intégrer aux ressources humaines de Peoples et à l’ensemble de l’écosystème d’applications Microsoft de l’entreprise via Active Directory. Étant donné que l’entreprise souhaite créer une culture axée sur les données, « la structure d’API ouverte sera un excellent ajout pour nous lors de l’utilisation de la BI et de l’IA », dit-elle.

Connaissant d’autres implémentations ERP d’entreprise qui ont pris deux à trois ans, Harini a été impressionné par la rapidité avec laquelle Design Studio déployé Acumatica. « La transition a été rapide, qui n’a pris que six mois. C’était génial de travailler avec notre partenaire Acumatica Propylon One qui nous a aidés à passer de notre ERP sur mesure à Acumatica sans aucun problème majeur », dit-elle.

Résultats

Résultats

Amélioration de la visibilité des données

Design Studio a considérablement augmenté la visibilité des données et l’accès à l’amélioration de tous les aspects de l’inventaire et de la fabrication. «Avec Acumatica, nous pouvons suivre l’inventaire en temps réel en sachant où se trouve chaque article », explique Devin. « Que ce soit dans le flux de production, que ce soit dans les magasins de matières premières ou que ce soit en transit. »

« Il est très important pour nous d’avoir un suivi des stocks en temps réel et de comprendre où ils se trouvent dans les usines », ajoute-t-il. Les clients veulent savoir où se trouvent les produits dans le cycle de vie de la fabrication et veulent souvent changer une matière première ou une garniture, de sorte que des informations détaillées et opportunes permettent Design Studio pour être plus réceptif aux besoins des clients, dit-il.

De plus, il est utile de savoir quels matériaux sont laissés ou disponibles Design Studio avec le réapprovisionnement des matières premières. En outre, il raccourcit les délais de production, ce qui se traduit par des clients plus heureux. Ce niveau d’information n’était pas disponible auparavant.

« Nous pouvons faire parer les rapports plus rapidement à nos clients. Cela améliore les relations avec les clients », dit-il. « Avec un inventaire et des coûts précis, nous pouvons voir comment les matériaux sont alloués aux commandes et aux styles ainsi que où ils en sont dans le processus. Nous pouvons également voir quand les articles ont été expédiés.

Données hébergées dans une plate-forme connectée unique

La plate-forme modulaire intégrée d’Acumatica a éliminé la manipulation de données Excel pour que les dirigeants comprennent divers aspects de son activité. Cela a également amélioré la confiance dans la performance financière de l’entreprise. Le module intersociétés d’Acumatica consolide instantanément les données de tous ses sites de fabrication et divisions, ce qui permet de gagner du temps lorsque les dirigeants ont besoin de ces rapports consolidés.

En règle générale, il fallait des jours pour obtenir un seul rapport.  Acumatica a également amélioré la capacité de l’entreprise à détecter les erreurs.

« Tout est intégré maintenant », dit Devin, « Avant que seule une poignée de personnes puissent identifier si quelque chose manquait ou s’il y avait une divergence, et même alors, nous l’avons souvent manqué. Nous ne le manquons plus. Nous avons maintenant un inventaire précis sur lequel nous pouvons compter.

Les tableaux de bord d’Acumatica permettent aux dirigeants de voir instantanément les indicateurs de performance clés, de sorte qu’ils ne demandent plus à l’équipe financière de créer des rapports, ce qui a déchargé le personnel financier occupé. Les cadres supérieurs retirent des rapports en temps réel afin de pouvoir prendre des décisions éclairées plus rapidement. Les rapports ne sont plus envoyés par e-mail car toutes les données sont gérées au sein d’Acumatica, ce qui a amélioré la gestion des documents en gardant tout le monde sur la même page.

« Acumatica a plusieurs rapports directement dans l’application afin que nous puissions obtenir ce que nous voulons plutôt que d’utiliser Excel et d’essayer de trouver l’information de cette façon », explique Devin.

Flux de travail automatiques

Les flux de travail automatiques d’Acumatica ont également enregistré Design Studio le temps.  « Avec les flux de travail intégrés dans Acumatica, nous avons pu passer des notes reçues des marchandises (GRN) à la facturation financière et aux paiements ; tout est connecté. De cette façon, beaucoup de travail répétitif a été réduit », dit Devin.

L’équipe aime également travailler avec des flux de travail intégrés et automatisés qui traversent les différents modules Acumatica. Les processus opérationnels simplifiés ont éliminé les entrées en double et la nécessité d’ajouter plus de personnel de saisie de données.

Accès illimité des utilisateurs

Tous ceux qui ont besoin d’accéder à Acumatica y ont accès, ce qui est important parce que Design Studiofluctue régulièrement, dit M. Devin.  Étant donné qu’Acumatica facture les ressources utilisées, et non les frais de licence par utilisateur, c’est une solution abordable pour eux et d’autres entreprises en croissance du marché intermédiaire dans les industries de la mode et de l’habillement, dit-il.

Les moyens d’accès illimité Design Studio n’a pas à s’inquiéter de l’escalade des coûts par utilisateur. De plus, l’entreprise n’a pas à s’inquiéter ou à limiter le nombre d’employés qui accèdent à la plate-forme, en particulier lors de l’ouverture de nouvelles usines avec des centaines de nouveaux employés et utilisateurs. La conception et la navigation intuitives d’Acumatica facilitent l’apprentissage du système par chaque utilisateur avec une formation minimale, même pour ceux qui ne sont pas techniquement enclins. Devin a trouvé facile d’aider les employés à apprendre le nouvel outil de gestion d’entreprise parce que « l’Université ouverte d’Acumatica a fourni un excellent matériel de formation qui était accessible à tous. »

Connexions transparentes à d’autres applications et modules

Harini aime la façon dont le module d’immobilisations d’Acumatica suit Design Studio.

« L’application d’immobilisations nous aide à gérer nos coûts, et nous savons également exactement où se trouvent ces actifs dans chaque organisation ou succursale. Donc, c’est très utile pour nous », dit-elle. « Acumatica nous a rendu la vie assez facile pour les services informatiques. Acumatica est devenu une solution d’affaires essentielle à la mission pour nous. Il se connecte également de manière transparente avec nos ressources humaines et d’autres systèmes critiques.

L’application mobile d’Acumatica autorisée Design Studio pour fournir au personnel de production des smartphones et des tablettes pour effectuer leur travail plus efficacement, ajoute Harini.

Acumatica fournit les bases de la croissance future

Harini et Devin sont impatients de créer de nouveaux rapports et tableaux de bord et de rationaliser davantage les processus de fabrication et opérationnels supplémentaires à mesure qu’ils se développent.

« Acumatica est une excellente plate-forme avec des API ouvertes, une plate-forme SaaS fiable, et cela a été très bénéfique pour notre activité de fabrication de vêtements », a déclaré Harini. « Je recommande vivement Acumatica à tous ceux qui veulent une solution similaire dans le secteur manufacturier. Acumatica nous a déjà aidés à gagner du temps sur les rapports en utilisant des tableaux de bord, et nous prévoyons des avantages supplémentaires avec une meilleure visibilité dans toute l’entreprise.

« Nous voulons que notre branche informatique soit équipée pour l’avenir alors que nous poursuivons notre transformation numérique », ajoute-t-elle. « Tout comme c’est le cas dans la mode, les possibilités sont infinies en ce qui concerne les avantages qu’Acumatica nous apportera à l’avenir. »

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