AcumatiCares
Mozaic est une organisation à but non lucratif 501 (c) (3) née de la fusion de deux chapitres de The Arc of New York : The Arc of Seneca Cayuga et The Arc of Yates. L’organisation sert plus de 2 000 personnes ayant une déficience intellectuelle et développementale et leurs familles, dans la région de Finger Lakes à New York, ce qui en fait le plus grand fournisseur de services pour les personnes handicapées dans la région centrale de New York.
Quelque 700 membres du personnel offrent une gamme complexe de services: services d’emploi, transport, éducation préscolaire, services de garde, déneigement et entretien des pelouses, ainsi que des services basés sur Medicaid: services cliniques, services de jour et résidentiels, soutien communautaire et services de représentant-payeur pour les particuliers, ce qui signifie que Mozaic gère l’argent pour les particuliers.
En outre, elle exploite une entreprise intégrée florissante, Finger Lakes Textiles, qui a fabriqué des chapeaux d’hiver et d’autres vêtements pour les forces armées américaines depuis plus de 25 ans, et plus récemment, le grand public sous la marque de vente au détail Arctic Gear avec 100% des recettes allant à la mission.
« Nous sommes très complexes pour une opération de 30 millions de dollars », déclare Tammy Raub, directrice financière de Mozaic. « Notre plus récente initiative stratégique consiste à gérer et à sauver d’autres organisations à but non lucratif. »
Défis technologiques à but non lucratif
Raub ne connaît que trop bien les défis auxquels les organisations à but non lucratif sont confrontées avec des fonds limités, des exigences gouvernementales croissantes, une diminution des bases de donateurs et une demande accrue de services. Avant Mozaic, elle était directrice financière d’Arc of Yates, qui fournissait des services de soutien de jour et communautaires, ainsi que du transport, aux personnes ayant une déficience intellectuelle. Il a également géré des unités de logement résidentiel et l’école Keuka Lake, qui a aidé les enfants et leurs familles de 18 mois à l’école maternelle avec des services pour les besoins spéciaux grâce à des salles de classe intégrées.
Chez Yates, des fonds limités signifiaient que Raub fonctionnait sur un système financier hérité inefficace. « Je suis entré dans un désordre; ils avaient un système Microsoft Dynamics hérité qui était parfois en place, parfois en panne, et c’était sur site », explique Raub. « Il était susceptible de tomber en panne de notre réseau, et nous avions des problèmes de sécurité dans cet environnement. »
Parce que Yates avait déjà perdu son PDG en 2014, l’organisation à but non lucratif avait exploré les opportunités de fusion avant l’adhésion de Raub en 2016. En vertu du manuel du chapitre d’Arc NY, chaque fois qu’un Arc perd un PDG ou un CFO, il est tenu d’explorer les fusions potentielles. Le conseil d’administration de Yates ne voulait pas dépenser d’argent sur une nouvelle plate-forme financière parce qu’il pensait adopter celle utilisée par un partenaire de fusion.
Seule la fusion que Yates évaluait à l’époque n’a pas été réalisée.
L’adoption d’Acumatica commence à l’arc de Yates
Lorsqu’elle a étudié la mise à niveau de l’ancien système Microsoft Dynamics, Raub a appris qu’il était si loin d’être pris en charge qu’il en coûterait autant à mettre à jour qu’à mettre en œuvre une nouvelle solution. À l’époque, l’organisation à but non lucratif a été forcée de fonctionner en dehors de l’ancien système avec des feuilles de calcul et des bases de données Access, un système inefficace qui nécessitait des entrées doubles.
Raub a convaincu le conseil d’administration de Yates qu’il avait besoin d’une plate-forme financière évolutive, basée sur le cloud, disposant de fonctionnalités en libre-service et suffisamment flexible pour gérer les services à but lucratif et les services à but non lucratif ainsi que la comptabilité des fonds, ce qui manquait au système Microsoft Dynamics hérité.
« Nous avions l’intention de prendre de l’expansion et nous voulions évoluer sans frais d’utilisation », dit M. Raub. « L’une des principales choses que nous voulions était l’évolutivité, et c’est ce qu’Acumatica a apporté à la table. C’était le seul qui a tout coché dans notre boîte de must-haves et beaucoup de nice-to-haves.
