OFS International

Défi de mise en œuvre : Changement culturel

« Alors que nous construisons l’entreprise d’une entreprise de services purement à un fournisseur de fabrication et de solutions complètes, nous avions besoin de plus qu’un simple système d’inventaire », explique Dorovskikh. « Acumatica nous donne la capacité de fournir des PO, des matières premières disponibles et des modules de fabrication pour fournir des stocks précis disponibles à la vente, y compris tous les coûts pertinents. »

Dorovskikh a convaincu la haute direction de mettre en œuvre Acumatica dans une division nouvellement acquise en tant que cas type afin qu’il puisse prouver que cela pouvait fonctionner pour l’ensemble de l’entreprise, y compris plusieurs acquisitions en cours.

Au début, le plus grand défi a été d’amener de nombreux personnes à l’OFSi non seulement à adopter de nouvelles pratiques commerciales, mais aussi à se familiariser avec l’utilisation des nouvelles technologies. « Il s’agissait de changer notre façon de faire des affaires. »

OFSi a acheté la version sur site d’Acumatica et a mis en œuvre les modules de fabrication, d’inventaire, de finance et de service sur le terrain, dont le dernier est conçu pour les entreprises qui réparent des produits ou des équipements chez leurs clients.

Il a également intégré des solutions tierces, notamment Office 365 et Microsoft PowerBI. « Tout ce qu’Acumatica peut fournir, nous le voulons », dit Dorovskikh. « Nous prévoyons nous en servir de base. » Il note également qu’il a obtenu l’approbation de dépenser un peu plus d’un quart de ce que d’autres fournisseurs ont dit qu’il devrait dépenser pour un ERP.

Les gestionnaires disposant d’autorisations correctes ont une transparence totale dans les opérations financières d’OFSi dans l’une de ses quatre entités. « Nous pouvons maintenant analyser le retard des paiements des clients, qui est le plus gros client à tout moment et combien nous avons en stock », explique Dorovskikh. « Nous n’avions pas cette information auparavant. »

« Les gestionnaires peuvent maintenant explorer au sein d’Acumatica et voir d’où vient un nombre réel au lieu d’avoir à demander à la comptabilité de le trouver », ajoute-t-il. OFSi compte environ 300 employés, dont environ 80 utilisent Acumatica.

OFSi a réduit son temps de facturation de 21 jours au même jour. Acumatica a introduit la transparence dans ses systèmes et fournit rapidement toutes les informations relatives à un emploi ou à un client spécifique.

Croissance des revenus de 100 %

« Acumatica a permis à OFSi d’augmenter ses ventes de 100% d’une année à l’autre », a déclaré David Green, vice-président des opérations. Le logiciel flexible et complet d’Acumatica a probablement permis à OFSi d’économiser environ 250 000 $ en frais de consultation nécessaires pour modifier le logiciel aux pratiques OFSi avec d’autres solutions ERP, dit-il.

L’avantage concurrentiel d’OFSI est qu’il offre un ensemble complet de tuyaux, d’accouplements, de connexions haut de gamme, d’accessoires et de services sur le terrain. Pour fournir cette suite complète de produits et de services avec des niveaux élevés de service à la clientèle, OFSI avait besoin d’un système ERP très précis pour répondre aux commandes des clients de la demande à l’exécution dans les 2 semaines. Acumatica aide l’entreprise à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle.

Intégration d’un MES (Manufacturing Execution System) et d’une usine automatisée

OFSI en est à sa quatrième phase de mise en œuvre d’Acumatica, un effort personnalisé pour l’aider à acheter, vendre et surveiller les tuyaux, ainsi que les services qu’il vend lors de l’utilisation des tuyaux.

L’entreprise est tenue de saisir et de tracer des paramètres spécifiques sur ses tuyaux afin d’assurer la qualité du service à ses clients. Pour ce faire, il a créé un programme qui relie un ordre de tuyau spécifique et ses attributs à un code à barres sur le tuyau qui peut être suivi tout au long de son utilisation, et Acumatica se connectera à toutes ces données.

« Tout doit être traçable car si quelque chose ne va pas chez le client, nous devons savoir comment le résoudre », explique Green. Ajoute Dorovskikh, « Seule Acumatica pourrait nous permettre d’intégrer toutes ces informations. »

Facilité d’audit

« OFS International, LLC a récemment achevé un audit des états financiers conformément aux directives rigoureuses du Conseil de surveillance de la comptabilité des sociétés ouvertes, et Acumatica a joué un rôle essentiel dans sa réalisation réussie et en temps opportun. Nous avons audité plusieurs années en tandem, et au milieu de la période d’audit, nous avions fait passer les ERP d’un système précédent à Acumatica. Il existe une différence notable dans la collecte, la représentation et l’archivage des données qu’Acumatica fournit par rapport à notre ERP précédent, et Acumatica facilite un niveau de transparence pour nos enregistrements qui est crucial pour notre archivage des données et notre représentation financière. Nos futurs audits seront plus rationalisés grâce aux capacités de conservation et de présentation des données d’Acumatica. Ajoute Erica Howard, comptable principale.