Pionnier de l’importation de bière artisanale au Royaume-Uni Cave Direct Conquiert les taxes brexit, deve la concurrence avec Acumatica
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Solution infonuagique ERP Acumatica pour Cave Direct
Administration centrale
Kent, Royaume-Uni avec des centres de distribution supplémentaires à Manchester, Newcastle et Bristol & a Beer Merchants Tap Room dans l’est de Londres
Secteurs d’activité
Distribution, Aliments et boissons, Commerce de détail
Apps Replaced
Sage

Cave Direct

  • Acquis une plate-forme cloud moderne avec un inventaire en direct en temps réel, augmentant ainsi la visibilité des stocks
  • Création d’un processus d’affaires dynamique pour gérer les dépôts et les retours de fûts, et fonctionner dans un environnement multidevises pour faciliter les opérations
  • Application à l’épreuve du temps acquise lui permettant d’augmenter ses revenus de 20% par an, reprenant ses revenus aux niveaux d’avant Covid
  • A pivoté sans effort pendant la pandémie en consolidant 4 entrepôts vendant au commerce, à un (et retour, comme vous le souhaitez) tout en renforçant les ventes en ligne des consommateurs
  • Obtention d’une solution commerciale flexible pour naviguer sans effort dans les nouvelles taxes Brexit et mettre en œuvre des calculs automatiques des taxes et des frais ainsi que des documents d’importation, offrant un avantage concurrentiel
Colin Gilhespy
« Le Brexit a frappé très durement les importateurs et les exportateurs. Grâce à Acumatica, nous pouvons faire des choses que d’autres ne peuvent pas faire, et cela nous donne un avantage concurrentiel.
Colin Gilhespy, Copropriétaire et Directeur Général
Cave Direct
Défis à relever
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Défis à relever

Défis à relever

Cave Direct a commencé comme un passe-temps en 1979 lorsque Bryan Gilhespy a décidé d’importer de la bière artisanale de Belgique et des brasseurs du monde entier. Beaucoup de ces bières étaient très difficiles à trouver au Royaume-Uni. Bientôt, le passe-temps est devenu une entreprise à part entière qui a nécessité la femme de Gihespy et ses deux enfants, Colin, et Louise, pour l’aider à fonctionner. Pendant des années, Cave Direct ont affiché des taux de croissance annuels de 20 % ou plus.

Aujourd’hui, 43 ans plus tard, Colin Gilhespy et Louise Smale dirigent le plus grand distributeur de bières artisanales du Royaume-Uni, offrant plus de 600 bières artisanales de fournisseurs mondiaux à quelque 2 000 pubs. Ils gèrent également un bar, un magasin de bouteilles et un mélangeur de 300 places dans l’est de Londres qui ont ouvert leurs portes en 2018 pour présenter de nouvelles bières à divers dirigeants de pub.

Depuis plusieurs années, Cave Direct a été nommé à la Bourse de Londres 1000 Entreprises pour inspirer la Grande-Bretagne. Cet honneur célèbre les petites et moyennes entreprises les plus dynamiques du Royaume-Uni.

Pour offrir le meilleur service à ses clients, Cave Direct exploite sa propre flotte de camions de livraison afin de contrôler sa propre logistique. Dans le cadre de ses services de livraison, l’entreprise offre de nouveaux robinets et tubes de robinet, et loue des fûts en percevant un dépôt qui est retourné plus tard lorsque le fût est changé. Cave Direct gère également les dépôts et les retours de bouteilles.

Système sage hérité

L’entreprise familiale fonctionnait sur un système Sage hérité qui, plus tard dans sa vie, a planté ses serveurs. Ils ont suivi l’inventaire de 600 bières artisanales stockées dans quatre entrepôts sur des feuilles de calcul, ce qui s’est avéré difficile. Les données ont toujours eu un mois, explique Colin Gilhespy, directeur général. Les feuilles de calcul de l’inventaire n’étaient pas connectées au système de rapports financiers, de sorte que quelqu’un devait entrer manuellement l’information dans les deux applications.

« Nous utilisions Sage 50 depuis 20 ans », explique Louise Smale, directrice de la supervision des fonctions financières et technologiques de Cave Directs. « La quantité de données que nous avions à ce sujet n’arrêtait pas de le planter, alors nous savions que nous devions faire quelque chose. Le réalisateur Neil Kitching était très enthousiaste à l’idée de mettre en place des options de commande en ligne, nous devions donc trouver un moyen de faciliter cela. Sage 50 ne ferait pas cela.

L’ancien système financier n’était pas non plus assez souple pour être géré Cave Direct, ajoute Gilhespy. « Chaque mois, je devais retirer manuellement tout ce que nous vendions, sinon cela ferait 300 pages. »

Sage avait des options de reporting limitées, donc lorsque Gilhespy avait besoin de voir les données dans les quantités de cas, il a dû mettre à jour manuellement une feuille de calcul, ce qui était un processus assez compliqué.

Chacun des quatre entrepôts était considéré comme une succursale différente et l’accès aux données signifiait que Smale devait se connecter au VPN de chaque succursale pour récupérer les données nécessaires.

Parce que l’inventaire a été conservé sur des feuilles de calcul, Cave Directmanquait de visibilité sur les stocks, ce qui compliquait leur capacité à vendre aux clients et allongeait souvent le temps nécessaire pour vendre la bière artisanale.

« Pour nous, c’était juste un cauchemar d’essayer de rester au courant du point de vue des ventes parce que vous ne saviez jamais ce qui s’en venait », a déclaré Laurence Smale, responsable des ventes.  « Nous avons jusqu’à 50 nouvelles bières artisanales qui arrivent chaque semaine et il était difficile pour l’équipe de vente de savoir quel entrepôt contenait ce stock ou s’il était déjà épuisé. »

Après l’atterrissage d’une vente, « alors vous allez traiter la commande », dit-il. « Ils l’ont mis dans le système, mais parfois il est en rupture de stock. Ensuite, vous revenez au client et devez recommander autre chose. Ensuite, cette spéciale pourrait être en rupture de stock. Donc, ce ne serait qu’un cauchemar et la conversation s’éterniserait.

Cave Direct manquait également d’un accès direct aux informations de gestion de compte client sur le terrain, de sorte que l’équipe de vente n’avait pas une image complète d’un client - ce qu’elle commandait fréquemment, quel produit ne bougeait pas, quel était son historique de vente ou d’autres informations critiques - à moins qu’elle ne l’ait tapée dans son ordinateur portable ou mémorisée les informations juste avant de rencontrer un client.

ERP Solution

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Solution cloud nécessaire et option de commande en ligne robuste

L' Cave Direct voulait initialement mettre à niveau Sage, mais quand ils ont appris qu’il ne pouvait pas faciliter facilement les options de commande en ligne, ils ont continué la recherche d’alternatives. La société voulait une plate-forme numérique multidevises qui pourrait gérer les exigences complexes du Brexit et de la TVA pour les importateurs, un système d’inventaire en temps réel, une fonctionnalité de commerce électronique et un système qu’ils pourraient connecter à Skynamo, une vente sur le terrain GRC et l’application de commande pour les fabricants, les grossistes et les distributeurs.

Ils ont examiné Oracle NetSuite et d’autres ERPs, « mais ils n’étaient tout simplement pas aussi appropriés qu’Acumatica, et nous avons vraiment aimé l’équipe Arcus  », explique Louise Smale à propos de son partenaire de mise en œuvre D’Acumatica. « Ils étaient très amicaux et consciencieux et voulaient que nous réussissions », ajoute Gilhespy.

Cave Direct a été impressionné par le fait qu’Acumatica a été conçu pour le cloud et par la façon dont la plate-forme commerciale offrait des API ouvertes qui ont facilité les connexions tierces, y compris des options pour prendre en charge la gestion des commandes en ligne. « Nous avons choisi Acumatica pour sa flexibilité et ses capacités de gestion des commandes en ligne », explique Louise Smale.

« Et le nuage était définitivement la voie à suivre », ajoute Gilhespy.

«L’élément clé qui a placé Acumatica en tête de liste était sa stratégie de commerce électronique axée sur les améliorations continues », a déclaré Colin MacMillan, directeur général d’Arcus , qui a déployé l’édition Acumatica Distribution à Cave Direct. « Nous positions Acumatica comme l’option idéale pour les entreprises prêtes pour une plate-forme moderne. »

En plus de déployer Acumatica Distribution, une partie du service d’Arcus est fournie via une boîte à outils d’intégration intégrée à la plate-forme Acumatica qui permet l’intégration à des systèmes externes tels que les 3L et des plates-formes de commerce électronique comme Magento.

Cave Directs’est avéré brillant et a permis à l’entreprise de fonctionner correctement pendant les incertitudes entourant le Brexit et la pandémie de Covid-19.

Résultats

Résultats

La visibilité de l’inventaire change la donne change

Avec Acumatica, Cave Direct a acquis une application d’entreprise robuste avec des données toutes sous une seule vitre donnant une transparence totale dans l’inventaire en temps réel. Avec la visibilité en temps réel et l’accès à distance, l’équipe de vente a considérablement raccourci son processus de vente car elle pouvait voir ce qui était en stock, disponible et où il se trouvait.  Ils ont augmenté la satisfaction des clients en limitant les rappels lorsque les articles étaient en rupture de stock, car ils pouvaient voir exactement quand les promotions étaient épuisées.

« Nous sommes dans une industrie au rythme extrêmement rapide avec 50 bières différentes de différentes brasseries du monde entier qui arrivent chaque semaine », explique Laurence Smale. « Avant, c’était juste un cauchemar d’essayer de suivre le tout. En passant à Acumatica, c’était tellement plus facile et rationalisé, et nous avons toutes les informations dont nous avons besoin en main pour permettre les ventes.

« Acumatica facilite grandement la vente d’un produit, sachant que nous avons le plein contrôle d’où il vient et où il va », ajoute-t-il. « C’est un outil incroyable pour l’équipe et nous donne un tout nouveau niveau de clarté et de concentration lorsque nous consultons le client, ce qui est essentiel car le temps et l’attention de nos clients sont limités car ils sont limités, gérant leurs propres opérations occupées. L’approche de notre équipe est de prendre leur passion pour la bière artisanale et l’expertise pour faire des recommandations comme une extension valorisée de l’entreprise de nos clients.

La transparence totale des stocks a eu un impact tout aussi important sur la capacité de l’entreprise à prévoir et a fourni un avantage concurrentiel sur les concurrents de la bière artisanale, dont beaucoup comptent sur des transporteurs logistiques tiers pour transporter des produits.

« Avoir ce contrôle des actions est incroyable », dit Gilhespy. « Cela nous a mis à l’avant-garde, en particulier dans l’industrie de la bière artisanale. Maintenant, nous pouvons tout suivre; tout ce que nous faisons est à Acumatica. Quelles que soient les informations que nous voulons, nous pouvons les avoir en un clic et c’est la clé de notre succès.  Nous savons ce qu’il y a dans chaque entrepôt et quand les marchandises sont vendues.

Auparavant, « le chiffre d’affaires était beaucoup moins élevé, mais nous avons toujours su qu’il y avait un potentiel dans notre entreprise, et pour réaliser ce potentiel, nous avions besoin de quelque chose qui gérerait mieux notre stock ».

Avoir toutes les données hébergées dans Acumatica et une visibilité complète des stocks se sont avérés essentiels lorsque Covid-19 a frappé, et les verrouillages associés ont été institués ainsi que de nouvelles taxes Brexit ont finalement été promulguées.

Les affaires ont changé pendant les verrouillages Covid

Lorsque la pandémie a verrouillé le Royaume-Uni, les 2 000 clients de Cave Directs, qui gèrent des pubs et des restaurants, ont fermé du jour au lendemain. Certains restaurants sont restés ouverts pour la livraison et les plats à emporter, mais une majorité a cessé ses activités pendant la pandémie. À cette époque, seulement 5 % des ventes de bière artisanale de l’entreprise étaient à des consommateurs.

Parce qu’Acumatica est flexible, offre une comptabilité intersociétés et dispose d’API ouvertes permettant aux applications tierces de se connecter de manière transparente, Cave Direct a été en mesure d’apporter les changements nécessaires à ses activités pour maintenir les opérations en activité pendant une période d’incertitude et de changement rapide. Tout d’abord, ils ont facilement consolidé l’inventaire de quatre emplacements à un emplacement central physiquement et au sein d’Acumatica. Ils ont temporairement fermé plusieurs entrepôts, puis ont demandé à sa boutique en ligne Magento de retirer l’inventaire du nouvel emplacement de stock central.

« Cela aurait été beaucoup plus d’efforts si Cave Direct n’avait pas déjà une application flexible comme Acumatica déjà en place », explique MacMillan d’Arcus.

« Nous avons apporté le changement nécessaire et mis en place presque tous nos clients sur le traitement des paiements par prélèvement automatique, qui est tous gérés par Acumatica. Cela a été un énorme avantage pour notre flux de trésorerie et fonctionne très bien pour nous. C’est quelque chose avec lequel nous avions du mal avant le confinement. Mais encore une fois, Acumatica nous a aidés à naviguer dans cette situation », explique Gilhespy.

La flexibilité d’Acumatica a permis Cave Direct de vendre directement aux consommateurs via sa boutique en ligne, d’ajouter des frais de livraison aux commandes et de continuer à remplir les commandes des restaurants offrant la livraison ou les plats à emporter. Les clients se sont simplement connectés Cave Directet pouvait choisir et passer des commandes de bière en stock.

« Nous pouvions toujours distribuer à l’échelle nationale, et les gens étaient très heureux, tout comme les pubs qui pouvaient encore faire une vente à emporter », dit Louise Smale. « Ils étaient plus qu’heureux de pouvoir payer la bière et de payer les frais de transport pour la leur faire par rapport. Cela a bien fonctionné pour nous pendant COVID.

Avec beaucoup à la maison et la découverte de nouveaux intérêts, Craft Brewers a vu une résurgence et un changement dans la demande et les préférences des consommateurs. En conséquence, les ventes directes aux consommateurs de Cave Directs ont bondi de 35 pour cent, selon Gilhespy. Lorsque le confinement a été levé, Cave Direct a facilement redirigé la gestion et les contrôles des stocks d’Acumatica vers ses quatre entrepôts et a repris sa structure opérationnelle précédente de transport d’un inventaire complet de bière à chaque emplacement.

La taxe compliquée sur le Brexit rendue simple

Cave Direct a également pu pivoter sans effort lorsque le Royaume-Uni a voté pour quitter l’Union européenne et que de nouvelles règles fiscales ont été élaborées, ce qui a donné lieu à des calculs complexes avec lesquels de nombreuses petites et moyennes entreprises ont eu du mal, selon plusieurs médias britanniques.

« Notre stock est composé du coût d’une brasserie, du droit d’accise et du transport », explique Louise Smale. « Le droit d’accise est calculé en fonction du hectarage annuel des litres qu’un brasseur produit sur une échelle mobile, de l’alcool par volume et du litre. Donc, vous pouvez imaginer à quel point il est difficile de calculer parce que nous transportons des produits allant de .5 à 19 pour cent d’alcool, et chacun a un calcul d’accise séparé.

« Dans le cadre du Brexit, si nous collectons de la bière en Belgique, nous devons dédouaner les marchandises hors de l’UE et créer de nouveaux documents de déclaration en douane pour les apporter au Royaume-Uni », explique Gilhespy. « Avec peut-être 150 bières de différentes brasseries dans un camion, toutes avec des droits d’accise différents, imaginez essayer d’obtenir un agent des douanes pour suivre cette paperasse en temps réel. »

Arcus a utilisé l’architecture ouverte d’Acumatica pour développer des rapports personnalisés qui calculent les nouveaux droits d’accise pour Cave Direct automatiquement en ajoutant des champs d’attribut nécessaires tels que le pourcentage d’alcool à l’écran des détails du produit.

« Acumatica calcule en fait l’accise pour nous », dit Louise Smale. « Avant le Brexit, nous étions des courtiers en accise enregistrés. Après le Brexit, nous sommes devenus des agents des douanes. Nous pouvons obtenir toutes les informations dont nous avons besoin de notre solution logicielle et pouvons tout calculer nous-mêmes facilement. Et cela nous a donné un tel avantage. Nous n’aurions pas pu changer la facilité avec laquelle nous l’avons fait sans Acumatica. Ça a été une chose assez brillante, vraiment.

Exigences commerciales uniques un jeu d’enfant avec Acumatica flexible

Acumatica automatisé de nombreux Cave Direct, ce qui a permis de rationaliser les opérations. Par exemple, lorsqu’un article est ajouté à une commande client dans Acumatica, si l’article nécessite un dépôt, il est automatiquement calculé sur la commande. De même, si Cave Direct vend un fût, le robinet nécessaire, le tube et un dépôt de fût sont automatiquement ajoutés à la commande. Ces informations sont également envoyées à l’entrepôt afin qu’ils puissent ramasser et expédier l’équipement nécessaire, et les livreurs sont alertés lorsqu’ils ont besoin de livrer de l’équipement ou de ramasser des retours.

"Cave Direct a des processus d’affaires très complexes, et Acumatica a des charges de travail qui s’adaptent parfaitement et ont été en mesure de répondre à leurs exigences », explique MacMillan. Les processus de retour de fût et de bouteille « sont un point culminant fantastique de la flexibilité d’Acumatica pour ce qui pourrait être une exigence délicate. Acumatica a permis des flux de travail pour les produits et les valeurs comme les fûts et les bouteilles, séparés de la bière, qui sont activés par le biais du processus logistique.

Plate-forme solide pour la croissance

Cave Direct dispose désormais d’une plate-forme ERP moderne basée sur le cloud qui offre une transparence totale dans les stocks, une transparence totale à travers plusieurs entrepôts et une transparence totale dans les informations nécessaires sur le terrain.

« Avec Acumatica, cela a donné aux ventes la liberté de vraiment pousser les ventes et de se concentrer beaucoup plus sur ce qu’elles font plutôt que de se soucier de tout le back-end », explique Laurence Smale. « Et si vous avez un arrière de maison heureux, alors vous allez avoir une façade heureuse de la maison. Acumatica est un rêve.

Cave Direct dispose également d’une solution de commerce électronique moderne qui se connecte de manière transparente avec Acumatica, ce qui a permis à l’entreprise de générer de la croissance dans un nouveau segment de revenus clients.

« J’aime recommander Acumatica, mais pas à l’un de nos concurrents », déclare Gilhespy. « Acumatica a transformé notre entreprise, nous a donné accès à des informations sur les stocks en temps réel et nous a donné la confiance que nous pouvons simplement continuer à croître. »

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