Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - cbdMD
cbdMD remplace Oracle NetSuite par Acumatica Manufacturing Obtenir un ERP plus facile à utiliser, de meilleurs rapports
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Solution ERP cloud Acumatica pour cbdMD
Administration centrale
Charlotte, Caroline du Nord
Secteurs d’activité
Fabrication, Le cannabis, Vente au détail, Commerce de détail
Applications remplacées
NetSuite et Livres rapides

cbdMD

  • Mise en œuvre d’une plate-forme de fabrication unique, connectée et moderne pour se développer.
  • Élimination de plusieurs frais de licence de logiciel, ce qui a permis d’économiser 200 000 $ par année.
  • Exécution des commandes accéléré de 30%, éliminant ainsi les transferts de données inutiles.
  • Augmentation de la visibilité des données et des connexions à d’autres programmes en cliquant sur un bouton, ce qui permet de gagner du temps.
  • Élimination de la manipulation manuelle des données entre NetSuite et Microsoft Excel pour la création de rapports, ce qui permet de gagner du temps.
  • Augmentation des expéditions de 3 000 par jour à 1 000 par heure, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts de main-d’œuvre.
  • Réduction des temps de comptage du cycle d’inventaire d’un mois à moins d’une semaine.
  • Amélioration de la gestion informatique grâce à un système centralisé.
  • Acquisition d’un système de gestion de la qualité intégré d’eWorkplaceApps, ce qui a permis d’économiser des heures.
  • Conformité simplifiée avec une traçabilité rigoureuse des lots.
Casey Lassiter
« Nous sortons constamment avec de nouveaux produits et de nouvelles innovations basées sur nos efforts de recherche. Avec Acumatica, nous sommes bien préparés pour faire face à tout ce qui va suivre.
Casey Lassiter, Gestionnaire ERP
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Défis à relever
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Abandonné par NetSuite

Fondée en 2015, cbdMD, Inc. (NYSE American : YCBD) est rapidement devenue l’une des principales marques de cannabidiol dérivé du chanvre (CBD) avec une gamme complète de produits CBD sans THC fabriqués aux États-Unis ainsi que de produits Full Spectrum et Delta 9 THC. La marque cbdMD comprend des teintures CBD haut de gamme de haute qualité, des gélifiés, des topiques, des capsules, des somnifères, etc. La marque pawCBD de la société comprend des teintures pour animaux de compagnie formulées, des mastications et des topiques de différentes forces.

La société basée à Charlotte, en Caroline du Nord, est devenue cotée en bourse à la fin de 2017 et vend ses produits de consommation et ses produits pour animaux de compagnie en ligne et dans des milliers de points de vente au détail, y compris GNC, les épiceries Wegmans dans le Nord-Est et dans 32 pays.

L’utilisation des produits à base de CBD augmente rapidement à mesure que de plus en plus d’États légalisent sa vente et que de plus en plus de produits sont disponibles sous des formes faciles à prendre telles que les produits comestibles. Pour divulguer avec précision les ingrédients cannabinoïdes dans ses produits, CbdMD utilise des processus de fabrication de qualité, teste la pureté et la puissance de ses ingrédients et produits, et adhère aux mandats de conformité et aux exigences de l’étiquette, qui permettent tous à cbdMD de maintenir le plus haut niveau de certification cGMP tiers indépendant par NSF.

En tant que startup, cbdMD a été lancé sur QuickBooks, mais les dirigeants ont rapidement réalisé qu’ils avaient besoin d’une solution ERP, avec une gestion de la qualité et des processus et une conforme à SOX. Fonctionnant très allégé et se développant rapidement, l’ancienne équipe avait une certaine familiarité avec NetSuite, alors ils ont décidé d’aller de l’avant avec une implémentation NetSuite.

Quelques mois seulement après la mise en œuvre de NetSuite en 2021, cbdMD a cependant été avisé que le nouveau propriétaire de NetSuite, Oracle, n’allait pas soutenir l’industrie du cannabis et que cbdMD n’avait qu’un an pour trouver un nouvel ERP.

 

Oracle-NetSuite tire la prise

Cette nouvelle était troublante, d’autant plus que l’ensemble de la mise en œuvre de NetSuite a été retardé d’un an en raison de Covid-19, déclare Casey Lassiter, responsable ERP pour cbdMD. Bien que trouver un nouvel ERP et le mettre en œuvre seraient difficiles en si peu de temps, cela a permis à cbdMD de résoudre plusieurs problèmes qu’il avait en impléditant puis en exécutant Oracle NetSuite.

La mise en œuvre de cbdMD NetSuite a été difficile, ce qui était principalement dû à différents styles de communication et à une mauvaise communication, car toute l’équipe de mise en œuvre de NetSuite était située au large, explique Lassiter. Puis, au cours des six premiers mois d’utilisation, l’équipe cbdMD a appris que l’ERP ne fournissait pas plusieurs des gains d’efficacité qu’elle espérait réaliser, ni les données détaillées souhaitées par les dirigeants.

Les dirigeants de l’entreprise ont eu du mal à plonger profondément dans les informations sur les clients et à découvrir les tendances, et le téléchargement de données à partir de NetSuite a été difficile et « a pris un temps considérable ». Il était difficile d’extraire des données en temps opportun, dit Lassiter. L’ERP était un porc de ressources car certaines opérations devaient transférer des données entre plusieurs systèmes cloisonnés une application à la fois, ce qui ralentissait la récupération des données et causait beaucoup de frustration.

« Chaque élément de données nécessitait la main d’un développeur », explique Lassiter. « Nous devions avoir un développeur au personnel qui connaissait SuiteScript, la version NetSuite de Java. »

 

Les retards dans les données de l’entrepôt ont ralenti les expéditions

« Nous avons eu beaucoup de défis avec nos capacités de ramassage, d’emballage et d’expédition. C’était assez lent, et les jours chargés, les gens devaient s’asseoir et attendre que les scanners RF se mettent à jour. Il y a eu de nombreux jours où le temps a été perdu à attendre que le système traite 30 commandes afin que les sélecteurs puissent passer à l’étape suivante. Nous avons reçu beaucoup de plaintes de l’entrepôt », dit Lassiter.

NetSuite n’avait pas d’application de dépenses qui répondait à leurs exigences, alors cbdMD a ajouté Expensify. L’équipe de vente a utilisé Salesforce, que l’entreprise avait mis en œuvre lorsqu’elle a utilisé QuickBooks. Avec les systèmes cloisonnés, il était difficile d’obtenir une image complète de ses clients et de comprendre adéquatement la rentabilité du projet et les coûts des travailleurs.

CbdMD a suivi la qualité et la traçabilité des matériaux à l’aide d’un système manuel qui stockait des informations critiques sur un disque dur autonome. Cela a compliqué et parfois retardé le processus de fabrication lorsque les documents appropriés devaient être imprimés et livrés en main propre à l’atelier de fabrication pour chaque lot ou lorsque les documents ont disparu.

ERP Solution

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Édition de fabrication Acumatica

La société a évalué Microsoft Dynamics, Rootstock, Sage Intacct, Acumatica et SAP Business One, que Lassiter connaissait bien grâce à son expérience professionnelle antérieure.

« Nous devions trouver un système qui pouvait gérer la quantité de données que nous traitions chaque jour, de préférence une solution cloud, et qui avait autant de choses que nous en avions besoin, ou nous pouvions facilement ajouter des intégrations », explique Lassiter. Ils ont rapidement réduit la liste à SAP Business One et Acumatica.

La facilité d’utilisation d’Acumatica et sa plate-forme moderne ont scellé la décision sur SAP, dit Lassiter.

« Je me penchais vers SAP, mais il est vrai que son interface utilisateur finale n’est pas la meilleure. »

« L’interface SAP ressemble à Windows 95 et agit comme Windows 95 », dit-il. « C’est très en bloc. Vous avez une option de menu arborescence, et chaque page est associée à un code T et les utilisateurs doivent mémoriser les codes T pour arriver rapidement là où ils doivent être dans le système. C’est un peu maladroit et n’a pas été actualisé pour l’expérience utilisateur typique que vous avez sur les ordinateurs dans les années 2020.

SAP Business One, qui était également beaucoup plus cher, « a mentionné que l’expérience de l’utilisateur final était quelque chose de nouveau qu’ils déployaient, mais c’était exactement le même produit que j’avais utilisé dans le passé avec quelques optimisations mineures ».

Acumatica est aussi facile à utiliser qu’un navigateur Internet et est très intuitif, dit-il.

La décision a été renforcée par le fait que le groupe NexTec, partenaire d’Acumatica, était prêt à mobiliser son équipe immédiatement, tandis que le partenaire SAP souhaitait retarder la mise en œuvre de quelques mois. « Dès que nous avons signé les documents, NexTec a commencé immédiatement », explique Lassiter.

NexTec Group a déployé l’ERP moderne rapidement, dans les délais de résiliation d’Oracle NetSuite et dans les limites du budget.

Résultats

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La plate-forme connectée offre une visibilité approfondie des données

Mise en œuvre de l'édition Fabrication industrielle d'Acumatica et de la gestion des dépenses d’Acumatica et GRC dans une plate-forme connectée a permis à cbdMD d’éliminer Expensify, Salesforce et les coûts de licence supplémentaires de NetSuite. Cela a permis à l’entreprise d’économiser plus de 200 000 $, dit Lassiter.

Acumatica a considérablement amélioré la visibilité des données dans toute l’entreprise. CbdMD dispose désormais de rapports financiers robustes qui incluent des outils d’intelligence d’affaires qui se connectent de manière transparente avec Acumatica. « Nous pouvons maintenant examiner nos données d’entreprise sous tous les angles », explique M. Lassiter. « Nous surveillons la rentabilité mois par mois, par exemple, et pouvons explorer et voir les bénéfices d’un lot de produits spécifique. »

La société a également créé un instantané des ventes quotidiennes qui est automatiquement envoyé par e-mail aux parties prenantes, et les dirigeants analysent les tendances des ventes et les taux de fidélisation de la clientèle avec plus de précision.

Les ventes ont une visibilité directe sur les commandes des clients et peuvent voir où en est une commande, si elle a été cueillie, emballée ou expédiée, dit Lassiter. « Il n’y a pas d’intégration folle qui pourrait casser ; tout est là pour une visualisation immédiate, ce qui est génial.

Auparavant, les informations ne vaient pas circuler de manière transparente de NetSuite vers Magento et Salesforce. Au lieu de cela, les données ont passent d’un programme à l’autre et reviennent à travers des intégrations, explique-t-il. « Les intégrations se rompaient, les informations n’étaient pas exactes et tout le monde finissait par regarder des informations différentes. »

Avec la plate-forme rationalisée et connectée d’Acumatica, cbdMD a augmenté son débit, explique Dustin Dickerson, analyste ERP chez cbdMD. « Alors que nous expédiions peut-être 3 000 commandes par jour pendant huit heures, nous traitons maintenant 1 000 commandes par heure. C’est beaucoup de temps et de travail économisé.

 

Amélioration de l’inventaire et réduction du nombre de cycles

« Immédiatement, l’entrepôt était plus heureux », dit Lassiter. « Ils avaient plus d’options de cueillette et d’emballage et travaillent à devenir sans papier, ce qui n’allait jamais arriver avec NetSuite. »

Acumatica a amélioré et rationalisé la gestion des stocks de cbdMD. « Avant, le nombre de cycles pouvait prendre un mois entier », dit Dickerson. « Maintenant, nous pouvons exporter un nombre de cycles, faire travailler plusieurs personnes dessus et le télécharger à nouveau dans le système, ce qui permet aux gens d’économiser des semaines de travail. »

Bien que de nombreux produits vendus par cbdMD soient fabriqués par des laboratoires externes, il maintient une ligne de production pour les tâches d’emballage et d’étiquetage. « Bien que notre objectif principal soit la distribution, il est avantageux d’avoir des capacités de fabrication dans notre ERP », explique Lassiter. « Par exemple, nous gérons quotidiennement un rapport MRP dans Acumatica pour déclencher des commandes d’achat et de production. »

 

Qualité optimisée et traçabilité améliorée

Parce qu’elle opère dans l’industrie du cannabis, cbdMD maintient la conformité NSF cGMP 455, et ses produits doivent respecter des mandats rigoureux de test et de conformité. L’entreprise teste ses produits pour assurer des normes de qualité et de cohérence et fournit une traçabilité des lots avant et arrière. Avant la mise en œuvre d’Acumatica, ces tâches étaient manuelles et hébergées sur un lecteur cloisonné qui devait être accessible séparément.

Trouver les documents nécessaires a pris des heures et n’était pas lié à un ordre de production ou à un plan. « Il ne s’agissait pas de conjectures, mais de beaucoup plus de travail pour voir où (un test ou une information) était lié », dit Dickerson. « Cela pourrait prendre des heures. »

Avec la suite de gestion de la qualité d’eWorkplace Apps, l’équipe qualité tape simplement un numéro de lot et toute la documentation connexe - telle que l’origine, l’état de l’emplacement, les tests de produits par la vente - est instantanément disponible. « Nous sommes en mesure de télécharger tous nos COA (certificats d’analyse), nos tests microbiens et nos tests de qualité, et si nous sommes audités et que quelqu’un veut savoir ce qui se passe en avril, nous sommes en mesure de tirer un PDF. Le département de la qualité me dit toujours à quel point c’est plus facile maintenant », dit Dickerson.

L’entreprise a rasé des journées de travail lors de rappels simulés. « La dernière fois que j’ai aidé, c’était quelques jours de travail juste pour passer en revue tous les dossiers de lots », dit-il. « Maintenant, tout est numérique, nous avons donc une marge d’erreur plus mince et pouvons avoir beaucoup de rapports de trace en appuyant sur un bouton. »

Le système de gestion de la qualité est connecté de manière transparente à Acumatica, utilise la même interface utilisateur et a éliminé la paperasserie et les feuilles de calcul supplémentaires nécessaires en cas de rappel ou d’audit simulé. « Cela nous a certainement beaucoup aidés », dit Dustin. « Il a raccourci le processus de jours à 10 à 15 minutes ; vous avez toute l’information dont vous avez besoin là- bas.

En plus de distribuer ses produits aux détaillants, cbdMD vend ses produits dans le monde entier via plusieurs sites Web de marque basés sur Magento que NexTec a mis en œuvre à l’aide d’un outil de Kensium, un ISV Acumatica. Un autre site de l’entreprise fonctionne sur WooCommerce et se connecte à Acumatica à l’aide d’AcuWoo. Depuis le lancement d’Acumatica, cbdMD a migré tous les sites Magento vers Shopify, s’intégrant via le integrator.io iPaaS de Celigo.

CbdMD déplace maintenant ses activités de gros sur la plate-forme Acumatica, et ce projet comprend l’ajout du traitement des cartes de crédit pour les clients de gros.

 

Croissance continue

Avec des opérations rationalisées et des informations plus approfondies sur les données, cbdMD prévoit de continuer à étendre sa gamme de produits à de nouveaux marchés et à de nouveaux pays. Il investit massivement dans la recherche et le développement, une décision qui comprend des études cliniques pour étudier les avantages pour la santé du CBD et du THC en tant que boosters de douleur, d’humeur, de sommeil et d’immunité.

CbdMD a également lancé une nouvelle gamme complète de teinture et de gels mous et a commencé à vendre des gélifiés et des comprimés Delta 9.

Cette année, il a lancé cbdMD Max, un nouveau produit qui comprend un américain breveté™ qui a des revendications de douleur clinique. L’entreprise continue de forger des relations avec de nouveaux détaillants et de vendre dans de nouveaux pays ; il a récemment commencé à vendre des produits au Japon et a été lancé sur Amazon UK.

« Nous sortons constamment de nouveaux produits et de nouvelles innovations en fonction de nos efforts de recherche », dit Lassiter. « Avec Acumatica, nous sommes bien préparés pour faire face à tout ce qui va suivre. »

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