Ray Allen Manufacturing avait besoin de:
L’entreprise voulait un système flexible, qui ne restreignait pas les opérations. Ils voulaient une technologie qui s’intégrait bien avec les meilleures applications de la race, y compris les systèmes de fabrication et de commerce électronique. Cates dit qu’il voulait aussi un GRC, des rapports puissants et le plus important : la possibilité de gérer plusieurs entreprises à partir d’un inventaire singulier.
« Nous voulions éviter de nous boxer dans un système fermé, ce qui était vraiment important », dit-il. « Nous voulions quelque chose avec une base solide; quelque chose qui nous permettrait de prendre de l’expansion, plutôt que de nous limiter.
Il a considéré NetSuite, que Signature K9 a utilisé; Sage, avec qui Cates avait de l’expérience; Mail Order Manager, que J &J a utilisé, et a brièvement considéré Epicore Software Corp., qui a été rapidement éliminé en raison de sa structure de prix. La société examinait NetSuite lorsque le partenaire d’intégration des systèmes a suggéré qu’Acumatica pourrait être un meilleur ajustement, dit Cates.
« Je n’avais pas entendu parler d’Acumatica, mais j’ai commencé à faire mes devoirs et à regarder des démos », dit-il. « J’ai rapidement réalisé que la plate-forme ouverte d’Acumatica était bien alignée sur les objectifs de notre entreprise. »
Cates a embauché M2 Technologies pour les aider dans la mise en œuvre de l’ERP, qui a commencé à la fin de 2015. Outre la mise en œuvre d’Acumatica, Cates a ajouté JAAS Advanced Manufacturing Software (JAMS) et a déplacé ses opérations Web vers Magento, ce qui signifiait de multiples partenaires et une complexité accrue.
« Nous avons dû coordonner les trois mises en œuvre et nous avons fait beaucoup de travail nous-mêmes », dit Cates. Il a réorganisé la segmentation de la clientèle et d’autres fonctions, par exemple. « Vous ne pouvez pas vraiment transmettre ces données au partenaire », dit-il. « Vous devez comprendre les données et savoir ce que vous regardez. Nous avons utilisé Matt Marks chez M2 Technologies et Acumatica pour nous guider et quand nous sommes restés coincés, et les deux équipes étaient super.
La flexibilité d’Acumatica a ouvert la voie à une transition en douceur vers la mise en service d’Acumatica SaaS en avril 2016. « Nous n’avions pas besoin de déplacer le ciel et la terre pour faire des choses comme changer de table, et avoir le contrôle des données, pour télécharger et tester, signifiait que nous pouvions être plus pratiques. »
Acumatica, associé à JAMS et au connecteur Kensium Acumatica / Magento, a rationalisé Ray Allen Manufacturing, fournissant un aperçu des opérations, ce qui permet à l’entreprise de mieux servir les clients, ce qui augmente les revenus et les bénéfices.
« L’intégration d’Acumatica avec nos sites Web et la capacité de mieux suivre les clients ont été formidables pour nous », déclare Cates. « Les rapports sont très robustes et la capacité de créer des rapports qui nous sont propres est énorme. Maintenant que nous avons un GRC, nous créons une division des ventes sortantes et faisons de la gestion des comptes, ce qui était difficile à faire auparavant car nous n’avions pas de ressource centrale pour les données.
L’équipe de Ray Allen a éliminé de nombreuses tâches manuelles sur papier, y compris l’inscription de numéros de suivi sur les expéditions et l’avis manuel des clients des numéros de suivi. Les bordereaux de cueillette et d’emballage incluent désormais l’image de marque, et les commandes entrantes sont automatiquement acheminées vers Acumatica et sont appariées avec les clients précédents sur des commandes répétées. Les e-mails de réponse aux commandes incluent automatiquement des numéros de suivi.
« Il est plus efficace de faire en place la comptabilité de nos diverses sous-sociétés », dit M. Cates. « De meilleurs rapports font de nous une meilleure entreprise dans l’ensemble. »
Acumatica aide Ray Allen Manufacturing à mieux servir ses clients, ajoute-t-il. « Savoir qui sont nos clients et connaître leur valeur et à quel canal ils commandent est très important pour nous. Cela nous donne également une bien meilleure compréhension de l’inventaire afin que nous puissions nous assurer que nous avons les produits lorsque nos clients en ont besoin.
L’intégration de JAMS, Magento et Acumatica a permis à Ray Allen de déplacer son processus de carte-cadeau d’une feuille de calcul manuelle à un processus en ligne, et d’ajouter PayPal comme option de paiement. La société prévoit d’ajouter son premier programme de fidélité plus tard cette année. Acumatica a également ouvert la voie à un traitement plus rapide des retours et à un meilleur service client, car l’équipe du centre d’appels n’a plus à basculer entre deux écrans et deux systèmes financiers différents.
« J’estime que le centre d’appels a gagné 25% de son temps; l’équipe de distribution a économisé 20 pour cent, et la finance et la commercialisation 10 pour cent », explique Cates.
L’équipe comptable a gagné en confiance dans les chiffres de fabrication qu’Acumatica fournit, un niveau de confiance que l’entreprise n’avait pas avec son logiciel hérité. « Le fait d’avoir l’ensemble de l’écosystème nous permet d’exécuter des rapports plus définitifs et nous pouvons aller de l’avant sur la base de ces données plutôt que de passer du temps à aller à plusieurs applications pour vérifier les données », explique Cates. « Chaque jour, nous passons rapidement à l’action, ce qui semble être une routine, mais sur un ancien système, ce n’est pas toujours le cas. »
Acumatica est très intuitif et facile à utiliser, dit Cates. « Lorsque vous utilisez Acumatica, c’est presque comme si vous suiviez une balle rebondissante sur le chemin que vous devez suivre. Cela le rend si facile, l’utilisation du logiciel devient une seconde nature. Ces chemins ne sont pas rigides, mais peuvent être personnalisés en fonction de la façon dont une entreprise fait des affaires et de la façon dont un individu travaille, dit-il. « Avoir accès aux points de données dans les rapports et être en mesure d’extraire les données facilement sont également incroyablement importants et faciles à faire. »
Les capacités de mobilité d’Acumatica permettent à Cates de se connecter à partir de la maison sans processus de connexion compliqué, et permettent à plusieurs travailleurs à distance d’effectuer des tâches sans assistance. Le modèle de tarification illimitée d’Acumatica gagnera en importance avec les acquisitions futures, ajoute-t-il. « Nous ne voulons pas faire d’acquisition et ensuite ne pas avoir la possibilité d’ajouter des utilisateurs, donc c’est certainement un plus », dit-il. Cates est soulagé de ne pas avoir à dépenser plus pour ajouter des utilisateurs ou restreindre l’accès lorsque l’entreprise ajoutera à sa main-d’œuvre de 40 personnes.
Cates loue les caractéristiques robustes et la flexibilité d’Acumatica, qui lui permettent d’utiliser les meilleures applications de la race comme il l’entend. « La force d’Acumatica est qu’il s’agit d’un système ouvert qui est flexible et s’intègre bien avec d’autres applications. Cela nous donne beaucoup de contrôle pour gérer notre entreprise comme nous le voulons.
AcumatiCares
