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DÉFIS À RELEVER
Lorsque le Massachusetts a légalisé le cannabis récréatif en 2016, un groupe d’investisseurs a obtenu
un permis et a construit une installation de 45 000 pieds carrés à Gloucester où ils cultivent et extraient
les cannabinoïdes et la fabrication, la distribution et la vente de produits de consommation emballés à base de cannabis
sous la marque Happy Valley.
L’équipe avait des plans ambitieux pour devenir une entreprise intégrée verticalement qui se développe la sienne
produits et les vend par l’intermédiaire de ses propres dispensaires et d’autres dispensaires locaux. Une fois qu’ils ont affiné
l’entreprise basée sur l’État, ils prévoient de s’étendre à d’autres États. Puisque le cannabis ne peut pas être vendu
à travers les frontières de l’État, ils peuvent conclure des accords de licence pour la marque, les produits et / ou les formules.
« Pendant longtemps, nous n’avons pas été considérés comme une industrie juridique », explique Sean Corrigan, vice-président de
Opérations. « Il y a beaucoup de défis à relever dans l’industrie du cannabis. La chaîne d’approvisionnement
a été un énorme défi pour nous, tout comme le suivi de notre inventaire et de notre travail. Je ne pense pas
beaucoup ont une véritable compréhension de ce que sont leurs coûts.
Avec plus d’États légalisant le cannabis et plus d’entreprises entrant dans l’industrie, le cannabis
les prix sont en baisse, ce qui rend d’autant plus difficile de faire un profit. Ainsi, les cadres conduisent
autant d’efficacité que possible tout au long des opérations. « Tout ce que nous pouvons faire pour faire de notre
produits plus efficacement d’être organisé avec tout ce que nous faisons, va conduire nos coûts
et nous voulons être en mesure de transmettre ces économies au consommateur », dit Corrigan.
En 2020, Happy Valley a ouvert un dispensaire de vente au détail sur place à Gloucester. Un deuxième dispensaire
ouvert l’année suivante à East Boston. Au cours de ces premières années, l’entreprise a commencé
les produits de vente en entier à d’autres détaillants de cannabis du Massachusetts. « Nous avons commencé à générer
au premier trimestre de 2020 grâce aux ventes en gros, puis suivi avec le lancement
de notre magasin de détail, et vient de nous frayer un chemin à travers la folie de cette année Covid », dit Kai
Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
Système financier de base
Happy Valley a commencé sur QuickBooks, un package financier d’entrée de niveau uniquement. Au fur et à mesure qu’il construisait son
, les cadres ont créé des feuilles de calcul pour la gestion des stocks, la planification de la production,
la gestion et le suivi des consommables, de l’approvisionnement et du catalogage des données de test de
des laboratoires tiers indépendants, entre autres opérations.
« Vous l’appelez. Nous avions un gros cahier d’exercices compliqué pour cela », explique Earthsong. Ajoute Corrigan,
« Nous avions 50 feuilles de calcul Excel différentes que nous utilisions pour exploiter cette entreprise. Le défi
c’est qu’aucun d’entre eux ne se parlait.
Peter DeRoche, directeur des finances et l’une des deux personnes opérant dans QuickBooks, a essayé de
réconcilier des feuilles de calcul cloisonnées avec des données financières. « La visibilité et le suivi des transactions étaient très
difficile et très manuel », dit-il. Il en allait de même pour le rapprochement des factures avec ce que Happy Valley a réellement fait
reçu. Ils ont essayé de suivre les coûts des marchandises vendues, de gérer les stocks et de suivre les achats le
feuilles de calcul distinctes.
« Nous n’avions pas de système de réception auparavant pour prouver quoi que ce soit », dit-il. « Lorsque nous avons reçu une facture,
il a été approuvé, et nous l’avons payé. Ce n’est que plus tard, lorsqu’ils ont manqué de quelque chose, qu’ils ont appris qu’ils
n’a pas reçu le montant total. DeRoche a perdu beaucoup de temps à se connecter et à se déconnecter de QuickBooks
pour gérer diverses branches organisationnelles, ce qui était frustrant à la fin du mois, dit-il.
Considérations relatives à l’ERP
« En 2020 et 2021, nous n’avions pas d’idées », explique Earthsong. « Nous essayions juste de garder
le navire qui coule, suit l’essentiel et s’assure que nos livres ont été réconciliés. Pour en savoir plus
des aspects sophistiqués et ambitieux du suivi et de l’analyse de l’information, comme le suivi des coûts
les faits réels ou l’analyse de piste étaient tous juste une sorte d’étincelles dans nos yeux.
Avec des informations en silos, Happy Valley a trouvé difficile de comprendre ce que son inventaire
étaient ou ce qui était sur commande, dit-il. Corrigan ajoute : « Nous avons eu une idée, une sorte de calcul sur nos coûts, mais pour vraiment comprendre et enregistrer notre travail et obtenir
jusqu’à un sou sur tout ce que nous faisons est vraiment ce qui va nous aider à conduire notre entreprise
dans l’avenir.
Happy Valley a d’abord envisagé de déployer un ERP à la mi-2020. « Nous avions des ambitions à avoir
une capture approfondie des données et un moteur d’agrégation. Nous voulions tirer parti de la puissance de
des données qui proviendrait de la mise à l’échelle de la marque et de la base de fabrication », explique Earthsong.
« Nous avons également reconnu que les données, si elles étaient recueillies et tenues à jour correctement, étaient une valeur ajoutée à
l’organisation ».
