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Défis à relever
Dans de nombreuses petites villes et villages à travers l’Amérique, vous trouverez une ou deux familles éminentes qui ont l’intention de
améliorer la collectivité en lançant des entreprises pour accroître l’emploi, en rénovant le vieillissement ;
et relever d’autres défis communautaires.
À Lincoln, Nebraska, ce sont les Boles et les Schafers. La famille élargie exploite divers
aspects de Telesis, Inc. La société de portefeuille comprend une société de sécurité de données, plusieurs
des restaurants, une microbrasserie, des biens immobiliers et une exploitation agricole urbaine.
Opérations de Telesis, Inc.
Data Security, Inc. est la plus grande et la plus ancienne des opérations de fabrication de Telesis, Inc.
L’entreprise de 40 ans, cofondée par Brian Boles, fabrique des machines qui aident les gouvernements
et les entreprises détruisent les données numériques stockées sur les disques durs d’ordinateur, les ordinateurs portables, les lecteurs de serveur,
bandes de sauvegarde et bandes audio.
Ses dégaussateurs et ses produits de destruction sont évalués par la National Security Agency
(NSA) et sont inscrits sur les listes de produits évalués (EPL) approuvées par la NSA, ce qui signifie
les produits peuvent être utilisés par le département de la Défense (DoD).
Au fur et à mesure que la NSA élabore de nouvelles normes pour l’effacement et l’élimination des supports de stockage de données,
Data Security, Inc. a construit de nouvelles machines pour maintenir sa position de leader sur le marché. L’entreprise
a pris de l’expansion sur de nouveaux marchés, aidant les entreprises à se conformer aux politiques de sécurité établies par le
Institut des normes et de la technologie (NIST), la gestion fédérale de la sécurité de l’information
La Loi (FISMA) et les lois sur la protection de la vie privée comme la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) et la Health
Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Data Security, Inc. conçoit, fabrique, vend et soutient sa gamme de produits à
clients dans le monde entier.
Restaurant et brasserie
Brian Boles a aidé son frère Scott à réaliser le rêve d’ouvrir un restaurant en 1991.
Ils ont recruté un ami de longue date, Jay Jarvis, et ont ouvert la première brasserie du Nebraska,
Brasserie Lazlo & Grill. Il reste l’un des restaurants emblématiques de Lincoln.
Des années plus tard, ils ont lancé Empyrean Brewing Co. pour produire les bières de Lazlo pour la distribution à
d’autres points de vente au détail. Un deuxième emplacement de Lazlo Inc. a ouvert ses portes en 1998, un mouvement qui a illuminé
les énormes coûts énergétiques de l’exploitation de deux restaurants de banlieue.
Atteinte de l’objectif net zéro
Cela les a mis sur la voie de l’installation de champs de puits géothermiques et de chaleur de source d’eau
Pompes pour chauffer et refroidir leurs propriétés. La société a également installé le plus grand de l’État
panneau solaire privé au centre-ville de Lincoln, qui fait partie intégrante de la stratégie de la famille de
atteindre une consommation d’énergie nette zéro.
Pour aider à atteindre les objectifs durables des familles, l’entreprise a décidé de réaménager les bâtiments pour
l’agriculture urbaine avec culture toute l’année, en utilisant 95 pour cent moins d’eau que les cultures traditionnelles
et soutenir les méthodes agricoles traditionnelles. La plus récente entreprise est Avert Vertical
Cultures. Il a été lancé en 2019.
Exécution sur des systèmes hérités
Tout au long de l’histoire des entreprises, les opérations se sont déroulées sur Macola, un système financier hérité
Telesis, Inc. avait consacré des efforts et des coûts considérables à la personnalisation et à l’utilisation avec des
les systèmes tiers.
Les cadres ont augmenté Macola avec des feuilles de calcul et des applications tierces.
Les systèmes déconnectés nécessitaient beaucoup de saisie manuelle des données.
Darren Parrott, directeur des finances et de l’administration, a jonglé avec quatre locataires de Macola et
a jugé lourd l’attribution des coûts partagés aux bonnes entités. Erreurs de réconciliation gaspillées
beaucoup de temps, tout comme l’équilibre des comptes. Il est difficile de déterminer le coût des marchandises
vendus pour les opérations de fabrication, et les niveaux de stock étaient souvent incorrects.
« Au fur et à mesure que nous grandissions, nous avons élargi notre personnel administratif juste pour entrer des factures et juste
faire le quotidien », dit Parrott, expliquant qu’ils ont doublé le personnel des finances à 16 au fil des ans
juste pour manipuler les données.
Inventaire inexact
Data Security, Inc. utilise différentes combinaisons de plus de 3 000 pièces dans ses machines, souvent
des pièces doublement allouées, laissant certaines en rupture de stock, ce qui retardait parfois la production.
« Nous avons mis en place une prévision solide chaque année, et nous avons des produits qui utilisent des pièces croisées,
mais si vous avez dit que vous alliez construire 150 unités en un an, cet inventaire devait être retiré
tout de suite », a déclaré Eric Schafer, président de Telesis, Inc. Sinon, quelqu’un d’autre dans la fabrication
pourrait les utiliser. « Il y avait des moments où personne ne savait quand nous étions réellement hors d’un
article d’inventaire qui nous a empêchés de continuer à construire », dit-il.
La création de rapports pour l’analyse impliquait l’exportation de données de Macola et d’autres systèmes vers
Excel. « Le temps qu’il a fallu pour exporter vers Excel était excessif », dit Eric. « Vous le feriez
littéralement asseyez-vous à votre bureau en attendant cinq, 10 minutes, pour que les données se rafraîchissent, parfois même juste
pour ouvrir. Nous avons eu trop de cadres qui ont perdu leur temps. Dans le but de remédier à l'
situation, ils ont décidé de limiter une actualisation des données à 6 heures du matin, « mais ce n’est pas un moyen efficace de fonctionner
une entreprise », dit-il.
Renee Schafer, directrice des opérations chez Data Security, Inc., ajoute : « Il y avait un certain
quantité de données dans Macola, mais il était difficile de mettre à jour. La minute où vous avez eu un changement, ou vous
nécessaire de changer un produit, vous deviez le chronométrer correctement. Vous ne pouviez pas le changer en direct sur place
ou avoir des révisions. C’était impossible. Donc, nous avions beaucoup de feuilles de calcul Excel, et beaucoup de
un suivi différent.
Data Security, Inc. a utilisé Microsoft Access comme un GRC, qui était hautement personnalisé. Selon
pour Renee, Microsoft n’a pas pris en charge le programme depuis des années, mais les dirigeants n’ont pas pu trouver de nouveau
GRC qui a permis la personnalisation dont il avait besoin. Le programme n’a pas fourni les données ou les idées
requis pour les ventes au fur et à mesure que les entreprises se développaient.
Inefficacités du restaurant
Telesis, Inc. a quatre restaurants qui voient plus de 1 million de clients par an. Collectivement,
ils représentaient environ 80 % des transactions manuelles. En plus de ceux-ci
les transactions, les factures des vendeurs de nourriture ont été saisies manuellement et les vendeurs se sont présentés
deux à quatre fois par semaine pour reconstituer la nourriture et les boissons.
« Toutes nos factures fournisseurs ont été saisies manuellement dans un système qui était lent », explique Eric.
« Nous n’avions pas un bon flux pour le faire. Six personnes ont entré des données. La chose qui a gardé
le déménagement était la date à laquelle nous avons fermé une fin de mois. Vous ne pouvez pas prendre de décisions si le mois de janvier
pas fermé avant mars ou avril.
Il faudrait trois jours aux gérants de restaurant pour saisir les transactions des semaines précédentes et
réconcilier les comps alimentaires des employés, dit Parrott.
La saisie des rapports de dépenses de l’une des entreprises était une tâche manuelle et longue
exiger d’un cadre supérieur qu’il télécharge son relevé de carte de crédit et entre manuellement les articles dans
une feuille de calcul. La feuille de calcul a ensuite été envoyée à l’équipe de comptabilité qui a réinsé le
informations dans Macola.
« Nous sommes limités et cela est rapidement devenu cher », dit Eric.
