5 signes que vous avez dépassé la capacité de QuickBooks

5 signes que vous avez dépassé la capacité de QuickBooks

Si vous utilisez QuickBooks, apprenez les signes clés que votre entreprise est prête à passer à une solution ERP infonuagique plus complète comme Acumatica. Découvrez comment la transition peut relever les défis de croissance, réduire le travail manuel, améliorer la visibilité et soutenir votre prochaine étape de réussite en entreprise.

Les petites et moyennes entreprises (PME) alimentent l’économie américaine. Beaucoup de ces PME partent de débuts modestes, avec une idée, une étincelle de créativité, d’initiative et d’ingéniosité. Cette étincelle initiale peut devenir une entreprise florissante et en croissance. Et dans l’économie numérique d’aujourd’hui, les entreprises en croissance ont besoin d’une technologie de gestion d’entreprise qui maintient les opérations organisées et prêtes à une croissance supplémentaire.

Pour de nombreuses entreprises utilisant QuickBooks, il est logique de commencer avec une technologie de base sur mesure pour gérer les besoins comptables et financiers de base. QuickBooks peut aider les nouvelles et petites organisations à éliminer les processus papier, à simplifier les exigences en paie et en fiscalité, et à gérer les rapports financiers de base.

Mais les entreprises aux ambitions plus élevées arrivent finalement à un moment critique où elles doivent se poser quelques questions importantes :

• Où en est mon entreprise en ce moment ?
• Où est-ce que je veux l’emmener ?
• Ai-je la bonne technologie pour m’y rendre ?
• Les limitations de QuickBooks créent-elles des problèmes d’évolutivité pour mon équipe?
• Des applications déconnectées, des feuilles de calcul et des solutions manuelles ralentissent-elles l’entreprise?

Si vous vous posez déjà ces questions, alors en voici quelques autres pour vous. Êtes-vous prêt à faire passer votre entreprise au niveau supérieur ? Êtes-vous prêt à livrer une concurrence plus vigoureuse sur le marché ? Êtes-vous prêt à réaliser vos ambitions de croissance ? Si c’est le cas, il est peut-être temps pour vous de devenir un diplômé QuickBooks et de passer à une solution de gestion d’entreprise plus robuste et complète.

Mais comment savez-vous si vous êtes prêt à obtenir votre diplôme ? Regardons cinq signes clairs.

Quand est-il temps de passer au-delà de QuickBooks?

Pour les entreprises en croissance, la décision d’aller au-delà de QuickBooks ne se limite pas à la comptabilité. Il s’agit de savoir si votre système de gestion d’entreprise peut suivre le rythme avec plus d’employés, plus d’emplacements, plus de clients, des besoins financiers plus complexes et une pression opérationnelle accrue.

Les cinq signes suivants peuvent vous aider à évaluer si QuickBooks soutient toujours votre croissance ou la limite.

1. Votre équipe dépasse-t-elle les limites d’utilisation de QuickBooks et les solutions manuelles?

À mesure que les entreprises grandissent, elles investissent dans de nouveaux employés. L’intégration de nouveaux membres d’équipe donne à votre entreprise l’occasion de s’étendre dans de nouveaux domaines et de grandir là où vous avez déjà réussi. Mais à mesure que le nombre de personnel augmente, vous avez plus de données d’employés à gérer, plus d’opérations de paie à traiter et plus de personnes qui ont besoin d’accéder aux données stockées dans votre système de gestion d’entreprise.

Les systèmes comptables de base, comme QuickBooks, ne sont pas conçus pour gérer autant d’informations et autant d’utilisateurs. La plus grande édition QuickBooks Enterprise sur site permet d’avoir 40 utilisateurs travaillant dans le système en même temps, et les éditions QuickBooks Online basées sur le cloud permettent 25 utilisateurs.

Ce que cela signifie pour les équipes en croissance

Pour les entreprises ayant plus d’utilisateurs, cette limitation peut séparer les employés des données dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Cela peut entraîner des ruptures de communication, des approbations lentes, encourager des solutions manuelles et encourager les entreprises à utiliser d’autres logiciels déconnectés pour combler les lacunes.

Lorsque les équipes atteignent la limite d’utilisateurs, elles peuvent mettre à jour leurs forfaits, acheter des licences supplémentaires, partager des identifiants de connexion, exporter des données dans des tableaux Excel ou recueillir et rentrer manuellement des informations. Ces solutions de contournement peuvent créer des risques de sécurité, des problèmes d’intégrité des données, une baisse de productivité et une augmentation des erreurs. Avec le temps, ces limitations de QuickBooks pour les entreprises en croissance créent des problèmes d’évolutivité qui rendent plus difficile pour les employés de travailler à partir des mêmes informations précises et actuelles.

2. QuickBooks peut-il soutenir plusieurs emplacements, entités et opérations en expansion?

Peut-être que vous ouvrez de nouveaux magasins de détail, ajoutez un entrepôt, vous implantez plusieurs centres de distribution ou gérez plusieurs entités commerciales. Quoi qu’il en soit, votre entreprise est en expansion physique et opérationnelle, et vous devez gérer chaque emplacement à partir d’une seule plateforme complète.

Les éditions QuickBooks sur site ne peuvent tout simplement pas évoluer comme beaucoup d’organisations en croissance le souhaitent. Si vous optez pour QuickBooks Online, chaque emplacement ou locataire exige des frais d’abonnement distincts. Par exemple, si vous êtes un détaillant avec deux magasins à gérer, vous paierez le double de ce que vous paieriez pour gérer un seul magasin.

Là où commence la complexité opérationnelle

À mesure que de nouveaux emplacements, entrepôts ou entités sont ajoutés, l’entreprise a souvent besoin de nouveaux outils, de nouveaux flux de travail et de nouvelles façons de connecter l’information. Avec QuickBooks, ces complexités peuvent être amplifiées par des applications déconnectées, des instances séparées, des saisies de données en double et des feuilles de calcul utilisées pour consolider l’information à travers l’entreprise.

Cela peut entraîner un retard dans la gestion des commandes et des stocks, des flux de travail et processus inefficaces, des cycles budgétaires sans fin et une visibilité limitée sur la performance au niveau local. À mesure que vous grandirez, vous aurez besoin d’un système plus complet qui aide à centraliser les opérations au lieu de forcer l’entreprise à gérer la complexité par des systèmes séparés et des processus manuels.

3. La croissance de la clientèle et les données déconnectées sont-elles un service de ralentissement?

Les clients d’aujourd’hui ont de fortes exigences pour un service rapide, facile et personnalisé. Gestion de la relation client (GRC) est la clé pour répondre à ces exigences et établir des relations solides qui transforment les acheteurs en clients fidèles.

Comme QuickBooks se concentre sur la comptabilité et la finance, il n’a pas de natif GRC module pour stocker les données des clients, créer des portails d’auto-service client ou donner aux représentants du service à la clientèle un accès instantané aux données des clients.

Pourquoi les données clients ont besoin d’une source unique de vérité

À mesure que votre liste de clients s’allonge, ces limitations peuvent nuire à votre capacité à répondre rapidement aux besoins des clients. Les entreprises tentent souvent de résoudre le problème en ajoutant des tiers GRC, gestion des stocks, gestion des services ou applications de rapports. Mais lorsque ces applications ne partagent pas systématiquement les données avec QuickBooks, les informations des clients peuvent se retrouver piégées dans des systèmes séparés.

Cette séparation des données crée des silos de données. Cela peut exiger que les employés consacrent un temps précieux à recueillir, concilier et consolider l’information plutôt que de servir les clients. Cela peut aussi limiter votre capacité à identifier les tendances clients, à répondre aux problèmes de service, à gérer les commandes en cours et à prendre des décisions éclairées basées sur les données commerciales actuelles.

4. L’augmentation des revenus et de la complexité financière crée-t-elle plus de coûts?

Les entreprises en croissance passent rapidement de besoins comptables basiques à des besoins comptables complexes. Vous pourriez commencer à effectuer des transactions interentreprises, à vous lancer dans de nouvelles zones fiscales, et à devoir suivre différentes exigences financières et réglementaires. Vous devrez peut-être gérer des baux, gérer des instruments financiers complexes, ou même composer avec les exigences des opérations internationales.

Parce que QuickBooks dispose de fonctionnalités d’automatisation limitées qui ne s’appliquent qu’aux besoins comptables de base, vous pouvez vous retrouver coincé dans une boucle de saisie manuelle et de données dupliquées, ce qui limite votre capacité à suivre des finances complexes. Bien que QuickBooks fournisse un journal d’audit, ce journal ne montre que 150 enregistrements à la fois, ne peut être imprimé que 300 lignes à la fois, et ne peut pas être exporté vers Excel, ce qui rend difficile le maintien d’une piste d’audit complète et précise.

Pourquoi les logiciels de comptabilité de base peuvent devenir coûteux

Bien que l’accessibilité financière soit un argument de vente courant de QuickBooks, de nombreux utilisateurs de longue date constatent que la solution comptable autonome devient rapidement coûteuse à mesure que l’entreprise grandit. Les capacités limitées peuvent forcer les entreprises à ajouter des applications tierces coûteuses, des intégrations personnalisées, des mises à niveau manuelles, la maintenance matérielle et des logiciels spécifiques à l’industrie pour gérer l’augmentation de la paie, des inventaires, GRC, rapports et exigences de conformité.

Maintenir ces applications supplémentaires synchronisées grâce aux mises à niveau QuickBooks peut aussi ajouter un fardeau important, surtout pour les petites et moyennes entreprises sans support informatique dédié. Lorsque les processus manuels, les systèmes supplémentaires et les rapports déconnectés deviennent monnaie courante, le coût réel ne se limite plus aux abonnements logiciels. Cela inclut aussi le temps, la main-d’œuvre, les erreurs, les retards et la perte de visibilité.

5. Votre système actuel peut-il vous aider à concurrencer les grandes entreprises?

Sécuriser et maintenir un avantage concurrentiel nécessite souvent de combattre le feu par le feu. Les grandes organisations disposent d’une technologie robuste de gestion d’entreprise qui leur donne un accès instantané aux données à l’échelle de l’entreprise, simplifie la communication entre les employés au bureau arrière, au front office et sur le terrain, offre un accès à distance pour les projets en déplacement et facilite la prise de décision rapide et précise.

Bien que QuickBooks puisse gérer les finances de base, il n’est pas conçu pour vous fournir les données nécessaires afin de rivaliser à ce niveau.

Beaucoup d’utilisateurs de QuickBooks qui commencent à dépasser la solution font aussi face à des problèmes bien réels. Cela inclut des solutions manuelles qui nécessitent des employés supplémentaires à gérer. Ils pourraient consacrer de plus en plus d’argent et de ressources à l’entretien de la technologie, essayant de forcer le système à suivre la vitesse de leurs opérations.

Ils peuvent rencontrer des retards causés par QuickBooks, avoir des difficultés à croître et finir par payer des frais toujours plus élevés pour les renouvellements d’abonnement, des applications tierces coûteuses et difficiles à mettre en œuvre, ainsi que des exigences matérielles lourdes.

À quoi ressemble l’inefficacité opérationnelle

L’inefficacité opérationnelle peut se manifester par des rapports retardés, un traitement lent des commandes et des stocks, une saisie de données en double, des informations clients déconnectées, de longs cycles de clôture et un travail long sur les feuilles de calcul. Les coûts associés à l’ajout d’applications variées, à la dépendance à des interventions manuelles et à la compilation de rapports à partir de multiples sources de données peuvent empêcher l’entreprise de gérer efficacement ses opérations.

Si cela vous ressemble, vous êtes prêt à passer de QuickBooks à un nouveau système avancé et complet de planification des ressources d’entreprise (ERP). Mais il y a beaucoup d’options logicielles sur le marché, alors, quel système devriez-vous choisir?

Pourquoi migrer de QuickBooks à Acumatica?

Si vous travaillez pour une entreprise prête à atteindre un nouveau niveau de croissance et de succès, alors Acumatica pourrait être la solution pour vous.

La décision Acumatica vs QuickBooks n’est pas seulement une comparaison entre deux systèmes comptables. La question est de savoir si votre entreprise a besoin d’une solution ERP unique, flexible, native du nuage, capable de connecter la gestion financière, GRC, la paie, la gestion des services, les rapports, l’inventaire et les données opérationnelles en un seul endroit.

De nombreux autres diplômés de QuickBooks ont trouvé qu’Acumatica est un choix idéal pour leurs besoins d’affaires croissants et de plus en plus complexes, un ensemble complet sans les limites de QuickBooks. Ils s’appuient sur le modèle de licence flexible d’Acumatica, ainsi qu’une comptabilité multi-locataire et interentreprises simplifiée, GRC et des applications de paie , des fonctionnalités complètes de gestion financière , une sécurité conçue pour le nuage et une application mobile.

Ce que les entreprises en croissance gagnent avec Acumatica

Acumatica fournit une source unique de vérité en canalisant les données opérationnelles de chaque département dans une base de données centralisée. Cela aide les employés à accéder à l’information actuelle de l’entreprise quand et où ils en ont besoin, y compris par des capacités à distance et mobiles.

Acumatica soutient également la gestion fiscale, la comptabilité mondiale, les capacités multidevises, les rapports en temps réel et les processus d’affaires évolutifs pour les entreprises ayant des besoins plus complexes. Les clients ont rapporté passer moins de temps à recueillir des données, remplir les relevés trimestriels et traiter les expéditions, tout en fermant les livres plus rapidement et en économisant du temps sur la facturation.

Pour les entreprises utilisant QuickBooks et qui se demandent pourquoi migrer de QuickBooks vers Acumatica, la réponse se résume souvent à la croissance. Lorsque des solutions manuelles, des données déconnectées, des coûts croissants et des retards opérationnels commencent à limiter l’entreprise, une solution ERP moderne peut offrir la structure, la visibilité et l’évolutivité nécessaires pour la prochaine étape du succès.