Les petites et moyennes entreprises (PME) alimentent l’économie américaine.

Beaucoup de ces PME commencent par des débuts modestes , avec une idée, une étincelle de créativité, d’initiative et d’ingéniosité. Cette étincelle initiale est la genèse de ce qui peut devenir une entreprise florissante et en croissance. Et, dans l’économie numérique d’aujourd’hui, les entreprises en croissance ont besoin du soutien de la technologie de gestion d’entreprise pour aider à garder leurs opérations organisées et prêtes pour une croissance future.

Pour beaucoup de ceux qui commencent tout juste une entreprise, il est logique de commencer par une technologie de base, comme QuickBooks, qui est faite sur mesure pour gérer les besoins comptables et financiers de base.

Mais les entreprises ayant des ambitions plus élevées atteignent un moment critique où elles doivent se poser quelques questions importantes :

• Où en est mon entreprise en ce moment ?
• Où est-ce que je veux l’emmener ?
• Ai-je la bonne technologie pour m’y rendre ?

Si vous vous posez déjà ces questions, alors en voici quelques autres pour vous. Êtes-vous prêt à faire passer votre entreprise au niveau supérieur ? Êtes-vous prêt à livrer une concurrence plus vigoureuse sur le marché ? Êtes-vous prêt à réaliser vos ambitions de croissance ? Si c’est le cas, il est peut-être temps pour vous de devenir un diplômé QuickBooks et de passer à une solution de gestion d’entreprise plus robuste et complète.

Mais comment savez-vous si vous êtes prêt à obtenir votre diplôme ? Regardons cinq signes clairs.

Cinq signes que vous êtes prêt à devenir un diplômé QuickBooks

1. Votre nombre d’employés augmente.

Au fur et à mesure que les entreprises prennent de l’expansion, elles investissent dans de nouveaux employés. Intégration de nouveaux membres de l’équipe « donne à votre entreprise l’occasion de prendre de l’expansion dans de nouveaux domaines et de croître là où vous avez déjà réussi. » Mais, à mesure que les effectifs augmentent, vous avez plus de données sur les employés à jongler, plus d’opérations de paie à gérer et plus de personnes qui ont besoin d’accéder aux données stockées dans votre système de gestion d’entreprise.

Les systèmes de comptabilité de base, comme QuickBooks, ne sont pas conçus pour gérer autant d’informations et autant d’utilisateurs. La plus grande édition QuickBooks Enterprise locale vous permet d’avoir 40 utilisateurs travaillant dans le système en même temps, et les éditions QuickBooks Online basées sur le cloud permettent 25 utilisateurs. Pour les entreprises ayant plus d’utilisateurs, cette limitation peut séparer les employés des données dont ils ont besoin pour faire leur travail, provoquant des pannes de communication, stimulant des solutions de contournement manuelles et encourageant les entreprises à utiliser d’autres logiciels déconnectés pour combler les lacunes, ce qui ne fait que créer des silos de données.

2. Vous vous ramifiez dans plusieurs endroits ou prévoyez de le faire.

Peut-être que vous ouvrez de nouveaux magasins de détail, ou que vous ajoutez un entrepôt ou que vous vous ramifiez dans plusieurs centres de distribution. Quoi qu’il en soit, votre entreprise se développe physiquement et vous devez être en mesure de gérer chaque emplacement à partir d’une plate-forme complète.

Les éditions sur site de QuickBooks ne peuvent tout simplement pas évoluer. Si vous optez pour QuickBooks Online, chaque emplacement ou locataire nécessite des frais d’abonnement distincts. Ainsi, par exemple, si vous êtes un détaillant avec deux magasins à gérer, vous paierez le double de ce que vous paieriez pour gérer un magasin. Au fur et à mesure que vous grandissez, vous aurez besoin d’un système plus complet qui ne vous pénalise pas avec des frais d’abonnement supplémentaires.

3. Votre nombre de clients et/ou de clients augmente.

Les clients d’aujourd’hui ont des exigences élevées pour un service rapide, facile et personnalisé. Gestion de la relation client (GRC) est la clé pour répondre à ces demandes et forger des relations solides, transformant les acheteurs en clients fidèles. Parce que QuickBooks se concentre sur la comptabilité et la finance, il n’a pas de natif GRC pour stocker les données client, créer des portails en libre-service client ou donner aux représentants du service client un accès instantané aux données client. Au fur et à mesure que votre liste de clients s’allonge, ces limitations peuvent entraver votre capacité à répondre rapidement aux besoins des clients.

4. Vos revenus augmentent et vos besoins financiers deviennent de plus en plus complexes.

Les entreprises en croissance passent rapidement de besoins comptables de base à des besoins comptables complexes. Vous pouvez commencer à effectuer des transactions intersociétés, à vous diversifier dans de nouvelles zones fiscales et à devoir rester en phase avec différentes exigences financières et réglementaires. Vous devrez peut-être gérer des baux, traiter avec des instruments financiers compliqués (par exemple, actions, obligations, prêts, etc.), ou même être aux prises avec les exigences des opérations internationales.

Étant donné que QuickBooks dispose de fonctionnalités d’automatisation limitées qui ne s’appliquent qu’aux besoins comptables de base, vous pouvez rester coincé dans une boucle de saisie de données manuelle et dupliquée, ce qui limite votre capacité à suivre des données financières complexes. Bien que QuickBooks fournisse un journal d’audit, ce journal n’affiche que 150 enregistrements à la fois, ne peut être imprimé que 300 lignes à la fois et ne peut pas être exporté vers Excel, ce qui rend difficile la maintenance d’une piste d’audit complète et précise.

5. Vous faites face à de nouveaux concurrents plus importants.

Pour obtenir et conserver un avantage concurrentiel, il faut souvent combattre le feu par le feu. Les grandes organisations sont armées d’une technologie de gestion d’entreprise robuste qui leur donne un accès instantané aux données à l’échelle de l’entreprise ; rationalise la communication entre les employés du back-office, du front office et du terrain ; fournit un accès à distance pour les projets en déplacement ; et facilite la prise de décision rapide et précise. Bien que QuickBooks puisse gérer les finances de base, il n’est pas conçu pour vous donner les données dont vous avez besoin pour exécuter avec ce niveau de concurrence.

De nombreux utilisateurs de QuickBooks qui sont en train de dépasser la solution sont également confrontés à des problèmes très réels. Ceux-ci incluent de nombreuses solutions de contournement manuelles qui nécessitent des employés supplémentaires pour gérer. Ils peuvent consacrer de plus en plus d’argent et de ressources à l’entretien de la technologie, en essayant de forcer le système à suivre le rythme de leurs opérations. Ils peuvent rencontrer des retards induits par QuickBooks, avoir du mal à se développer et finir par payer des frais toujours croissants pour les renouvellements d’abonnement, des applications tierces coûteuses et difficiles à mettre en œuvre et des exigences matérielles lourdes.

Si cela vous ressemble, vous êtes prêt à passer de QuickBooks à un nouveau système de planification des ressources d’entreprise (ERP) avancé et complet. Mais il y a beaucoup d’options logicielles sur le marché, alors, quel système devriez-vous choisir ?

Devenir un diplômé de QuickBooks

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Mais quelles fonctions système devriez-vous rechercher dans un système ERP pour mieux servir votre entreprise en croissance ? Nous couvrirons cela dans un prochain blog, alors restez à l’écoute !