Comment le client Acumatica Karsten Group récolte du succès

En 1968, Piet et Babsie Karsten ont fondé une entreprise agricole en Afrique du Sud. Elle a servi de fondement à ce qui allait devenir aujourd’hui The Karsten Group, une entreprise agroalimentaire mondiale de premier plan qui cultive, emballe et commercialise des fruits frais de qualité supérieure pour ses clients internationaux.

En tant qu’entreprise prospère, la philosophie du groupe Karsten tourne autour de la promotion de l’excellence grâce à une main-d’œuvre saine et à des pratiques agricoles durables en harmonie avec la nature. Le fondateur Piet Karsten a donné le ton dès le départ :

« L’excellence est le résultat de se soucier plus que ce que les autres pensent sage, de risquer plus que ce que les autres jugent sûr, de rêver plus que ce que les autres jugent pratique, et d’attendre plus que ce que les autres pensent possible. »

L’état d’esprit « faire plus » de Piet a donné naissance à une entreprise de distribution florissante et innovante, engagée à optimiser la productivité, augmenter les profits et employer plus de personnes tout au long de l’année. Mais en tant qu’opération complexe comprenant 14 fermes, 13 entités et 13 dépôts d’emballage, l’équipe du groupe Karsten savait qu’elle devait mettre fin à sa dépendance aux systèmes cloisonnés et aux tableurs et mettre en place une plateforme ERP moderne, comme Acumatica.

Difficile à parcourir : Ce qui ne fonctionnait pas avant Acumatica

Selon Edna Coetzee, comptable adjointe, les systèmes précédents du groupe Karsten, qui incluaient Sage 300, nécessitaient plusieurs points de contact et des approbations manuelles qui retardaient leurs processus de distribution. De plus, la documentation provenant de ses différentes fermes devait être évaluée et déposée manuellement.

« Ça a pris beaucoup de temps et d’attention », dit-elle.

Jo-Ann Moses, comptable adjointe, est d’accord, notant que les interventions manuelles et l’utilisation des feuilles Excel avaient un impact négatif sur l’entreprise. « C’était très facile de faire des erreurs. »

Avec des systèmes non intégrés, les données du groupe Karsten étaient cloisonnées, et l’équipe n’a pas pu y accéder ni les traiter en temps réel. Jeandre Van Der Linde, directrice financière, explique que le manque d’accès en temps réel aux informations critiques a rendu la commande et la facturation à la fois longues et inefficaces, ce qui a entraîné des goulots d’étranglement et des retards lorsque les documents ont dû être transportés des différentes fermes au siège social.

La réponse? Remplacer ses systèmes disjoints par une plateforme unique qui pourrait :

• Gérer une opération complexe et multi-entités
• Intégrez-vous aux applications spécialisées de la ferme Karsten
• Soutenir les flux de travail mobiles à travers des emplacements éloignés

« Après avoir évalué plusieurs options, Acumatica s’est distinguée par sa flexibilité, sa scalabilité et sa facilité d’utilisation », explique le DSI Jannetje Slabbert.

Porter des fruits : Qu’est-ce qui fonctionne avec Acumatica

Pour Karsten Group, la mise en œuvre de l’ERP de distribution complète d’Acumatica a été, selon Je Slabbert, « étonnamment fluide ». Elle attribue une grande partie du crédit au design convivial d’Acumatica ainsi qu’aux efforts du partenaire d’Acumatica, Adinga ICT Solutions, une entreprise informatique sud-africaine spécialisée dans les logiciels de gestion d’entreprise, l’hébergement cloud et les systèmes ERP, pour leur déploiement rapide et facile.

Adinga offrait une assistance complète et une formation, rendant l’apprentissage et l’utilisation d’Acumatica un jeu d’enfant. « Nous avons pu consolider nos données, rationaliser les processus et mettre nos équipes en marche rapidement », explique Je Slabbert.

Le directeur d’Adinga, Abrie Pretorius, savait qu’Acumatica serait un excellent choix pour Karsten Group, et les avantages appuyaient sa conviction. « Les avantages que le groupe Karsten a tirés de la mise en œuvre d’Acumatica ont été de numériser le processus d’achat à paiement du début à la fin. Il les a aussi aidés à s’intégrer avec d’autres systèmes pour rendre cela fluide, et il les a aussi aidés à utiliser les applications mobiles. »

Grâce à la solution ERP infonuagique d’Acumatica, les membres de l’équipe du groupe Karsten peuvent désormais travailler partout et à tout moment. Ils peuvent aussi facilement exporter des données et extraire des rapports, ont connecté cinq applications tierces sans interruption et unifié 12 bases de données en trois locataires faciles à basculer.

De plus, ils :

• Ils ont réduit leurs systèmes déconnectés de six à un.
• Suppression de 2 500 factures imprimées par mois.
• Ils ont eu accès aux données et états financiers en temps réel de toutes leurs entités.

« C’est devenu tellement plus facile de téléverser des documents, de récupérer les informations dont nous avons besoin, surtout par ordre », dit Moses. « Avoir des données en temps réel est très important. »

Van Der Linde ajoute : « Les données sont très importantes dans l’exploitation agricole. Cela nous aide à prendre des décisions plus rapidement, à repérer les tendances et à discuter de la réalisation avec notre équipe opérationnelle. »

Succès de récolte : l’avenir du groupe Karsten

Avec Acumatica comme base solide en ERP, le distributeur prospère se concentre sur le fait d’être le meilleur et d’accroître ses opportunités d’emploi.

« Notre succès et notre expansion sont liés à la demande pour nos produits, ce qui stimule naturellement la croissance des affaires », explique Slabbert. « Plus on grandit, plus on a besoin d’employés. Plus nous avons d’employés, plus nous avons de responsabilités envers eux en termes de sécurité d’emploi et de carrière. Cela nous fait nous agrandir, et le cycle se répète. Une fois que tu commences à t’étendre, tu ne peux pas simplement arrêter de t’étendre. »

À mesure que Karsten Group continue de croître, l’équipe bénéficie pleinement du soutien d’Acumatica et dispose d’un accès aux données en un seul endroit, ce qui les aide à être plus efficaces, compétitives et à prendre de meilleures décisions basées sur les données.

« Acumatica est un excellent choix si vous voulez moderniser votre fonctionnement et éliminer un système basé sur le papier », affirme Coetzee.

Pour en savoir plus sur Acumatica et la gestion de la distribution d’Acumatica, téléchargez notre liste de vérification du système ERP de distribution pour voir comment nous nous comparons à d’autres solutions, et si vous êtes utilisateur de QuickBooks, vous pouvez consulter notre infographie gratuite pour voir si QuickBooks vous freine. Vous pouvez aussi contacter nos experts dès aujourd’hui pour toute question et/ou pour planifier une démonstration.