CoachComm, basé en Alabama et un fournisseur de solutions de communication et de systèmes d’entraînement de premier plan, a débuté en 1991 comme une entreprise autonome. Au cours de ses plus de trente ans, elle est devenue une entreprise de plusieurs millions de dollars desservant des écoles secondaires, des collèges et des ligues sportives professionnelles, tout en vendant à des diffuseurs locaux et nationaux.

Comme beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME) qui sont devenues de grandes opérations, CoachComm a commencé avec des systèmes technologiques simples et fragmentés. Cela incluait Aptean Southware, Infor GRC (anciennement Sales Logix), Agile, et quelques autres applications, et ils géraient aussi manuellement leurs processus MRP.

Comme c’est souvent le cas, leur pile technologique bricolée fonctionnait jusqu’à ce qu’elle ne fonctionne plus. Le propriétaire Peter Amos reconnaissait le problème, mais il craignait la mise en œuvre d’une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) — craintes alimentées par des discussions sur des échecs, des dépassements budgétaires et des mises en œuvre ERP qui durent des années.

« Je redoutais de changer de Southware », dit-il. « Tout ce qui concernait le changement de système m’était abominable. J’ai entendu tellement de mauvaises histoires d’entreprises qui ont changé, même si c’était d’un système à un autre. C’est arrivé au point où notre logiciel, aussi bon soit-il, n’était tout simplement pas adéquat pour notre type d’entreprise et ce que nous faisons. »

Il savait qu’il était temps de « sauter le pas », alors lui et son équipe l’ont fait — avec Acumatica.

La route vers Acumatica

Avant de mettre en œuvre la solution ERP moderne basée sur le cloud d’Acumatica, CoachComm répondait constamment aux besoins des clients, mais ses systèmes dépassés rendaient la livraison de casques d’entraînement, de systèmes de communication entraîneur-joueur et d’outils de gestion d’entraînement beaucoup plus difficile et moins efficace qu’elle ne devrait l’être.

« Ce que nous faisons est relativement complexe », dit Amos. « On ne construit pas de fusées, mais on est probablement proches. Nous fabriquons des circuits imprimés à l’interne avec plus de 3 000 pièces par unité. Gérer toutes ces pièces pour s’assurer d’avoir ce dont nous avions besoin à tout moment pour toutes les différentes cartes électroniques que nous construisons est une tâche de taille. »

Avec leur technologie vieillissante, les problèmes se sont accumulés, notamment :

• • Surstock (basé sur des feuilles de calcul MRP, qui incluaient des données provenant des bons de commande, des ordres de service, des niveaux d’inventaire et des ordres de travail futurs).
  • Concilier manuellement 30 ans de données non uniformes (y compris les noms des clients, numéros de pièce et autres informations).
  • Manque de visibilité sur les commandes de service par le service à la clientèle, le support technique et les équipes de service sur le terrain.
  • Manque d’informations sur les retours et notifications si un article était en rupture de stock pour le département d’expédition.

Ils manquaient aussi des données financières approfondies nécessaires pour prendre des décisions éclairées. « Sans données, tu ne sais pas comment tu t’en sors. »

Le besoin d’accéder facilement aux données cruciales, combiné à la nécessité de capacités de gestion des stocks, a conduit CoachComm à donner le feu vert à la recherche d’une solution ERP. Selon Peter, leur évaluation de nombreux acteurs notables de l’ERP, dont SAP et Oracle NetSuite, a montré qu’ils étaient « trop gros ». C’est alors que CoachComm s’est tourné vers un consultant externe pour obtenir des conseils, et le consultant l’a orienté vers Acumatica.

Pour Peter, la tarification d’Acumatica, basée sur les ressources et non sur les utilisateurs, ainsi que sa capacité à unir des applications existantes ainsi que des applications tierces sur un système cohérent, en ont fait un gagnant sans conteste.

« [Je] aimais juste la proposition de valeur globale. [Acumatica] avait les pièces dont nous avions besoin, et cela semblait correspondre à ce dont nous avions le mieux, y compris la valeur financière, le coût et la structure financière. »

Mettre en œuvre l’acumatique, en tirer des bénéfices

Décider quelle solution ERP leur convenait le mieux signifiait que l’étape suivante était de passer par la redoutée implémentation, y compris la conciliation de 30 ans de données. Sachant à quel point l’entreprise s’annonçait complexe, CoachComm a décidé d’éviter une partie de la complexité en embauchant Copious Solutions (spécialisée dans les solutions ERP pour la fabrication, la distribution et les organisations de services sur le terrain) et en faisant appel à Alan Walker, qui possédait les compétences nécessaires pour unir les données, comme vice-président exécutif afin d’aider dans le processus.

Ensemble, CoachComm, Copious Solutions et Alan ont pris environ un an pour passer en revue ces 30 années de données, et tout leur travail dévoué a porté fruit.

« Quand nous sommes passés en ligne, nous avons pu continuer à travailler, et nous n’avons pas manqué un seul jour, pas même un jour de livraisons. On a pu continuer à avancer », dit Peter.

Cette implémentation fluide a validé la décision de CoachComm d’opter pour Acumatica. Tout le monde a adoré la solution ERP infonuagique, que Peter décrit comme bien conçue, complète et facile à utiliser, et ils en ont tiré des bénéfices incroyablement précieux, notamment la possibilité de :

• • Accédez à des données précises en temps réel dans un seul système, permettant à CoachComm d’éliminer l’inventaire excédentaire et de s’assurer d’avoir les pièces nécessaires au bon moment, tout en offrant une visibilité sur les commandes planifiées, produites et expédiées.
  • Créez des soumissions, suivez les expéditions des clients et affichez des documents historiques dans des tableaux de bord personnalisés, rendant ainsi les ventes efficaces.
  • Prévisions avec des informations plus approfondies sur l’historique des fournisseurs et des prix.
  • Intégrez avec l’application StarShip , en leur fournissant des informations de confirmation d’expédition ainsi que sur les endroits où les expéditions sont en transit et en simplifiant ainsi les tarifs.

Peter loue aussi la fonctionnalité multi-locataires d’Acumatica, ses fonctions de recherche, ses options de personnalisation, et plus encore.

« Nous voyons plus clairement les différentes facettes de notre entreprise. Nous pouvons planifier notre fabrication, maintenir de meilleurs niveaux d’inventaire et voir tout ce qu’il faut faire pour mieux gérer l’entreprise. »

Mise à fond avec Acumatica

Maintenant que CoachComm est pleinement opérationnel avec Acumatica, le plan est d’ajouter davantage de ce qu’Acumatica offre, incluant des capacités limitées de commerce électronique, la gestion des dépenses mobiles et un portail client. Quant à Peter, la crainte d’utiliser une solution ERP a été remplacée par la confiance en ce que ce système peut leur apporter.

« Utiliser Acumatica a été assez révélateur pour nous », dit-il. « L’application Acumatica est très intuitive, facile à utiliser, vous donne de bonnes informations et est accessible au bout des doigts. L’équipe y a accès pendant leur voyage. Nous pouvons aussi consulter des informations par territoire, par région, par représentants internes, externes, et construire des groupes et filtres pour tout ce qui relève de leur clientèle. »

L’histoire de réussite client de CoachComm assure une autre victoire en implantation ERP pour Acumatica. Pour savoir si Acumatica convient à votre entreprise, contactez nos experts dès aujourd’hui.