Succès client avec Acumatica : IOC Construction

Basée à Batavia, Illinois, IOC Construction offre des services de construction, peinture, toiture, maçonnerie, planchers, conception et entretien (et plus encore) pour des installations commerciales, industrielles et médicales. Elle a commencé comme une entreprise de peinture à tout faire, mais elle est rapidement devenue une entreprise de construction prospère et à service complet, composée de différentes entreprises spécialisées, incluant la toiture et le revêtement.

Pourtant, malgré tout son succès, la croissance d’IOC Construction a été mise à l’épreuve par leur dépendance à plusieurs instances de QuickBooks et Salesforce. Leurs flux de travail manuels et leur utilisation abondante de fichiers papier n’ont pas aidé non plus.

Dit Joel Sisto, directeur financier : « Comme nos systèmes ne communiquaient pas entre eux, les données interentreprises étaient incroyablement difficiles à maintenir. Manquer une entrée dans une compagnie mais pas dans une autre, c’est devenu un énorme casse-tête pour nous. »

Alors que les défis de l’équipe IOC Construction s’accumulaient, la décision de tout regrouper en une seule entité a été prise, ce qui a signifié chercher et trouver une solution moderne de planification des ressources d’entreprise (ERP). Il s’avère que cette ERP, c’était Acumatica.

Le parcours de IOC Construction vers l’Acumatica

Selon Sisto, les problèmes de l’entreprise de construction avec sa pile technologique étaient incroyablement douloureux. « La réconciliation a été un cauchemar. »

Si un projet de construction comprenait la toiture et la peinture, ils devaient gérer trois instances de QuickBooks, rendant l’allocation des coûts presque impossible. Utiliser Salesforce comme outil de mesure du revenu brut ne fonctionnait pas parce que les chiffres ne s’additionnaient pas toujours.

Jessica Hill, responsable de l’ERP de l’entreprise, note : « Nous étions six à entrer quotidiennement des données sur toutes les plateformes. Presque rien ne correspondait jamais. »

Leur désastre de données était un énorme obstacle en soi, mais l’équipe avait d’autres problèmes. Par exemple, l’incapacité de IOC Construction à rapprocher les cartes de crédit de quatre compagnies différentes a entraîné la mise en place de reçus inconnus dans des dossiers papier de dépenses (qui ont peut-être ou non été rapprochés), et leurs efforts pour répartir les coûts de projet pour jusqu’à 300 projets ou plus par an se faisaient avec des dossiers papier. L’entreprise était poussée à ses limites.

« La complexité de notre système comptable était une boîte noire d’inconnues et de mauvaises données », affirme David Benning, Directeur Général. « Nous essayions d’utiliser divers systèmes, pas comme ils étaient prévus, mais de façon trop complexe. »

Ainsi, avec l’aide d’un consultant engagé, l’équipe IOC Construction a commencé à chercher une technologie ERP capable de résoudre leurs problèmes de données. Ils ont présenté plusieurs solutions ERP, dont Microsoft Dynamics et Sage 300, et ont donné une chance à la dernière version de Salesforce, mais c’est Acumatica qui a volé la vedette.

« Il était indéniable qu’Acumatica était la chose dont nous avions besoin parce qu’elle nous permettait d’effectuer des transferts intersociétés », explique Sisto. « Cela nous a permis d’apporter GRC dans le même programme où la comptabilité et les projets reposaient, et cela nous a permis de maintenir une liste de clients en un seul endroit qui pourrait ensuite être utilisée par tous les différents modules du système.

Mise en œuvre unique, avantages énormes

La transformation numérique d’IOC Construction a suivi la procédure opérationnelle standard, depuis leur décision d’unifier leurs entreprises disjointes jusqu’à la manière dont ils ont mené leur processus d’évaluation ERP. Mais leur mise en œuvre était tout sauf normale.

Au lieu d’implémenter à froid l’Advanced Construction Edition d’Acumatica, l’équipe IOC Construction a décidé d’assister au sommet annuel sur le cloud ERP d’Acumatica pour se familiariser avec le système et ses fonctionnalités avant de le déployer. Ils ont eu amplement l’occasion de discuter avec d’autres clients de leur expérience Acumatica, d’apprendre de l’équipe Acumatica sur la plateforme et son avenir, et d’explorer les applications tierces qui leur sont offertes. Et leur consultant a assisté au Summit avec eux.

« Nous avons gagné beaucoup plus de clarté sur ce que nous faisions, pourquoi nous le faisions, et quels effets en aval certains choix aurait sur l’ensemble du processus de mise en œuvre », explique Sisto.

L’événement du Sommet, dit-il, ressemble à une « version en direct de l’Université Acumatica ». En y participant, ils ont pu s’armer d’informations qui aideraient à faire réussir la mise en œuvre, notamment en sachant quelles données ils avaient besoin à l’avenir et en s’assurant qu’elles étaient intégrées au système dès le départ. Ils ont aussi vu de première main les applications tierces capables d’étendre la solution d’Acumatica, et ils ont appris d’autres clients d’Acumatica ce qu’ils ont fait pour réussir leurs implémentations.

« Ces trois jours d’entraînement ont été vraiment bénéfiques parce que ça nous a permis d’utiliser tellement le système qu’au moment où nous sommes revenus et avons commencé nos intégrations, on avait l’impression de l’utiliser depuis toujours. »

Leurs connaissances avancées ont conduit à des bénéfices incroyables. Avec le logiciel de construction primé d’Acumatica, l’équipe du CIO :

• Comptabilité client consolidée : « Nous entrions les informations des clients 3, 4 ou 5 fois », dit Sisto. Maintenant, ils n’ont plus à le faire, ce qui les a aidés à rationaliser les flux de travail et à réduire le temps de recherche.
• Nous avons obtenu une image claire des finances et de la performance : « Nous avons une très bonne compréhension de notre situation financière, de nos marges, des taux de conversion — tous ces indicateurs grâce à Acumatica, et les données sont relativement faciles à extraire », explique Benning. « Obtenir des infos d’affaires à partir de la performance, c’est vraiment bien, des taux de conversion au suivi. »
• Automatisation de leurs flux de travail : « Grâce à l’outil d’événements d’affaires d’Acumatica, nous avons pu automatiser beaucoup de choses, y compris les courriels transactionnels, la mise à jour des clients sur l’état d’un projet ou l’envoi de notifications internes de certaines activités », explique Benning. Par exemple, Acumatica fournit à IOC Construction des alertes automatiques de dépenses et de factures en retard.
• Éliminé les processus papier et les multiples instances QuickBooks : « Avec tous les aspects non visibles de plusieurs entreprises, il y avait beaucoup de papier qui flottait avec des fichiers partout. Avoir tout au même endroit nous a permis de passer au sans-papier, ce qui est un énorme avantage », explique Hill. Et avec QuickBooks hors du tableau, IOC Construction pourrait calculer la valeur de leurs multiples entreprises.
• Mobilité accrue et accès à distance : « Si un gestionnaire de projet est sur le terrain, il peut ouvrir un projet de la même façon que quelqu’un du département comptable, des opérations, un estimateur ou un vendeur, le peut », explique Sisto. « Avec Acumatica, nous avons une voix unifiée, une source unique de vérité où, peu importe à qui un client parle pendant un projet, ce sera toujours les mêmes données. »
• Fonctionnalités étendues d’Acumatica avec des applications tierces : « Nous nous sommes intégrés dès le début avec un programme tiers marketing et transactionnel par courriel auquel Acumatica a une intégration native. Et ça a été énorme », dit Sisto. « Nous l’utilisons pour beaucoup de nos courriels transactionnels, mais nous avons récemment commencé à lancer nos campagnes de courriels de soutien à partir d’une expérience de marketing numérique. »

Croissance significative pour la construction IOC, grâce à Acumatica

Avec Acumatica, IOC Construction s’est transformée d’une entreprise de construction avec des entreprises et des systèmes déconnectés en une organisation forte, unie et axée sur les données. Bâtir une base technologique moderne basée sur le cloud a jeté les bases de la croissance future.

« Nous en sommes maintenant à un point où je pourrais voir cette entreprise croître de façon significative sans avoir besoin d’ajouter des investissements importants dans notre architecture numérique », dit Sistro. « Si on ajoutait un zéro demain (aux revenus), on n’ajouterait que des gens. Nous n’allions pas vraiment ajouter beaucoup de technologie. »

Pour en savoir plus sur l’histoire de réussite client d’IOC Construction avec Acumatica, lisez l’étude de cas complète ici et pour en savoir plus sur notre secteur spécifique logiciel infonuagique ERP, contactez nos experts dès aujourd’hui!