Des services de camionnage à l’ingénierie, en passant par les mécaniciens de chantier et les services de conception aux équipements de manutention, les entreprises familiales Mid-States ont tout et font tout. La prolifique entreprise de construction a ouvert sa première entreprise, Mid-States Millwright & Builders, en 2001, et a finalement fait passer l’entreprise à 12 entreprises basées au Nevada, en Iowa.

En août 2020, une tempête destructrice a frappé l’Iowa et plusieurs autres États du Midwest, ce qui a entraîné une augmentation de plus de 50% de la charge de travail des Mid-States Companies. L’événement destructeur a causé des dommages de 11,9 milliards de dollars, notamment l’inondation de 90 000 milles carrés de terres agricoles; le nivellement des silos à grains, des installations d’entreposage du foin et des poulaillers; et l’anéantissement de millions de dollars d’équipement agricole.

« Tout a dû être reconstruit rapidement. Tout d’un coup, nous avions tout ce travail à faire », explique Andrew Pistorius, directeur financier de Mid-States.

La capacité de Mid-States à effectuer ce travail essentiel rapidement et efficacement a été entravée par sa dépendance de plusieurs décennies à QuickBooks et JobBOSS, un logiciel de gestion d’atelier de travail et une solution ERP de fabrication. Les inefficacités des systèmes étaient évidentes à la suite de la tempête dévastatrice, forçant l’équipe des Mid-States à reconnaître son besoin d’une plateforme de construction moderne basée sur le cloud (avec des capacités d’inventaire) capable de répondre à ses besoins croissants.

La plateforme qu’ils ont trouvée? Acumatica.

Comprendre les défis des Mid-States avant Acumatica

La mission de Mid-States est d’anticiper, de reconnaître et de dépasser les attentes de ses clients, soutenue par un engagement fort à établir des relations de travail professionnelles avec chaque client. Cet engagement s’étend aux membres de la communauté qui n’ont peut-être pas les moyens de payer ses services. Ainsi, lorsque les conséquences importantes de la tempête ont été révélées, Mid-States s’est mobilisé pour aider.

Mais il y avait un hic : ce défi était plus grand que tout ce qu’ils avaient abordé auparavant.

« Ce fut un moment de catalyseur pour nous où nous devions trouver comment faire plus de travail que nous n’en avions jamais fait », dit Pistorius.

Pour assurer le succès, Mid-States a décidé qu’il fallait tirer parti de différentes stratégies. En plus des nouvelles stratégies de main-d’œuvre et de la révision des relations avec les sous-traitants, l’entreprise a également déterminé qu’elle devait transformer numériquement ses opérations pour réduire sa dépendance à l’égard de QuickBooks, des feuilles de calcul et de JobBOSS.

Par exemple, les employés de Mid-States prenaient de nombreuses heures par jour pour créer des feuilles de calcul et calculer les coûts avant de prendre un autre jour pour créer une soumission. L’information relative à ces coûts et à ces soumissions était stockée dans les ordinateurs des employés, et lorsque des modifications étaient apportées à l’information, des feuilles de calcul devaient être mises à jour et des courriels communiquant les changements devaient être envoyés.

« C’était très axé sur les personnes, pas sur les processus », explique Pistorius.

Les difficultés continues des Mid States avec QuickBooks et JobBOSS comprenaient également l’absence de systèmes :

• • Calendrier des projets
  • Suivi de la conformité
  • Libre-service (seul un comptable externe avait accès aux données)
  • Capacités de données et d’analyse
  • Visibilité opérationnelle
  • Personnalisations abordables (p. ex., rapports personnalisés)
  • Coût des travaux
  • Automatisation
  • Exceptions relatives à la fabrication

« Nous avons eu beaucoup de problèmes », dit Pistorius. « Probablement plus que nous ne le pensions. »

Devenir une entreprise différente avec Acumatica

Le parcours de transformation numérique des Mid-States a commencé par la recherche du meilleur logiciel de construction qui répondrait à leurs besoins uniques.

Parmi les nombreuses options d’ERP, Mid-States a décidé que c’était entre Sage Intacct et Acumatica. Une évaluation approfondie des deux systèmes concurrents a révélé que la fonctionnalité d’inventaire et les frais de licence par utilisateur de Sage n’étaient pas ce dont Mid-States avait besoin, tandis que le logiciel de construction complet, les modules intégrés (en particulier, l’inventaire, la paie et la rétention) et les applications tierces d’Acumatica répondaient mieux à leurs besoins.

« Plus je regardais Acumatica et son fonctionnement, plus j’étais confiant que cela fonctionnerait pour nous », dit Pistorius. Et il s’avère que sa confiance a porté ses fruits.

Avec Acumatica, Pistorius peut exécuter des rapports instantanément sur n’importe laquelle de ses 12 entités opérationnelles. « Maintenant, je peux cliquer sur un bouton et exécuter ces données financières consolidées. »

Le suivi des opportunités et des ventes en temps réel, l’augmentation de la notoriété de la marque et les formulaires personnalisés destinés aux clients sont des avantages supplémentaires qui changent la donne, tout comme la flexibilité et la fonctionnalité low-code d’Acumatica. En fait, Pistorius dit que même s’il n’est pas programmeur, il a trouvé de nombreuses façons de personnaliser Acumatica lui-même, comme la mise en place d’un calendrier d’automatisation pour envoyer un rapport quotidien par courriel aux gestionnaires de projet pour examen. Il a également créé des dizaines de formulaires de service sur le terrain personnalisés pour gagner du temps (et d’autres opérations spécifiques au Mid-State) qui peuvent être utilisés dans Acumatica.

« La chose la plus importante du point de vue de la collecte de données, c’est de pouvoir avoir une application simple sur laquelle les gars sur le terrain peuvent cliquer, aller à un endroit, entrer ces formulaires et les télécharger », explique Pistorius. « Au fur et à mesure que nous avons grandi en tant qu’organisation, la capacité de distribuer les données à la bonne personne au bon moment s’est avérée vraiment bénéfique. »

Grattez la surface avec Acumatica

L’année qui a suivi la tempête massive de 2020 a vu les revenus de Mid-States bondir de 50%. Une telle croissance a poussé l’entreprise à se doter d’un système de gestion d’entreprise moderne et connecté qui pourrait rationaliser ses opérations multi-entreprises et en faire une organisation plus axée sur les processus avec la capacité d’évoluer en fonction de ses besoins changeants.

Selon Pistorius, Acumatica était le bon choix, mais il reconnaît que lui et son équipe ne font qu’effleurer la surface de ce que le système peut faire pour eux.

« Nous avons fait des progrès incroyables en un peu plus de deux ans », déclare Pistorius. « Le concept de transformation numérique dont Acumatica a parlé au fil des ans transforme vraiment notre entreprise. C’est juste que la plupart des transformations ne se produisent pas en un instant. Elles arrivent dans toute une vie. Et donc, ce qui m’enthousiasme, c’est que le produit jusqu’à présent a été suffisamment flexible pour s’engager sur la voie de la transformation.

S’engager dans un parcours de transformation numérique est une décision importante, mais les avantages, comme ceux des Mid-States, en valent la peine. Contactez notre équipe dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à prospérer et à le faire selon vos propres conditions.