Définition des achats : Une question et réponse d’experts sur les meilleures pratiques et processus

En ce qui concerne le lancement stratégique d’un produit, James Mallory travaille dans l’ERP, la fabrication et les logiciels de chaîne d’approvisionnement depuis 1997. Il est responsable de la distribution en gros et du marketing des produits de fabrication d’Acumatica depuis avril 2020, prenant récemment en charge les produits de détail. James a obtenu le poste de gestionnaire principal du marketing produit, Applications de la chaîne d’approvisionnement, en juillet 2025.

Au fil de ses années à commercialiser habilement les Acumatica logiciel infonuagique ERP, James a acquis une grande connaissance de la chaîne d’approvisionnement et reconnaît le rôle crucial que joue le processus d’approvisionnement dans le succès des entreprises axées sur l’inventaire, telles que celles de la distribution, du commerce de détail et de la fabrication. Les acheteurs, les planificateurs d’inventaire et les planificateurs de matériaux de fabrication cherchent constamment des moyens d’optimiser leurs processus de chaîne d’approvisionnement, et James a les informations qu’ils recherchent.

Voici ses réponses aux questions brûlantes d’approvisionnement posées par les clients basés sur l’inventaire d’Acumatica.

Que signifie exactement l’approvisionnement, et en quoi est-il différent du simple achat?

C’est intéressant. Différents secteurs utilisent des termes différents, donc vous entendrez cela s’appeler différemment, comme achats ou approvisionnement. Vous constaterez aussi que les termes d’approvisionnement et d’achat sont souvent utilisés de façon interchangeable.

Si vous cherchez une définition formelle de l’approvisionnement, l’approvisionnement concerne le fournisseur ou le fournisseur, et l’approvisionnement est un élément de la fonction d’approvisionnement.

En comparaison, l’achat est la transaction littérale entre un acheteur et un vendeur, qui est moins complexe que le processus d’approvisionnement.

Pouvez-vous nous expliquer le processus d’approvisionnement habituel?

Bien sûr! Gardez en tête que le processus d’approvisionnement varie selon l’organisation. Par exemple, si vous regardez un petit distributeur, détaillant ou fabricant, ils peuvent acheter de l’inventaire au besoin.

Alors, disons qu’ils manquent d’un article sur l’étagère. S’ils ne l’ont pas déjà fait, ils devront trouver le meilleur fournisseur, établir la relation et négocier les conditions. Ensuite, ils feront un bon de commande précisant l’article qu’ils veulent acheter auprès du fournisseur, le montant qu’ils veulent et le prix. Les articles spécialisés — des articles qu’ils n’ont pas nécessairement en stock tout le temps — nécessitent un formulaire de réquisition, qui consiste à envoyer des offres aux fournisseurs et à faire approuver les soumissions. Une fois approuvé, l’article est acheté. Cet article ou ces articles peuvent continuer à être stockés, ou ils peuvent être des achats ponctuels.

Les grandes organisations évitent généralement les bons de commande ponctuels et achètent plutôt des produits en gros, ce qui est une bonne pratique en approvisionnement. Ils font évoluer leur processus d’approvisionnement en fonction d’une prévision, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui s’approvisionnent à l’international, car le délai peut être important, comme trois ou six mois. Ils ne peuvent pas se permettre d’attendre que quelque chose soit en stock pour passer une commande, car ils pourraient devoir attendre longtemps pour le recevoir.

La prévision repose sur plusieurs questions, telles que « Qu’est-ce que je prévois vendre ou fabriquer au cours des six prochains mois? » et « Que puis-je fabriquer avec les matières premières que j’ai sous la main? » Ils pourront facilement répondre à ces questions s’ils utilisent une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP), comme Acumatica — qui offre la planification des besoins en matériaux (MRP), la planification du réapprovisionnement de la distribution (DRP), la prévision native et la prévision avancée avec les partenaires OEM NetStock et EazyStock (qui, soit dit en passant, peut aider à maintenir les stocks bas sans causer de ruptures de stock, réduire les coûts de transport et augmenter les rotations d’inventaire).

Par exemple, les données ERP contribuent à la planification de la demande, ce qui est une bonne pratique d’approvisionnement. La planification de la demande aide les entreprises à identifier les déficits potentiels et le calendrier (par exemple, hebdomadaire, mensuel, etc.). La solution ERP peut aussi proposer des actions recommandées, comme le transfert d’inventaire entre entrepôts ou la création d’un ordre de production pour produire un article (ce qui implique de créer un bon de commande pour acheter les matériaux nécessaires).

De plus, si une entreprise détermine qu’elle souhaite un nombre fixe de produits (à un prix négocié) d’un fournisseur particulier, elle peut utiliser la fonction de commande globale d’Acumatica. L’ordre d’achat global est déjà mis en place avec les termes contractuels et les dates de livraison, et l’entreprise n’a qu’à émettre une décharge à ce sujet. C’est un filet de sécurité d’inventaire efficace et économique!

Et sans vouloir trop entrer dans les détails, il est important de noter que des technologies comme Acumatica peuvent faciliter une transaction d’achat fluide grâce à l’échange électronique de données (EDI). Cela prend essentiellement les données d’achat d’Acumatica, les prépare dans le bon format numérique via un fournisseur tiers (comme SPS Commerce, une application Fulfilled by Acumatica), et les transmet directement à l’autre partie.

Sans quitter Acumatica, vous pouvez facilement et en toute sécurité transmettre et recevoir des documents EDI.

Y a-t-il d’autres raisons pour lesquelles le processus d’approvisionnement pourrait être prolongé?

Il y en a. L’une d’elles est la nécessité d’intégrer de nouveaux fournisseurs. C’est un processus qui nécessite l’approbation des décideurs, et ce n’est pas toujours une situation rapide. Heureusement, les utilisateurs d’Acumatica bénéficient de nos flux de travail d’approbation intégrés et configurables, qui peuvent s’intégrer à presque tous les processus.

La transparence est un autre enjeu. Si une entreprise manque de matériaux, ou si elle a peu de stock ou de stock mort mais ne le sait pas parce qu’elle n’a pas de visibilité d’inventaire, il peut falloir du temps pour vérifier manuellement l’inventaire. Encore une fois, les utilisateurs d’Acumatica ne souffrent pas de ce problème parce que nos notifications internes et externes les avertissent lorsqu’il y a des écarts d’inventaire, et nos rapports automatisés des fournisseurs sont transmis au bon moment.

Enfin, de nombreuses organisations, grandes ou petites, doivent faire face à des problèmes de qualité des fournisseurs ou des fournisseurs. C’est un défi long si une entreprise n’a pas un moyen rapide d’identifier les bonnes ou mauvaises pièces et de les retourner au fournisseur, mais avec eWorkplace Apps, une application construite nativement dans le cadre Acumatica, elle en a un. C’est un module de contrôle qualité qui permet aux utilisateurs d’identifier les pièces qui ne sont pas en bon état, de les rejeter et de les retourner au camion pour retour.

Si la rapidité est un tel enjeu, quelles bonnes pratiques d’approvisionnement peuvent aider les équipes à gagner du temps sans faire de compromis?

Les entreprises ne veulent certainement pas faire de compromis alors qu’elles s’efforcent d’avancer rapidement dans le processus d’approvisionnement.

Une des choses que je recommande est de gérer leurs relations avec les fournisseurs. Les relations « étroites » avec les fournisseurs garantissent que les fournisseurs sont prêts à collaborer avec l’entreprise lorsqu’elle fait face à des défis d’inventaire (par exemple, nécessiter des stocks au plus vite en raison de pénuries inattendues ou de pics d’achat). Pour bâtir et maintenir ces relations, les entreprises devraient utiliser une gestion de la relation client (GRC), de préférence une application fournie par leur solution ERP, comme celle d’Acumatica GRC.

GRC Le logiciel n’est pas seulement pour gérer les clients. Les entreprises d’inventaire peuvent stocker les contacts des fournisseurs, joindre des contrats avec les fournisseurs, planifier des rencontres, documenter des incidents, et plus encore, en un seul endroit, aidant ainsi à garder leurs membres d’équipe et fournisseurs sur la même longueur d’onde.

Une autre chose que je recommande, et qui revient à notre discussion précédente sur la prévision et la planification de la demande, est d’avoir un système automatisé, comme le DRP ou le MRP, pour gérer les processus d’approvisionnement. C’est particulièrement important pour les petites entreprises qui s’appuient sur des feuilles Excel pour se procurer, acquérir et acheter des biens et services. La gestion manuelle de l’inventaire est une recette pour le désastre en raison des besoins en main-d’œuvre et des erreurs d’utilisateurs qui peuvent survenir.

Alors qu’Acumatica continue de croître en tant que solution ERP infonuagique propulsée par l’IA, il est enthousiasmant de voir la promesse de l’IA pour créer une chaîne d’approvisionnement autonome se rapprocher de la réalité. C’est quelque chose que je vois venir! Cela dit, une autre bonne pratique pour l’efficacité du temps est d’auditer chaque année les systèmes et processus.

Par exemple, les entreprises devraient examiner les fournisseurs dans leur système, en portant attention à des facteurs comme les délais de livraison. Disons que le délai d’un fournisseur est de deux semaines, mais qu’il a amélioré les processus d’expédition, réduisant les délais à une semaine. C’est une information que les organisations devraient connaître afin de pouvoir l’exploiter pour servir leurs clients plus rapidement et efficacement.

Enfin, je recommande aux entreprises d’avoir des fournisseurs de secours. S’ils s’approvisionnent à l’étranger et qu’il manque quelque chose, ils ne peuvent pas attendre trois ou six mois pour honorer les commandes des clients. Ils devraient envisager d’ajouter un fournisseur national pour combler l’écart jusqu’à ce que leur fournisseur régulier puisse livrer leur commande.

Quel conseil donneriez-vous à quelqu’un, comme dans une startup, qui développe une capacité d’approvisionnement en équipe d’une seule personne?

Avoir une petite équipe d’approvisionnement est courant pour les startups et les petites entreprises. Pour éviter d’accabler les membres de l’équipe responsables de la gestion complexe du processus d’approvisionnement, l’entreprise voudra investir dans la bonne technologie, comme la solution ERP complète d’Acumatica, qui fournit des informations en temps réel, précises et complètes. Cela les aidera à fonctionner en équipe d’un seul, ou s’ils grandissent et ont des acheteurs différents pour différentes gammes de produits ou installations, ils auront déjà les outils nécessaires pour gérer plus de personnes.

Et en parlant de plus de gens, la main-d’œuvre est une énorme contrainte pour les entreprises en ce moment. Il est difficile de trouver des employés qualifiés et, lorsqu’ils sont découverts, il n’est pas facile de les retenir. Plus une entreprise peut automatiser tôt et plus, plus elle peut faire un personnel plus petit, ce qui aide à réduire les coûts et à augmenter les profits.

En plus des outils d’automatisation des systèmes, la solution ERP choisie par une entreprise devrait aussi offrir un service complet. Pour les membres de la communauté Acumatica, ce soutien peut prendre la forme de réseautage avec leurs pairs sur la façon dont ils résolvent des problèmes dans leurs chaînes d’approvisionnement via notre forum en ligne de la communauté Acumatica ou en participant à notre sommet annuel. Cela découle aussi de la capacité des membres de la communauté à s’appuyer sur l’expertise de nos revendeurs à valeur ajoutée (VAR), qui sont des partenaires technologiques experts fournissant l’information et le savoir-faire nécessaires pour utiliser Acumatica afin de faciliter un processus d’approvisionnement fluide du début à la fin.

En ce qui concerne les demandes de propositions (RFP), comment les organisations peuvent-elles évaluer les fournisseurs de manière juste et structurée?

Trouver des fournisseurs, les bons fournisseurs, est un autre obstacle que les entreprises basées sur l’inventaire doivent surmonter. La bonne nouvelle, c’est que le logiciel de gestion des demandes d’Acumatica automatise le processus pour nos utilisateurs. Ça "

C’est une façon structurée, simple et équitable d’évaluer les fournisseurs.

Comment l’approvisionnement peut-il s’aligner sur la durabilité et les objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG)?

C’est une bonne question. En réalité, si une entreprise dispose d’un processus d’approvisionnement solide soutenu par une technologie avancée, elle peut réduire le nombre d’expéditions dont elle a besoin. Cela conduit à une consommation de carburant moindre, moins d’émissions de carbone, moins d’emballages, et plus encore.

En gérant plus efficacement leurs fournisseurs et la qualité des produits, les distributeurs, détaillants et fabricants auront aussi moins de commandes retournées, des coûts de transport réduits et un impact environnemental minimisé, ce qui est aussi vrai grâce au passage de commandes et au numérique avec EDI.

Quels indicateurs clés de performance et repères sont vraiment importants pour mesurer la performance des achats?

Je couvris en fait les KPI dans un LIVRE ÉLECTRONIQUE J’ai écrit sur les métriques de distribution. Même si ça peut sembler être le LIVRE ÉLECTRONIQUE c’est simplement pour que les distributeurs, détaillants et fabricants puissent utiliser les mêmes indicateurs clés de performance pour mesurer leur performance en matière d’approvisionnement.

Voici quelques exemples d’indicateurs clés de performance (KPI) :

• Conformité des fournisseurs/évaluation de qualité.
• Délais de livraison pour les fournisseurs.
• Achats dans le budget et les délais.
• Taux de rupture de stock.
• Nombre et coût des commandes urgentes d’urgence.
• Précision des prévisions de la demande.
• Valeur moyenne d’achat.
• Et plus encore.

L’approvisionnement ne consiste pas seulement à économiser de l’argent, alors comment intégrer la gestion des risques, la conformité et la transparence dans le processus?

Les entreprises peuvent atténuer les préoccupations concernant les risques, la conformité et la transparence en mettant en place une solution unique comme Acumatica.

Alors, qu’est-ce que ça veut dire? Eh bien, avec Acumatica, les utilisateurs disposent des outils nécessaires pour automatiser et structurer leurs processus d’approvisionnement. Cela inclut :

• Automatisation de l’approvisionnement en paiement via l’IA avec l’apprentissage automatique.
• Gestion complète des fournisseurs (y compris la configuration des fournisseurs avec les valeurs par défaut par classe, l’importation des catalogues de produits des fournisseurs, et la mise en place des contacts et détails de facturation avec les fournisseurs).
• Automatisation des demandes qui permet aux entreprises d’automatiser la facturation des fournisseurs, permet la collecte numérique des soumissions et leur permet de convertir ces offres directement en dossiers et ordonnances de vente des fournisseurs.

Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg! Les capacités de gestion des stocks d’Acumatica englobent l’achat, les ventes, la production, le service, la comptabilité de projet, la construction et les applications financières en un seul endroit, de sorte que chaque étape du processus d’approvisionnement soit transparente et rationalisée — de la gestion de l’entrepôt, le réapprovisionnement et les retours, à la gestion de la qualité, l’automatisation avancée des comptes d’accès à la vente/poste, l’EDI, ainsi que les relations avec les fournisseurs GRC, et tout ce qui se trouve entre les deux.

De plus, les données et la documentation du système, y compris les données d’inventaire issues du scan de codes-barres, de l’IA et des prévisions statistiques, garantissent que les membres de l’équipe disposent de toutes les données nécessaires à la planification. Ils obtiendront des informations et de la transparence, tout en atténuant les risques grâce à un système complet axé sur les achats comme Acumatica.

Notre manuel de stratégie Mitigate Supply Chain Disruption explore en profondeur la gestion proactive des chaînes d’approvisionnement avec Acumatica pour toute personne souhaitant en savoir plus.

Comment les systèmes ERP et l’automatisation rationalisent-ils les achats?

C’est une autre excellente question et une excellente suite à la précédente! Rationaliser l’approvisionnement consiste à obtenir une visibilité sur les processus et à comprendre l’offre et la demande. Avec une solution ERP comme Acumatica, les entreprises de toutes tailles peuvent configurer leur processus d’approvisionnement afin d’automatiser les tâches manuelles et de voir où elles en sont dans le processus lui-même.

Ils disposent aussi des données nécessaires pour prendre des décisions d’affaires intelligentes. Un exemple précis est les données qu’ils reçoivent en se connectant à leurs systèmes d’opérateurs. Avec ces informations, ils peuvent évaluer quel transporteur utiliser en fonction du temps que chacun prend pour livrer les produits, s’ils sont sujets aux grèves du travail ou s’ils ont des problèmes d’expédition en général.

Heureusement, les utilisateurs d’Acumatica disposent d’options de transporteurs supérieures, comme 3G Pacejet Shipping (une entreprise du groupe Descartes Systems). Se connecter à ce logiciel d’expédition multi-transporteurs peut aider à réduire les coûts, améliorer la satisfaction de la clientèle et accroître l’efficacité opérationnelle.

De la visibilité et de la transparence totales à l’expédition assurée, les entreprises peuvent profiter d’un processus d’achat à paiement simplifié.

Pourquoi l’approvisionnement est-il stratégiquement crucial pour la réussite et la résilience des affaires?

Je pense que tout ce que nous avons discuté jusqu’à présent souligne pourquoi les processus stratégiques d’approvisionnement sont si importants, mais, en fin de compte, l’approvisionnement est essentiel pour les entreprises qui fabriquent ou vendent des produits. Les produits sont le cœur de ces entreprises, et si elles ne gèrent pas bien leurs chaînes d’approvisionnement et leurs achats (c’est-à-dire si elles n’ont pas de bonnes pratiques d’approvisionnement), il y a des conséquences négatives.

Une de ces conséquences négatives est que les coûts augmentent, et si les coûts augmentent, l’entreprise devient moins compétitive. Nous opérons actuellement sur un marché mondial avec de nombreuses entreprises qui s’approvisionnent à l’étranger, et nous savons qu’il existe des fournisseurs à faible coût. Donc, si les entreprises ne peuvent pas aligner leurs coûts, elles seront exclues du marché.

Ils ne veulent pas que cela arrive, et la seule façon de l’éviter est de mettre en place des processus d’approvisionnement stratégiques et rationalisés basés sur des technologies modernes.

Pour conclure : si vous deviez donner un conseil sur les meilleures pratiques en approvisionnement, lequel serait-ce?

Celle-ci est simple : faites de l’approvisionnement une priorité, ce qui signifie investir dans une plateforme d’affaires moderne qui consolide l’offre et la demande grâce à l’automatisation, simplifiant ainsi l’ensemble du processus d’achat à paiement.

Cela signifie aussi revoir régulièrement les stratégies d’approvisionnement afin d’assurer une amélioration constante. Une ou deux fois par année, les entreprises doivent se demander : « Notre processus d’approvisionnement est-il efficace, rentable et compétitif, et comprenons-nous tout ce que nous faisons? »

Si la réponse est « non » à l’une ou l’autre des questions, ou aux deux, ils doivent s’assurer de tirer pleinement parti de leur technologie. Acumatica peut aider pour ça.