Logiciel de gestion des comptes clients

Créez des modèles de contrats pour la facturation récurrente dans le processus de recouvrement des comptes clients, incluant les frais mensuels, les frais d'installation, les frais de renouvellement, les frais basés sur la consommation, les frais de dépassement et les frais minimums. Précisez les dates de début et de fin, les conditions de renouvellement, les échéanciers de facturation et les lignes de facturation. Liez les contrats à la gestion des dossiers et aux feuilles de temps des employés pour inclure les heures facturables. service à la clientèle heures facturées.

Associez des groupes de clients à différents comptes clients dans la comptabilité générale et modifiez les comptes clients par défaut lors de la saisie des documents. Acumatica assure le suivi des affectations comptables et applique les compensations et montants corrects lors du traitement des paiements, garantissant ainsi la cohérence du processus de gestion des comptes clients.

Émettez des factures et encaissez les paiements dans n'importe quelle devise. Gérez les soldes clients en devises étrangères et en devise de base. La conversion automatique des devises effectue des ajustements en temps réel en fonction des taux de change actuels, prend en charge la triangulation des devises lors du paiement et calcule les gains ou pertes réalisés et non réalisés sur les postes non soldés. Gérez plusieurs devises de base et établissez des rapports consolidés pour les sociétés ayant des devises de base différentes.

Gérez les certificats d'exonération fiscale, calculez automatiquement les taxes de vente et la TPS sur les factures standard et les factures prépayées, et établissez les déclarations fiscales. Modifiez les zones d'imposition par défaut des clients lors de la saisie des documents. Gérez plusieurs éléments de taxe par ligne de document, déduisez la taxe sur le prix si nécessaire et calculez la TPS sur la TVA.

Simplifiez les recouvrements grâce à des courriels automatisés avec des liens de paiement ou des codes QR pour les factures et partagez-les avec les clients pour un paiement rapide et pratique. Les paiements reçus mettent automatiquement à jour le solde de la facture en cours.

Appliquez automatiquement les limites de crédit lors de la saisie des commandes et de la facturation. Configurez les options pour bloquer le traitement des factures ou émettre des avertissements. Créez des lettres de relance pour les comptes en souffrance et joignez-y les documents et les frais associés ; personnalisez les messages et les pièces jointes pour faciliter la communication avec vos clients. Utilisez ces outils en complément du suivi du statut des paiements et augmentez temporairement les limites de crédit si nécessaire.

Appliquez des remboursements partiels ou totaux aux paiements, aux acomptes et aux avoirs. Faites le suivi et générez des rapports sur les soldes par client pour un rapprochement plus clair.

Assurez la cohérence des processus de paiement en appliquant automatiquement les paiements aux factures impayées les plus anciennes. Annulez facilement les paiements erronés ; les soldes touchés sont automatiquement rétablis.

Afficher un rapport d'ancienneté des comptes clients par projet plutôt que par client permet de réduire les délais de recouvrement (DSO) et d'améliorer l'efficacité du recouvrement.

Calculez automatiquement les commissions sur les ventes. Répartissez-les entre plusieurs vendeurs, associez-les à des lignes de facture spécifiques et versez-les à l'émission de la facture ou à la réception du paiement. Calculez les commissions mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

Calculez et appliquez automatiquement les frais en souffrance. Calculez les frais en souffrance en pourcentage ou en montant minimum des frais.  Radiez les frais en souffrance en tout ou en partie lors du traitement d’un remboursement client.

Passez en pertes et profits les soldes de petits documents en utilisant une limite maximale de radiation et une liste de clients admissibles afin d'assurer la cohérence des radiations avec la politique en vigueur.

Comptabilisez les produits et les charges au moment des paiements reçus ou effectués, et non au moment où les transactions sous-jacentes ont lieu.

Acumatica assure un suivi complet des transactions. Les enregistrements de transactions ne peuvent être ni supprimés ni annulés ; les erreurs sont corrigées par des écritures de régularisation documentées. Le système conserve l’identifiant de l’utilisateur qui a entré et modifié chaque enregistrement. Des notes et des pièces justificatives électroniques sont directement associées aux transactions, permettant ainsi aux équipes financières d’analyser l’activité des comptes clients et des flux de travail financiers associés, tels que les comptes fournisseurs.

Précisez les personnes et les rôles autorisés à consulter ou à modifier les renseignements et les soldes des comptes clients. Améliorez la précision en validant les dates des formulaires financiers, des processus et des projets, et rejetez celles qui ne correspondent pas à une période financière du calendrier principal.

Ravissez vos clients avec un accès en libre-service aux informations de compte, soldes et paiements Acumatica connexes pour des paiements de factures sécurisés.

Sécurisez vos paiements grâce à l'intégration conforme à la norme PCI DSS avec Authorize.Net. Les informations sensibles des cartes bancaires ne sont pas stockées dans la base de données ERP d'Acumatica ; le système transmet les données des cartes clients au centre de traitement par un canal chiffré.

Activer ou désactiver les terminaux de point de vente et accepter les paiements effectués à partir de ces terminaux. Suivre l'état des transactions et mettre à jour les paiements effectués par terminal dans le système, renvoyer les transactions au terminal, autoriser et annuler les transactions, et effectuer des remboursements totaux ou partiels selon les besoins.

Améliorez votre rentabilité en transmettant les données de niveau 3 afin de réduire les frais d'interchange. Lors d'une transaction, la passerelle de paiement vérifie la carte utilisée et envoie les données par défaut au réseau de cartes. Le commerçant transmet ensuite les données correctes des documents sur lesquels les paiements sont effectués.

Améliorez la conformité et la précision des données grâce à la détection d'anomalies par apprentissage automatique, ce qui permet d'identifier les irrégularités. Isolez rapidement les enregistrements qui s'écartent des modèles de données normaux, comme les exceptions dans les marges des commandes.