Groupe EOS

Déterminé à cartographier correctement leurs exigences et objectifs ERP, EOS a travaillé avec un consultant externe pendant plus d’un an pour évaluer le flux de travail existant de l’entreprise et définir un plan plus efficace.

EOS considérait à la fois un produit logiciel développé en Équateur ainsi que Microsoft Dynamics GP. Le produit local a été nixed, en partie, parce qu’il n’a pas une bonne piste de vérification. Robert Bolte, associé d’Acumatica de New Day Technology, a informé Schotel de ses propres préoccupations concernant la technologie propriétaire et vieillissante de Microsoft et lui a suggéré d’envisager un nouveau système ERP dont NDT entendait beaucoup parler : Acumatica.

Schotel a pu voir comment la plate-forme moderne d’Acumatica faciliterait les personnalisations et comment il serait possible d’adapter le produit aux besoins spécialisés d’EOS et à ses exigences fiscales locales. Il aimait aussi l’idée de travailler avec une entreprise plus petite et plus réactive pour le faire.

Le temps de préparation pour les rapports de fin de mois a été réduit de plus de la moitié

Avant Acumatica, la direction dépendait du service financier pour les informations de clôture mensuelles préparées manuellement dans Excel - cela pouvait prendre jusqu’à un mois ou plus après la fin du mois. Avec le logiciel Acumatica Cloud ERP, les informations financières actuelles sont toujours disponibles en ligne, ce qui permet une meilleure prise de décision. Les informations de clôture mensuelles sont maintenant prêtes le jour 10 du mois suivant.

Les transactions requises pour la facturation des fournisseurs ont été réduites de 50 %

Avant Acumatica, le traitement d’une facture fournisseur nécessitait deux transactions (premièrement, pour enregistrer la facture et deuxièmement, pour sélectionner manuellement puis calculer la retenue à la source à appliquer à la facture, conformément à la réglementation fiscale locale). Étant donné qu’EOS traitait près de 90 factures par jour, cela signifiait que près de 200 transactions étaient nécessaires.

Acumatica permet à EOS de configurer un code de retenue à la source pour chaque fournisseur, donc lorsque l’utilisateur AP sélectionne la facture du fournisseur, le pourcentage de retenue d’impôt est sélectionné automatiquement, puis calculé et publié dans une seule transaction. Il en résulte non seulement d’énormes économies de temps, mais aussi une réduction des erreurs potentielles.

Le délai de déclaration complexe est passé de 20 jours à 1

Les prescriptions fiscales locales spécifiques de l’Équateur exigent qu’un rapport spécialisé soit soumis mensuellement aux autorités. Ce rapport complexe a été préparé manuellement par le Service de la comptabilité et pourrait prendre jusqu’à 20 jours pour compléter et valider l’information. Maintenant, avec Acumatica, le rapport est préparé en un seul clic et nécessite environ une journée pour la validation.

Tranquillité d’esprit

Pour EOS, l’avantage le plus important de l’achat d’Acumatica est une tranquillité d’esprit intangible. Schotel explique: « Lorsque vous avez un ERP, vous voulez un système qui est bon pour les 15-20 prochaines années, un système qui va grandir avec vous. Vous voulez un ERP qui est un partenaire solide et vous aide à imaginer ce que vous pouvez faire d’autre pour donner une valeur ajoutée à vos clients. Si nous poursuivons le partenariat que nous avons avec Acumatica, nous serons en mesure de le faire.