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Abandonné par NetSuite
Fondée en 2015, cbdMD, Inc. (NYSE American : YCBD) est rapidement devenue l’une des principales marques de cannabidiol dérivé du chanvre (CBD) avec une gamme complète de produits CBD sans THC fabriqués aux États-Unis ainsi que de produits Full Spectrum et Delta 9 THC. La marque cbdMD comprend des teintures CBD haut de gamme de haute qualité, des gélifiés, des topiques, des capsules, des somnifères, etc. La marque pawCBD de la société comprend des teintures pour animaux de compagnie formulées, des mastications et des topiques de différentes forces.
La société basée à Charlotte, en Caroline du Nord, est devenue cotée en bourse à la fin de 2017 et vend ses produits de consommation et ses produits pour animaux de compagnie en ligne et dans des milliers de points de vente au détail, y compris GNC, les épiceries Wegmans dans le Nord-Est et dans 32 pays.
L’utilisation des produits à base de CBD augmente rapidement à mesure que de plus en plus d’États légalisent sa vente et que de plus en plus de produits sont disponibles sous des formes faciles à prendre telles que les produits comestibles. Pour divulguer avec précision les ingrédients cannabinoïdes dans ses produits, CbdMD utilise des processus de fabrication de qualité, teste la pureté et la puissance de ses ingrédients et produits, et adhère aux mandats de conformité et aux exigences de l’étiquette, qui permettent tous à cbdMD de maintenir le plus haut niveau de certification cGMP tiers indépendant par NSF.
En tant que startup, cbdMD a été lancé sur QuickBooks, mais les dirigeants ont rapidement réalisé qu’ils avaient besoin d’une solution ERP, avec une gestion de la qualité et des processus et une conforme à SOX. Fonctionnant très allégé et se développant rapidement, l’ancienne équipe avait une certaine familiarité avec NetSuite, alors ils ont décidé d’aller de l’avant avec une implémentation NetSuite.
Quelques mois seulement après la mise en œuvre de NetSuite en 2021, cbdMD a cependant été avisé que le nouveau propriétaire de NetSuite, Oracle, n’allait pas soutenir l’industrie du cannabis et que cbdMD n’avait qu’un an pour trouver un nouvel ERP.
Oracle-NetSuite tire la prise
Cette nouvelle était troublante, d’autant plus que l’ensemble de la mise en œuvre de NetSuite a été retardé d’un an en raison de Covid-19, déclare Casey Lassiter, responsable ERP pour cbdMD. Bien que trouver un nouvel ERP et le mettre en œuvre seraient difficiles en si peu de temps, cela a permis à cbdMD de résoudre plusieurs problèmes qu’il avait en impléditant puis en exécutant Oracle NetSuite.
La mise en œuvre de cbdMD NetSuite a été difficile, ce qui était principalement dû à différents styles de communication et à une mauvaise communication, car toute l’équipe de mise en œuvre de NetSuite était située au large, explique Lassiter. Puis, au cours des six premiers mois d’utilisation, l’équipe cbdMD a appris que l’ERP ne fournissait pas plusieurs des gains d’efficacité qu’elle espérait réaliser, ni les données détaillées souhaitées par les dirigeants.
Les dirigeants de l’entreprise ont eu du mal à plonger profondément dans les informations sur les clients et à découvrir les tendances, et le téléchargement de données à partir de NetSuite a été difficile et « a pris un temps considérable ». Il était difficile d’extraire des données en temps opportun, dit Lassiter. L’ERP était un porc de ressources car certaines opérations devaient transférer des données entre plusieurs systèmes cloisonnés une application à la fois, ce qui ralentissait la récupération des données et causait beaucoup de frustration.
« Chaque élément de données nécessitait la main d’un développeur », explique Lassiter. « Nous devions avoir un développeur au personnel qui connaissait SuiteScript, la version NetSuite de Java. »
Les retards dans les données de l’entrepôt ont ralenti les expéditions
« Nous avons eu beaucoup de défis avec nos capacités de ramassage, d’emballage et d’expédition. C’était assez lent, et les jours chargés, les gens devaient s’asseoir et attendre que les scanners RF se mettent à jour. Il y a eu de nombreux jours où le temps a été perdu à attendre que le système traite 30 commandes afin que les sélecteurs puissent passer à l’étape suivante. Nous avons reçu beaucoup de plaintes de l’entrepôt », dit Lassiter.
NetSuite n’avait pas d’application de dépenses qui répondait à leurs exigences, alors cbdMD a ajouté Expensify. L’équipe de vente a utilisé Salesforce, que l’entreprise avait mis en œuvre lorsqu’elle a utilisé QuickBooks. Avec les systèmes cloisonnés, il était difficile d’obtenir une image complète de ses clients et de comprendre adéquatement la rentabilité du projet et les coûts des travailleurs.
CbdMD a suivi la qualité et la traçabilité des matériaux à l’aide d’un système manuel qui stockait des informations critiques sur un disque dur autonome. Cela a compliqué et parfois retardé le processus de fabrication lorsque les documents appropriés devaient être imprimés et livrés en main propre à l’atelier de fabrication pour chaque lot ou lorsque les documents ont disparu.
