Eastman Music Company

Acumatica Affordability, facilité d’utilisation et API ouvertes

Il a d’abord considéré Sage X3 comme une mise à niveau possible. « Mais il y avait certaines choses avec Sage en particulier qui ont laissé un mauvais goût dans ma bouche avec la façon dont ils géraient certains des problèmes informatiques que nous avions », dit-il. Il estimait qu’ils n’avaient pas l’intention de soutenir l’entreprise.

Torres a également examiné Epicor, SAP, Microsoft Dynamics et Oracle NetSuite, réduisant sa liste à Acumatica et Microsoft Dynamics. Ils ont choisi Acumatica en raison de son modèle de tarification unique basé sur l’utilisation et de sa plate-forme étroitement intégrée.

Il a également apprécié le fait qu’Acumatica Manufacturing Edition se connecte facilement à d’autres applications et que l’entreprise se concentre sur les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d’une plateforme ERP abordable et facilement configurable. Torres savait que le fait d’avoir une structure API ouverte permettrait à BACKUN, sa société canadienne d’accessoires pour clarinettes, bois et cuivres, de se connecter à Shopify. « L’intégration de Shopify était une préoccupation clé de la seule entreprise d’Eastman qui utilise vraiment Shopify, et c’était la seule entreprise à utiliser Global Shop System comme ERP, et nous savions que nous voulions une intégration à long terme de toutes nos entreprises », explique Torres.

Acumatica permet également aux clients de configurer plusieurs locataires et d’utiliser plusieurs devises et plusieurs langues. La fonctionnalité de transfert intersociétés du logiciel permet à toutes les entreprises d’Eastman de mener leurs activités de manière transparente sur une seule plate-forme. Ceci est utile car la société est gérée par une équipe de comptabilité centrale qui gère les finances des 14 entités.

Dans Sage 100, toutes les entités avaient des bases de données distinctes, ce qui rendait difficile et fastidieuse la connexion et la sortie des systèmes pour effectuer des transferts intersociétés et des transactions financières correspondantes.

Mise en œuvre

Eastman Music Company a d’abord déployé Acumatica à son siège social de distribution, S.E. Shires & Co., et Haynes en raison de la structure de services partagés de ses départements de vente et de service à la clientèle, qui travaillent avec un réseau de détaillants qui font affaire avec les districts scolaires et les collèges.

Le partenaire d’Acumatica, Integrated System Solutions, basé à Orange, en Californie, a aidé Eastman Music à déployer Acumatica. Au fur et à mesure que les trois premiers sites ont été mis en œuvre, Eastman a fait une acquisition, puis elle a déplacé quatre autres sociétés à Acumatica. Les quatre autres emplacements ont été mis en œuvre et achevés avant la fin de l’année. Malgré la complexité et la nature mondiale du déploiement, la mise en œuvre de 14 entreprises a été achevée en environ deux ans.

Gardez à l’esprit, Torres dit, "Eastman a grandi à des taux ridicules au cours de la même période. Je me sentais un peu comme Forrest Gump. Nous essayions juste de tout faire, et puis tout d’un coup, les nuages se sont séparés, et tout s’est magnifiquement réuni.

De nombreuses entreprises de l’industrie de la musique ont souffert de la pandémie et des problèmes de chaîne d’approvisionnement, mais Eastman a prospéré. « Une grande partie de la croissance est venue de notre gain de parts de marché, mais je suis sûr que nous n’aurions jamais été en mesure de fonctionner et d’atteindre ces résultats avec Sage », dit Torres.

« L’un de nos employés a décrit être allé de Sage à Acumatica comme passer d’une voiture de banlieue à une Ferrari », ajoute-t-il. « Tout d’un coup, c’était comme « Holy Cow, quelque chose d’aussi simple que l’attribution d’un ordre dans Acumatica a remplacé tant de solutions de contournement manuelles dans Sage. »

Facile à déployer

La plate-forme intuitive et facile à utiliser d’Acumatica l’a rendu facile à déployer sur d’autres sites et à créer rapidement de nouvelles entités, explique Torres. En fait, ajoute-t-il, il fait tout lui-même.

« Pour souligner la fluidité de l’ajout d’une autre entreprise, avec l’acquisition de Malletech, c’était littéralement le jour où l’annonce publique a été faite, et cet après-midi-là, j’ai vu la première facture de Malletech passer par Acumatica et qu’elle a expédiée », explique Torres. « C’était incroyable qu’il n’y ait littéralement pas eu de décalage dans les affaires. C’était transparent pour nous, mais plus important encore, c’était transparent pour et de nos clients.

Il attribue aux scénarios d’importation d’Acumatica et aux processus précédemment créés, tous deux reproductibles, pour les aider à ajouter des entreprises si rapidement. Tout ce qu’il avait à faire était d’ajouter des fournisseurs et des clients qui différaient des autres entreprises. Le service de la comptabilité a ajouté des enregistrements AP et AR et les a équilibrés avec les anciens systèmes. « Cela devient en fait plus facile à chaque fois parce que nous pouvons modifier les choses et apprendre des temps d’avant », dit Torres.

Plateforme flexible et personnalisée

Eastman Music dispose désormais d’une plate-forme ERP de fabrication flexible que les dirigeants peuvent facilement personnaliser à la façon dont ils font des affaires sans avoir à être des développeurs de logiciels. Acumatica offre des moyens substantiels de configurer la plate-forme avec l’automatisation des processus, des capacités de recherche intuitives et des options de personnalisation non techniques.

Les dirigeants ont rationalisé et automatisé les processus financiers, de vente et de fabrication tout en éliminant de nombreuses opérations manuelles, ce qui permet aux employés d’économiser d’innombrables heures grâce à une productivité améliorée. Les employés adaptent les tableaux de bord avec des KPI qui sont essentiels à leurs rôles et peuvent explorer des données, telles que des bons de commande, des factures ou des factures de matériaux pour recueillir les informations dont ils ont besoin.

Avec une visibilité totale sur ses 14 opérations mondiales, les dirigeants d’Eastman Music disposent de meilleures données, que les dirigeants utilisent pour prendre des décisions stratégiques et gérer l’entreprise plus efficacement. Le fait d’avoir la même plate-forme de fabrication sur chaque site a rendu les opérations à chaque emplacement plus efficaces, ce qui a aidé les employés à être plus productifs. Avec un entrepôt et une expédition rationalisés, les commandes sont exécutées plus rapidement, ce qui a augmenté la satisfaction et la fidélité des clients.

« Je peux maintenant gérer nos opérations mondiales 24 heures sur 24 », explique Torres, ajoutant qu’il peut accéder à des informations en temps réel de n’importe où dans le monde.

« La quantité de données et le type de données dont nous disposons actuellement sont beaucoup plus percutants et utiles, et nous permettent de prendre de meilleures décisions », explique Jay Schreiber, directeur des ventes. « Nous sommes beaucoup plus efficaces dans le suivi des commandes, les devis et la recherche d’inventaire. Les informations sont mises à jour en temps réel, ce qui nous permet de transmettre ces informations à nos clients de manière beaucoup plus efficace et en temps opportun.

« Nous avons entendu de nombreux clients dire qu’Eastman est leur fournisseur le plus fiable, fournissant des informations opportunes et précises pour le délai de livraison estimé et la disponibilité des stocks, entre autres choses, ce qui signifie vraiment beaucoup pour nos clients », ajoute-t-il.

La transformation de Wm. S. Haynes

Fabricant de flûtes Wm. S. Haynes Co, basée à Boston, MA, a été la première entreprise Ni achetée, et a été parmi les premières à déployer Acumatica. Sa transformation opérationnelle est un brillant exemple des profonds changements qui se sont produits dans l’ensemble de l’entreprise mondiale lors du déménagement à Acumatica.

Acumatica Manufacturing fournit des détails et des données que Wm. S. Haynes Co n’avait pas avant, dit Elizabeth Horowitz, assistante des opérations.

« Le rapport sur les matériaux critiques me permet de voir ce qui manque et ce que nous n’avons pas dans le bon entrepôt », dit-elle. « MRP nous montre quelles pièces doivent être commandées et quelles pièces doivent être fabriquées.  Les points de réapprovisionnement d’Acumatica nous indiquent exactement quand nous devons passer une commande pour un article particulier. Maintenant, je peux voir une prévision de quand cela va se produire et quand les dates de réception des stocks prévues peuvent compromettre les dates de production. Cela nous a aidés à attraper deux ou trois choses qui, avant que nous ne manquions complètement.

Elle aime pouvoir voir la nomenclature (BOM) et le travail en temps réel en cours tout au long du processus de production. Elle sélectionne simplement la nomenclature, crée un ordre de production, puis le libère.  Acumatica tire les matériaux et les quantités corrects. « C’est juste simple par rapport à ce à quoi j’étais habituée dans Sage, qui était encombrante et très réactive », dit-elle. « Vous pouvez apporter des modifications à la volée si nécessaire. Maintenant, nous pouvons réellement voir ce qui est en production.

Plutôt que de regarder un tableau blanc ou d’attendre que l’équipe de production fournisse une mise à jour de l’état, elle regarde simplement dans Acumatica et peut voir si une commande a été bloquée dans la production ou en attente d’une expédition de l’un des nombreux métaux de matières premières spéciales qu’ils utilisent.

« Nous n’avions pas cette visibilité auparavant », dit Horowitz.

Récupération des coûts de la ferraille

Horowitz a gagné beaucoup de temps en utilisant les processus automatisés d’Acumatica. Par exemple, explique-t-elle, leurs flûtes sont faites d’argent, d’or et parfois de platine. Une fois qu’un instrument est fabriqué, le processus de fabrication génère des déchets qu’ils collectent et vendent pour récupérer une partie de leur investissement matériel.

« Auparavant, je produisais les articles. Ensuite, je prenais le poids des pièces, je fabriquais les pièces, puis je prenais le poids de la ferraille », dit-elle. « Enfin, je le convertirais en un code d’élément de rebut. »

Parce que le processus était manuel et prenait de nombreuses étapes, elle oubliait parfois de faire l’ajustement de la ferraille. En utilisant le processus de sous-produit dans Acumatica, elle l’ajoute simplement à la nomenclature comme dernière étape et libère les matériaux. « Je peux ajuster la quantité ou le prix, et je peux demander à l’ordre de fabrication de créer la transaction de rebut pour moi dans le cadre du processus de production », dit-elle. « L’automatisation des ajustements de la ferraille change la donne pour moi. »

Apporter des modifications importantes

Horowitz dit que la fonctionnalité de version d’Acumatica a éliminé le temps qu’elle a passé auparavant à taper des modifications et à mettre à jour des listes de matériaux. « Nos flûtes ont différentes options, comme des touches de pouce variables », dit-elle, en donnant un exemple. Bien que les touches du pouce coûtent le même prix, si elles sont à court d’un et ont besoin de remplacer l’autre, elle le change simplement sur la nomenclature existante en une seule étape plutôt que de retyper les informations.

Amélioration de l’entrepôt et de la distribution

Eastman Music a un modèle de distribution complexe. Aux États-Unis, de nombreuses marchandises circulent dans le centre de distribution de la Californie. Cet endroit reçoit des envois de l’étranger et assemble des commandes pour ses concessionnaires. Elle reçoit également des marchandises d’entreprises manufacturières nationales, dont certaines fabriquent des pièces utilisées par ses autres entités. Chaque fabricant reçoit également des expéditions à l’étranger et gère ses propres efforts de distribution tels que les livraisons directes aux consommateurs.

Acumatica a amélioré l’efficacité de la distribution, de l’entreposage et de l’expédition dans l’ensemble de l’organisation.

Grâce à la fonctionnalité de gestion d’entrepôt d’Acumatica, les installations de distribution d’Eastman Music ont affiné ses priorités de sélection, ce qui a permis aux employés de gagner du temps tout en rendant l’équipe plus efficace. « Le système indique aux gens de l’entrepôt où aller en fonction de la priorité de sélection, plutôt que les gens choisissent où aller », explique Torres.

Le système flexible peut verrouiller les envois ou les articles nécessitant des contrôles de qualité, ce qui permet à l’entreprise de mieux gérer ses stocks. « Une grande partie des fonctionnalités du système de gestion d’entrepôt aide mon service client à savoir spécifiquement où se trouve un produit et à savoir à quelle étape du processus d’allocation il se trouve avec le stock disponible. »

Les articles qui sont prêts à être remplis sont expédiés plus rapidement, explique Schreiber. Auparavant, le service à la clientèle informait les clients que les commandes seraient expédiées dans un temps de 10 à 14 jours, car les commandes restaient généralement de 2 à 3 jours ou plus avant d’être expédiées. Maintenant, ces types de produits sont expédiés le jour même ou le lendemain au plus tard », dit-il.

« Nous avons encore des produits qui nécessitent des étapes de contrôle de la qualité supplémentaires, mais pour les produits qui sont prêts à être expédiés, cela a vraiment réduit le temps qu’ils passent à rester les bras croisés dans notre entrepôt. Maintenant, ils peuvent très clairement identifier un article qui est en stock, et il peut être expédié cet après-midi. Ils sont capables de tout voir dans Acumatica sans avoir à courir à l’entrepôt pour comprendre les choses.

Expéditions de conteneurs simplifiées

Acumatica a simplifié la réception des conteneurs à l’étranger, réduisant les délais d’exécution de deux semaines à moins de deux jours. « Sur les produits de niveau étudiant, nous avons maintenant un délai d’exécution de 2 jours sur environ 80% d’un conteneur, car nous avons pu configurer des systèmes dans Acumatica révélant ce qui se trouve sur un reçu de bon de commande et à qui les commandes sont destinées », explique Schreiber.

Le service client alloue les articles rapidement car Eastman a rationalisé le processus dans Acumatica et l’entrepôt peut commencer à emballer les articles et à les expédier.

Amélioration des prévisions des ventes

Maintenant que Schreiber a accès aux données de vente historiques, aux projections de ventes et à la façon dont l’équipe de vente se porte contre ses objectifs, il est en mesure de mettre à jour les rapports de ventes en moins de deux jours plutôt que deux semaines, cela a pris auparavant. « C’est un changement assez spectaculaire et cela m’a libéré beaucoup de temps pour me concentrer sur d’autres choses qui contribuent à l’entreprise autres que de simplement croquer des chiffres. »

Par exemple, dit-il, plutôt que de fixer des prévisions de ventes « sur ce que nous aimerions pouvoir vendre, nous faisons des prévisions sur ce que nous pouvons réellement faire et vendre ».  L’accès aux données de production en temps réel lui a permis de mieux prévoir les SKU de l’entreprise qu’Eastman vend à son plus grand client sur une base mobile de 12 mois. La tâche était auparavant manuelle et « de deviner de haut en bas tout au long de la chaîne d’approvisionnement et n’a tout simplement pas bien fonctionné », dit-il.

« Avec Acumatica, le processus de prévision s’est vraiment aplani et nous avons eu une amélioration spectaculaire de la livraison à temps avec notre principal client, ce qui se répercute évidemment sur le fait d’être également meilleur pour approvisionner tous nos clients en temps opportun. »

Rapports DYI

Avec les outils faciles à utiliser et intuitifs d’Acumatica, Schreiber et d’autres créent eux-mêmes un certain nombre de rapports et de tableaux de bord personnalisés. « Si je voulais mettre à jour le rapport précédemment, je devais payer pour que quelqu’un fasse le travail », dit Schreiber, ajoutant qu’il choisissait souvent de vivre avec ce qu’il avait et de faire sans.

« Être capable de créer les enquêtes génériques et de contrôler les données par nous-mêmes était énorme », ajoute Torres. « Une fois que nous nous sommes sentis à l’aise de faire nos propres rapports, cela a été un énorme tournant pour nous. »

« Maintenant, sans avoir à apprendre le codage pour utiliser Power BI, nous sommes en mesure de simplement extraire tellement de données d’Acumatica nous-mêmes que nous n’avons jamais pu le faire auparavant parce que nous avons dû payer un autre consultant pour le faire », dit-il. Pour ajouter un champ à un rapport, il le fait simplement lui-même en quelques minutes.

Croissance continue

Il ne fait aucun doute qu’Eastman Music Company continuera de croître grâce à des acquisitions, et l’ajout de sociétés supplémentaires, peu importe où elles se trouvent dans le monde, sera beaucoup plus facile avec la plate-forme d’Acumatica.

Avec Acumatica déployé dans toute la société mondiale, Torres et d’autres apprennent quels autres gains d’efficacité la plate-forme peut les aider à atteindre.

« Nous ne faisons qu’effleurer la surface avec la façon dont nous pouvons utiliser Acumatica pour continuer à améliorer et à réingénier nos processus d’affaires », dit-il. « Nous avons déjà fait des choses assez cool avec Acumatica compte tenu des ressources dont nous disposons et de la complexité de nos entreprises. »