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Smith a dirigé l’équipe qui cherchait une plate-forme financière pour la croissance, en comparant quatre ou cinq systèmes ERP. « Nous voulions quelque chose dans le nuage et nous savions que cela coûterait trop cher d’amener Sage au point où il devait être », dit-il. « Il ne servait à rien de rester sur un vieux système archaïque. »

Il a réduit sa liste à Acumatica et Oracle NetSuite, en choisissant Acumatica en raison de sa structure de prix et de ses fonctionnalités de mobilité, ce qui permet à l’équipe de vente de visualiser l’inventaire sur un site client à partir de leurs smartphones. Il a également aimé l’API ouverte d’Acumatica, la plate-forme cloud flexible.

Et « parce que je sentais que nous obtiendrions une meilleure attention d’Acumatica et j’avais beaucoup de confiance dans (le partenaire de mise en œuvre d’Acumatica) Blytheco, qui a recommandé Acumatica », explique Smith, ajoutant que Blytheco était déjà le partenaire technologique de longue date de l’entreprise.

Nouvelle gestion, nouveaux processus, nouveau système

La nouvelle direction a décidé de mettre en œuvre Acumatica le plus rapidement possible pour que tout le monde a achemine dans la même direction. Ils savent qu’il a été difficile pour les employés de faire face à une nouvelle équipe de direction, un déménagement majeur, de nouvelles façons de faire les choses et un nouveau système technologique en même temps.

Alors qu’Acumatica elle-même n’a pas eu besoin d’un investissement supplémentaire dans la technologie, AFF| a investi dans plus de 20 points d’accès sans fil pour l’entrepôt des scanners de codes à barres, un investissement nécessaire, dit M. Smith.

« Nous exploitions l’entreprise depuis six mois lorsque nous avons décidé de déménager à Acumatica, puis nous avons été mis en ligne relativement rapidement », explique Smith. « Nous avons pris la décision d’aller à la vitesse du jeu plutôt que de retarder le Go Live alors que l’équipe s’adaptait à la nouvelle technologie.  Une fois que nous avons tout allumé et que nous nous sommes arrêtés.

La direction savait qu’elle demandait aux employés de boire dans un tuyau d’incendie en demandant à tout le monde d’utiliser un système de codes à barres alors qu’un seul des 45 employés en avait utilisé un auparavant. « C’était très difficile », dit Smith.

Mais c’était un risque qu’ils étaient prêts à prendre, et un investissement que l’entreprise devait faire dans l’équipe, sachant à quel point il serait plus facile pour l’entreprise de doubler la production tout en facilitant les processus et les tâches. « Il est difficile d’amener les gens à changer ce qu’ils font », dit M. Smith. « Nous avons dû changer tous les processus dans le bâtiment. »

Par exemple, les employés ont appris à fermer un emploi avant qu’il ne se rende à l’entrepôt, et qu’ils ne pouvaient pas simplement jeter quelque chose sur un camion sans en tenir compte. « C’est douloureux de changer quand on fait les choses de la même façon depuis longtemps », dit Leinster.

L’accès à l’information permet à AFF de doubler

Avec Acumatica, tout le monde chez AFF| a accès à des renseignements exacts, ce qui les aide à prendre des décisions éclairées et à être plus efficaces. La société a également acquis une plate-forme de croissance.

« De nouveaux processus sont en place, nous avons considérablement réduit la quantité de papier utilisée et les heures nécessaires pour le traiter. Nous avions des rames de papier et des personnes qui traitaient du papier », explique Anita Easler, responsable de l’exécution de la clientèle. « Nous voulons que notre entreprise soit aussi sans papier que possible, et nous ne pouvions pas le faire avec Sage ou les processus que nous avions. Maintenant que nous sommes dans le cloud, nous pouvons utiliser un téléphone ou un iPad pour accéder aux informations.

De plus, la mise en œuvre de la planification des MRP ou des exigences matérielles « a changé la donne », déclare Cory Childers, directeur de la production. « Nous n’avons jamais eu ça. Nous ne savions pas ce qui était sur commande ou quoi faire jusqu’à ce que nous avons examiné la commande. Maintenant, l’ordinateur nous dit quoi faire et quand le faire.

Quand AFF| le groupe attrape une erreur, ce n’est pas parce qu’ils l’ont juste manquée ou parce que quelqu’un a perdu un morceau de papier. Ils peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin dans Acumatica.

Fabrication, livraisons plus efficaces

AFF| a deux principaux secteurs de fabrication. On a besoin d’un système de collecte de données d’atelier (SFDC), qui AFF| est actuellement en cours de mise en œuvre.  L’autre zone de fabrication est passée d’être en retard avec tout à être à l’heure avec presque toutes les commandes, ce qui signifie que les camions sortent à l’heure.

« Auparavant, les gens devaient attendre pour obtenir le produit et attendre pour charger des camions », dit M. Smith. « Maintenant, nous n’avons pas ce problème. Tout est fait pour stocker et tout est prêt. Nous devions généralement attendre que la production coupe des centaines de morceaux de mousse pour remplir notre camion en Floride lundi matin, et cette semaine, nous n’avions qu’à attendre qu’ils en coupent deux.

« Pour nous, la puissance du système Acumatica réside dans la collecte de données WMS et en atelier, la gestion des stocks et la capacité de livrer à un client et de bien faire les choses », ajoute Leinster. « En ce moment, nous tirons tout, puis nous le mettons en scène avant de le mettre sur un camion. » Cependant, il a admis que « nous manquons encore parfois quelque chose ». Cela n’a pas découragé l’équipe, mais l’a plutôt inspirée à continuer de s’améliorer. « Nous voulons arriver à un point où nous scannons tout ce qui va dans un camion et scannons tout ce qui sort d’un camion », dit Smith. « Ainsi, lorsqu’un client dit : « Il manque quelque chose, nous pouvons rapidement diagnostiquer ce qui s’est passé. »

L’objectif de l’équipe est de plus que tripler le nombre de camions sortants quotidiens qu’avant Acumatica. Avec Acumatica, ils seront bientôt en mesure de le faire.  AFF| a réduit ses situations de rupture de stock et reçoit maintenant des informations précises sur ce dont il a besoin pour commander et quand livrer les commandes à temps.

L’équipe de vente a un accès en temps réel aux niveaux d’inventaire et aux heures d’expédition sur la route, quelque chose qu’ils n’ont jamais eu. « Avant, ils devaient appeler et quelqu’un devait courir à l’entrepôt et regarder les stocks », dit Leinster. Les vendeurs peuvent également voir quel inventaire peut être réservé à un client différent, réduisant ainsi l’inventaire de réservation double et la déception des clients, erreurs qu’ils ont rencontrés précédemment.

« Acumatica étant basé sur le cloud était un énorme argument de vente; maintenant, nous pouvons examiner les informations en temps réel sur nos téléphones », dit-il.

Tirer parti de l’information pour une croissance rapide

AFF| est en train de mettre en œuvre la collecte de données en atelier d’Acumatica, qui lui donnera un système vraiment en direct plutôt que de fonctionner en partie sur un système de traitement par lots. Smith et son équipe se tournent également vers les partenaires ISV d’Acumatica pour des applications supplémentaires qui aideront AFF| deviennent encore plus efficaces. « Il n’y a qu’une seule façon d’accroître nos marges et c’est d’être plus efficace », dit M. Smith. « Nous devons contrôler les déchets et comprendre ce qui se passe dans le secteur de la fabrication. »

AFF| a dû apporter ces changements pour faire croître l’entreprise, dit-il. « Nous avons dit à tout le monde que ça allait être l’enfer pendant trois mois parce que tout changeait. À mi-chemin, les gens se demandaient pourquoi nous avions pris cette décision, mais maintenant tout le monde serait d’accord pour dire que nous devions le faire », dit Smith. « C’était quelque chose qui était nécessaire, et nous nous sentons beaucoup mieux. Nous avons encore beaucoup à apprendre, mais personne ne peut imaginer revenir à l’ancienne façon de faire.

« Avec ce système, nous pouvons doubler la taille de l’entreprise sans doubler l’espace et les gens parce que nous avons le pouvoir dans l’information », ajoute Leinster. « Nous pouvons travailler plus logiquement et économiser des millions de dollars en main-d’œuvre en n’ayant pas à doubler la taille du personnel. »