Fondation Cesar Chavez

Après avoir évalué NetSuite, Intacct et Acumatica, Timmermans a choisi Acumatica. « Unique à Acumatica était que d’autres ont basé leur prix sur le nombre d’utilisateurs et le nombre d’entités, ce qui dans notre cas était compliqué à structurer », dit-il. « En ayant un nombre illimité d’utilisateurs et en ne facturant pas de frais supplémentaires pour cela, Acumatica nous permet de faire connaître les informations aux utilisateurs individuels au niveau opérationnel. » Le modèle de licence d’utilisateur illimité d’Acumatica était important car la Fondation Chavez compte quelque 75 entités hébergées dans trois entités principales, et Timmermans prévoit d’étendre certains droits d’accès à Acumatica à des auditeurs externes.

« La plupart des systèmes comptables ont une certaine base d’utilisateurs et ne poussent pas d’accès supplémentaire », dit-il. « Nous avons 10 utilisateurs qui utilisent Acumatica maintenant, et lorsque nous pousserons cela à nos divisions d’éducation et de radio, bientôt nous aurons 50 utilisateurs rapidement. S’il fallait fixer le prix de tous ces utilisateurs, ce serait prohibitif.

La Fondation Chavez a mis en œuvre Acumatica SaaS (Software as a Service) pour éviter d’acheter du nouveau matériel informatique, ce qui est important car son équipe de support informatique se compose d’une seule personne dédiée.

Sous-comptes, clés d’entités multiples pour les organisations à but non lucratif

Timmermans a également aimé la plate-forme ouverte d’Acumatica, qui offre une compatibilité à but non lucratif, sa capacité à gérer différentes entités et structure de sous-compte ainsi que la flexibilité du processus des comptes fournisseurs d’Acumatica.

« Nous avons une masse salariale assez compliquée par entité, par emplacement et par emploi, donc nous avons tout un groupe d’activités de paie différentes », dit-il. La Fondation Chavez tire également ses informations de paie de deux systèmes non connectés: l’un qui gère les RH, et l’autre, TimeForce, installé l’année dernière. « Auparavant, il nous fallait quatre jours pour faire la paie », dit-il. « Maintenant, cela prend un peu plus d’une journée à cause de nos processus, mais une fois que nous sommes un peu plus polis, idéalement, nous pouvons le faire en une journée ou une demi-journée. »

Après avoir terminé le gros du travail d’importation de données historiques, la mise en œuvre s’est déroulée sans heurts, dit Timmermans.

Gagner du temps grâce à l’automatisation

Acumatica a rendu la Fondation Chavez beaucoup plus efficace, leur permettant de passer moins de temps sur ce qui était auparavant des tâches de comptabilité manuelle fastidieuse. « Nous venons de terminer nos premiers relevés trimestriels qui nous prenaient cinq jours parce que tout était manuel », dit Timmermans. « Une fois que nous aurons terminé quelques-uns de plus, nous devrions réduire cela à une journée », ajoute-t-il.

Il a hâte d’en savoir plus sur les tableaux de bord d’Acumatica et d’armer son équipe de meilleures informations pour gérer leurs unités commerciales. « Notre unité d’éducation offre des services universitaires, communautaires et aux aînés à plusieurs endroits différents et nous voulons transmettre de l’information financière administrative à nos chefs de département afin qu’ils puissent avoir l’information dont ils ont besoin pour gérer leurs entreprises au quotidien, tant du côté des revenus que des dépenses. »

L’unité d’éducation a utilisé QuickBooks, qui « n’était pas facilement adaptable à un tableau de bord », dit Timmermans, ajoutant qu’il prévoit également de donner des tableaux de bord Acumatica à la gestion immobilière - qui continuera à fonctionner sur Yardi - et aux divisions radio.

Divisions d’habilitation de sécurité basées sur les autorisations

La capacité et la confiance de donner des tableaux de bord financiers aux unités commerciales découlent de la sécurité stricte basée sur les autorisations d’Acumatica. « Il est essentiel de pouvoir contrôler les autorisations correctes », dit-il. « Nous ne voulons pas que l’éducation examine les informations immobilières et avec la sécurité d’Acumatica, nous sommes en mesure d’isoler les informations commerciales opérationnelles et de donner uniquement aux personnes impliquées dans cette opération un accès. »

« Nous prévoyons également de donner à six équipes différentes d’auditeurs l’accès à Acumatica pour effectuer leurs propres tests et recherches », ajoute-t-il.

Timmermans dit qu’Acumatica est facile à utiliser, très convivial et flexible. L’équipe de la Fondation Chavez bénéficie des capacités de recherche et d’exploration d’Acumatica, qui lui permettent de trouver rapidement des informations de source. « Lorsque nous gérons des états financiers et produisons à l’écran, si nous avons une question au sujet d’un certain poste, nous pouvons approfondir les détails, ce qui est rapide et pratique. »

« FundWare ne nous a pas donné ces capacités », dit-il. « Nous avons maintenant la vitesse et l’accès à l’information pertinente quand nous en avons besoin. Nous étions vraiment en retard, et maintenant nous sommes très loin d’où nous étions avec les logiciels très actuels.

La flexibilité d’Acumatica permet l’intégration d’outils tiers

Il se réjouit d’intégrer des outils tiers, tels que les rapports BizNet et un outil de ressources humaines, et d’utiliser Acumatica pour développer la Fondation Chavez dans les nombreuses années à venir. « Acumatica dispose d’un bon et solide système de comptabilité GL, de la paie, de la budgétisation, de la flexibilité des informations et des tableaux de bord qui en font un logiciel très important pour nous. »

« C’est plus puissant que je ne l’imaginais », dit Timmermans. « Je recommande fortement Acumatica à toute organisation à but non lucratif, en particulier lorsqu’elle a plusieurs départements et plusieurs opérations. »