Cornell Cooperative Extension

Plate-forme intuitive et base de données centralisée

Prelude Consulting Inc., partenaire technologique de longue date de CCE, a recommandé Acumatica parce que la plate-forme ERP à l’épreuve du temps pourrait répondre à des exigences strictes à but non lucratif tout en facilitant une formation rapide et facile des utilisateurs.

« Nous avons examiné d’autres solutions, mais nous avons constaté qu’Acumatica était certainement bien au-dessus des meilleures », dit Churchill.

L’équipe d’évaluation a déterminé qu’Acumatica pourrait faire le suivi de subventions et de programmes gouvernementaux spécifiques et gérer la comptabilité à but non lucratif.

La structure de sous-compte d’Acumatica et l’API ouverte se sont également avérées essentielles au cours du processus d’évaluation, tandis que les licences utilisateur illimitées ont aidé à sceller l’accord.

Avant de mettre en œuvre Acumatica, CCE a réorganisé son plan comptable, créant une liste de comptes à l’échelle de l’État qui a consolidé les 65 entités. Chaque membre des finances du comté a accepté de nettoyer ses données pour éviter de conserver plus d’un ensemble de livres.

« (tout au long de la mise en œuvre) Personne n’a été en panne plus de trois jours, et cela s’est extrêmement bien passé », explique Donna James, responsable régionale des finances de SBN. « Nous avons passé une heure avec les utilisateurs pour tout parcourir et avons également eu ce que nous avons appelé Show and Tells avant la mise en œuvre pour présenter les fonctionnalités d’Acumatica. »

Mise en œuvre rapide

 CCE a déployé Acumatica pendant la pandémie et l’a fait à temps et en deçà du budget. « Nous avons mis en place environ trois locataires par semaine. Les locataires ont été facilement convertis et ont fonctionné avec succès à Acumatica en 1-2 semaines », explique Klug.

En moins de six mois, l’organisation à but non lucratif comptait 65 locataires actifs avec les fonctions financières d’Acumatica.

« La mise en œuvre s’est si bien déroulée qu’elle était ridicule; il n’y a pas eu de temps d’arrêt. Tout d’un coup, nous avons obtenu les choses beaucoup plus rapidement », a déclaré le directeur exécutif du comté d’Orléans, Batt.

La formation coordonnée fait progresser l’adoption par les employés

L’équipe des finances à l’échelle de l’État d’Elizabeth Klug, Donna James et Roxanne Churchill a mené un programme de formation qui a abouti à une transition en douceur.

« Parfois, il y avait plus de 100 personnes qui nous regardaient tout parcourir », explique James, responsable des finances de SBN. « Ensuite, nous avons commencé des réunions de groupes d’utilisateurs chaque semaine pendant une heure, où nous présentons des éléments, différentes façons de faire les choses et des raccourcis. Maintenant, nous en faisons un toutes les deux semaines et nous avons 50 à 60 personnes qui restent pendant toute l’heure.

Klug ajoute : « Les gens apprennent aussi les uns des autres. Nous avons des utilisateurs, des assistants aux niveaux de gestionnaire, de sorte que les compétences varient énormément dans tout l’État.

Transparence financière totale

Cornell Cooperative Extension a instantanément obtenu un accès à l’information en temps réel et des processus rationalisés. Acumatica fournit également un accès en libre-service à des données financières critiques, améliorant considérablement les temps de réponse des clients de CCE pour les fonctionnaires et les résidents à la recherche de rapports.

Maintenant, Batt répond aux questions et répond aux demandes en une minute. « Je peux regarder un reçu d’un club 4H ou regarder une bourse sur mon smartphone et l’approuver instantanément. L’application mobile Acumatica est fantastique.

CCE a automatisé de nombreux processus et amélioré le service à la clientèle. Dans de nombreux cas, ils ont réduit la création et la distribution de rapports de quelques semaines à quelques minutes. Ils ont également obtenu un accès instantané à la situation financière et ont pu plonger profondément dans les données en temps réel pour identifier les tendances et les opportunités.

« Acumatica est incroyable. Il n’y a pas de logiciel conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif, mais Acumatica est assez proche de gérer tout ce dont nous avons besoin. Nous n’avons rien trouvé que nous ne puissions pas faire avec Acumatica », explique Klug.

Batt ajoute: « Les éducateurs n’avaient pas accès à l’information financière, ils ne pouvaient pas générer de rapports et ils dépendaient totalement des autres pour cette information. Maintenant, avec Acumatica, ils ont beaucoup d’indépendance, savent ce que font leurs programmes, savent quel budget il leur reste à dépenser et ils ont un pouvoir de décision plus instantané.

La fonctionnalité en libre-service d’Acumatica, ainsi que Velixo, un plug-in tiers, permettent aux utilisateurs de créer n’importe quel rapport de leur choix afin qu’ils puissent voir les résultats instantanément. La solution centralisée a éliminé la plupart des travaux manuels et des processus redondants.

« Maintenant, ils (les employés du comté) peuvent configurer des tableaux de bord exactement comme ils le souhaitent et les surveiller par eux-mêmes en utilisant différentes périodes et différentes périodes de subvention qui ne sont souvent pas sur les années civiles », explique James.

La formation a aidé les employés au niveau du comté à réviser les processus et à comprendre l’importance de saisir des informations lorsqu’ils les reçoivent plutôt que de les enregistrer plus tard et de les afficher par lots. « S’ils saisissent des données en temps opportun, elles sont là tout le temps pour que tous les rapports soient en direct et à jour lorsqu’une personne en fait la demande », explique Klug. « Avant, je devais dire aux gens qu’ils devaient attendre deux semaines parce que je fermais encore un mois. Maintenant, ils peuvent simplement exécuter un rapport pour eux-mêmes. Cela nous libère pour faire d’autres choses.

Rapports en temps réel

Pour Dayton, directeur adjoint du CCE, la plate-forme en temps réel d’Acumatica réduit considérablement la génération de rapports et augmente les temps de réponse. « Il y a eu des moments où j’ai dû recueillir des données, et il a littéralement fallu des mois aux gens pour répondre », dit-elle. « Je me souviens d’un rapport précis qu’un doyen voulait sur les programmes pour les jeunes et les familles dans cinq comtés. Il a fallu trois jours pour obtenir les données. Lorsque j’ai envoyé le rapport, il m’a dit qu’il était trop tard. Maintenant, je peux obtenir cette information en quelques minutes.

Par exemple, la création de rapports sur les programmes agricoles des États comme la production de sirop d’érable ou les programmes laitiers prenait auparavant des mois et était désuète lorsqu’elle était livrée. « Maintenant, j’ai facilement accès à cette information, et je peux respecter les délais du législateur qui ne sont parfois que de quelques heures par opposition à quelques jours », dit Dayton.

Capacité de combler rapidement les lacunes en matière de dotation

Le nouveau plan comptable standard et les processus normalisés permettent au CCE de créer un licenciement instantané au besoin. Par exemple, lorsqu’une personne part en congé, elle peut trouver un remplaçant temporaire parce qu’elle a une seule demande, les mêmes processus et la possibilité d’accéder à l’information à distance.

De plus, le fait d’avoir une plate-forme cloud a élargi son bassin de candidats à un emploi à une zone géographique plus large. « Si nous avons un poste vacant, nous n’avons pas besoin de déployer quelqu’un dans le comté suivant; nous pouvons embaucher à distance », dit Klug. « Nous avons également une certaine redondance dans les finances, de sorte qu’aucun comté n’est laissé en infériorité numérique. »

Avec d’innombrables postes vacants et un marché du travail concurrentiel, CCE peut maintenant offrir des postes qui utilisent les dernières technologies. « Notre système précédent était vraiment vieux et pas joli, fonctionnel, mais pas amusant », dit Dayton. « Les candidats en début de carrière ont des attentes élevées et s’attendent à utiliser la technologie moderne. Acumatica est très attrayant pour les utilisateurs, et c’est amusant et facile à utiliser.

Participation et revenus plus élevés

Le fait d’avoir Acumatica en cours d’exécution pendant la pandémie a permis à CCE de pivoter et de répondre aux nouvelles priorités commerciales. La nouvelle plate-forme moderne les aide à travailler efficacement à domicile, à réduire les coûts du papier et à atteindre plus de participants.

Plutôt que de limiter les programmes sur place, CCE offre maintenant divers programmes en ligne, attirant des participants à l’échelle nationale et augmentant les revenus.

Une plate-forme moderne renforce la mission et améliore le soutien aux résidents  

 CCE utilise Acumatica Cloud ERP pour gérer les finances de ses 12 sites de vente au détail Taste NY avec des plans pour mettre en œuvre l’Acumatica pour Big Commerce Connector pour les ventes en ligne. Il déploiera également l’Acumatica intégré GRC pour unifier les capacités de gestion de la relation client afin de stimuler l’efficacité dans l’ensemble de l’organisation.

“GRC va être énorme. C’est un énorme économiseur de temps », dit Klug. « Et quand tout le monde sera opérationnel, cela nous libérera plus de temps pour nous concentrer sur des questions plus importantes. »

Avec Acumatica soutenant l’ensemble de l’opération CCE, l’organisme à but non lucratif peut répondre rapidement aux besoins changeants de ses communautés.

« Une grande partie de notre travail est motivée par des subventions et des contrats, donc avoir une solution qui gère plus facilement les informations, les données et les documents réduit le travail humain et le fardeau de la gestion des informations contractuelles », explique Dayton. « Il est également facile pour les éducateurs de voir comment ils peuvent grandir parce qu’ils ont une solution moderne pour les soutenir. »