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Digital Planet croit que l’éducation associée à la technologie peut changer le visage de l’Afrique du Sud pour le mieux, grâce à leur mission d’enrichir la vie de chaque Sud-Africain avec l’accès à la technologie et à l’éducation, ils font exactement cela. En combinant des produits technologiques, des logiciels et des services, Digital Planet aide les entreprises comme les banques locales et les télécommunications à créer des canaux d’affaires gratuits uniques en leur genre et des offres structurées de manière unique. Digital Planet crée de la valeur pour les clients en offrant plus qu’un simple appareil technologique. Grâce à un vaste réseau de partenaires, Digital Planet connecte les clients avec des offres exclusives qui regroupent la technologie (ordinateurs portables, téléphones portables, téléviseurs intelligents) avec des plates-formes éducatives, des bons de divertissement, un accès WIFI et plus encore. Digital Planet gère également tous les points de contact, du produit au consommateur, y compris la gestion des commandes du centre d’appels, le service à la clientèle, le support technique des produits à la clientèle, la livraison à domicile aux consommateurs et la garantie après-vente.
Pendant des années, la société a exploité sur un système interne de gestion des commandes et des stocks, deux applications de gestion financière distinctes, une plate-forme de gestion des flux de travail autonome et une application développée en interne qui fait surface en rapportant des données de Microsoft SQL. Bien que leur application de gestion financière ait fonctionné pour les finances, elle ne pouvait pas gérer le côté opérationnel de l’entreprise et donc Digital Planet a dû construire ses propres systèmes pour gérer les opérations. Avec autant de systèmes déconnectés, Digital Planet a également été forcé de conserver de nombreux processus manuels.
Travailler isolément avec différents ensembles de données
« Nous n’avions pas un seul point de vérité. L’équipe de l’entrepôt était sur un système différent, l’équipe des finances était sur un système différent, la production était sur un autre système - nous avons dû ajouter beaucoup de systèmes pour créer des gains d’efficacité dans tous nos départements, mais chacun avait ses propres ensembles de données, ses propres points de vérité, et très peu ont raconté la même histoire », explique Zane Zietsman, chef de la stratégie et du numérique. « C’est devenu un grand obstacle. Notre plateforme financière avait une façon de travailler désuète.
L’entreprise a envisagé de passer à un nouveau système pendant plusieurs années. « Cependant, nous avons toujours trouvé la considération très intimidante », dit Zietsman. Les cadres supérieurs s’inquiètent de la gestion du changement liée à un nouveau système et de l’impact sur ses employés. « Nous étions préoccupés par ce qui se passait si quelque chose allait mal et que se passerait-il si le logiciel ne faisait pas ce que nous voulions », explique Zietsman. « Pourrions-nous le faire reculer ? »
Une grande partie de cette appréhension découlait d’une mise en œuvre ratée d’un autre système ERP. « Nous nous sommes engagés avec des partenaires et ce n’est qu’après 13 mois que nous avons réalisé qu’il n’était pas évolutif et ne pouvait pas gérer nos transactions », dit-il.
Deuxième recherche ERP
Digital Planet est revenu à son ancien système de gestion financière et s’est lancé dans un nouveau processus de diligence raisonnable pour trouver un ERP qui correspond à son objectif, qui était personnalisable en fonction de la façon dont l’entreprise faisait des affaires et qui lui permettrait de prendre de l’expansion. « Notre entreprise continue de croître d’année en année et nous avions besoin d’un système pour soutenir cette croissance. Notre ancienne suite de gestion financière n’a pas été en mesure de le faire », explique Zietsman.
« Notre suite de gestion financière était une application serveur cliente sur site qui nécessitait l’installation de logiciels sur les postes de travail. Avec 19 ans de données transactionnelles et de structures commerciales, les données sont devenues impossibles à gérer », explique Chris Opperman, architecte de solutions. « Nous avons atteint la limite de ce que notre plateforme financière pouvait faire, et les exigences que nous avions du système ne nous permettaient pas d’aller de l’avant. »
La nouvelle stratégie de recherche comprenait l’apprentissage des erreurs passées, la compréhension des exigences fonctionnelles clés de chaque unité commerciale et la création d’un plan pour exécuter le nouveau système en parallèle avec l’ancien afin que si quelque chose ne fonctionnait pas, l’entreprise resterait opérationnelle. Ils se sont ensuite entretenus avec des fournisseurs et des partenaires locaux et ont évalué plusieurs systèmes ERP.
