Exera

Exera a cherché à automatiser certains processus tout en veillant à ce que les exigences locales, telles que les directives fiscales et de travail, soient intégrées dans un nouveau système. Il devait également être suffisamment flexible pour que l’entreprise puisse ajouter plus de fonctionnalités au fur et à mesure de sa croissance.

Exera n’a pas pris en compte SAP car ses besoins étaient mieux servis par les solutions personnalisables et adaptables d’Acumatica. Être sur le cloud a également permis au système d’être facilement accessible et évolutif en cas de besoin.

« Nous avons 1 000 employés, mais nous n’avons pas des milliers de points de vente au détail, donc nous n’avons pas besoin de la logistique ou de la gestion d’entrepôt où SAP est le plus fort », explique Hamilton, qui a servi dans la Marine royale canadienne pendant 20 ans et qui gélève un diplôme en informatique et une maîtrise en droit.

« Nous voulions une solution évolutive avec des modules qui nous permettent de brancher les capacités des ressources humaines et autres », ajoute-t-il. « Avec Acumatica, la mise en œuvre était plus simple. »

La solution était basée sur la plate-forme ERP cloud d’Acumatica, avec une intégration avec les outils hrm (gestion des ressources humaines) de Cadena. Exera s’est également assuré d’avoir un module de formation dans le système, car les personnes étaient sa ressource la plus importante.

Travailler avec NetSmart, le fournisseur local de solutions de gestion d’entreprise basées sur le cloud et partenaire Dcumatica, a permis à Exera de déployer la solution avec les personnalisations nécessaires pour répondre aux réglementations locales du pays.

Par exemple, les implémentations fiscales et la facturation devaient suivre les déclarations requises au Myanmar, ce que NetSmart a travaillé en étroite collaboration avec Exera pour inclure dans le nouveau système.

Le passage au système ERP cloud d’Acumatica signifiait immédiatement qu’Exera pouvait se passer d’une grande partie de son traitement manuel des processus RH du passé.

Par exemple, il n’a pas eu à examiner les feuilles de calcul générées manuellement pour suivre les ressources disponibles dans les opérations quotidiennes. Outre la gestion de la paie, le système d’Acumatica pourrait lui permettre de mieux suivre le personnel de l’entreprise et les rôles dans lequel il était impliqué.

Étant donné qu’Exera fournit des services de sécurité à des clients à travers le pays, elle devait avoir un moyen d’accéder à ses informations de manière distribuée, plutôt que de les avoir en silos. Le cloud a donc fourni une extension conviviale et puissante à ce qu’Exera avait l’habitude de faire fonctionner.

Plus important encore, la solution d’Acumatica a permis à Exera de faire face à sa croissance rapide. D’une année sur l’autre, Exera a augmenté son chiffre d’affaires de 35 pour cent à mesure qu’elle augmentait ses effectifs, dit Hamilton. « Nous sommes heureux que le système que nous avons mis en place nous ait aidés à garder le dessus. »

« Nous avons dû personnaliser les interfaces d’administration et de gestion pour des charges de travail diverses et distribuées qui nécessitaient des rapports personnalisés en raison des exigences des lois locales », note-t-il. « Maintenant, c’est vraiment utile d’avoir cela dans le système. »

Une caractéristique particulière qui fera encore plus de différence à l’avenir est les rapports financiers en temps réel générés par le système. Exera est capable d’extraire des données financières pour chaque mois, plutôt que d’attendre 30 à 45 jours, comme par le passé. Le résultat : une meilleure visibilité et une meilleure prise de décision.

« Au fur et à mesure que l’entreprise s’agrandissait, nous devions gérer les flux de trésorerie plus intelligemment », explique Hamilton. « Les rapports en temps réel sur les flux de trésorerie et sur P &L m’aident vraiment à regarder les choses de manière plus holistique. »

Exera travaille en étroite collaboration avec NetSmart pour déployer plus de modules qui soutiennent ses processus de gestion des réclamations et de suivi des dépenses. Les connaissances locales et l’encadrement étroit que le partenaire d’Acumatica fournit ont permis au déploiement d’être rapidement opérationnel, explique Hamilton.

Le déploiement de la technologie s’est bien passé, note-t-il. « Nous aussi, nous devons nous transformer, en particulier avec le personnel qui n’est pas si familier avec les ordinateurs, pour que le système fonctionne pour nous. »