AcumatiCares
En tant que cabinet de services professionnels boutique, Interaction Associates aide ses clients à développer des leaders, à créer des équipes inclusives et à améliorer leurs cultures de réunion avec une formation et un contenu de leadership exclusif. En bref, Interaction Associates ou IA montre aux entreprises comment mieux travailler ensemble.
L’entreprise s’efforce continuellement d’améliorer ses propres opérations, déclare Chris Williams, directeur des opérations commerciales. Dans le but de rendre ses 20 employés et plus de 50 consultants plus efficaces, et d’améliorer les opérations, les dirigeants ont décidé de passer 100% virtuel en 2018.
« Nos employés redoutaient le trajet vers le quartier portuaire de Boston au centre-ville », dit M. Williams. « C’était d’une heure à une heure et demie par une bonne journée, et nous avons réalisé que les employés seraient plus heureux et plus productifs s’ils n’avaient pas à se déplacer. » L’équipe de direction s’est également rendu compte qu’elle pouvait embaucher à l’échelle nationale sans se soucier de l’endroit où vivait un candidat ou des coûts de réinstallation qui pourraient être engagés.
Mais aller à distance du jour au lendemain n’était pas un geste qu’Interaction Associates pouvait faire avec sa plate-forme technologique héritée. Il avait un ancien système Sage MAS 500 qui fonctionnait sur un serveur local et avait été fortement personnalisé. Alors que le système fonctionnait à un niveau de base, la société manquait d’un système de sauvegarde et les multiples personnalisations sages ont bloqué les mises à niveau. La récupération de données d’entreprise exploitables était extrêmement difficile. Parce que l’ancien système n’était pas prêt pour le cloud et que le bail d’IA s’est terminé dans 30 jours, les dirigeants ont décidé d’externaliser la comptabilité.
Entreprise externalisée non basée sur des projets
La solution externalisée a duré sept mois. « L’arrangement était difficile; le système et le flux de travail que l’entreprise externalisée utilisait ne correspondaient pas à nos besoins commerciaux », explique M. Williams. « Ils ont utilisé Intacct avec un nexonia Time & Expense Plug in. Parce que notre entreprise est fortement basée sur des projets, il est essentiel que nos données de temps et de dépenses s’intègrent directement dans un module de projet.
Williams a découvert que l’entreprise externalisée traitait l’IA comme une entreprise de fabrication vendant des widgets. Ils n’ont pas mis en place IA avec un module de projet, juste un grand livre général. « J’ai réalisé dans les 30 premiers jours que nous n’avions pas la bonne configuration technique pour notre entreprise », dit Williams. « Nous avons des taux de facturation différents et des conditions différentes et notre partenaire comptable avait supposé que tous nos clients étaient nets 30 tandis que nous offrons 60, 90 et 120 termes nets. En outre, le personnel technique était basé à l’étranger à Bangalore, en Inde; pour fonctionner, nous nous sommes appuyés sur la communication via des documents Google, de nombreuses feuilles de calcul et avons été confrontés à la barrière du fuseau horaire.
L’entreprise a utilisé Nexonia parce qu’Intacct n’avait pas d’application mobile conviviale pour le temps et les dépenses. En outre, les données brutes sur le temps et les dépenses – pour chacun des plus de 400 clients du cabinet comptable – ont été extraites une fois par semaine dans un entrepôt de données, puis transférées à Intacct.
« Il n’y avait pas de cartographie ou de structure claire entre les données de projet à l’aide d’un grand livre général mis en place par rapport au projet Intacct, donc assembler les factures des clients était un cauchemar absolu », explique Williams.
« J’ai passé 50 % de ma semaine à lire des contrats et à informer l’équipe d’assistance sur la façon de mettre en place nos projets dans le système Intacct », ajoute-t-il. « C’était une situation frustrante. Le cabinet comptable externalisé envoyait les factures de nos clients, mais sa politique n’était pas de faire d’appels de recouvrement, donc souvent les factures des clients se trouvaient simplement dans une file d’attente.
Réunion d’urgence
M. Williams a convoqué une réunion d’urgence avec le chef de la direction de l’IV, puis a redéployé la moitié du personnel des opérations de vente de l’IV pour examiner les factures et faire des appels de recouvrement. En arrière-plan, l’équipe ia a commencé à chercher une nouvelle plate-forme technologique afin qu’ils puissent ramener la fonction de comptabilité à l’interne.
« Nous avons réuni tous nos intervenants dans une pièce pour une journée », dit M. Williams. « Nous avons parcouru l’ensemble de notre flux de travail et décrit nos exigences par rapport à nos besoins. Nous avons travaillé en tant que groupe pour apporter un contexte historique important et vraiment évaluer nos exigences minimales - en d’autres termes, nous avons pratiqué ce que nous enseignons à nos propres clients sur l’importance de la participation des parties prenantes, la réalisation de la clarté sur le niveau de participation à la prise de décision, et les moyens d’atteindre le résultat souhaité.
Armé d’une courte liste d’exigences, IA a embauché un expert ERP indépendant pour filtrer 15 plates-formes ERP et renvoyer une courte liste de trois options. Après avoir regardé les démonstrations de ces trois options, les parties prenantes ont convenu qu’une plate-forme se tenait au-dessus des autres: Acumatica.
« C’était tellement clair », dit Williams. « La première fois que j’ai vu l’interface utilisateur d’Acumatica, j’ai su que c’était la voie à suivre. Je me souviens d’avoir regardé l’interface utilisateur d’Intacct et d’avoir pensé que la moitié de l’écran était vide, qu’il n’était pas réactif et que j’avais presque besoin d’une loupe juste pour voir les champs.
