Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Incubeta
Une entreprise de médias numériques primée centralise ses opérations mondiales sur Acumatica Cloud ERP
Télécharger l’étude de cas
Solution ERP Acumatica Cloud pour Incubeta
Administration centrale
17 sites mondiaux avec des sièges sociaux en Afrique du Sud, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas
Secteurs d’activité
Services professionnels, Les services
Applications remplacées
Sage

Incubeta

  • A acquis une solution connectée unique, lui permettant d’ajouter des acquisitions et de se développer de manière transparente
  • Amélioration de la visibilité, l’obtention d’une image fidèle des opérations mondiales
  • Des données financières normalisées, qui donnent un aperçu plus approfondi de 17 bureaux mondiaux
  • Réduction du budget technologique, transfert de l’informatique à un tiers et élimination de la nécessité de maintenir l’infrastructure informatique
  • A fourni la capacité de travailler de n’importe où, améliorant ainsi la productivité
  • Réduction de la fermeture mensuelle de sept semaines à 9 jours, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources
  • Formation accélérée et adoption accrue par les utilisateurs avec la solution intuitive et facile à utiliser
  • Réduire les coûts de papier et d’imprimante en éliminant le besoin de traiter et d’imprimer les factures
Sean Reuben
« Nous n’avons pas eu de pépin ou de faux pas lorsque nous sommes entrés en confinement parce que nous étions en direct sur Acumatica. »
Sean Reuben, Directeur Financier du Groupe
Incubeta
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Fondée à l’origine pour numériser les pages blanches et jaunes en Afrique du Sud, Incubeta a considérablement élargi ses services aux entreprises grâce à la diversification d’autres formes de marketing numérique et à de multiples acquisitions, évoluant vers une puissance primée des médias numériques avec des opérations et des bureaux à travers le monde. L’accélération internationale d’Incubeta a commencé en 2013 lorsqu’elle a acquis Net Media Planet (NMPi) et s’est poursuivie avec son acquisition en 2015 de DQ&A, qui a étendu l’empreinte géographique et produit d’Incubeta au Royaume-Uni et en Europe. La société a acquis le spécialiste créatif Joystick en 2018 et l’expert en commerce électronique Groundswell en mars 2021. Aujourd’hui, Incubeta soutient certains des clients les plus innovants au monde, notamment Google, Amazon, Disney, HBO, Charlotte Tilbury et L’Oréal.

Incubeta dispose d’une équipe internationale d’experts en marketing, en technologie, en données et en création qui sont passionnés par la stratégie numérique, le commerce électronique et la créativité qui suralimente la croissance. Leur travail couvre de nombreux secteurs, notamment la vente au détail, les voyages, la finance, les produits de grande consommation, l’iGaming, le divertissement, l’automobile et le développement d’applications.

La croissance de 20 fois en sept ans montre peu de signes de ralentissement. Incubeta prévoit d’acquérir trois à quatre entreprises rien qu’en 2021. Cette croissance rapide a entraîné de nombreux défis opérationnels.

« Quand je me suis joint en 2014, je ne pouvais pas voir de grands livres généraux; tout le monde avait des graphiques comptables différents, et j’avais affaire à 10 devises fonctionnelles », explique Sean Reuben, directeur financier mondial d’Incubeta. « C’était une façon très difficile de gérer l’entreprise. »

En plus de gérer 10 devises, Incubeta fonctionnait avec quatre équipes comptables qui utilisaient quatre packages financiers différents: Sage 50, Sage 300, Exact et Pastel. Pour obtenir même une clarté financière limitée, il a fallu consolider manuellement les données des quatre systèmes hérités dans Excel.

« C’était un véritable cauchemar », dit Reuben, qui opère à partir du bureau de l’entreprise aux Pays-Bas. « Une fermeture de fin de mois prendrait jusqu’à 7 semaines », ajoute-t-il. « C’était incroyablement difficile. Nous étions de la très vieille école, fonctionnant avec juste le courrier électronique et Excel.

Au fur et à mesure que les acquisitions augmentaient, les dirigeants se sont rendu compte que les systèmes existants ne pouvaient pas gérer les transactions croissantes.

« Incubeta a commencé à chercher un ERP convivial, moderne, évolutif et abordable. L’équipe a évalué SAP B1, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Sage X3 et Acumatica Cloud ERP, que Reuben a trouvé sur le Magic Quadrant de Gartner en tant que leader émergent.

« La facilité d’utilisation était l’une de nos principales priorités », dit-il. « La gestion du changement est difficile et encore plus dans de nombreuses langues différentes. Nous avions également besoin de quelque chose d’évolutif et avons opté pour une solution SaaS car nous ne voulions rien héberger localement sur site. De plus, nous voulions avoir la flexibilité d’ajouter efficacement des utilisateurs et des entreprises.

ERP Solution

ERP Solution

Bon nombre des solutions ERP qu’ils ont évaluées ont facturé par siège, ce qui a rendu leurs frais de licence prohibitifs pour Incubeta, qui emploie 500 personnes. La facilité d’utilisation d’Acumatica, son modèle de tarification unique et son API ouverte, ainsi que l’approbation robuste de Gartner, en ont fait un choix naturel, dit Reuben.

« Le coût de la solution a été un facteur clé », ajoute-t-il. « La solution de tarification d’Acumatica s’est alignée sur notre stratégie d’acquisition, nous permettant d’ajouter de nouveaux utilisateurs à chaque entreprise acquise sans avoir à nous soucier de l’explosion des coûts. Nous devions également gérer facilement plusieurs devises dans une solution intégrée.

Avant qu’Incubeta ne mise en œuvre d’Acumatica, ses quatre équipes comptables se sont mises d’accord sur un plan comptable unique et ont développé une architecture de système unique pour toutes les opérations. Cependant, ils ont rencontré de multiples défis, exacerbés par leurs différentes langues. Ils ont finalement choisi les meilleures pratiques à partir d’un éventail de processus différents et ont appris à connecter des solutions locales avec des fonctions non natives d’Acumatica via le cadre ouvert d’Acumatica.

Incubeta a été mis en ligne avec l’aide de Palladium Business Solutions, partenaire d’Acumatica, basé en Afrique du Sud. Alors qu’Incubeta se lançait sur Acumatica, ils ont reconfiguré l’infrastructure technologique et mis hors service de nombreux serveurs.

Lorsque la pandémie a frappé en 2020, Incubeta était pleinement prêt à passer au « travail de n’importe où » sans interruption. « Nous n’avions pas besoin de connexions VPN ou de nous soucier de la vitesse de nos connexions », dit-il. « Nous avons été parfaitement en mesure de soutenir l’entreprise sur Acumatica. »

Résultats

Résultats

Une fois qu’Acumatica Cloud ERP a été entièrement mis en œuvre, « Nous pourrions facilement examiner les registres généraux et accéder à beaucoup plus de détails », explique Reuben. « Je pouvais plonger dans une entité juridique et regarder un compte pour voir ce qui se passait, plutôt que de simplement voir une balance de vérification et d’avoir à appeler et à demander des informations aux gens. »

Étant donné que chacun des quatre bureaux comptables a mené ses activités différemment, l’entreprise a tenu régulièrement des séances d’échange des connaissances afin d’élaborer de nouvelles pratiques exemplaires et des gains d’efficacité.

« Nous avons une réunion permanente toutes les deux semaines entre l’équipe financière et (partenaire de mise en œuvre) Palladium où nous parlons d’améliorations commerciales et de ce qui se passe, et de très bonnes solutions ont émergé », explique Reuben. « Nous avons commencé à utiliser Power BI et nous avons maintenant la possibilité de sélectionner et de transformer les données de chaque devise et de les extraire dans un seul tableau de bord. C’est génial.

La visibilité des données génère des gains d’efficacité

« Acumatica est flexible et vous permet de faire des affaires comme vous le faites », ajoute Reuben. Les fonctionnalités d’exploration de la solution et sa capacité à fournir un niveau élevé de données en temps réel ont aidé Incubeta à « voir où se trouvaient les inefficacités et à les résoudre », dit-il. Prendre ces décisions était impossible avant Acumatica parce qu’Incubeta n’avait pas accès à ce niveau de détail.

Acumatica permet aux 500 employés d’Incubeta de travailler de n’importe où de manière transparente et de ne pas être attachés à une infrastructure physique, ce qui est « le plus convaincant », dit Reuben. « De plus, nous n’avons pas eu de problème ou de faux pas lorsque nous sommes entrés en confinement parce que nous étions en direct sur Acumatica. Nous n’avons jamais été aussi reconnaissants d’avoir une flexibilité complète dans l’exécution de notre fonction financière mondiale à partir de n’importe quel endroit.

Opérations rationalisées

Incubeta a automatisé et rationalisé les opérations avec Acumatica. La solution Cloud ERP a éliminé les processus papier et gère plus de tâches automatiquement et numériquement, ce qui permet à Incubeta d’économiser beaucoup de temps et d’argent.

Le plus grand fournisseur de l’entreprise soumet régulièrement plus de 2 000 factures par mois, qui étaient auparavant imprimées et saisies à différents endroits. Ceux-ci sont maintenant téléchargés à partir de fichiers csv, ce qui permet d’économiser du temps et du papier. En outre, les audits sont plus faciles, les auditeurs pouvant accéder aux données, quelle que soit l’entité qu’ils doivent voir.

La plate-forme basée sur le cloud, associée à son modèle de licence unique, permet à Incubeta d’ajouter des acquisitions rapidement et facilement dans le giron, dit-il. « Depuis le lancement d’Acumatica, nous avons acquis deux entreprises, l’une aux États-Unis et l’autre en Irlande du Nord. Nous les avons intégrés très rapidement dans notre structure comptable, ce qui nous a permis de visualiser les rapports, ce qui a été un énorme avantage pour nous. Parce que la licence d’Acumatica n’est pas basée sur les utilisateurs, « Lorsque nous examinons les acquisitions, nous n’avons pas à nous soucier des coûts par siège, des charges du serveur ou de la licence », explique Reuben.

« Nous continuons d’améliorer notre utilisation d’Acumatica et d’obtenir de l’efficacité grâce à l’audit des processus d’affaires et à l’examen des processus financiers dans le cadre d’un programme d’amélioration continue », dit-il.

Découvrez les histoires de clients connexes

Mozaic a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
Mozaïque
Mozaic lance une nouvelle stratégie pour sauver d’autres organisations à but non lucratif avec flexible Acumatica Cloud ERP
Additive-X mise en œuvre réussie du système ERP Acumatica Cloud
Additive-X
Spécialiste de l’imprimante 3D au Royaume-Uni Additive-X Transforme les affaires avec Acumatica
LiveView Technologies, Inc. a mis en œuvre avec succès le système ERP cloud Acumatica
LiveView Technologies, Inc.
Croissance explosive chez Mobile Security Manufacturer nécessite un ERP cloud moderne

Prêt à voir Acumatica en action?