Industrial Specialty Services USA LLC (ISS)

BDO plus Acumatica pour les entreprises du marché intermédiaire

Un mois avant que Craig ne se taille l’unité commerciale, BDO USA, l’un des principaux cabinets de comptabilité et de conseil du pays, a finalisé un partenariat avec Acumatica, la société Cloud ERP à la croissance la plus rapide au monde. Le partenariat stratégique offre le meilleur service de sa catégorie pour répondre aux besoins des entreprises de taille moyenne, des clients ayant des besoins complexes, des exigences nationales ou internationales importantes, dont beaucoup valorisent l’indépendance dans leur processus de sélection ou de mise en œuvre de l’ERP.

En tant que partenaire de service Acumatica, BDO aide les clients à identifier et à évaluer les bonnes solutions de gestion d’entreprise et fournit un soutien de bout en bout pour des mises en œuvre particulièrement complexes ou internationales, y compris des systèmes, des processus et l’intégration des personnes.

Les start-ups ou les entreprises d’exclusion n’ont généralement pas le pouvoir de négociation, les connaissances ou même la cote de crédit pour négocier des conditions favorables avec les fournisseurs, et elles manquent souvent des opportunités stratégiques pour optimiser les contrats et les prix. BDO Digital a pu aider à résoudre ce problème.

BDO Digital a conçu et mis en œuvre l’infrastructure de réseau de TI et les services de soutien du service de TI d’ISS en obtenant des licences Microsoft, en négociant des ententes avec des fournisseurs de TI et en négociant pour optimiser les coûts tout en assurant la continuité des services. BDO a également tiré parti de ses relations au niveau de l’entreprise et s’est procuré tout le matériel de bureau et d’employé nécessaire, comme les ordinateurs portatifs, les téléphones cellulaires, les photocopieurs, les scanneurs et tout autre équipement de bureau pour tous les emplacements et employés d’ISS.

« Ensuite, nous avons dû mettre en place une plate-forme ERP », explique Callegari.

Acumatica: Sélection facile et aucune comparaison

L’ISS, BDO et l’équipe de NexTec n’ont pas évalué les systèmes ERP. « Nous avons fait une évaluation complète chez Guardian SealTech et évalué chaque ERP avec un grand panel où Acumatica a été sélectionné », explique Craig. « Comme l’ISS était un stand up complet, nous n’avons pas vu la nécessité d’aller faire cette recherche à nouveau. »

Craig a de l’expérience avec au moins sept implémentations ERP tout au long de sa carrière, y compris celles de Microsoft Dynamics, Sage et Oracle NetSuite, ainsi que des systèmes locaux. Il s’agissait de son deuxième déploiement acumatica.  « La facilité avec laquelle Acumatica fonctionne et son apparence et sa sensation par rapport à Microsoft Dynamics, Sage et Oracle NetSuite, il n’y a pas beaucoup de comparaison. Acumatica est en tête du peloton », dit Craig.

Il aimait la facilité d’utilisation d’Acumatica, son modèle de tarification unique, son évolutivité, son API ouverte et sa capacité à se connecter facilement à des applications tierces. « C’est un package entièrement intégré qui n’a pas besoin de beaucoup de personnalisation. »

Infrastructure et défis en matière de TI

Avec BDO Digital qui gère l’infrastructure technologique d’ISS et le groupe NexTec en place pour mettre en œuvre Acumatica Cloud ERP, Craig a estimé qu’il était bien placé pour respecter son échéance critique - puis les prix mondiaux du pétrole ont entériné à moins de zéro, Covid-19 a frappé les États-Unis et Mère Nature a déclenché l’ouragan Hanna au-dessus du Texas et de la côte du golfe du Mexique.

Même avec ces défis, a déclaré Craig, « la mise en œuvre s’est étonnamment bien déroulée. Le seul vrai hoquet était un petit accroc dans la formation et l’interaction avec les gens. Nous ne pouvions pas nous rencontrer en face à face et ne pas être en personne était un peu restrictif.

BDO Digital, Acumatica et Microsoft 365 ont permis à ISS de se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux : desservir les entreprises des usines. L’équipe est facilement passée à des réunions virtuelles à l’aide de Microsoft Teams et Microsoft 365, que BDO Digital avait précédemment déployés pour ISS et ils avaient tout opérationnel en seulement 6 mois, ce qui était la moitié du temps de la date limite finale.

« Notre expérience au bord des équipes a été exceptionnelle et une grande victoire pour ISS », a déclaré Craig. « Les équipes nous ont permis de faire la transition vers le travail à domicile pour certains et nous avons pu poursuivre les activités de formation et de mise en œuvre. Nous avons dû changer notre approche car nous ne pouvions pas être en personne, mais cela a bien fonctionné.

Données critiques disponibles instantanément

ISS entretient des relations continues à long terme avec ses clients, qui publient quotidiennement des projets. Les projets peuvent aller de deux jours à 20 jours ou plus, se déroulent sur place chez les clients et sont régis par des accords tarifaires. « Dans l’environnement de service sur le terrain, il peut s’agir de projets à très court terme à très grand volume, et nous devons suivre la rentabilité par emplacement, au niveau du site ou par client. La capacité de capturer cela en temps réel est essentielle pour nous », explique Craig.

Avec Acumatica, les dirigeants d’ISS voient les heures facturables en temps réel. « Le dimanche, nous avons tout et traité d’ici lundi à midi », dit Craig. « Nous pouvons voir à quel point nous avons réussi la semaine précédente. »

La capacité d’Acumatica à fournir un accès en temps réel aux données est un excellent catalyseur de gestion, dit Craig. « Voir le temps facturable et combien nous payons notre équipe de services sur le terrain est l’un des plus grands outils de gestion dont nous disposons, et nous savions que nous serions en mesure d’obtenir ce niveau de détail d’Acumatica. »

« Nous pouvons émettre ou créer 20 à 30 nouveaux projets chaque matin », ajoute-t-il, « et nous pouvons limiter qui est affecté à quel travail. Acumatica n’est pas seulement un outil de gestion, mais nous pouvons également utiliser les données pour l’analyse post et l’analyse des bénéfices et les voir en temps réel, ce qui est essentiel pour nous.

Avant l’exclusion, l’ancienne unité commerciale utilisait plusieurs systèmes bricolés conçus pour une industrie différente et il a fallu beaucoup de temps et d’efforts pour obtenir une vue d’ensemble de leurs opérations. BDO Digital, en compagnie de NexTec, a conçu le flux et les contrôles des processus de données dans Acumatica pour qu’ISS gère ses activités en temps réel. Au cours du premier mois complet d’activité, ISS a accumulé des revenus pour le mois et facturé deux mois de facturation pour sa première clôture. Auparavant, l’unité commerciale transportait l’équivalent d’un mois de revenus non facturés.

« Mettre l’équivalent de deux mois de RA dans les livres au cours du premier mois a aidé notre liquidité et BDO Digital et Acumatica nous l’ont fourni », a expliqué Craig.

Facilité d’utilisation 

ISS trouve que l’interface utilisateur d’Acumatica est très intuitive et facile à utiliser, ce qui a conduit l’adoption par les employés et l’utilisation continue de la nouvelle solution d’affaires. 

« L’intuitivité de la façon dont Acumatica est disposé est très agréable, ce qui le rend très simple à utiliser », explique Craig. « Il est simple de mettre en place des tableaux de bord et il fournit des notifications pour les autorisations, ce qui permet de garder tout le monde branché et d’utiliser la solution. »

Callegari ajoute: « En ce qui concerne la formation et l’intégration des employés, Acumatica est très facile à utiliser, ce qui signifie que nous n’avons pas à expliquer quelque chose 25 mille fois. Nous pouvons montrer aux employés ce qu’ils doivent savoir en quelques clics.

Fonctionnalités supplémentaires 

ISS prévoit d’ajouter plusieurs modules Acumatica et des applications tierces à l’avenir, y compris la fabrication, les services sur le terrain et le suivi des actifs et des équipements, dit Craig.

« En ce moment, nous nous installons dans ce que nous avons établi jusqu’à présent, et nous prévoyons de donner une mobilité complète aux techniciens de terrain afin qu’ils puissent se connecter directement et télécharger les dépenses et les indemnités quotidiennes. Nous voulons également examiner le module des services sur le terrain pour ajouter de la valeur à notre planification de la répartition et de la prédictive pour les employés ayant des compétences spécifiques.

ISS aimerait suivre l’utilisation de son équipement et ajouter la fabrication au fur et à mesure qu’elle ajoute des services de fabrication, ajoute Craig.

 Ils aimeraient connecter ADP pour une paie plus intégrée. « L’API ouverte d’Acumatica a été un facteur important pour nous dès le début », déclare Craig. « Une partie de l’achèvement de l’intégration complète d’ADP est de faire en sorte que les RH puissent mieux gérer la formation des employés, les ensembles de compétences et les certifications de sécurité. Avec les notifications d’Acumatica, les RH peuvent obtenir des rappels automatiques des certifications qui doivent expirer.

Positionné pour la croissance 

Les études de référence de l’industrie informatique montrent que les entreprises matures et bien gérées ont des services informatiques qui coûtent 1 à 3% du chiffre d’affaires. ISS est dans la première année et prévoit déjà d’être à moins de 1 pour cent de TOC pour l’informatique. Cette réalisation prend généralement beaucoup plus de temps pour atteindre ce nombre, et c’est une énorme victoire pour ISS.

À l’avenir, ISS et ses investisseurs ont une stratégie agressive pour tripler en cinq ans ou moins. Le plan comprend des acquisitions et une croissance organique, ainsi que la possibilité d’évoluer en utilisant le modèle de licence unique d’Acumatica et sa plate-forme flexible. « Nous n’aurons pas besoin de beaucoup plus (d’infrastructure) pour ajouter une entreprise de taille similaire », dit Craig. « En ce qui concerne le back-office, nous pouvons absorber une majorité d’employés et n’avons besoin que de deux personnes dans des rôles administratifs pour gérer les exigences de sécurité. »

Le modèle de licence unique d’Acumatica basé sur la consommation signifie que Craig n’a pas à s’inquiéter d’énormes augmentations des coûts de licence par siège par utilisateur à mesure que l’entreprise en acquiert d’autres et se développe.

« Si j’ajoute 230 employés, je veux quitter leurs systèmes et avoir une solution d’entreprise combinée le plus rapidement possible. Il est essentiel d’avoir cette flexibilité », dit-il. « BDO Digital, ainsi qu’Acumatica, constituent une grande partie de la stratégie que nous avons définie pour l’entreprise. »