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The Learning Lab est une organisation privée d’enrichissement éducatif basée à Singapour qui s’engage à faire ressortir le meilleur de chaque élève. Il rejoint plus de 12 000 élèves qui enseignent les disciplines de l’anglais, des mathématiques et des sciences, permettant aux élèves de penser au-delà des limites de la salle de classe. Pendant des années, la société s’est appuyée sur une version obsolète de Microsoft Dynamics pour les finances et les immobilisations du grand livre général, un système de facturation sur mesure qui manquait de contrôles internes, un GRC, et d’autres logiciels pour gérer sa facturation, sa présence et la planification de ses cours.
« L’entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très désuet pour la tenue de livres de base », explique Ying-Jian Chan, directeur financier. « Notre équipe des finances s’est rendu compte que ce n’était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière dotée d’une gestion financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les demandes de remboursement des dépenses et l’approvisionnement. »
Parce que l’ancien système était rudimentaire et n’était pas connecté à l’entreprise GRC, l’équipe financière n’a pas reçu beaucoup de données clients avec une commande. Par exemple, ils ne savaient pas quelle session de leçon un parent achetait, quand la session commencerait ou quelle matière un élève choisissait. Ils ne savaient pas non plus quel centre l’étudiant fréquenterait, donc ils ne savaient pas où répartir les revenus correctement.
Seulement quelques-uns des The Learning Labenviron 500 employés avaient accès au système financier, de sorte qu’une équipe de saisie de données de deux personnes devait entrer des rapports de dépenses et d’autres renseignements financiers dans le système, entrant souvent fastidieusement les mêmes renseignements transactionnels dans différentes applications.
« Le système n’a pas été conçu pour extraire les informations de session dans la facture », explique Shirley Lim, The Learning Labà l’époque. De plus, « il n’y avait pas de capacité à définir des contrôles (d’accès), nous ne pouvions donc pas fournir à de très nombreux membres de l’équipe l’accès à l’information dont ils pourraient avoir besoin pour faire leur travail. L’application de facturation n’avait pas de calendrier ar, et nous avons eu beaucoup de problèmes de validation et de rapprochement », a-t-elle déclaré.
Mme Lim avait déjà utilisé des ERP de SAP et d’Oracle et a commencé la recherche d’un ERP basé sur le cloud avec des finances solides, qui pourrait également facilement s’intégrer à d’autres applications. Ils avaient également besoin d’un système flexible pour suivre des milliers d’étudiants qui suivaient un ou deux des 2 000 cours offerts par semaine, et un logiciel qui n’avait pas besoin de beaucoup de personnalisation coûteuse.
« Nous avions besoin de quelque chose d’abordable et de flexible. Nous ne voulions pas nous sentir enfermés dans une seule solution, mais être en mesure de connecter le meilleur des logiciels pour les différentes fonctions dont nous avions besoin », a déclaré Shirley Lim. The Learning Lab voulait une solution out-of-the-box pour les finances qui était facile à utiliser et pourrait être accessible à partir de n’importe lequel de leurs centres régionaux.
