Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Security Solutions
Une entreprise de sécurité obtient des données en temps réel et des affaires connectées avec Acumatica
Télécharger l’étude de cas
Solution ERP Acumatica Cloud pour Security Solutions
Administration centrale
Bellingham et Bothell (Washington)
Secteurs d’activité
Services, Services professionnels, Industries croisées

Security Solutions

  • Systèmes d’entreprise connectés, rationalisation des opérations et gain de temps
  • Gagné GRC et le suivi et la gestion des opportunités
  • Amélioration de la gestion des stocks, éliminant les radiations d’inventaire de 10 000 $ à 15 000 $
  • Amélioration de la visibilité des données financières grâce à un accès en temps réel
  • Accès à distance à l’ERP pour les techniciens sur le terrain
  • Réduction du temps de facturation avec la saisie en temps réel et automatique de la carte de temps
  • Amélioration de la gestion des revenus récurrents et des contrats
  • Élimination de la saisie manuelle en double des données
  • Amélioration du service à la clientèle grâce à la gestion des cas
Jamie Vos
« Nous avons recherché un fournisseur qui a été conçu pour le cloud et avons sélectionné Acumatica TRUE Cloud ERP. Maintenant, nous pouvons être transparents en utilisant GRC et l’application mobile, tous les départements de Security Solutions - serrurerie, vente au détail, service, ventes, inspections, tests - ont un accès instantané à l’information, ce qui contribue à accélérer les affaires et nous permet de nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux, qui est de concevoir, mettre en œuvre, exécuter des solutions de sécurité qui offrent la tranquillité d’esprit.
Jamie Vos, Propriétaire
Security Solutions
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Security Solutions NW a été fondée il y a 100 ans en tant que serrurier à Bellingham, WA à seulement une heure et demie au nord de Seattle. L’entreprise a connu une croissance spectaculaire lorsqu’elle a élargi ses services pour inclure des systèmes de sécurité numérique, de surveillance et d’alarme incendie pour les clients résidentiels et commerciaux, mouvements institués par la deuxième génération, Jamie et Tobey Vos.

Lorsque les ventes et les effectifs de la petite entreprise ont doublé, Brian Rowerdink, nouvellement embauché en tant que contrôleur financier de l’entreprise, a reconnu que le logiciel vieillissant de l’entreprise n’allait pas être en mesure de suivre.

« Il y avait beaucoup de choses que le système ne faisait pas pour nous », dit Rowerdink, expliquant que l’entreprise avait sept divisions chacune avec ses propres besoins. La société fonctionnait sur Total Office Manager, conçu spécifiquement pour l’industrie du CVC, que Rowerdink décrit comme essentiellement « QuickBooks sur les stéroïdes ».

Il manquait de contrôles financiers et ne pouvait pas suivre les contrats ou les revenus récurrents, les activités critiques pour Security Solutions NW avec le passage d’une entreprise uniquement basée sur les produits à une entreprise offrant des services et des contrats récurrents.

La solution de l’industrie héritée manquait également d’un GRC et n’avait aucun moyen de suivre les contrats de service, ce qui obligeait les ventes et le gestionnaire des contrats à exporter manuellement les données vers des feuilles de calcul. « Nous avions vraiment besoin d’un GRC parce que nous avions un suivi des ventes très peu sophistiqué - essentiellement aucun », explique Rowerdink.

Processus manuels

Les processus opérationnels de la SSNW étaient également très manuels. Par exemple, les techniciens sur le terrain ont gardé une trace du temps à la main et ont transformé les documents en un administrateur à saisir dans le logiciel. Rowerdink savait que son équipe de services sur le terrain pourrait être beaucoup plus productive si elle avait accès aux données sur le terrain et si elle pouvait rechercher des stocks et des prix.

Le gestionnaire des inspections a utilisé une base de données Access pour faire le suivi des contrats de service annuels. Il a ensuite dû mettre à jour manuellement la base de données à partir des ordres de travail de Total Office Manager vers Access. « Lorsque nous avons eu besoin de modifier un prix unitaire sur nos contrats de revenus récurrents, le gestionnaire de service a littéralement passé trois jours à changer manuellement 1 500 contrats », explique Rowerdink.

La gestion des stocks a également été difficile. SSNW transporte quelque 7 000 SKU car l’entreprise a besoin de pièces disponibles au cas où le système de sécurité d’un client tomberait en panne. « Nous ne pouvons pas attendre une semaine pour une partie », explique Rowerdink. « Lorsque nous faisons de nouvelles installations, nous devons commander spécialement beaucoup de nouveaux produits et l’ancien système n’avait pas un bon système pour la gestion de projet. Nous ne pouvions pas suivre l’inventaire correctement.

ERP Solution

ERP Solution

SSNW avait besoin d’un ERP connecté basé sur le cloud qui offrait un GRC, de meilleurs contrôles financiers, un système de passation de marchés souple et une meilleure façon de gérer les stocks et les projets. Rowerdink a cherché un seul système connecté ; l’entreprise pourrait se développer à mesure que l’entreprise changeait et lui permettait de suivre les développements technologiques en constante évolution au sein de son industrie des services de sécurité.

« J’ai regardé Sage et Microsoft Dynamics et j’ai aimé certains des flux de travail que j’ai vus, mais je ne trouvais pas un système tout-en-un pour répondre à nos besoins. Nous ne voulions pas de demandes distinctes », dit-il. « Je voulais que toutes les fonctions se mentent dans un seul système. La plupart des autres nécessitaient une intégration. Je voulais quelque chose en temps réel et tout connecté.

SSNW a également examiné des solutions spécifiques à l’industrie de la sécurité. « Nous avons eu une présentation, mais l’interface utilisateur a laissé beaucoup à désirer, et la solution n’était pas assez flexible pour nos besoins », explique Rowerdink.

Lucid Consulting a présenté SSNW à Acumatica, dont Rowerdink a reconnu qu’il leur offrait un système connecté, qui pouvait être personnalisé et configurable à la façon dont SSNW fait des affaires. Il a également fourni tout sur la liste de Rowerdink. Plus important encore, il était mobile, connecté et offrait les contrôles financiers, contractuels et de processus qui manquaient à l’entreprise.

« Acumatica a coché toutes les cases », dit Rowerdink.

Résultats

Résultats

Avec Acumatica, l’entreprise a amélioré ses contrôles financiers et son service à la clientèle, rationalisé ses contrats de service et résolu les problèmes d’inventaire.

« Nous avions l’habitude d’avoir des radiations de 10 000 $ à 15 000 $ chaque année parce que les gens ne pouvaient pas suivre correctement les stocks vers les emplois, ce qui faussait les finances au cours de l’année », dit Rowerdink. « Avec Acumatica, nous avons éliminé 99% des problèmes liés à l’inventaire des projets. »

L’information en temps réel améliore les affaires

Plutôt que de s’appuyer sur des données historiques et de créer manuellement des feuilles de calcul, SSNW a désormais accès à des informations en temps réel qui permettent aux dirigeants de gagner du temps et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise.

Par exemple, Rowerdink avait l’habitude de créer un rapport quotidien qu’il envoyait à cinq à 10 cadres. « Maintenant, n’importe qui peut obtenir l’information quand il le veut à partir d’un tableau de bord dans Acumatica », dit-il.

« Avoir des occasions dans les GRC nous donne une visibilité dans le pipeline de projets de vente où nous pouvons voir en temps réel ce qui est proche de la fermeture ainsi que ce qui est dans le pipeline », ajoute Rowerdink, affirmant que l’entreprise n’avait pas ce genre de visibilité auparavant.

Amélioration des opérations des services sur le terrain, facturation

Acumatica a fourni un accès à distance à l’ERP pour les techniciens sur les chantiers, ce qui a permis de gagner du temps, d’améliorer la précision des données et d’éliminer la double entrée manuelle.

Les techniciens de terrain arrivent et sortent maintenant à l’aide d’une application mobile plutôt que de feuilles de temps manuscrites. L’équipe de bureau interne n’a pas à attendre les informations sur papier, ni à les saisir dans le système ou à rappeler aux techniciens de leur apporter des documents ou de les aider à déchiffrer l’écriture manuscrite, des processus qui étaient sujets aux erreurs.

L’équipe de back-office ne transfère plus manuellement ces informations dans le système financier pour la facturation, soit parce qu’Acumatica achemine automatiquement les informations vers l’endroit où elles doivent aller. Avoir cette information instantanément signifie que la facturation peut être accomplie plus rapidement, dit Rowerdink.

Meilleure gestion des contrats

SSNW n’avait pas de bon moyen de faire le suivi de ses contrats de services de comptes clients dans le système précédent. Si un contrat était annulé, il fallait localiser physiquement le contrat sur papier et les mises à jour manuelles du système. Maintenant, avec les informations sur les contrats dans Acumatica, il est plus facile de joindre des fichiers et de suivre les données, ce qui permet de gagner du temps, dit Rowerdink.

Le module de comptabilité de projet de l’entreprise, utilisé pour gérer les installations de sécurité, est beaucoup plus fort et contrôlé dans Acumatica, ajoute-t-il.

« Nous avons une réunion d’établissement des coûts d’emploi une fois par semaine avec tous les chefs de projet, les directeurs des ventes et les responsables techniques », explique Rowerdink. « Lorsqu’un travail est fermé, nous faisons des coûts de travail, ce qui est maintenant aussi simple que l’exécution d’un rapport. »

« Dans l’ancien système, les techniciens écrivaient leur temps sur papier et les administrateurs devaient saisir les entrées de temps dans le système, mais cette information ne se répercutait pas sur le coût de l’emploi », dit-il. « L’ensemble du processus était manuel et les finances devaient exécuter des rapports dans Excel et SQL, puis saisir les informations ailleurs, ce qui perdait du temps et était sujet aux erreurs. »

« Avec Acumatica, il circule simplement dans le système plus rapidement, en temps réel, il est contrôlé et beaucoup plus facile à utiliser. »

La gestion de cas améliore le service à la clientèle

Acumatica a amélioré le service à la clientèle pour SSNW. « Nous n’avions pas de système pour suivre notre prise en charge interne des systèmes », explique Rowerdink. « Nous faisions le suivi de tout au moyen d’ordres de travail et il n’y avait aucun moyen de voir si un technicien était sur place pendant deux heures ou qui avait besoin d’un changement de code. Il nous a souvent fallu plus de temps pour traiter les documents que pour changer un code.

En utilisant la fonctionnalité de cas dans Acumatica, service à la clientèle peut être priorisé, mis sur un journal de cas et entretenu plus rapidement grâce à la visibilité dans le système.

« Avant, un client pouvait appeler avec une demande, et un technicien de service faisait une note manuelle. Eh bien, imaginez ce qui se passerait si le technicien était malade ou perdait la note? Rowerdink dit. « Maintenant, avec Acumatica, tout le département peut voir le ticket d’assistance, tous les techniciens et agents de support ont la visibilité nécessaire pour s’assurer que les problèmes des clients ne se perdent pas. Notre équipe est beaucoup plus efficace.

Avec de meilleurs processus d’affaires en place, une visibilité accrue et plus d’automatisation, Security Solutions NW prévoit une croissance rapide continue. Les revenus et le personnel de l’entreprise continuent de croître maintenant pour atteindre plus de 60 personnes. SSNW aime le fait que, avec Acumatica, ils n’ont pas à s’inquiéter de payer des frais de licence d’utilisateur astronomiques associés à l’ajout d’utilisateurs en raison du modèle de tarification basé sur la consommation d’Acumatica.

« C’est bien pour nous, alors que nous grandissons rapidement, que nous ne soyons pas pris dans l’espace où nous nous inquiétons de l’octroi de licences à un utilisateur qui pourrait avoir besoin d’accéder à la solution une ou deux fois par semaine pour une petite fonction de travail », explique Rowerdink. « Avec Acumatica, nous n’avons pas à y penser ou à payer pour une licence d’utilisateur complète, car le modèle de licence permet à tout le monde de l’utiliser sans devenir trop coûteux. »

Opportunité : Se développer dans des marchés plus vastes

Security Solutions NW s’étend de la région de bureau à domicile basée à Bellingham WA dans le grand marché de la région de Seattle, une décision qui devrait augmenter considérablement les revenus. Les dirigeants sont convaincus qu’Acumatica peut évoluer avec cette croissance, fournir des informations auxquelles ils peuvent faire confiance, permettre la stabilité financière, le contrôle et l’automatisation nécessaires pour remplir leur mission d’aider leurs clients à gagner la tranquillité d’esprit avec des solutions de sécurité qui fonctionnent, tout en construisant l’héritage de l’entreprise de redonner à la communauté, à la fois localement et mondialement.

« Il y a une tonne de fonctionnalités d’Acumatica dont nous ne profitons pas encore », dit Rowerdink. « Nous sommes une petite entreprise, mais il ne fait aucun doute que c’est la bonne solution car Security Solutions NW se développe et pour ce que nous prévoyons d’accomplir avec l’entreprise à l’avenir.

Découvrez les histoires de clients connexes

Inspirus LLC a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
Inspirus LLC
L’entreprise d’engagement des employés Inspirus a commencé la transformation numérique avec Acumatica, une plate-forme pour la croissance
Industrial Specialty Services USA LLC (ISS) a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
Industrial Specialty Services USA LLC (ISS)
La start-up pétrolière et gazière ISS est opérationnelle en 6 mois avec Acumatica Cloud ERP
SAM a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
SAM
Le fabricant britannique de matériaux de construction se développe et obtient un accès 24 heures sur 24, 7 heures sur 24, 7 heures sur 7, grâce à l’édition robuste de fabrication d’Acumatica

Prêt à voir Acumatica en action?