Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Key Code Media
Géant des médias et de la technologie, Key Code Media, Obtient des informations sur les données en temps réel, augmente de 70% avec Acumatica Cloud ERP
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Key Code Media
Administration centrale
Burbank, Californie, avec neuf bureaux à travers les États-Unis
Secteurs d’activité
Services, Télécommunications, Logiciels et technologie
Applications remplacées
Sage

Key Code Media

  • Mise en œuvre d’une solution connectée unique, offrant une gestion de la relation client (GRC), la gestion de projet et les renseignements financiers en temps réel
  • Acquisition d’une fonctionnalité de comptabilité de projet qui a géré efficacement plus de 300 à 400 lignes pour les soumissions et les mises à jour de projet en temps réel
  • Automatisation des processus manuels de saisie des données et élimination de la nécessité d’exporter des données plusieurs fois par jour
  • Flux de travail d’entreprise automatisés et intégrés, ce qui a permis de gagner beaucoup de temps
  • Réduction des coûts d’infrastructure technologique, passage de manière transparente au cloud
  • Fourni un accès à distance instantanée (FMH) à tous les utilisateurs lorsque la pandémie a frappé
  • A soutenu l’acquisition transparente de deux entreprises pendant une pandémie, permettant Key Code Media pour récolter 70 pour cent d’augmentations des revenus et du personnel sans effort
Ka Man Chan
« Nous n’avons que huit heures par jour et nous devons faire évoluer l’entreprise, nous devons donc nous assurer que nous utilisons bien notre temps. Avec Acumatica, plutôt que de passer ce temps à saisir des données, nous utilisons notre talent pour analyser les données et prendre des décisions plus stratégiques »
Ka Man Chan, Chef de la Direction Financière
Key Code Media
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Fondée en 2001, Key Code Media est un intégrateur de systèmes de conception-construction à l’échelle nationale pour les solutions d’équipement de A / V, de diffusion et de production.

Plus précisément, il aide les entreprises à acheter de l’équipement et à concevoir la conception complète des mises à niveau des installations, y compris la production télévisuelle et cinématographique, le montage collaboratif, les studios vidéo, les salles de contrôle, les centres d’opérations d’urgence, les salles de conférence, les salles de classe, etc. Souvent, les clients viendront avec un budget initial et une vision, et l’équipe d’ingénieurs à Key Code Media concevra, installera, formera et soutiendra les solutions.

Demande de Key Code Mediaont grimpé en flèche lorsque la pandémie a forcé les organisations à travailler à distance, ce qui a incité les entreprises, les gouvernements, les universités, les églises et les écoles à passer à l’apprentissage virtuel, à la collaboration en ligne et à la diffusion en continu.

Au fil du temps, Key Code Media a lancé Key Code Education, une école dédiée à la formation des professionnels des médias. Ils ont également des ingénieurs C-7 / C-10, qui ont aidé à élargir ses marchés pour s’attaquer à de plus grands projets audiovisuels pour le gouvernement et les clients de l’éducation.

« Au cours des cinq dernières années, nous avons décroché de plus grandes entreprises clientes, notamment Microsoft Corp., Walmart, Netflix, Facebook, Google, la ville de Los Angeles et Google », explique Ka Man Chan, Key Code Mediadu dirigeant principal des finances.

Séparer les systèmes cloisonnés avec des logiciels hérités

Depuis 18 ans, Key Code Media a utilisé Sage 100 pour la comptabilité, l’augmentant avec plusieurs autres programmes, y compris la solution de gestion de projet Saleslogix pour GRCet Microsoft Excel pour le codage de projet. En tant que Key Code Media a commencé à vendre des systèmes plus grands à de plus grandes organisations, il avait besoin d’une solution plus moderne et connectée pour soutenir sa croissance et des volumes de transactions plus importants.

« Nous avions des systèmes cloisonnés qui n’étaient pas liés. Ainsi, lorsque nous avons commencé à proposer des projets plus importants avec 300 à 400 lignes de devis, nous ne pouvions pas gérer cela dans Excel », explique Chan.

L’utilisation de plusieurs systèmes a rendu presque impossible l’obtenir des mises à jour de l’état du projet en temps réel, de comprendre la rentabilité du projet et d’afficher les dépenses du projet. En outre, les employés ont constamment importé et exporté des données manuellement.

« C’était difficile d’essayer de faire en sorte que tout fonctionne. Le simple fait d’obtenir un rapport s’est avéré difficile », dit Chan. « C’était un système cloisonné, et il a fallu beaucoup de temps pour comprendre où nous en étions en tant qu’entreprise. »

Key Code Media Gestion de projet intégrée nécessaire, GRCet flux de travail automatisés

Key Code Media voulait une solution ERP unique et connectée qui pourrait assurer la gestion de projet, GRCet un codage de projet robuste. La société voulait également automatiser les flux de travail et éliminer les entrées manuelles en double.

Les dirigeants voulaient un fournisseur ERP technologiquement avancé et axé sur le client. « Nous voulions nous aligner sur une entreprise moderne qui écoute ses clients et aide ses clients à se développer en se tenant au rythme des tendances de l’industrie et en intégrant des idées modernes dans le produit », explique Chan.

Key Code Media a évalué plusieurs systèmes ERP, dont Microsoft Dynamics et Sage Intacct. Mais ils n’ont pas été à la hauteur et n’ont pas pu répondre aux exigences de l’entreprise.

« J’ai examiné comment ils s’adaptaient à nos opérations quotidiennes, telles que les fonctionnalités qu’ils offraient et la façon dont ils concevaient leurs flux de travail », explique Chan. « Les équipes de vente n’ont pas été transparentes et n’ont pas voulu révéler comment le système comptabilisait les articles de livraison directe qui n’étaient pas reçus dans l’entrepôt ou comment ils faisaient correspondre les revenus au coût des marchandises vendues. »

ERP Solution

ERP Solution

Une solution moderne transparente et tout-en-un

L’équipe ERP d’Acumatica Cloud a été très transparente et a démontré comment la plate-forme commerciale traitait la livraison directe et faisait correspondre les revenus au coût des marchandises vendues. Acumatica a également prouvé qu’il était facile à utiliser et robuste, fournissant la fonctionnalité de gestion du projet et de la clientèle Key Code Media recherché.

Chan a apprécié les outils low-code et l’architecture ouverte d’Acumatica, qui ont permis Key Code Media d’étendre sa solution sans embaucher de développeurs de logiciels tiers pour personnaliser le logiciel.

« Acumatica ne vous oblige pas à aller dans une école de 4 ans pour comprendre la programmation avant de pouvoir configurer le logiciel », a déclaré Chan. « Vous pouvez aller à l’Université Acumatica et apprendre à faire de petits ajustements comme changer le nom d’un champ. C’est fantastique.

Key Code Media les dirigeants ont finalement choisi Acumatica en raison de ses fonctionnalités complètes et de son support pour un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui permettrait à l’entreprise de faire évoluer l’entreprise à moindre coût.

« Le modèle de tarification transactionnelle était logique pour moi », dit M. Chan. « Il est totalement différent des autres fournisseurs d’ERP que nous avons considérés. Par exemple, 40% de notre entreprise sont des ingénieurs, qui accéderont rarement au système. Ils peuvent avoir besoin d’entrer une carte de temps ou d’accéder au système pendant cinq minutes par jour. Certains sous-traitants n’ont peut-être besoin d’accéder à l’ERP qu’une fois par semaine. Alors pourquoi devrions-nous payer pour une licence d’utilisateur complet coûteuse pour chacun d’eux, comme d’autres fournisseurs d’ERP l’exigent?

Résultats

Résultats

L’entreprise a connu une croissance de 70 pour cent alors que la pandémie a frappé

Acumatica aide Key Code Media continuer à fournir un service à la clientèle exceptionnel permettant aux employés de trouver des informations sur les clients immédiatement et de répondre aux clients en temps réel. Acumatica offre aux clients une plus grande visibilité sur la disponibilité de l’équipement, la livraison, les livrables du projet et les délais. La visibilité et l’accès centralisé de la solution ERP se sont avérés particulièrement vitaux lorsque des problèmes de chaîne d’approvisionnement ont fait des ravages sur les calendriers de distribution.

Avant que la pandémie ne frappe, Key Code Media a fait deux acquisitions, ce qui a permis d’augmenter l’emploi et les revenus de plus de 70 %. Ils ont attribué leur transition en douceur dans une entreprise beaucoup plus grande à Acumatica.

« Nous avons pu faire évoluer l’entreprise à un prix abordable avec Acumatica, puis passer au travail à distance simplement en utilisant un navigateur pour accéder à Acumatica », explique Chan. « Si nous n’avions pas eu Acumatica pendant la pandémie, nous aurions eu un problème majeur. »

« Je ne peux pas imaginer si nous n’avions pas changé pour Acumatica comment nous aurions permis à tout le monde de travailler à distance, ce que nous avons fait sans temps d’arrêt », poursuit-elle. « C’était incroyable et cela a aidé notre entreprise à fonctionner efficacement tout en nous donnant accès aux données de n’importe où en temps réel. »

Les employés ont accédé à des données en temps réel de n’importe où et ont utilisé l’application mobile Acumatica pour entrer des cartes de temps. Auparavant, Key Code Media s’appuyait sur un serveur local avec accès Bureau à distance qui se passait tous les soirs parce qu’il ne pouvait pas prendre en charge la demande des employés.

« Acumatica est facile à utiliser et à naviguer, et j’adore les tableaux de bord, qui me permettent de concevoir des rapports avec tous mes KPI », explique Chan qui aime pouvoir utiliser la flexibilité low-code et sans code d’Acumatica pour apporter elle-même des modifications. « L’ancien système fournissait un système d’alerte commerciale qui a poussé tellement de rapports qu’il a ennuyé les employés. Avec Acumatica, nous pouvons obtenir des informations quand nous le voulons.

Réduction des coûts d’infrastructure technologique

Étant donné qu’Acumatica opère dans le cloud, Key Code Media a évité de payer pour un nouveau serveur, un support matériel et une maintenance qui aurait coûté plus de 30 000 $. En outre, le passage au cloud a permis à l’entreprise de passer sans papier, en envoyant des factures et d’autres documents numériquement. Ils ont également éliminé les coûts de deux progiciels existants et les coûts de soutien connexes.

Élimination de la saisie de données en double

Key Code Media n’utilise plus Excel pour déplacer des données de ConnectWise Sell, un système de devis ou collecter des rapports de temps et de dépenses, éliminant ainsi le temps passé à transférer manuellement des données. Au lieu de cela, les employés saisissent maintenant des informations directement dans Acumatica.

« Acumatica nous a rendus plus efficaces », dit Chan. Prenons l’exemple de l’équipe des finances. « L’un de nos objectifs était d’avoir un impact positif sur les communications de vente concernant l’approbation de crédit pour l’intégration d’un nouveau client. Nous avons donc personnalisé notre écran d’opportunité afin que les ventes puissent simplement cocher une case pour demander une approbation de crédit au service de crédit, et nous les informerons de manière proactive du processus d’approbation de crédit.

La société exportait auparavant des cartes de temps et les entrait dans Excel, ce qui pouvait prendre 10 heures car les lignes de devis pouvaient atteindre 400 lignes. « Maintenant, nous pouvons tout voir dans Acumatica instantanément. Nous pouvons examiner un écosystème unifié et comprendre où nous en sommes instantanément », explique Chan. « C’est merveilleux. »

Amélioration de la comptabilité de projet

Key Code Media précédemment essayé d’utiliser Saleslogix pour suivre les projets et fournir GRC capacités. « Nous ne pouvions pas examiner la génération de revenus ou les frais de déplacement ou le coût des biens vendus parce que tous nos systèmes cloisonnés ne se parlaient pas », dit Chan. Toutes ces informations résident désormais dans une seule application, Acumatica, et sont faciles d’accès en temps réel.

Key Code Media n’avait aucun mécanisme préalable pour comprendre la rentabilité du projet. Il a dû essayer d’examiner les commandes client ou les bons d'achat individuels, mais il n’avait pas de moyen de capturer d’autres activités liées au temps liées à un travail global en raison des multiples systèmes.

Désormais, Chan peut afficher les mises à jour de l’état du projet en temps réel, comprendre la rentabilité du projet et afficher les dépenses du projet, en rassemblant les données hébergées dans une seule plate-forme. Le temps de prévente est réservé pour un projet, et lorsque l’opportunité devient un projet, les données circulent avec ce projet afin qu’ils puissent voir s’ils font un profit global. C’est un niveau de détail qu’ils n’avaient pas avant et le GRC s’y rattache.

Key Code Media peut également suivre les opportunités de cette première interaction de vente tout au long de l’opportunité à l’étape du client.

À l’épreuve du futur de son entreprise

Key Code Media a également choisi Acumatica parce que l’entreprise est à l’écoute des clients, comprend leurs besoins et continue d’innover ses offres.

« Acumatica connaissait vraiment le marché et comprenait notre entreprise et comment tirer parti de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique », explique Chan. « Nous n’avons que huit heures par jour et nous devons faire évoluer l’entreprise, nous devons donc nous assurer que nous utilisons bien notre temps. Avec Acumatica, plutôt que de passer ce temps à saisir des données, nous utilisons notre talent pour analyser les données et prendre des décisions plus stratégiques.

L’intégration de technologies modernes, telles que le glisser-déposer des documents pour entrer automatiquement des informations dans l’application, permet de gagner beaucoup de temps. Ces gains d’efficacité « nous aident à développer l’entreprise avec Acumatica », dit Chan.

Croissance continue

Key Code Media prévoit étendre sa présence aux États-Unis grâce à des acquisitions, à une croissance organique et à l’expansion de ses services aux clients existants. L’entreprise peut maintenant le faire efficacement car Acumatica accueille facilement des utilisateurs et des services supplémentaires.

« Nous prévoyons d’ajouter des services informatiques parce que nos clients ont des besoins spécialisés en matière de bande passante, de sécurité, de pare-feu et de stockage plus élevés », explique M. Chan. « Nous pouvons facilement ajouter le conseil informatique en tant que catégorie de revenus au sein d’Acumatica. »

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