Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Mozaic
Mozaic lance une nouvelle stratégie pour sauver d’autres organisations à but non lucratif avec flexible Acumatica Cloud ERP
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Mozaic
Administration centrale
État de New York
Secteurs d’activité
Sans but lucratif, Fabrication, Services, Soins de santé
Applications remplacées
Sage et Microsoft Dynamics

Mozaïque

  • Acquis une plate-forme puissante sur laquelle se développer grâce à des acquisitions, des fusions et de nouveaux secteurs d’activité
  • Une tranquillité d’esprit accrue avec une solution sécurisée qui a continué à fonctionner malgré les attaques de ransomware
  • Acquisition d’un système basé sur le cloud permettant aux employés d’accéder à des données critiques de n’importe où
  • Acquis un système financier qui s’adapte à la façon dont les organisations à but non lucratif fonctionnent, en gérant facilement la comptabilité des fonds
  • L’équipe financière a économisé d’innombrables heures en éliminant les processus manuels et en accélérant les clôtures financières
  • Amélioration de l’accès aux données, permettant aux employés d’explorer et d’accéder à l’information en temps réel
  • Réduction de moitié des coûts d’administration pour une organisation à but non lucratif externe via un nouveau partenariat, ce qui permet d’économiser l’organisation à but non lucratif externe
Allen Connely
« Notre organisation à but non lucratif est si complexe que la seule façon de la gérer d’un point de vue financier est d’avoir une solution puissante, et pour nous, c’est Acumatica. »
Allen Connely, Chef de la Direction
Mozaïque
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Mozaic est une organisation à but non lucratif 501 (c) (3) née de la fusion de deux chapitres de The Arc of New York : The Arc of Seneca Cayuga et The Arc of Yates. L’organisation sert plus de 2 000 personnes ayant une déficience intellectuelle et développementale et leurs familles, dans la région de Finger Lakes à New York, ce qui en fait le plus grand fournisseur de services pour les personnes handicapées dans la région centrale de New York.

Quelque 700 membres du personnel offrent une gamme complexe de services: services d’emploi, transport, éducation préscolaire, services de garde, déneigement et entretien des pelouses, ainsi que des services basés sur Medicaid: services cliniques, services de jour et résidentiels, soutien communautaire et services de représentant-payeur pour les particuliers, ce qui signifie que Mozaic gère l’argent pour les particuliers.

En outre, elle exploite une entreprise intégrée florissante, Finger Lakes Textiles, qui a fabriqué des chapeaux d’hiver et d’autres vêtements pour les forces armées américaines depuis plus de 25 ans, et plus récemment, le grand public sous la marque de vente au détail Arctic Gear avec 100% des recettes allant à la mission.

« Nous sommes très complexes pour une opération de 30 millions de dollars », déclare Tammy Raub, directrice financière de Mozaic. « Notre plus récente initiative stratégique consiste à gérer et à sauver d’autres organisations à but non lucratif. »

Défis technologiques à but non lucratif

Raub ne connaît que trop bien les défis auxquels les organisations à but non lucratif sont confrontées avec des fonds limités, des exigences gouvernementales croissantes, une diminution des bases de donateurs et une demande accrue de services. Avant Mozaic, elle était directrice financière d’Arc of Yates, qui fournissait des services de soutien de jour et communautaires, ainsi que du transport, aux personnes ayant une déficience intellectuelle. Il a également géré des unités de logement résidentiel et l’école Keuka Lake, qui a aidé les enfants et leurs familles de 18 mois à l’école maternelle avec des services pour les besoins spéciaux grâce à des salles de classe intégrées.

Chez Yates, des fonds limités signifiaient que Raub fonctionnait sur un système financier hérité inefficace. « Je suis entré dans un désordre; ils avaient un système Microsoft Dynamics hérité qui était parfois en place, parfois en panne, et c’était sur site », explique Raub. « Il était susceptible de tomber en panne de notre réseau, et nous avions des problèmes de sécurité dans cet environnement. »

Parce que Yates avait déjà perdu son PDG en 2014, l’organisation à but non lucratif avait exploré les opportunités de fusion avant l’adhésion de Raub en 2016. En vertu du manuel du chapitre d’Arc NY, chaque fois qu’un Arc perd un PDG ou un CFO, il est tenu d’explorer les fusions potentielles. Le conseil d’administration de Yates ne voulait pas dépenser d’argent sur une nouvelle plate-forme financière parce qu’il pensait adopter celle utilisée par un partenaire de fusion.

Seule la fusion que Yates évaluait à l’époque n’a pas été réalisée.

L’adoption d’Acumatica commence à l’arc de Yates

Lorsqu’elle a étudié la mise à niveau de l’ancien système Microsoft Dynamics, Raub a appris qu’il était si loin d’être pris en charge qu’il en coûterait autant à mettre à jour qu’à mettre en œuvre une nouvelle solution. À l’époque, l’organisation à but non lucratif a été forcée de fonctionner en dehors de l’ancien système avec des feuilles de calcul et des bases de données Access, un système inefficace qui nécessitait des entrées doubles.

Raub a convaincu le conseil d’administration de Yates qu’il avait besoin d’une plate-forme financière évolutive, basée sur le cloud, disposant de fonctionnalités en libre-service et suffisamment flexible pour gérer les services à but lucratif et les services à but non lucratif ainsi que la comptabilité des fonds, ce qui manquait au système Microsoft Dynamics hérité.

« Nous avions l’intention de prendre de l’expansion et nous voulions évoluer sans frais d’utilisation », dit M. Raub. « L’une des principales choses que nous voulions était l’évolutivité, et c’est ce qu’Acumatica a apporté à la table.  C’était le seul qui a tout coché dans notre boîte de must-haves et beaucoup de nice-to-haves.

ERP Solution

ERP Solution

Acumatica Cloud ERP fournissait une interface facile à apprendre, une fonctionnalité en libre-service et une automatisation, et il pouvait allouer et analyser les dépenses. « Acumatica peut le faire, et peu d’autres le peuvent à moins que vous ne payiez un gazillion de dollars pour un système de type SAP », explique Raub. « Acumatica est raisonnable et puissant. Il s’agit d’un abonnement basé sur des coûts initiaux mais loin de l’ordre de SAP, mais il est livré avec toutes les fonctionnalités.

Yates a mis en œuvre Acumatica, une décision qui a réduit de sept jours les fermetures de fin de mois parce que les feuilles de calcul fantômes n’étaient plus nécessaires; les données se trouvaient maintenant dans un seul système. Les cadres ont eu accès à l’information en temps réel, et aujourd’hui, plusieurs employés travaillent dans le système sans qu’il se bloque comme le système existant l’a fait si plus d’une personne l’utilisait.

Résultats

Résultats

Tout le monde a eu accès à Acumatica, qui a fourni un accès rapide et facile aux informations des clients, et qu’ils n’avaient pas auparavant.  « Nos contacts sont dans le système et nous pouvons envoyer des factures par e-mail, éliminant ainsi la double entrée », explique Raub. « Nous sommes en train de convertir les feuilles de calcul de facturation en clés directes par les ministères, et nous connaissons maintenant nos compartiments vieillissants qui étaient difficiles à comprendre dans l’ancien système. »

En raison de la politique d’utilisation illimitée d’Acumatica, chaque employé y a accès, peu importe où il se trouve. Et parce qu’Acumatica Cloud ERP est basé dans le cloud, Arc of Yates a acquis une solution de reprise après sinistre solide, dont ils avaient besoin beaucoup plus tôt que prévu.

La fusion conduit à une utilisation plus large d’Acumatica

Les deux Arcs ont fusionné le 1er janvier 2020 et sont devenus Mozaic. La nouvelle équipe de direction a choisi de déployer Acumatica Cloud ERP à l’ensemble de l’organisation.

« L’équipe financière de Seneca Cayuga a eu certains des mêmes problèmes avec Sage qu’avec Microsoft Dynamics », explique Raub. « Il n’a pas été maintenu, et il y avait des problèmes de stabilité. Dans le cadre de la fusion, nous cherchions à adopter les meilleures pratiques, et tout le monde a adoré la plate-forme financière Acumatica. Ils avaient hâte de se réunir sur une seule plate-forme.

La nouvelle entité prévoyait d’être mise en service le 1er juillet à Acumatica. « Mais ensuite, covid-19 a frappé en mars, et nous avons dû licencier des centaines d’employés », dit Raub. « C’était déchirant. 2020 est l’année que j’aimerais oublier.

Covid-19 puis ransomware frappe

Le30 juin, juste avant la mise en ligne de l’implémentation plus large d’Acumatica Cloud ERP le1er juillet, Mozaic a été frappé par une attaque de ransomware.

« Il s’est répandu dans les trois comtés; tous les ordinateurs et serveurs, à l’exception d’un serveur Active Directory, d’un serveur de fichiers et de notre sauvegarde, que nous avions débranchés la semaine précédente », explique Raub. « C’était un cauchemar d’une époque pour toute l’agence.  Nous avons été en panne pendant deux semaines sans Internet.

Raub a assumé le rôle de chef de l’informatique et a rapidement réuni une équipe pour effacer 500 ordinateurs. « Il a fallu quelques semaines pour tout remettre en place », dit-elle.

Sécurisé Acumatica Intact

Un seul programme était intact: Acumatica ERP de Yates. Hébergé dans le cloud, le logiciel était sécurisé et intact.  « Il n’y avait absolument aucun effet sur Acumatica; c’était juste une question de ne pas avoir Internet, donc (quiconque en avait besoin) travaillait simplement à domicile », explique Raub.

Seneca Cayuga était toujours sur Sage, qui était sur place. Ainsi, lorsque Raub a contacté Sage afin d’accéder aux données, on lui a dit que la seule solution serait de payer 20 000 $ pour une nouvelle version.  « Sage nous a pris en otage », dit-elle. « Ils ne nous donneraient même pas l’ancienne version à charger. Donc, c’est comme si nous avions été frappés avec des ransomwares deux fois.

Heureusement, un consultant a restauré les données de Seneca Cayuga sans que l’agence ne paie de frais supplémentaires à Sage ou n’envoie le bitcoin demandé par l’attaquant.

Avantages à l’échelle de l’Agence

Avec toute l’organisation maintenant sur Acumatica, tout le monde est plus efficace, dit Raub. Mais il est difficile de quantifier le temps économisé sur des tâches telles que le suivi des créances, l’accès aux informations ou l’utilisation de tableaux de bord personnalisables.

« Chaque fois que nous faisons une facturation hebdomadaire des créances, nous mettons une facture dans Acumatica et cela nous permet de savoir s’il y a des factures en souffrance », explique Raub. « Nous savons que nous ne les avons pas reçus en regardant dans Acumatica et en voyant ce qui est exceptionnel, alors que le MEDISCA EMR n’était pas si génial. Cela nous aide donc à vieillir et à collection.

Mozaic suit l’argent des résidents dans le nouvel ERP. « Cela fonctionne très bien », dit-elle. « Les gestionnaires de la maison se contentent de regarder à Acumatica et de voir ce qu’un résident a à dépenser sans avoir à appeler les finances pour trouver l’information. »

« Dès que nous fermons un mois, les cadres et les gestionnaires de budget examinent leurs budgets pour voir réellement leurs écarts, pourquoi quelque chose était élevé ou faible, et comprendre leurs budgets beaucoup plus rapidement. » Ces fonctions en libre-service ont considérablement réduit les appels et les questions à l’équipe des finances, ce qui a permis d’atténuer les interruptions, dit-elle.

Mozaic déploie Acumatica Manufacturing pour connaître ses coûts de production et renforcer la transparence sur la rentabilité de chaque produit.  « Nous soumissions des contrats militaires, et les organisations à but non lucratif n’ont pas droit à une grande marge bénéficiaire, mais peuvent récupérer les coûts. Nous devons donc connaître nos coûts à l’intérieur et à l’extérieur », explique Raub. « Nous avons suivi via des feuilles de calcul, des études de temps et d’autres efforts de suivi manuel. Acumatica Manufacturing nous rendra plus précis. L’équipe de fabrication saura rapidement s’il faut soumissionner sur un contrat ou non. Nous ne passerons pas de temps à chercher des contrats qui ne seront pas rentables pour notre organisation.

Faire avancer la mission

Mozaic a déjà fait avancer sa mission d’aider d’autres organisations à but non lucratif. Par exemple, ils ont annoncé une alliance avec Challenge Workforce Solutions seulement huit mois après la mise en œuvre plus large d’Acumatica. Challenge Workforce Solutions est basé dans la ville voisine d’Ithaca et se concentre sur les services de préprofessionnels et d’emploi assistés communautaires pour les personnes handicapées, les diagnostics de santé mentale et les obstacles socioéconomiques ou juridiques. Il fournit également des solutions de dotation contractuelle qui augmentent les opérations.

Le partenariat aidera l’équipe du Challenge à réduire ses coûts administratifs de moitié en le pliant dans la plate-forme Acumatica de Mozaic.  Dans le cadre de cet accord, Mozaic apportera sa vaste gamme de services au comté de Tompkins, qui abrite plusieurs collèges, y compris l’Université Cornell. Le comté compte 102 000 habitants et était auparavant le seul comté de l’État de New York qui n’avait pas d’Arc, dit Raub.

Avec Acumatica Cloud ERP, « nous avons une dorsale administrative qui est allégée, transparente, efficace, opportune et abordable », dit-elle. « Nous allons tirer leur structure administrative dans la nôtre, les convertir en Acumatica, éliminer beaucoup de leurs logiciels, leur faire économiser de l’argent et sauver leur mission. Et nous voulons en faire plus.

Mozaic prévoit de continuer à tripler, dit Raub. Sa marque Arctic Gear produit de nouveaux produits, son activité de tonte de pelouse et de déneigement explose et la mission s’étend.  « Notre objectif est de continuer à croître, et nous savons qu’Acumatica sera en mesure de le faire avec nous », dit-elle. « Acumatica fait partie de tout ce que nous faisons et soutient chaque chose qui est missionnaire pour nous. »

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