La technologie M3 s’est considérablement développée depuis la mise en œuvre d’Acumatica. Avec le passage de l’ancienne solution sur site à l’ERP cloud d’Acumatica, M3 a connu une croissance des revenus de 60% en seulement les deux premières années, tout en maintenant le même effectif dans le département des finances. « Nous sommes sortis de la porte en facturant des commandes plus importantes que jamais. Les transactions ont été considérablement augmentées, mais nous avons couvert les tâches avec les mêmes personnes », explique Burns. « Nous n’étions pas très stressés ou ne faisions pas d’heures supplémentaires pour suivre, mais nous faisions beaucoup plus dans les ventes et les transactions via Acumatica. »
Les services sur le terrain alimentent la croissance de M3
Alors que les entreprises développent leurs activités à l’échelle nationale et que les établissements d’enseignement supérieur élargissent les programmes d’enseignement à distance, le besoin de services gérés avec un soutien en réseau et par vidéoconférence a grimpé en flèche. M3 Technology a commencé à offrir une assistance sur le terrain avec un seul employé et répartiteur il y a plusieurs années dans les cas où l’assistance téléphonique n’a pas réussi à résoudre un problème.
Au fur et à mesure que l’offre de services sur le terrain augmentait, M3 a ajouté plus d’employés et a commencé à offrir des plans d’entretien préventif. M3 a acquis une autre petite entreprise en 2017, ajoutant 20 nouveaux utilisateurs à Acumatica, tout en évitant les frais de licence coûteux par utilisateur que les concurrents d’Acumatica facturent. La division des services sur le terrain contribue maintenant à environ un quart des revenus de l’entreprise.
« Nous avons maintenant 25 représentants des services sur le terrain, dont cinq fonctionnent à titre de techniciens de soutien sur place à temps plein dans les universités et les campus d’entreprise », dit M. Burns. « En 2017, nous avons enregistré près de 1 300 billets de service, 2018 était le double de ce qu’au moins. Nous utilisons le système de cas d’Acumatica et les services sur le terrain pour suivre les billets.
L’édition Field Service d’Acumatica permet à M3 de rationaliser la répartition, de réduire les temps de réponse et de minimiser les coûts. Ce n’est pas une application boulonnée, mais fonctionne plutôt directement avec les autres modules ERP, y compris les ventes, les stocks, les achats, la comptabilité et les rapports financiers. Les opérateurs de terrain peuvent se connecter à Acumatica via une application pour entrer des données telles que les dépenses, directement, ce qui permet de gagner du temps.
Plutôt que de passer une demi-heure à se battre avec le gel des applications, l’équipe de vente mobile crée désormais des devis en quelques minutes sans aucun temps d’arrêt ni problèmes de latence rencontrés avant Acumatica.
Acumatica offre la tranquillité d’esprit
Auparavant, avec leur ERP hérité, l’utilisation des notifications était inégale. Opérant dans le Tennessee où la structure fiscale est à trois niveaux, Burns a configuré le logiciel pour envoyer des alertes lorsqu’un nouveau client a été créé. L’alerte a informé le service de crédit et le contrôleur afin qu’ils puissent créer des certifications exonérées d’impôt et appliquer la taxe correcte à un devis avant qu’il ne soit aille au client.
« Mais c’était une douleur quotidienne de se demander si les notifications se produiraient ou non », dit Burns. « Avec Acumatica, nous n’avons pas à nous inquiéter. C’est solide comme le roc. Le système fonctionne simplement pour que nous n’ayons pas à nous demander s’il fonctionne correctement. Burns a également facilement mis en œuvre un logiciel d’impôt tiers d’Avalara, un partenaire d’Acumatica, et Power BI de Microsoft, ainsi que des solutions de paiement APS.
Aperçu en temps réel
Au fur et à mesure que M3 Technology Group passait aux dernières versions d’Acumatica, ils ont pu avoir un aperçu des dépenses du projet sur une base quotidienne. Auparavant, ces renseignements étaient recueillis à la fin du projet, puis saisis manuellement dans une feuille de calcul, qui ne fournissait des renseignements qu’avec le recul.
« Maintenant, nous pouvons voir des profits et des pertes d’emplois progressifs sur une base quotidienne plutôt qu’à la fin d’un projet quand il est trop tard pour faire des ajustements », dit Burns.
Acumatica facile à utiliser
Burns aime « l’interface utilisateur très propre » d’Acumatica et fait l’éloge des contrôles utilisateur de l’application, de la facilité d’ajout de nouveaux utilisateurs, de sa sécurité sur le terrain et de ses capacités de recherche supérieures.
« La recherche contextuelle d’Acumatica est efficace et très facile à utiliser », explique Burns. « J’utilise rarement un menu aujourd’hui. Au lieu de cela, j’utilise simplement le champ de recherche principal et commence à taper quelques caractères de l’écran que je veux ou la référence de document que quelqu’un a fournie dans un e-mail... la navigation est follement bonne et permet d’économiser beaucoup de temps et de maux de tête. Les gens peuvent dire « quoi vraiment? La recherche est la meilleure chose? et je dis que oui, c’est vraiment le cas.
« La personnalisation au sein du concepteur de rapports est fantastique », ajoute-t-il. « Le concepteur de rapports est également assez facile à apprendre pour tout le monde. »
Étendre Acumatica de l’API ouverte
L’interface API ouverte d’Acumatica facilite l’ajout de logiciels tiers et le développement de personnalisations, explique Burns, ce qui signifie que le développement personnalisé peut être réalisé plus rapidement et pour moins d’argent.
« Nous avons externalisé une entreprise pour nous aider à développer une solution qui collecte plusieurs silos de données à partir de différentes applications et ils ont été très satisfaits de la facilité et de la propreté avec laquelle l’API d’Acumatica peut travailler. Ils ont dit qu’ils n’avaient pas vécu cela très souvent.
Acumatica: Entreprise axée sur le client
Même si M3 Technology Group a mis en œuvre Acumatica il y a plusieurs années, « nous sommes encore en train de gratter la surface », dit Burns. Avec la mise en œuvre complète de acumatica GRC ce trimestre, Burns continue de déployer d’autres applications Acumatica et tierces connectées pour améliorer davantage les opérations de M3 Technology Group.
« J’envie les entreprises qui commencent sur les dernières versions d’Acumatica », dit-il. « Acumatica va vraiment « Wow » eux. Je ne peux pas imaginer venir d’un autre ERP et être insatisfait d’Acumatica.
Cette déclaration vient en partie, dit-il, parce qu’Acumatica écoute vraiment ses utilisateurs et en fait une priorité d’ajouter des fonctionnalités que ses clients veulent.
« Ils essaient toujours de faire progresser le produit en fonction des commentaires de l’utilisateur », explique Burns. « Ils ont une excellente communauté de clients qui est ouverte et utile et utilise vraiment le tableau de suggestions. Je n’ai pas vu ce travail aussi bien qu’avec Acumatica d’autres qui l’essaient.
En ce qui concerne le service à la clientèle, Acumatica est à égalité avec les marques légendaires de l’expérience client comme Apple et Starbucks, dit Burns.
« Je bois beaucoup de café et j’adore la façon dont je suis traité chez Starbucks. C’est la même chose en entrant dans un magasin Apple - vous avez presque l’impression d’être entré dans le ciel - et tout le monde veut vous aider tout de suite. Pour moi, ce sont deux des expériences client les plus élevées que vous puissiez avoir, et Acumatica est là-haut.
Burns dit qu’Acumatica a toujours été très ouvert et honnête lorsqu’un problème peut nécessiter plus de temps pour être résolu et qu’il n’a jamais donné de faux livrables qu’il apprécie vraiment.
« Il s’agit de la façon dont ils vous écoutent et de la rapidité avec laquelle Acumatica réagit. Ils veulent vraiment entendre les utilisateurs, comprendre nos processus d’affaires et comment nous utilisons le logiciel afin qu’ils puissent commencer à intégrer de nouvelles fonctionnalités et améliorations pour rendre les choses encore plus faciles. C’est tout simplement incroyable. Nous n’avons eu aucun problème avec le support Acumatica, et notre partenaire, Cloud 9 ERP Solutions, qui a également fait un effort supplémentaire - tout le monde est vraiment fantastique.
AcumatiCares
